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Definir una opción de historial de espacios para los usuarios

Como administrador, controlas la opción predeterminada del historial de los espacios de Google Chat que no están organizados en conversaciones. Si has inhabilitado la versión clásica de Hangouts en el nivel organizativo superior, también puedes elegir si los usuarios pueden activar y desactivar el historial de los espacios.

Las opciones de historial de los espacios no se aplican a la versión clásica de Hangouts.

Importante: En los espacios organizados en conversaciones, el historial está siempre activado. Esto no se puede cambiar. 

Elegir una opción de historial para los espacios no organizados en conversaciones

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoGoogle Chat y versión clásica de Hangouts.
  3. Haz clic en Historial de espacios.
  4. Elige una opción de historial de espacios:
    • El historial está activado de forma predeterminada (pero los usuarios pueden desactivarlo)
    • El historial está desactivado de forma predeterminada (pero los usuarios pueden activarlo)
    • El historial está siempre activado (está activado de forma predeterminada y los usuarios no pueden desactivarlo)
    • El historial está siempre desactivado (está desactivado de forma predeterminada y los usuarios no pueden activarlo)

    Las opciones para definir que el historial esté siempre activado o desactivado no aparecerán si está habilitada la versión clásica de Hangouts en el nivel organizativo superior; es decir, si la opción de servicio de chat es "Preferiblemente Chat", "Chat y versión clásica de Hangouts" o "Solo la versión clásica de Hangouts". 

    Si eliges que el historial de espacios esté siempre activado o desactivado, ya no verás las opciones para habilitar la versión clásica de Hangouts. Si más adelante quieres habilitar la versión clásica de Hangouts, cambia la opción de historial de espacios a “El historial está activado de forma predeterminada” o “El historial está desactivado de forma predeterminada”.

  5. Haz clic en Guardar.

Interacción con el historial de chat

La interacción entre el historial de chat y de espacios depende de la opción de servicio de chat que hayas elegido en el nivel organizativo superior:

La opción de servicio de chat que he elegido en el nivel superior es "Solo Chat" o "Ambos desactivados"

Si la versión clásica de Hangouts está inhabilitada en el nivel organizativo superior, las opciones del historial de chat nunca prevalecen sobre la opción del historial de los espacios, por lo que puedes aplicar opciones de historial obligatorias diferentes a mensajes directos y espacios. Por ejemplo, puedes desactivar el historial de chat obligatoriamente para los mensajes 1:1 y las conversaciones de grupo, y activarlo obligatoriamente para los espacios. 

Nota: Si aplicas opciones de historial de chat opuestas a los chats y a los espacios, la opción de historial cambiará si los usuarios convierten una conversación de grupo en un espacio. Para evitar que esto suceda, aplica la misma opción de historial a los espacios y a los chats. 

La opción que he elegido en el nivel superior es "Preferiblemente Chat", "Chat y versión clásica de Hangouts" o "Solo la versión clásica de Hangouts"

Si la versión clásica de Hangouts no está inhabilitada en el nivel organizativo superior, la opción del historial de chat puede prevalecer sobre el del historial de espacios, y puede darse el caso de que los usuarios sean excluidos de los espacios. 

El historial de chat puede prevalecer sobre el historial de los espacios

El ajuste del historial de chat de la consola de administración incluye la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial. Esta opción activa o desactiva obligatoriamente el historial de chat, lo que puede prevalecer sobre la opción predeterminada del historial de espacios no organizados en conversaciones:

  • Si la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial está activada, se aplica la opción de historial predeterminada a los espacios no organizados en conversaciones que se creen a partir de ese momento. Los usuarios pueden cambiar la opción de historial de los espacios no organizados en conversaciones.
  • Si se desactiva la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial, el historial permanece activado o desactivado obligatoriamente. Por tanto, la opción del historial de chat prevalecerá sobre la opción predeterminada del historial de espacios que se haya aplicado a los espacios no organizados en conversaciones que se creen a partir de ese momento. Los usuarios no podrán cambiar la configuración del historial.
Historial de espacios Historial de chat Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial Resultado (en espacios no organizados en conversaciones*)

ACTIVADO

ACTIVADO

ACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO.

ACTIVADO

ACTIVADO

DESACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO.

ACTIVADO

DESACTIVADO

ACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO.

ACTIVADO

DESACTIVADO

DESACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO.
(El historial de chat está siempre DESACTIVADO, lo que prevalece sobre la opción predeterminada: que el historial de salas esté ACTIVADO).

DESACTIVADO

ACTIVADO

ACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO.

DESACTIVADO

ACTIVADO

DESACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial ACTIVADO.
(El historial de chat siempre está ACTIVADO, lo que prevalece sobre la opción predeterminada: que el historial de espacios esté DESACTIVADO).

DESACTIVADO

DESACTIVADO

ACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO.

DESACTIVADO

DESACTIVADO

DESACTIVADO

Los nuevos espacios tienen el historial DESACTIVADO.

* En los espacios organizados en conversaciones, el historial está siempre activado. Los usuarios no pueden cambiarlo, aunque la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial esté marcada.

Nota: Si un espacio que aparece en Chat se creó inicialmente en la versión clásica de Hangouts como una conversación de grupo con nombre, la opción de historial predeterminada la determina la opción del historial de Chat. Como en la versión clásica de Hangouts no hay espacios, la opción predeterminada del historial de espacios no se aplicó a esa conversación de grupo con nombre en el momento en el que se creó.

Los usuarios de los espacios pueden quedar excluidos

Si no se marca la opción Permitir que los usuarios cambien la configuración de su historial de modo que el historial de chat esté siempre activado o desactivado obligatoriamente, es posible que, en algunas ocasiones, tus usuarios no puedan unirse a espacios ni permanecer en ellos. Si un usuario al que se le ha aplicado una opción de historial de chat obligatoria crea un espacio o se une a él, la política de historial de espacios se bloquea y se aplica esa opción de historial de chat obligatoria. Esto significa que:

  • Las personas a las que se les hayan aplicado opciones de historial de chat que estén en conflicto no podrán unirse al espacio.
  • Si cambias la política obligatoria del historial de chat, es posible que se expulse de los espacios a las personas que tengan una política distinta la próxima vez que intenten publicar un mensaje.  

Es más probable que se produzcan conflictos en los espacios en los que haya personas externas. También pueden producirse si has aplicado opciones de historial de chat distintas a diferentes unidades organizativas secundarias.

Información del historial

  • Si el historial está desactivado, los mensajes se eliminan pasadas 24 horas.
  • Si cambias la opción del historial de los espacios a “Siempre activado” o “Siempre desactivado”, el cambio afecta tanto a los espacios ya creados como a los nuevos. Por tanto, puede que cambie la opción del historial de los espacios ya creados. 
  • Los cambios que se hagan en el historial se aplicarán a los mensajes nuevos. Por ejemplo, si un usuario activa el historial de espacios, solo se guardarán los mensajes nuevos. Si lo desactiva, los mensajes antiguos que se hayan guardado con anterioridad seguirán guardados.
  • Vault no puede retener, conservar ni hacer búsquedas en los mensajes enviados con el historial desactivado. Ponte en contacto con un administrador de Vault para confirmar que la configuración del historial cumple las obligaciones de conservación de datos de tu organización.
Incluso si se desactiva el historial, se puede guardar una copia independiente de la conversación. Por ejemplo, pueden enviarse mensajes a Gmail o guardarse con un cliente externo.
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