組織向けに統合型 Gmail を設定する

管理者は、新しい統合型 Gmail の機能を組織内のユーザーに提供することができます。メール、チャット、ビデオ会議など、あらゆるコミュニケーション ストリームに、使い慣れた Gmail からアクセスできます。

 

Introducing a better home for work in Google Workspace

管理者向けの新しい統合型 Gmail のクイック スタート

字幕を表示したり、字幕の言語を変更したりするには、動画ウィンドウの下部で [字幕] をクリックし、言語を選択します。

統合型 Gmail を使用すると、次のことができます。

• チャット ストリームの中でドキュメントを共同編集する - チャット中に [ファイル] タブから簡単にドキュメントにアクセスできます。
• 仕事に優先順位を付けて集中する - 最も重要なユーザーからのメッセージだけを受け取るよう通知を管理できます。
• 共有タスクリストを作成する - チャットルーム内で他のユーザーと連携して作業できます。
• マルチタスクを行う - 同僚とチャットしながら同じ画面上で Gmail のメールを確認したり、ビデオ会議中にメモを取ったり、アクション アイテムを割り当てたりすることができます。

セキュリティとデータ保持に関する考慮事項

Gmail の新しい機能をユーザーにロールアウトする前に、セキュリティとデータ保持に関する考慮事項をご確認ください。

• 外部ユーザーとチャットする - 組織外のユーザーとのチャットを制御できます。詳しくは、外部チャットのオプションを有効にするをご覧ください。
• 外部の参加者を含めたチャットルームを作成したり、それらに参加したりする - ユーザーが組織外からの参加者を含むチャットルームを作成したり、それらに参加したりできるようにする方法については、外部からの参加が可能なチャットルームに関する記事をご確認ください。
• データの保持 - 組織にデータの保持に関する要件がある場合は、組織内の全ユーザーに対してチャットの履歴を有効にします。チャットの履歴はデフォルトで、スレッド形式のチャットルーム、1 対 1 のチャット、チャットルーム外でのグループ会話に対して有効になります。詳しくは、組織のチャットの履歴オプションを設定するをご確認ください。
• Vault - 組織で Google Vault を使用している場合は、組織のデータ ガバナンス ポリシーについて法務チームに確認してください。チャットの履歴が無効になっている場合、チャット メッセージは Vault に送信されないため、保持、検索、書き出しすることができません。

統合型 Gmail を設定する

組織のユーザーが統合型 Gmail のすべての機能を利用できるようにするには、Google 管理コンソールで以下のサービスを有効にします。

Chat の設定

1. Chat を有効にして [Chat を優先] を選択する。 
   
   Chat を使用すると、組織でグループまたは 1 対 1 のコミュニケーションをとることができます。チャットルームで複数の会話を同時に行うことも可能です。
   
   組織で従来のハングアウトをご利用の場合は、[Chat を優先] を有効にする前に移行ガイドを確認したうえで、組織全体が一度に移行できるよう [Chat を優先] を選択することをおすすめします。詳しくは、「Chat を優先」でユーザーを移行するをご覧ください。

2. Gmail で Chat が有効になるようユーザーに設定してもらう

   Gmail で Chat を使用するには、ユーザーが Gmail の設定で Chat を有効にする必要があります。詳しくは、Gmail で Chat を設定する方法に関する記事をご確認ください。

3. （省略可）アプリのポリシーを設定する

   Chat でアプリを使用して、ユーザーはタスクの管理、ステータス レポートの取得、ToDo リストアイテムのオーナー権限の変更といった一般的な操作を行うことができます。詳しくは、Chat のアプリのポリシーについての記事をご確認ください。
   
   

Meet の設定

1. Google Meet を有効にする

   Meet を有効にすると、組織内のユーザーはビデオ会議を作成したり、ビデオ会議に参加したりできるようになります。詳しくは、Meet の設定に関する記事をご覧ください。

2. Meet を設定して遠隔学習を行えるようにする

   この手順は、Google Workspace for Education をご利用の場合にのみ行ってください。詳しくは、Meet を設定して遠隔学習を行えるようにするをご覧ください。

3. Gmail に Meet が表示されるようユーザーに設定してもらう

   ユーザーが Gmail の設定で、Gmail のサイドバーに Meet が表示されるよう設定する必要があります。詳しくは、Gmail に Meet を表示する方法をご覧ください。
   
   

カレンダーの設定

[参加予定の会議] に今後の会議を表示するには、カレンダーを有効にします。カレンダーが無効になっていると、今後の会議は [Meet] タブに表示されませんが、会議を作成したり会議に参加したりすることはできます。詳しくは、カレンダーの設定に関する記事をご覧ください。

ドライブとドキュメントの設定

ユーザーが各自のアカウントのファイルを保存、共有したり、Gmail でチャットルームにファイルをアップロードしたりできるようにするには、ドライブとドキュメントを有効にします。ドライブとドキュメントを無効にしているユーザーは、共有されたファイルをチャットルームで表示、編集できません。詳しくは、ドライブとドキュメントの設定に関する記事をご覧ください。

ToDo リストの設定

チャットルームに [ToDo リスト] タブを表示してチャットルームのタスクを使用するには、[ToDo リスト] を有効にします。ToDo リストを使用するには、一部のユーザーだけでなく、組織全体で有効にする必要があります。詳しくは、ToDo リストの設定に関する記事をご覧ください。

ユーザーのトレーニングを行う

ユーザーが統合型 Gmail の使い方を把握できるよう、次のトレーニング リソースをご案内ください。

• 新しい統合型 Gmail について
• 統合型 Gmail のクイック リファレンス
• 統合型 Gmail に関する重要事項トップ 10