Automatyczna zamiana sal konferencyjnych po odrzuceniu zaproszenia

Gdy zaproszenie na spotkanie jest odrzucane z jakiejś sali, zamień ją na podobną salę. Zaproszenie może zostać odrzucone, gdy np. ktoś już zarezerwował daną salę, pomieszczenie jest w remoncie lub wystąpił konflikt między serią spotkań cyklicznych a jednorazową rezerwacją sali. W przypadku sal z maksymalnie 70 miejscami Kalendarz Google automatycznie próbuje wyszukać i – jeśli to możliwe – zarezerwować odpowiednie pomieszczenie zastępcze:

• w tym samym budynku;
• z takim samym wyposażeniem;
• o rozsądnym rozmiarze, w zależności od liczby uczestników. Nowa sala musi pomieścić wszystkich uczestników, ale nie może być bezzasadnie duża. Jeśli nowa sala jest bezzasadnie duża, nie zostanie zarezerwowana w ramach automatycznej zamiany sal.

  Korzystanie z automatycznej zamiany sal

  Automatyczna zamiana sal jest domyślnie włączona, ale działa tylko po spełnieniu obu tych warunków:

  • sale są zdefiniowane jako uporządkowane zasoby i sklasyfikowane jako miejsca spotkań;
  • użytkownicy mają ustawioną lokalizację miejsca pracy, a sale są uporządkowanymi zasobami w ich budynkach.

  Opcja automatycznej zamiany sal jest widoczna tylko dla użytkowników, którzy mają ustawioną lokalizację miejsca pracy i znajdują się w budynku z uporządkowanymi zasobami.

  Definiowanie sal jako uporządkowanych zasobów za pomocą konsoli administracyjnej

  Wybierz prawidłową kategorię dla wszystkich pomieszczeń. Niewłaściwe etykiety zasobów, na przykład oznaczenie pomieszczenia socjalnego jako miejsca spotkań, mogą spowodować nieprawidłową zamianę sal. Aby zmienić kategorię pomieszczenia:

  1. Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.

     Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).

  2. W konsoli administracyjnej otwórz menu    Katalog  Budynki i zasoby.
  3. W sekcji Zarządzanie zasobami kliknij Otwórz.
  4. W sekcji Zasoby kliknij nazwę pomieszczenia.
  5. Kliknij Szczegóły.
  6. Wybierz odpowiednią kategorię:
     • Miejsce spotkań – zasoby używane do prowadzenia spotkań i rozmów konferencyjnych. Nie muszą to być duże pomieszczenia.
     • Inny zasób – zasoby, które nie są używane do prowadzenia spotkań, np. rower lub samochód służbowy.
  7. Kliknij Zapisz.

  Definiowanie sal jako uporządkowanych zasobów za pomocą interfejsu API lub pliku CSV

  Instrukcje definiowania zasobów za pomocą interfejsu API lub pliku CSV znajdziesz w artykule Tworzenie budynków, funkcji i zasobów kalendarza. Ustaw kategorię zasobu na CONFERENCE_ROOM.

  Oczekiwane powiadomienia

  W przypadku wydarzeń zaplanowanych na nadchodzące 3 miesiące:

  • Kalendarz wysyła do organizatora i gości e-maila z powiadomieniem o nowo zarezerwowanej sali;
  • jeśli gości jest więcej niż 20, Kalendarz powiadamia tylko organizatora i twórcę.

  Ponadto jeśli sala odrzuci:

  • serię wydarzeń cyklicznych – wysyłany jest tylko jeden e-mail;
  • jedno z wydarzeń cyklicznych (wyjątek) – Kalendarz wysyła do 8 e-maili, po jednym dla każdego wyjątku (jeśli jest ich więcej, cała seria wydarzeń cyklicznych zostaje odrzucona).

  Wyłączanie automatycznej zamiany sal

  Aby wyłączyć tę funkcję, wykonaj następujące czynności:

  1. Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.

     Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).

  2. W konsoli administracyjnej otwórz menu    Katalog  Budynki i zasoby.
  3. Otwórz Ustawienia wszystkich sal.
  4. Wyłącz opcję Zezwalaj na automatyczną zamianę sal.