自動更換遭拒的會議室

如果某間會議室拒絕會議，請將其替換成類似的會議室。會議室可能出於以下原因拒絕會議：會議室已被預訂、出於維護需要從會議室中移除了會議設施，或週期性會議系列與一次性會議室相衝突。如果會議室最多可容納 70 人，Google 日曆會自動嘗試尋找並預訂 (如有) 適合的替代會議室：

• 在同一棟建築物內
• 採用相同設備
• 規模大小合理，具體取決於參與者人數。新會議室必須能容納所有與會者，且空間並未過大。如果新會議室的空間過大，系統就不會將其預訂為自動替換的會議室。

  使用會議室自動更換功能

  會議室自動更換功能預設為開啟，但只有在同時符合以下兩個條件時，系統才會更換會議室：

  • 會議室已定義為結構化資源，且已歸類為會議空間。
  • 使用者已設定工作地點，且會議室在建築物中為結構化資源。

  使用者必須在建築物中設定工作地點並擁有結構化資源，才能看到自動更換會議室的選項。

  在管理控制台中將會議室定義為結構化資源

  請為所有會議室選擇正確的類別。資源標示不正確 (例如將社交空間標示為會議空間) 可能會導致會議室遭到錯誤更換。如何變更會議室類別：

  1. 登入 Google 管理控制台。

     請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「 目錄」「建築物與資源」。
  3. 在「資源管理」部分中，按一下「開啟」。
  4. 在「資源」下方，點選會議室名稱。
  5. 按一下「詳細資料」。
  6. 選擇適當的類別：
     • 會議空間：可召開會議的場地資源，包含進行電話會議用的小房間。
     • 其他資源：非用於會議的資源，例如單車或公司用車。
  7. 按一下「儲存」。

  使用 API 或 CSV 方法將會議室定義為結構化資源

  如需使用 API 或 CSV 方法定義資源的操作說明，請參閱「建立建築物、設施和日曆資源」。將「資源」類別設定為「CONFERENCE_ROOM」。

  預期通知

  針對預計會在未來 3 個月內舉行的活動：

  • Google 日曆會傳送電子郵件通知給發起人和邀請對象，通知他們最新預訂的會議室。
  • 如果邀請對象超過 20 位，Google 日曆就只會通知發起人和建立者。

  此外，如果會議室拒絕：

  • 一系列週期性活動：則只會傳送一封電子郵件。
  • 一系列週期性活動中的其中一項 (例外狀況)：Google 日曆最多可傳送 8 封電子郵件，每個例外狀況僅限一封。如果例外狀況超過 8 個，則整個系列將遭拒。

  關閉會議室自動更換功能

  請按照下列步驟關閉這項功能：

  1. 登入 Google 管理控制台。

     請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「 目錄」「建築物與資源」。
  3. 前往「會議室全域設定」頁面。
  4. 關閉 [允許自動更換會議室]。