Adottare Google Meet: nozioni di base sulla gestione dei cambiamenti per le organizzazioni

Siamo lieti di averti in Google Meet. Sappiamo che sei pronto a implementare questo nuovo strumento per le riunioni video della tua organizzazione, ma prima devi disporre di un piano e di una procedura per la gestione dei cambiamenti.

La gestione dei cambiamenti è una parte spesso trascurata, ma essenziale per un'adozione efficace di nuovi strumenti e comportamenti. Il cambiamento può provocare nelle persone entusiasmo come nervosismo ma una cosa è certa: tutti avranno bisogno di assistenza, comunicazione e formazione lungo il percorso. A volte una transizione efficace non dipende da ciò che sta effettivamente cambiando, ma piuttosto da come viene gestita.

In questa guida, scoprirai perché la gestione dei cambiamenti è essenziale per la transizione a Meet, come puoi pianificare questo processo e dove trovare risorse aggiuntive per aiutare la tua organizzazione ad adottare Meet con successo.

Perché è importante la gestione dei cambiamenti

Il cervello umano resiste istintivamente al cambiamento, quindi pianificarlo e gestirlo è fondamentale. Una gestione attenta dei cambiamenti aiuta i dipendenti a superare la loro riluttanza a provare qualcosa di nuovo o a passare da uno strumento all'altro. Anche se può essere allettante pensare di implementare rapidamente un nuovo prodotto semplicemente sperando che tutti comincino a utilizzarlo, è più sensato fornire alle persone il supporto di cui hanno bisogno per superare la loro riluttanza, comprendere i vantaggi del cambiamento e rendere più agevole l'avvio del processo di adozione.

Cercare fin da subito aiuto esterno

Anche se hai un team dedicato alla gestione dei cambiamenti, probabilmente dovrai utilizzare risorse esterne. Se non lo hai ancora fatto, contatta il tuo partner di Google per avere il suo supporto nella creazione ed esecuzione del tuo piano di gestione dei cambiamenti. Oltre ai servizi offerti dai partner, l'Organizzazione servizi professionali di Google può anche fornire servizi di assistenza e consulenza sia per la gestione dei cambiamenti sia per i deployment di grandi dimensioni.

Acquisire il consenso del team dirigenziale

Indipendentemente dal numero dei membri del team di progetto o delle risorse esterne coinvolte, nessun cambiamento può avere successo senza il supporto e il consenso del team dirigenziale. Ecco perché è importante ottenere tempestivamente il sostegno dall'alto dei dirigenti per questo cambiamento: può trattarsi di leader IT, dirigenti di alto livello o altre persone note e apprezzate all'interno della tua organizzazione. Gli sponsor possono fornire suggerimenti sul piano di gestione dei cambiamenti, garantire i fondi o le risorse per metterlo in pratica e fungere da portavoce del cambiamento promuovendo Meet internamente e utilizzandolo per le proprie riunioni.

Pianificare il lancio

Quando è tutto pronto per il lancio di Meet, un'implementazione graduale consentirà ai dipendenti di abituarsi al prodotto, condividere feedback e identificare i problemi prima che lo strumento venga lanciato in tutta l'organizzazione. Questa procedura viene spesso eseguita in tre fasi (descritte di seguito), ma può essere adattata in base alle tue esigenze.

  1. Implementa Meet per il tuo team IT principale. Questo team può utilizzare la fase iniziale per identificare e risolvere eventuali problemi relativi alla tecnologia e all'hardware che la tua organizzazione potrebbe dover affrontare. È opportuno limitarsi a coinvolgere solo i membri del team di progetto e selezionare i sostenitori del nuovo strumento.
  2. Implementa Meet per il 5-10% della tua organizzazione. In questa fase verranno coinvolti i primi utenti che, in generale, dovrebbero corrispondere a una quota trasversale rappresentativa di dipendenti che svolgono varie mansioni e lavorano in varie sedi all'interno dell'organizzazione. Anche se la maggior parte di questi utenti dovrebbe essere composta da sostenitori del nuovo strumento, potrebbe essere opportuno includere espressamente persone che pensi potranno avere più difficoltà ad adottare Meet, per consentire loro di abituarsi al prodotto e di diventare esperti prima che tutti gli altri inizino a utilizzarlo.
  3. Implementa il prodotto per tutti. Rendi il prodotto disponibile a tutti i dipendenti, senza dimenticare di fornire l'assistenza necessaria.

