正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

如何在混合式工作環境中展現出色效率

使用 Google Workspace 在混合式環境中完成工作
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現今的工作方式已與過往不同。

辦公地點不再單單侷限於家中或辦公室。各種規模的團隊都必須適應成員分開辦公的混合式工作環境,隨時隨地在任何裝置上溝通交流、建立內容及協同合作。

無論您的辦公地點和工作方式為何,都可以參考下列資源,透過 Google Workspace 展現出色效率。

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讓位於現場和其他地點的與會者溝通無礙 合作處理專案 管理時間表 促進身心健康 查看最佳做法和其他資訊
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1. 使用 Meet 讓位於現場和其他地點的與會者溝通無礙

當同事身處不同辦公室、城市或地區時,Google Meet 視訊會議可協助消除溝通障礙。

使用 Meet 進行面對面視訊通話

  • 盡量降低會議中的音訊干擾:如要將干擾降到最低,請在無須發言時將麥克風設為靜音。此外,也請確認噪音消除功能已開啟。瞭解如何控管會議中的音訊設定
  • 在會議中使用字幕功能:如果您聽不到會議內容,請開啟字幕。字幕會在畫面底部以文字顯示與會者的發言,這不僅可讓使用者更容易瞭解會議內容,還能創造更多元包容的開會環境。瞭解如何使用字幕
  • 在回覆會議邀請時新增地點資訊:讓參與者知道您打算在線上或辦公據點的會議室中開會。如果簡報者可以掌握其他人參加會議的地點,就能在會議期間將所有參與者的情況納入考量。瞭解如何在回覆邀請時新增地點資訊
  • 使用夥伴模式提升會議中的協作效率:如果所有人都從遠端參與會議或都在同一間會議室中,則所有會議參與者的活動存取權都相同。不過,如果會議包含遠端參與者和會議室內的參與者 (即混合型會議),會議室中的參與者比較吃虧:他們無法使用會議室硬體設備個別進行即時通訊、對問題表示贊同及回應意見調查。如果您在會議室中,請使用會議室硬體設備播放音訊和視訊,並在筆記型電腦上使用夥伴模式,以便與遠端參與者一起參加活動。瞭解夥伴模式如何改善協同合作

在視訊會議中分享即時想法和意見回饋

  • 啟動 Google Jamboard 進行團隊協作:Jamboard 虛擬白板可讓您即時與他人一同腦力激盪。瞭解如何在會議中使用 Jamboard
  • 使用「舉手」功能:鼓勵參與者使用「舉手」功能,確保會議順利進行。尤其是在遠距參加會議的情況下,「舉手」功能可讓其他人知道您想發言,也能避免打斷簡報的進行。瞭解如何在會議中使用「舉手」功能
  • 使用分組討論室和意見調查功能:將大型群組分成子群組 (或稱「分組討論室」) 以處理專案工作,或發起意見調查來瞭解團隊成員對於問題的看法。瞭解如何使用分組討論室發起意見調查

其他資源

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2. 使用 Chat 和合作處理專案

您可以在 Chat 建立線上聊天室,方便專案團隊隨時隨地協同合作。甚至還能將群組通訊轉換成專案聊天室。

Chat 的用途如下:

  • 分享資訊:在 Chat 聊天室中同時進行多個有關同一主題的對話,或者直接透過 Chat 聊天室發起 Google Meet 視訊會議及安排團隊活動。瞭解如何建立即時訊息和聊天室
  • 管理專案檔案:團隊成員常會需要一起制定計畫,以及在試算表和簡報等檔案中協作。只要將專案檔案加入 Chat 聊天室,就能更輕鬆地找出所需檔案。您也可以直接在聊天室中開啟、編輯與建立文件、試算表和簡報。瞭解如何將檔案加入聊天室
  • 管理及培訓團隊成員:視需求新增或移除 Chat 聊天室成員。新加入的成員可以查看對話記錄和相關檔案,讓工作更快上手,完全不必在個別電子郵件中搜尋重要資訊。瞭解如何新增或移除聊天室成員
  • 指派工作及追蹤目標達成進度:在 Chat 聊天室中建立及管理群組工作。有人建立、指派或完成工作時,聊天室都會顯示通知。瞭解如何在聊天室中建立及指派工作

其他資源

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3. 使用日曆管理時間表

在混合式工作環境中,大家通常會規劃彈性的時間表,以便兼顧個人責任和專業職務。舉例來說,您或同事可能會運用 2 至 4 小時「全速」處理工作,而不是採取一天工作 8 小時的傳統辦公方式。對於空閒時間表和工作時間表能有合理的期望,是在混合式工作環境中邁向成功的關鍵。

Google 日曆的用途如下:

  • 讓同事知道您何時有空:在日曆上顯示工作時間。您可以針對一週當中的每一天指定不同時數,也可以將好幾天的工作時間分成多個時段,配合全速處理工作的需求。瞭解如何在日曆上顯示工作時間
  • 確認他人是否有空:如果同事在日曆上顯示工作時間和地點,您就可以在安排活動時確認對方是否有空。瞭解如何確認他人有空與否
  • 讓同事知道您在哪裡工作:您可以在日曆上設定工作地點,顯示您打算星期幾在家中、辦公室或其他地點工作 瞭解如何設定工作地點

其他資源

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4. 使用 Gmail、Google Meet 和日曆促進身心健康

會議滿檔造成的倦怠,以及電子郵件過多都是很多人常在工作場合抱怨的狀況。Google Workspace 提供的工具可協助您避免這些問題,進而展現出色效率。

告別會議倦怠

  • 嘗試縮短開會時間:在活動設定中將預設的會議持續時間從 30 分鐘縮短為 25 分鐘,或將會議安排在整點鐘或半點鐘的 5 到 10 分鐘前結束。如果可以提早幾分鐘結束會議,就能讓需要接連開會的人有時間重振精神。瞭解如何自訂活動設定
  • 在回覆會議邀請時設定地點資訊:在接受會議邀請時選取地點,讓會議發起人知道您打算在線上或辦公據點的會議室中開會。瞭解如何設定地點資訊
  • 隱藏自己的畫面:在視訊會議中變更或隱藏自己的畫面,以便專心聆聽簡報者發言及查看簡報內容。瞭解如何管理自己的畫面

避免因電子郵件過多而手忙腳亂

  • 在 Gmail 中自動為郵件加上標籤及排序郵件:這兩種做法有助於將心力集中在需要立即處理的郵件,例如主管發送的郵件或客戶提供的意見。瞭解如何為郵件加上標籤及排序郵件
  • 讓 Gmail 自動提醒您針對可能錯過的郵件追蹤後續情況:自動提醒功能開啟後,Gmail 一旦偵測到您或收件者過了幾天仍未回覆郵件,就會將該郵件送回收件匣。瞭解如何開啟自動提醒功能

時間管理一把罩

  • Google 日曆的時間深入分析功能會列出過去幾天、幾週或幾個月內的會議持續時間,並提供開會對象的摘要資訊。您的時間深入分析資訊只限本人和協助您管理日曆的人員查看,不會向您的主管顯示。瞭解如何在 Google 日曆中取得時間深入分析資訊

其他資源

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5. 最佳做法和其他資源

使用 Meet

使用日曆

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Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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