ユーザーのチャットルーム履歴オプションを設定する

管理者は、Google Chat の非スレッド形式のチャットルームに対するデフォルトの履歴設定を管理します。最上位の組織部門で従来のハングアウトを無効にした場合は、チャットルーム履歴のオン / オフの切り替えをユーザーに許可するかどうかを選択することもできます。

チャットルームの履歴オプションは従来のハングアウトには適用されません。

重要: スレッド形式のチャットルームでは、履歴が常に有効になっています。この設定は変更できません。また、Frontline または Business Starter エディションでは、スレッド形式のチャットルームをご利用いただけません。

非スレッド形式のチャットルームの履歴設定を選択する

  1. Google 管理コンソールログインします。

    特権管理者権限のあるアカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [Google Chat と従来のハングアウト] にアクセスします。
  3. [チャットルームの履歴] をクリックします。
  4. チャットルームの履歴オプションを選択します。
    • 履歴はデフォルトでオン(ただし、ユーザーはこの設定を変更できます)
    • 履歴はデフォルトでオフ(ただし、ユーザーはこの設定を変更できます)
    • 履歴は常にオン(デフォルトでオンになっており、ユーザーはこの設定を変更できません)
    • 履歴は常にオフ(デフォルトでオフになっており、ユーザーはこの設定を変更できません)

    最上位の組織部門で従来のハングアウトが許可されている場合、「常にオン」と「常にオフ」のオプションは表示されません。つまり、最上位組織部門の Chat サービスの設定が [Chat を優先]、[Chat と従来のハングアウト]、[従来のハングアウトのみ] の場合に該当します。

    チャットルームの履歴について「常にオン」または「常にオフ」のオプションを選択した場合、従来のハングアウトを有効にするオプションは表示されなくなります。後で従来のハングアウトを有効にする場合は、チャットルーム履歴の設定を [履歴はデフォルトでオン] または [履歴はデフォルトでオフ] に変更します。

  5. [保存] をクリックします。

チャットの履歴設定との兼ね合い

チャットの履歴とチャットルームの履歴の兼ね合いは、最上位組織部門の Chat サービスの設定によって異なります。

最上位組織部門の Chat サービスの設定が [Chat のみ] または [両方とも無効] である

最上位の組織部門で従来のハングアウトが無効になっている場合、チャットの履歴設定がチャットルームの履歴設定よりも優先されることはありません。したがって、ダイレクト メッセージとチャットルームにそれぞれ別の履歴設定を強制的に適用できます。たとえば、1 対 1 のメッセージとグループの会話ではチャットの履歴を強制的にオフにし、チャットルームではチャットの履歴を強制的にオンにするといったような設定ができます。 

注: チャット履歴の設定をチャットとチャットルームとでそれぞれ反対になるよう強制的に適用した場合、ユーザーがグループの会話をチャットルームにアップグレードすると、履歴の設定は変更されます。このような可能性を回避したい場合は、強制的に適用する履歴設定を同じにします。

最上位組織部門の Chat サービスの設定が [Chat を優先]、[Chat と従来のハングアウト]、または [従来のハングアウトのみ] である

最上位の組織部門で従来のハングアウトが無効になっていない場合、チャットの履歴設定がチャットルームの履歴設定よりも優先されるケースがあり、ユーザーがチャットルームから退出させられる状況が発生することがあります。

チャットの履歴設定がチャットルームの履歴設定よりも優先されるケース

管理コンソールの [チャットの履歴] 設定には、[ユーザーに履歴設定の変更を許可する] オプションがあります。このオプションで履歴を強制的に有効または無効にすることができ、この設定は非スレッド形式のチャットルームのデフォルトの履歴設定よりも優先されます。

