Автоматическая замена переговорных комнат при отказе в бронировании

Если вам отказано в бронировании переговорной комнаты, найдите ей подходящую замену. В бронировании может быть отказано, если комната уже забронирована, выполняется техническое обслуживание ее оснащения или произошел однократный конфликт бронирования в серии повторяющихся встреч. Для комнат вместимостью до 70 человек Google Календарь автоматически ищет и при возможности бронирует подходящую комнату на замену, которая:

• расположена в том же здании;
• оснащена подобным образом;
• имеет размер, отвечающий количеству участников, – комната должна вмещать их, но не быть слишком большой, поскольку в таком случае она не будет забронирована как автоматическая замена.

  Как включить автоматическую замену переговорных комнат

  Функция автоматической замены включена по умолчанию, но работает, только если выполнены следующие два условия:

  • Переговорные комнаты определены как структурированные ресурсы и отнесены к категории пространств для проведения встреч.
  • Для каждого пользователя указано место работы, при этом переговорная комната представлена ресурсом в его здании.

  Функция автоматической замены переговорных комнат будет доступна только тем пользователям, для которых выполнено второе условие.

  Как структурировать данные о переговорных комнатах в консоли администратора

  Правильно выберите категорию для всех комнат. Неправильная классификация ресурсов, например причисление общественных мест к пространству для проведения встреч, может привести к ошибкам при замене. Чтобы изменить категорию для переговорной комнаты:

  1. Войдите в консоль администратора Google.

     Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. В консоли администратора нажмите на значок меню КаталогЗдания и ресурсы.
  3. В разделе "Управление ресурсами" нажмите Открыть.
  4. В разделе Ресурсы нажмите на название комнаты.
  5. Нажмите Сведения.
  6. Выберите нужную категорию:
     • "Пространство для проведения встреч" – ресурс, используемый для проведения встреч или видеоконференций, например комната для телефонных переговоров.
     • "Другой ресурс" – ресурс, не используемый для встреч, например велосипед или служебный автомобиль.
  7. Нажмите Сохранить.

  Как структурировать данные о переговорных комнатах с помощью API или CSV-файла

  Инструкции по созданию ресурсов с помощью API или CSV-файла вы найдете в статье Как добавлять информацию о зданиях, оснащении и ресурсах Календаря. Для параметра "Категория ресурса" задайте значение CONFERENCE_ROOM.

  Уведомления, отправляемые при замене

  Если мероприятие должно состояться не позднее чем через три месяца:

  • Календарь отправляет электронные письма организатору и участникам с сообщением о том, что забронирована другая комната.
  • Если в мероприятии участвуют больше 20 человек, уведомления получат только его организатор и создатель.

  При отказе в бронировании переговорной комнаты в случае:

  • Серии повторяющихся мероприятий – Календарь отправляет только одно электронное письмо.
  • Одного мероприятия из серии повторяющихся (исключение) – Календарь отправляет до восьми писем при каждом исключении. Если исключений больше чем 8, отказ в бронировании происходит для всей серии мероприятий.

  Как отключить автоматическую замену переговорных комнат

  Чтобы отключить функцию автоматической замены:

  1. Войдите в консоль администратора Google.

     Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. В консоли администратора нажмите на значок меню КаталогЗдания и ресурсы.
  3. Выберите Глобальные настройки для переговорных комнат.
  4. Выключите параметр Разрешить автоматическую замену переговорных комнат.