Google Meet in gebruik nemen: basisprincipes van verandermanagement voor organisaties

We zijn blij dat u voor Google Meet heeft gekozen. We weten dat u er klaar voor bent om deze nieuwe videovergaderingstool te implementeren in uw organisatie, maar eerst heeft u een plan en proces voor verandermanagement nodig.

Verandermanagement wordt vaak over het hoofd gezien, maar is essentieel als u nieuwe tools op een goede manier in gebruik wilt nemen en gedrag wilt veranderen. Mensen zijn misschien enthousiast of gespannen over een verandering, maar hoe ze zich ook voelen, één ding is zeker: ze hebben tijdens dit proces begeleiding, communicatie en training nodig. Soms is een succesvolle overstap niet afhankelijk van wat er daadwerkelijk verandert, maar van hoe die verandering wordt beheerd.

In deze handleiding leert u waarom verandermanagement essentieel is voor de overstap naar Meet, hoe u dit proces kunt plannen en waar u aanvullende bronnen kunt vinden om Meet op een succesvolle manier in gebruik te nemen in uw organisatie.

Waarom verandermanagement belangrijk is

Het menselijk brein is van nature geneigd om verandering te weerstaan, dus het plannen en beheren van verandering is essentieel. Doordacht verandermanagement helpt medewerkers hun terughoudendheid te overwinnen om iets nieuws te proberen of over te stappen van de ene tool naar de andere. Hoewel het aantrekkelijk is om een nieuw product snel te implementeren en te hopen dat iedereen het gaat gebruiken, is het verstandiger om mensen de support te bieden die ze nodig hebben om hun weerstand te overwinnen, de voordelen van deze verandering te begrijpen en het proces van ingebruikname gemakkelijker te maken.

Zoek al vroeg in het proces hulp van buitenaf

Zelfs als u een speciaal team heeft dat zich bezighoudt met verandermanagement, moet u waarschijnlijk externe bronnen inschakelen. Neem contact op met uw Google-partner (als u dit nog niet heeft gedaan) om uw plan voor verandermanagement op te stellen en uit te voeren. Naast de services die door partners worden aangeboden, kan de Professional Services Organization van Google ook support en advies bieden voor zowel verandermanagement als grote implementaties.

Zorgen voor draagvlak bij de leiding

Het maakt niet uit hoeveel mensen er in het projectteam zitten of hoeveel externe hulp u heeft ingeschakeld: geen enkele verandering kan succesvol zijn zonder steun van en draagvlak bij de leiding. Daarom is het belangrijk om vroegtijdig sponsoren onder de leidinggevenden te werven die het boegbeeld van deze verandering kunnen zijn. Dit kunnen IT-leiders, C-suite-leidinggevenden of anderen zijn die bekend zijn en worden gerespecteerd in uw organisatie. Sponsoren kunnen input leveren over uw plan voor verandermanagement, geld of middelen veiligstellen om het uit te voeren en als stem en gezicht van de verandering dienen door Meet intern te promoten en te gebruiken tijdens hun eigen vergaderingen.

Plan uw implementatie

Als u er klaar voor bent om Meet te lanceren, helpt een gefaseerde implementatie medewerkers om aan het product te wennen, feedback te delen en problemen te identificeren voordat de service in de hele organisatie wordt geïntroduceerd. Dit proces wordt vaak in drie fasen uitgevoerd (hieronder beschreven), maar dit kan naar behoefte worden aangepast.

  1. Implementeer Meet bij uw IT-kernteam. Dit team kan de eerste fase gebruiken om eventuele technologie- en hardwareproblemen te identificeren en op te lossen waarmee uw organisatie te maken kan krijgen. U kunt dit team het beste beperken tot het projectteam en specifieke mensen die supporter zijn van de nieuwe tool.
  2. Implementeer Meet bij vijf tot tien procent van uw organisatie. Deze fase is voor uw early adopters. Over het algemeen moeten deze gebruikers een representatieve dwarsdoorsnede van de medewerkers vormen, verdeeld over verschillende functies en kantoorlocaties. Hoewel de meerderheid in deze groep supporter van de nieuwe tool zou moeten zijn, kunt u ook specifiek mensen opnemen waarvan u denkt dat ze het moeilijk zullen vinden om Meet te gaan gebruiken. Op die manier kunnen ze wennen aan het product en experts worden voordat iedereen het gaat gebruiken.
  3. Ga live. Zet iedereen over naar het nieuwe product en bied support voor alle medewerkers.