  • [ユーザーに履歴設定の変更を許可する] がオンになっている場合、新しく作成した非スレッド形式のチャットルームには、デフォルトのチャットルームの履歴設定が適用されます。ユーザーは、非スレッド形式のチャットルームの履歴設定を変更できます。
  • [ユーザーに履歴設定の変更を許可する] がオフになっている場合、履歴は強制的にオンまたはオフになります。新しく作成した非スレッド形式のチャットルームでは、デフォルトのチャットルームの履歴設定よりも、チャットの履歴設定が優先されます。ユーザーは、履歴設定を変更できません。
チャットルームの履歴 チャットの履歴 ユーザーに履歴設定の変更を許可する 結果(非スレッド形式のチャットルームについて*)

オン

オン

オン

新しいチャットルームの履歴は有効

オン

オン

オフ

新しいチャットルームの履歴は有効

オン

オフ

オン

新しいチャットルームの履歴は有効

オン

オフ

オフ

新しいチャットルームの履歴は無効
チャットの履歴(強制的に無効)が、チャットルームの履歴(デフォルトで有効)よりも優先されます)

オフ

オン

オン

新しいチャットルームの履歴は無効

オフ

オン

オフ

新しいチャットルームの履歴は有効
(チャットの履歴(強制的に有効)がチャットルームの履歴(デフォルトで無効)よりも優先されます)

オフ

オフ

オン

新しいチャットルームの履歴は無効

オフ

オフ

オフ

新しいチャットルームの履歴は無効

* スレッド形式のチャットルームでは、履歴が常に有効になっています。[ユーザーに履歴設定の変更を許可する] チェックボックスがオンになっていても、ユーザーは変更できません。

注: Chat に表示されるチャットルームが、もともと従来のハングアウトで名前付きグループ会話として作成されたものであった場合、デフォルトの履歴設定はチャットの履歴設定によって決まります。従来のハングアウトにはチャットルームがないので、名前付きグループ会話が作成された時点でチャットルームの履歴のデフォルト設定は適用されていません。

ユーザーがチャットルームから退出させられるケース

[ユーザーに履歴設定の変更を許可する] をオフにして履歴を強制的にオンまたはオフにすると、ユーザーがチャットルームに参加できなかったり、チャットルームから退出させられたりすることがあります。強制チャット履歴設定のユーザーがチャットルームを作成したり、チャットルームに参加したりすると、チャットルームの履歴ポリシーはそのユーザーの履歴設定に合わせて固定されます。この結果、以下のようになります。

  • 強制チャット履歴設定の異なるユーザー同士が、同じチャットルームに参加することはできません。
  • 管理者が適用中のチャットの履歴ポリシーを変更して、その結果ユーザーが参加中のチャットルームのポリシーと競合することになった場合、ユーザーは次にメッセージを投稿する際に退出させられる可能性があります。

競合が最も起こりやすいのは、チャットルームに外部ユーザーが参加している場合です。また、組織部門ごとにチャットの履歴設定が異なる場合にも、競合が起きることがあります。

履歴の詳細

  • 履歴が無効の場合、メッセージは 24 時間後に削除されます。
  • チャットルームの履歴設定を「常にオン」または「常にオフ」に変更した場合、この設定は既存のチャットルームと新しいチャットルームに適用されます。したがって、既存のチャットルームの履歴設定が変更される可能性があります。
  • 履歴設定の変更が適用されるのは、それ以降にやり取りされるメッセージです。たとえば、ユーザーがチャットルームの履歴をオンにした場合、それ以降のメッセージのみが保存されます。また、ユーザーがチャットルームの履歴をオフにしても、それまでに保存された古いメッセージは保持されます。
  • Vault では、履歴がオフの状態で送信されたメッセージの記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索を行うことはできません。組織のデータ保持義務を果たすうえで現在の履歴設定が適切かどうかを、Vault 管理者と検証してください。
履歴はオフになっていても、会話のコピーが別途保存されている可能性もあります。たとえば、メッセージが Gmail に転送された場合や、サードパーティ製のクライアントを使用して保存された場合などです。
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