Geweigerde vergaderruimten automatisch vervangen

U kunt instellen dat als een ruimte een vergadering weigert, er een vergelijkbare ruimte wordt toegewezen. Ruimtes kunnen vergaderingen weigeren omdat ze al geboekt zijn, faciliteiten zijn verwijderd uit de ruimtes voor onderhoud of er voor een terugkerende serie vergaderingen een eenmalig ruimteconflict is. Voor ruimtes met een capaciteit van maximaal 70 mensen probeert Google Agenda automatisch een geschikte vervangende ruimte te zoeken en (indien beschikbaar) te boeken, waarvoor het volgende geldt:

• In hetzelfde gebouw
• Met dezelfde apparatuur
• Redelijk groot, afhankelijk van het aantal deelnemers. De nieuwe ruimte moet passend zijn voor alle deelnemers zonder onredelijk groot te zijn.Als de nieuwe ruimte onredelijk groot is, wordt deze niet geboekt als automatische vervanging.

  Automatisch ruimtes vervangen gebruiken

  Automatisch ruimtes vervangen staat standaard aan. Ruimtes worden echter alleen vervangen als aan allebei deze voorwaarden wordt voldaan:

  • Ruimtes zijn gedefinieerd als gestructureerde faciliteiten en geclassificeerd als vergaderruimtes.
  • Gebruikers hebben hun werklocatie ingesteld en ruimtes zijn gestructureerde faciliteiten in hun gebouw.

  Alleen gebruikers voor wie de werklocatie is ingesteld en die gestructureerde faciliteiten hebben in hun gebouw zien de optie om ruimtes automatisch te vervangen.

  Ruimtes definiëren als gestructureerde faciliteiten in de Beheerdersconsole

  Kies de juiste categorie voor alle ruimtes. Als u een faciliteit het verkeerde label geeft (bijvoorbeeld als u een sociale ruimte labelt als vergaderruimte) kunnen ruimtes verkeerd worden vervangen. Ga als volgt te werk om de categorie van een ruimte te wijzigen:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

     Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
  3. Klik in het gedeelte Resourcebeheer op Openen.
  4. Klik onder Faciliteiten op de naam van de ruimte.
  5. Klik op Details.
  6. Kies de juiste categorie:
     • Vergaderruimte: Faciliteiten die worden gebruikt voor vergaderingen of conferenties. Deze kunnen zo klein zijn als een telefoonruimte.
     • Andere faciliteit: Faciliteiten die niet worden gebruikt voor vergaderingen, bijvoorbeeld een fiets of een bedrijfsauto. 
  7. Klik op Opslaan.

  Ruimtes definiëren als gestructureerde faciliteiten met de API- of csv-methode

  Zie Gebouwen, functies en agendafaciliteiten maken voor instructies om faciliteiten te definiëren met de API- of csv-methode. Stel de Faciliteitscategorie in op CONFERENCE_ROOM.

  Welke meldingen u kunt verwachten

  Voor afspraken die binnen 3 maanden in de toekomst zijn gepland:

  • Agenda stuurt een e-mailmelding naar de organisator en gasten waarin staat dat er een andere ruimte is geboekt.
  • Als er meer dan 20 gasten zijn, waarschuwt Agenda alleen de organisator en de maker.

  Als een ruimte een vergadering weigert, gebeurt bovendien het volgende:

  • Bij een serie terugkerende afspraken: Er wordt maar één e-mail gestuurd.
  • Eén in een reeks terugkerende afspraken (een uitzondering): Agenda verzendt maximaal 5 e-mails, één voor elke uitzondering. Als er meer dan 5 zijn, wordt de hele serie geweigerd.

  Automatisch ruimtes vervangen uitzetten

  Ga als volgt te werk om de functie uit te zetten:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

     Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
  3. Ga naar Algemene ruimte-instellingen.
  4. Zet Automatisch ruimtes vervangen toestaan uit.