Dividendo il lancio in queste tre fasi, puoi scoprire i primi problemi, rispondere al feedback iniziale e prepararti meglio per la migrazione completa. Sarai anche in grado di lavorare con ogni nuovo gruppo perché i suoi membri diventino formatori e forniscano assistenza per l'implementazione successiva. Questo ti aiuterà a scalare l'assistenza man mano che aumenti il numero di utenti.

Coinvolgere diverse categorie utenti, senza dimenticare il team dirigenziale

Per il successo di qualsiasi cambiamento la collaborazione con i membri della tua organizzazione è fondamentale. Ecco tre modi per avviare il processo di gestione dei cambiamenti:

  1. Riunisci un gruppo eterogeneo di persone da tutta l'organizzazione per scoprire in che modo l'adozione di Meet influirà su di loro. È consigliabile che provengano da diversi reparti e funzioni lavorative, in modo che ogni parte dell'azienda sia rappresentata. Intervistare queste persone e comprendere l'impatto di questo cambiamento sul loro team, sulla loro area geografica o sul loro ruolo lavorativo ti aiuterà a pianificare formazione, riorganizzazione dei processi e comunicazione in modo specifico per gli interessati.
  2. Nomina delle "Guide di Google" per aiutare i nuovi utenti di Meet nella transizione. Queste persone, volontari oppure nominate ad hoc, riceveranno una formazione aggiuntiva sul prodotto per poter essere utili agli altri. Assicurati di includerle nella fase del lancio dedicata ai primi utenti, menzionata sopra.
  3. Coinvolgi i dirigenti che possono supportare questa modifica dall'alto per i loro team. Oltre agli sponsor esecutivi che hai reclutato all'inizio, raccogli un gruppo più ampio di leader per tenerli aggiornati sulle informazioni e i punti di discussione relativi a Meet e alla transizione. Una volta coinvolti e informati, i dirigenti dovrebbero dare l'esempio ai propri team rispetto alla nuova modalità di lavoro, incoraggiare e fornire riconoscimento ai membri che utilizzano Meet in modo corretto e condividere con loro gli aggiornamenti o i messaggi principali relativi al lancio del nuovo prodotto.

Impostare obiettivi e metriche relative al successo dell'iniziativa

Prima del lancio, ti consigliamo di impostare gli obiettivi di adozione di Meet per i team o anche per l'intera azienda. Condividi regolarmente gli aggiornamenti relativi ai progressi del lancio per mantenere alta la motivazione e non dimenticare di celebrare i piccoli traguardi raggiunti durante il percorso. Assegna dei sostenitori ai team con scarsa adozione, per motivarli.

Comunicare e formare

Una volta messo a punto un piano di gestione dei cambiamenti, i team devono rivolgere la propria attenzione alla comunicazione e alla formazione. Le comunicazioni preparano i dipendenti al passaggio e possono includere email e poster nelle sale che lo annunciano e un sito web interno con tutte le informazioni e le risorse necessarie per i dipendenti. È importante fare uso di vari mezzi di comunicazione, quindi assicurati di utilizzare anche riunioni del team, riunioni plenarie dell'azienda e altri canali per diffondere il messaggio. I materiali di formazione aiutano le persone a utilizzare il prodotto e possono includere presentazioni, video di YouTube, webinar (su Meet naturalmente!) e altro ancora. Per un insieme di risorse di comunicazione e formazione che puoi utilizzare per il passaggio a Meet della tua azienda, puoi fare riferimento allo starter kit di Google Meet.

Chiedere feedback

Anche dopo aver implementato Meet in tutta la tua organizzazione, il tuo compito non è terminato: è importante chiedere il feedback degli utenti. Può trattarsi semplicemente di un sondaggio di due domande in cui viene chiesto alle persone come si trovano con Meet. Puoi classificare le risposte e utilizzarle per comprendere eventuali problemi IT e capire come sviluppare le risorse di formazione. Puoi anche affrontare questioni più complesse durante le riunioni plenarie dell'azienda. Per i dipendenti sarà importante sapere di essere stati ascoltati e che sulla base del loro feedback vengono intraprese azioni effettive.

Ulteriori informazioni

Una suite completa di risorse per la gestione dei cambiamenti è disponibile anche nel Centro assistenza per amministratori di Google Workspace. Inoltre, l'assistenza per tutti i dipendenti che utilizzano Meet è disponibile nel Centro didattico.

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