หลังจากลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace คุณและทีมจะใช้ Google ไดรฟ์เป็นศูนย์รวมสำหรับจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ได้ โดยวิธีเริ่มต้นใช้งานมีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ทำความเข้าใจพื้นฐานของ Google ไดรฟ์
Google ไดรฟ์เป็นพื้นที่ที่องค์กรจะย้ายและจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณได้ โดยค่าเริ่มต้น ทุกคนในองค์กรจะใช้งานไดรฟ์ได้หากมีใบอนุญาตที่มีสิทธิ์ใช้งานไดรฟ์รวมอยู่ ทั้งนี้คุณไม่จำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์หรือไดรฟ์สำหรับรายการต่างๆ ของคุณ
- ดูวิธีการทำงานของพื้นที่เก็บข้อมูล การอัปโหลด และการรักษาความปลอดภัยของไฟล์ได้ดังนี้
- ย้ายข้อมูลไฟล์จากเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันหรือเครื่องมือแชร์ไฟล์อื่นๆ หลายไฟล์พร้อมกัน โปรดดูวิธีการที่หัวข้อเกี่ยวกับ Google Workspace Migrate
ขั้นตอนที่ 2 ควบคุมการแชร์เนื้อหากับบุคคลภายนอกองค์กร (การแชร์กับภายนอก)
คุณสามารถควบคุมปริมาณเนื้อหาที่จะให้ผู้ใช้แชร์กับบุคคลภายนอก โดยอาจกำหนดให้มีผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถแชร์กับภายนอก หรือกำหนดให้แชร์กับองค์กรอื่นๆ ได้เพียงบางองค์กรก็ได้ (โดเมนที่เชื่อถือได้)
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อจัดการการแชร์ภายนอกสำหรับองค์กร
ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์เพื่อการทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้น
ไดรฟ์ที่แชร์เป็นเหมือนโฟลเดอร์พิเศษในไดรฟ์ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย หรือช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงที่เก็บข้อมูลได้ ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์จะเป็นขององค์กร ไม่ใช่ของแต่ละบุคคล ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้มีการลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจเมื่อผู้ใช้ออกจากองค์กร
โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ทุกคนจะสร้างและจัดการไดรฟ์ที่แชร์สำหรับทีมที่ทำโครงการต่างๆ ได้ สำหรับโครงการหรือทีมที่ทำงานกับข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน คุณอาจต้องการควบคุมสมาชิกและเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์มากขึ้น หรืออาจไม่ต้องการอนุญาตให้ทุกคนสร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นสถาบันการศึกษา คุณอาจต้องการอนุญาตให้ครูสร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้ แต่ไม่อนุญาตให้นักเรียนสร้าง
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์สำหรับองค์กร
ขั้นตอนที่ 4 ตั้งค่าการเข้าถึงไดรฟ์จากเดสก์ท็อปให้แก่ผู้ใช้
เมื่อใช้ Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป ผู้ใช้จะซิงค์เนื้อหาระหว่างระบบคลาวด์และอุปกรณ์ของตนเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- เริ่มต้นใช้งานไดรฟ์โดยซิงค์ไฟล์ที่มีอยู่ในเครื่องกับระบบคลาวด์
- เปิดไฟล์ที่เก็บไว้ใน Google ไดรฟ์ (รวมถึงไฟล์จากไดรฟ์ที่แชร์) ในคอมพิวเตอร์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้คุ้นเคย
- ดูและจัดระเบียบไฟล์ในไดรฟ์โดยใช้ระบบไฟล์ของคอมพิวเตอร์โดยไม่ต้องใช้พื้นที่ในดิสก์ของเครื่องมากนัก
- บันทึกไฟล์และโฟลเดอร์ที่ต้องการแบบออฟไลน์
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อเปิด Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป
ขั้นตอนที่ 5 ฝึกอบรมผู้ใช้
โปรดแชร์แหล่งข้อมูลต่อไปนี้กับผู้ใช้เพื่อให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานไดรฟ์ รวมทั้งใช้งานอย่างปลอดภัย และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เริ่มต้นใช้งานที่ศูนย์การเรียนรู้สำหรับผู้ใช้แบบธุรกิจ
- ศูนย์การเรียนรู้ของไดรฟ์สำหรับผู้ใช้แบบธุรกิจ สำหรับความช่วยเหลือในการเปลี่ยนไปใช้งานไดรฟ์ การทำงานในไดรฟ์ที่แชร์ การใช้ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป และอื่นๆ
- ศูนย์การเรียนรู้สำหรับการทำงานร่วมกันและเอกสาร สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Google เอกสาร, Google ชีต, Google สไลด์ และอื่นๆ
รับความช่วยเหลือในการใช้งานไดรฟ์และเครื่องมือแก้ไขเอกสาร
ขั้นตอนที่ 6 (ไม่บังคับ) การตั้งค่าขั้นสูงและระดับองค์กร
หากองค์กรของคุณมีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยข้อมูลขั้นสูงหรือการเข้าถึงไดรฟ์ คุณสามารถปรับแต่งไดรฟ์ให้เหมาะกับความต้องการได้
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด
ควบคุมการเข้าถึงและพื้นที่เก็บข้อมูล
