当会议室拒绝会议时,请将其替换为类似的会议室。会议室可能因以下原因而拒绝会议:会议室已被预订、设施团队出于维护需要而移除了会议室,或者周期性系列会议与某个一次性会议预订了同一会议室,从而出现了冲突。对于最多可容纳 70 人的会议室,Google 日历会自动尝试查找并预订合适的替代会议室(如有):
- 在同一建筑物中
- 使用相同设备
- 规模合理,具体取决于参加者人数。新会议室必须能够容纳所有参加者,并且不能过大。如果新会议室过大,则不会预订为自动替换会议室。
使用“自动更换会议室”功能
“自动更换会议室”功能默认处于开启状态,但系统只有在同时满足以下两个条件时才会更换会议室:
- 会议室被定义为结构化资源,并被归类为会议空间。
- 用户已设置工作地点,且会议室在建筑物中属于结构化资源。
只有设置了工作地点并在建筑物中拥有结构化资源的用户才能看到“自动更换会议室”选项。
在管理控制台中将会议室定义为结构化资源
为所有会议室选择正确的类别。错误标记资源(例如将社交空间标记为会议空间)可能会导致会议室更换错误。要更改会议室类别,请执行以下操作:
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在管理控制台中,依次点击“菜单”图标
目录
建筑物和资源。
- 在“资源管理”部分,点击打开。
- 在资源下方,点击相应会议室的名称。
- 点击详情。
- 选择合适的类别:
- 会议空间:用于召开会议的资源,可以像电话亭一样小。
- 其他资源:不用于会议的资源,例如自行车或公司车辆。
- 点击保存。
使用 API 或 CSV 方法将会议室定义为结构化资源
请参阅创建建筑物、设施和日历资源,了解使用 API 或 CSV 方法定义资源的说明。将“资源类别”设为“CONFERENCE_ROOM”。
预计会发送的通知
对于安排在未来 3 个月内的活动:
- Google 日历会向组织者和邀请对象发送电子邮件通知,告知他们新预订的会议室。
- 如果邀请对象超过 20 人,则 Google 日历只会通知组织者和创建者。
此外,如果会议室拒绝:
- 一系列周期性活动 - 只发送一封电子邮件。
- 一系列周期性活动中的一个活动(例外情况) - 日历最多会发送 8 封电子邮件,每次例外情况发送一封。如果超过 8 封,则整个系列将被拒绝。
关闭自动更换会议室
请按照以下步骤关闭此功能:
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在管理控制台中,依次点击“菜单”图标
目录
建筑物和资源。
- 转到全局会议室设置。
- 关闭允许自动更换会议室。