ユーザーのデフォルトのチャットルーム履歴を設定する

管理者は、Google Chat の非スレッド型チャットルームに対するデフォルトの履歴設定を管理できます。管理者がデフォルトを設定していても、ユーザーによるチャット履歴の変更を許可していれば、ユーザーは自分が作成したチャットルームの履歴設定を変更できます。

スレッド形式のチャットルーム(グループ化した会話が複数ある)では、履歴が常にオンになっています。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [Google Chat と従来のハングアウト] にアクセスします。
  3. [チャットルームのチャット履歴] をクリックします。
  4. [履歴はデフォルトでオン] または [履歴はデフォルトでオフ] を選択します。
  5. [保存] をクリックします。

チャット履歴設定の操作

管理コンソールの [チャットの履歴] 設定には、[ユーザーに履歴設定の変更を許可する] オプションがあります。このオプションで履歴をオンまたはオフにできるため、非スレッド型チャットルームのデフォルトの履歴に影響する可能性があります。

  • [ユーザーに履歴設定の変更を許可する] がオンになっている場合、新しく作成した非スレッド型チャットルームには、デフォルトのチャットルームの履歴設定が適用されます。ユーザーは、非スレッド型チャットルームの履歴設定を変更できます。
  • [ユーザーに履歴設定の変更を許可する] がオフになっている場合、履歴は強制的にオンまたはオフになります。新規作成した非スレッド型チャットルームでは、デフォルトのチャットルームの履歴設定よりも、チャットの履歴設定が優先されます。ユーザーは、チャットルームの履歴設定を変更できません。

例:

  • チャットの履歴がオン、[ユーザーに履歴設定の変更を許可する] がオン、チャットルームの履歴がオフの場合、新しいチャットルームでは履歴がオフになります。ユーザーは、非スレッド型チャットルームの履歴設定を変更できます。
  • チャットの履歴がオン、[ユーザーに履歴設定の変更を許可する] がオフ、チャットルームの履歴がオフの場合、新しいチャットルームでは履歴がオンになります。チャットの履歴(オン)が、チャットルームの履歴設定(オフ)より優先されるためです。ユーザーはチャットルームの履歴設定を変更できません。

ユーザーがチャットルームから退出させられるケース

[ユーザーに履歴設定の変更を許可する] を使用して履歴を強制的にオンまたはオフにすると、ユーザーがチャットルームに参加できなかったり、チャットルームから退出させられたりすることがあります。強制的にチャット履歴を設定されているユーザーがチャットルームを作成したり、チャットルームに参加したりすると、チャットルームのチャット履歴ポリシーはそのユーザーの履歴設定に合わせてロックされます。具体的には、次のようになります。

  • 強制チャット履歴設定の異なるユーザー同士が、同じチャットルームに参加することはできません。
  • 管理者がチャットの履歴ポリシーを変更して、その結果ユーザーが参加中のチャットルームのポリシーと競合することになった場合、ユーザーは次にメッセージを投稿する際に退出させられる可能性があります。

競合が最も起こりやすいのは、チャットルームに外部ユーザーが参加している場合です。また、組織部門ごとにチャットの履歴設定が異なる場合にも、競合が起きることがあります。

履歴の詳細

  • 履歴がオフの場合、メッセージは 24 時間後に削除されます。
  • Vault では、履歴がオフの状態で送信されたメッセージの記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索を行うことはできません。組織のデータ保持義務を果たすうえで現在の履歴設定が適切かどうかを、Vault 管理者と検証してください。
  • 履歴設定の変更が適用されるのは、それ以降にやり取りされるメッセージです。たとえば、ユーザーがチャットルームの履歴をオンにした場合、それ以降のメッセージのみが保存されます。また、ユーザーがチャットルームの履歴をオフにしても、それまでに保存された古いメッセージは保持されます。
履歴はオフになっていても、会話のコピーが別途保存されている可能性もあります。たとえば、メッセージが Gmail に転送された場合や、サードパーティ製のクライアントを使用して保存された場合などです。
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