Door uw implementatie in deze drie fasen in te delen, kunt u vroegtijdig problemen ontdekken en de eerste feedback aanpakken. Zo bent u beter voorbereid als de rest van het bedrijf overstapt. U kunt zo ook met elke nieuwe groep samenwerken om trainers te worden en support te bieden tijdens de volgende ingebruikname. Zo kunt u de support meeschalen naarmate u het aantal gebruikers vergroot.

Maak gebruik van verschillende gebruikers en betrek leiders bij het proces

Als u een verandering wilt doorvoeren, moet u samenwerken met mensen in uw hele organisatie. Hier volgen drie manieren om het verandermanagementproces te starten:

  1. Stel een diverse groep mensen uit uw hele organisatie samen om te zien welke invloed de ingebruikname van Meet op hen heeft. Mensen moeten afkomstig zijn van meerdere afdelingen en verschillende functies hebben, zodat elk deel van het bedrijf wordt vertegenwoordigd. Door deze mensen te interviewen en inzicht te krijgen in de impact van deze verandering op hun team, geografie of functie, kunt u specifieke trainingen, procesherstructurering en communicatie plannen voor de betrokkenen.
  2. Benoem 'Google Gidsen' die nieuwe Meet-gebruikers bij de overstap kunnen helpen. Deze mensen (geselecteerd of zelf aangemeld) krijgen extra producttraining zodat ze anderen kunnen ondersteunen. Zorg ervoor dat u deze mensen opneemt in de early adopter-fase van de hierboven genoemde lancering.
  3. Betrek leiders bij het proces die deze verandering top-down kunnen promoten voor hun teams. Naast de leidinggevende sponsoren die u al vroeg in het proces hebt geworven, kunt u een breder aantal leiders verzamelen om hen op de hoogte te houden en te voorzien van informatie en gesprekspunten over Meet en de overstap. Als de leiders eenmaal betrokken en geïnformeerd zijn, moeten ze het voortouw nemen in de nieuwe manier van werken voor hun teams, teamleden die Meet correct gebruiken, aanmoedigen en erkenning geven, en belangrijke updates of berichten over de Meet-implementatie met ze delen.

Stel doelen en successtatistieken vast

Vóór de lancering moet u ingebruiknamedoelen van Meet instellen voor teams of zelfs voor het hele bedrijf. Deel regelmatig voortgangsupdates om de motivatie op een hoog niveau te houden en vergeet niet om ook de kleinere mijlpalen te vieren. Bij teams waarbij het product weinig gebruikt wordt, wijst u mensen aan die als boegbeeld kunnen dienen om anderen te motiveren.

Communiceren en trainen

Zodra een plan voor verandermanagement is opgesteld, moeten teams hun aandacht richten op communicatie en training. Via communicatie worden medewerkers voorbereid op de overstap. Dit kunnen e-mails zijn waarin de overstap wordt aangekondigd, posters in ruimten die dit melden en een interne website met alle informatie en hulpbronnen die medewerkers nodig hebben. Het is belangrijk om een combinatie van communicatiemiddelen te gebruiken, dus zorg ervoor dat u ook teamvergaderingen, vergaderingen met het hele personeel en andere kanalen gebruikt om de boodschap over te brengen. Trainingsmateriaal helpt mensen het product te gebruiken en kan bestaan uit onder andere presentaties, YouTube-video's en webinars (via Meet natuurlijk). Bekijk het Google Meet-starterspakket voor communicatie- en trainingshulpbronnen die u kunt gebruiken voor de overstap van uw bedrijf naar Meet.

Vraag om feedback

Zodra u Meet in uw hele organisatie hebt geïmplementeerd, kunt u niet achterover leunen, maar moet u juist om feedback vragen. Dit kan bijvoorbeeld met een eenvoudige enquête waarin u mensen twee vragen stelt over hun ervaringen met Meet. U kunt de antwoorden categoriseren en gebruiken om inzicht te krijgen in IT-problemen en als basis gebruiken om te bepalen welke trainingshulpbronnen nodig zijn. U kunt zelfs grotere problemen aanpakken tijdens een algemene vergadering. Medewerkers willen weten dat er naar ze wordt geluisterd en dat er iets met hun feedback wordt gedaan.

Meer informatie

Er is ook een volledige suite met bronnen voor verandermanagement beschikbaar in het Helpcentrum voor Google Workspace-beheerders. Alle werknemers die Meet gebruiken, kunnen meer informatie vinden in het informatiecentrum.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen