Substituir automaticamente as salas de reunião recusadas

Quando uma sala recusar uma reunião, ela será substituída por outra sala semelhante. É possível que as salas recusem reuniões porque já foram reservadas, foram removidas para manutenção ou uma série de reuniões recorrentes encontrou um conflito de sala. Para salas com até 70 pessoas, o Google Agenda tenta encontrar e, se disponível, reservar uma substituição adequada:

  • com o mesmo tamanho ou um pouco maior do que a original;
  • no mesmo edifício;
  • com o mesmo equipamento.

Usar a substituição automática de salas

A substituição automática de salas fica ativada por padrão, mas só substitui as salas quando as duas condições a seguir são atendidas:

  • As salas são definidas como recursos estruturados e classificadas como espaços para reuniões.
  • Os usuários definem os locais de trabalho, e as salas são recursos estruturados nos edifícios.

Apenas os usuários com um conjunto de locais de trabalho e recursos estruturados nos edifícios veem a opção "Substituição automática de sala".

Definir salas como recursos estruturados no Admin Console

Escolha a categoria correta para todas as salas. A identificação incorreta de recursos, por exemplo, indentificar um espaço social como um espaço para reuniões, pode resultar em uma substituição incorreta de sala. Para alterar uma categoria de sala:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursos.
  3. Na seção "Gerenciamento de recursos", clique em Abrir.
  4. Em Recursos, clique no nome da sala.
  5. Clique em Detalhes.
  6. Escolha a categoria apropriada:
    • Espaço para reuniões: recursos usados em reuniões ou conferências que podem ser pequenos como uma sala com um telefone.
    • Outro recurso: recursos que não são usados em reuniões. Por exemplo, uma bicicleta ou um carro da empresa.
  7. Clique em Salvar.

Definir salas como recursos estruturados usando a API ou o método CSV

Consulte Definir edifícios, funcionalidades e recursos do Agenda para ver instruções sobre como definir recursos usando a API ou o método CSV. Defina a categoria do recurso como "CONFERENCE_ROOM".

Notificações esperadas

Para eventos programados para os próximos três meses:

  • O Agenda envia notificações por e-mail ao organizador e aos convidados informando a nova sala.
  • Se houver mais de 20 convidados, o Agenda só notificará o organizador e o criador.

Além disso, veja o que acontece quando uma sala recusa estes itens:

  • Uma série de eventos recorrentes: apenas um e-mail é enviado.
  • Um em uma série de eventos recorrentes (uma exceção): o Agenda envia até cinco e-mails, um para cada exceção. Se houver mais de cinco, a série inteira será recusada.

Desativar a substituição automática de sala

Siga estas etapas para desativar o recurso:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursos.
  3. Acesse Configurações globais das salas.
  4. Desative Permitir substituição automática de sala.
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