Sostituire automaticamente le sale riunioni rifiutate

Quando una stanza viene rifiutata per una riunione, sostituiscila con una stanza simile. Le sale potrebbero essere rifiutate per le riunioni perché sono già prenotate, sono state rimosse per manutenzione o si è verificato un conflitto in una serie di riunioni ricorrenti. Per le sale con una capacità massima di 70 persone, Google Calendar tenta di trovare automaticamente e, se disponibile, di prenotare una sostituzione adatta:

• Si trovi nello stesso edificio
• Offra le stesse attrezzature
• Di dimensioni ragionevoli, a seconda del numero di partecipanti. La nuova stanza deve poter ospitare tutti i partecipanti senza essere eccessivamente irragionevolmente grande. Se la nuova stanza è irragionevolmente grande, non verrà prenotata come sostituzione automatica.

  Utilizzare la sostituzione automatica della sala

  L'impostazione Sostituzione automatica della stanza è attiva per impostazione predefinita, ma le stanze vengono sostituite solo se sono soddisfatte entrambe le seguenti condizioni:

  • Le stanze sono definite come risorse strutturate e classificate come spazi per le riunioni.
  • Gli utenti hanno impostato i propri luoghi di lavoro all'interno degli edifici in cui si trovano anche le stanze, definite come risorse strutturate.

  L'opzione Sostituzione automatica della stanza verrà mostrata solo agli utenti associati a un luogo di lavoro impostato e con risorse strutturate all'interno dello stesso edificio.

  Definire le stanze come risorse strutturate nella Console di amministrazione

  Scegli la categoria corretta per tutte le stanze. Se le risorse non vengono categorizzate in modo corretto, ad esempio se uno spazio comune viene etichettato come spazio per le riunioni, anche la sostituzione potrebbe risultare errata. Per cambiare la categoria di una stanza:

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

     Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella Console di amministrazione, vai al Menu  DirectoryEdifici e risorse.
  3. Nella sezione Gestione risorse, fai clic su Apri.
  4. Sotto Risorse, fai clic sul nome della stanza.
  5. Fai clic su Dettagli.
  6. Scegli la categoria appropriata:
     • Spazio per le riunioni: risorse utilizzate per riunioni o conferenze. Può anche trattarsi di una piccola stanza con un telefono. 
     • Altre risorse: risorse che non vengono utilizzate per le riunioni, ad esempio una bicicletta o un'auto aziendale. 
  7. Fai clic su Salva.

  Definire le sale come risorse strutturate utilizzando il metodo API o CSV

  Vai a Creare edifici, funzionalità e risorse del calendario per istruzioni su come definire le risorse utilizzando il metodo API o CSV. Imposta la categoria della risorsa su CONFERENCE_ROOM.

  Notifiche previste

  Per eventi programmati entro i tre mesi successivi:

  • Calendar invia email di notifica all'organizzatore e agli invitati per informarli della sala appena prenotata.
  • Se gli invitati sono più di 20, Calendar invia una notifica solo all'organizzatore e all'autore.

  Inoltre, se una sala viene rifiutata:

  • Per una serie di eventi ricorrenti: viene inviata una sola email.
  • Per un evento di una serie di eventi ricorrenti (eccezione): Calendar invia fino a 8 email, una per ogni eccezione. Se sono presenti più di 8 eccezioni, l'intera serie viene rifiutata.

  Disattivare la sostituzione automatica della stanza

  Segui questi passaggi per disattivare la funzionalità:

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

     Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella Console di amministrazione, vai al Menu  DirectoryEdifici e risorse.
  3. Vai a Impostazioni globali della stanza.
  4. Disattiva Consenti sostituzione automatica della stanza.