อนุญาตให้เข้าถึงเอกสาร ชีต และสไลด์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่หากองค์กรใช้การจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ (MDM) ของบุคคลที่สาม ให้อัปเดตแอป Google เอกสาร ชีต และสไลด์ไปยังรายการแอปพลิเคชันที่อนุญาต โดยสอบถามวิธีการจากผู้ให้บริการ MDM ของคุณ โปรดทราบว่าการจัดการปลายทางของ Google จะอนุญาตให้เข้าถึงหลายๆ แอปของ Google Workspace อยู่แล้ว
หากคุณไม่อนุญาตให้ใช้แอปดังกล่าวในองค์กร ผู้ใช้จะยังอัปโหลดและดาวน์โหลดไฟล์โดยใช้ Google ไดรฟ์ได้ แต่จะแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต หรือสไลด์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ไม่ได้
องค์กรของคุณจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลตามรุ่น Google Workspace และจำนวนผู้ใช้ที่คุณมี หากองค์กรมีพื้นที่เก็บข้อมูลร่วม คุณอาจต้องกำหนดขนาดพื้นที่เก็บข้อมูลที่อนุญาตให้กับผู้ใช้แต่ละรายและไดรฟ์ที่แชร์ เพื่อไม่ให้ผู้ใช้บางรายใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินกว่าที่จัดสรรให้
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อกำหนดขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูล
คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้เข้าถึง Google เอกสาร, ชีต และสไลด์ได้หรือไม่เมื่อคอมพิวเตอร์ไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะอนุญาตให้เข้าถึงแบบออฟไลน์ และผู้ใช้จะเปิดหรือปิดการเข้าถึงนี้ให้กับบัญชีของตนเองได้ตามต้องการ คุณอาจปิดใช้ให้กับผู้ใช้ที่ทำงานในไฟล์ซึ่งมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อตั้งค่าการเข้าถึงเครื่องมือแก้ไขเอกสารแบบออฟไลน์
Google Workspace รุ่นต่างๆ ส่วนใหญ่มีบริการไดรฟ์และการทำงานร่วมกัน เช่น Google เอกสาร, Google ชีต และอื่นๆ แต่บางองค์กรอาจต้องการควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์สร้างไฟล์ อัปโหลดไฟล์ หรือใช้งานไดรฟ์ได้
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อเปิดหรือปิดการสร้างเอกสาร
ควบคุมการแชร์
ตั้งค่ากฎการเชื่อถือเพื่อการควบคุมการแชร์อย่างละเอียดยิ่งขึ้นหากองค์กรของคุณต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมในการจำกัดการแชร์ภายในและภายนอก คุณสามารถตั้งค่ากฎการเชื่อถือ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมการแชร์ไฟล์ระหว่างหน่วยขององค์กร กลุ่ม ผู้ใช้รายบุคคล และโดเมนได้
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อสร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์
การสร้างกลุ่มเป้าหมายสามารถช่วยให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหากับกลุ่มที่เหมาะสมได้ เช่น แผนกหรือฝ่ายต่างๆ ในองค์กร ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้มีการแชร์ข้อมูลมากเกินความจำเป็นกับทั้งองค์กร
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อตั้งค่าตัวเลือกการเข้าถึงทั่วไปสำหรับการแชร์ไฟล์ในไดรฟ์
เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลหรือคำเชิญในปฏิทินพร้อมไฟล์แนบ ระบบจะแจ้งให้ผู้ใช้มอบสิทธิ์เข้าถึงให้กับผู้รับที่ยังไม่มีสิทธิ์ คุณสามารถจำกัดระดับการเข้าถึงที่ผู้ส่งสามารถมอบให้เพื่อป้องกันการแชร์ข้อมูลมากเกินความจำเป็นหรือการรั่วไหลของข้อมูลได้
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อจำกัดระดับการเข้าถึงที่ผู้ใช้กำหนดสำหรับไฟล์ได้
ตั้งค่าฟีเจอร์ไดรฟ์ขั้นสูง
ตั้งค่าป้ายกำกับไดรฟ์คุณสามารถช่วยผู้ใช้แยกประเภทหรือติดป้ายกำกับไฟล์เพื่อติดตามประเภทไฟล์และการอนุมัติ ใช้นโยบาย และปรับปรุงการค้นหาได้โดยตั้งค่าป้ายกำกับไดรฟ์ ป้ายกำกับต่อไปนี้จะเพิ่มข้อมูลเมตาลงในไฟล์ เช่น ระดับความละเอียดอ่อนของไฟล์ สถานะเอกสาร หรือวันที่ครบกำหนด
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อจัดการป้ายกำกับไดรฟ์
แบรนด์ขององค์กรนั้นมีความสำคัญ และวิธีหนึ่งในการโปรโมตแบรนด์คือการตั้งค่าเทมเพลตที่กำหนดเองสำหรับเอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม และ Sites คุณสามารถอนุญาตให้ทุกคนในองค์กรหรือเฉพาะผู้ใช้บางรายสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองได้
โปรดดูวิธีการที่หัวข้ออนุญาตเทมเพลตที่กำหนดเองสำหรับองค์กร
หากองค์กรทำงานกับทรัพย์สินทางปัญญาที่มีความละเอียดอ่อนหรือดำเนินงานในอุตสาหกรรมที่มีกฎระเบียบเคร่งครัดสูง คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างเอกสารที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์และไฟล์อื่นๆ ที่เซิร์ฟเวอร์ Google ไม่สามารถถอดรหัสได้
โปรดดูวิธีการที่หัวข้อเกี่ยวกับการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์
