Remplacement automatique des salles de réunion refusées

Si une salle refuse une réunion, remplacez-la par une salle similaire. Les salles peuvent refuser des réunions si elles sont déjà réservées, si elles ont été retirées pour maintenance ou si une série de réunions récurrentes a subi un conflit de salle ponctuel. Pour les salles pouvant accueillir jusqu'à 70 personnes, Google Agenda tente automatiquement de rechercher et, si disponible, réserver une salle de remplacement appropriée :

  • de même taille ou légèrement plus grande que l'original ;
  • dans le même bâtiment ;
  • avec le même équipement.

Utiliser le remplacement automatique de salles

Le remplacement automatique des salles est activé par défaut, mais il ne fonctionne que pour les salles définies comme ressources structurées et classées comme espaces de réunion.

Définir des salles comme ressources structurées dans la console d'administration

Sélectionnez la catégorie appropriée pour toutes les salles. L'étiquetage incorrect de ressources, telles que l'étiquetage d'un espace social comme espace de réunion, peut entraîner le remplacement incorrect d'une salle. Pour modifier une catégorie de salle :

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
  4. Sous Ressources, cliquez sur le nom de la salle.
  5. Cliquez sur Catégorie.
  6. Sélectionnez la catégorie appropriée :
    • Espace de réunion : ressources utilisées pour des réunions ou des conférences, même si elles ont lieu dans une salle pas plus grande qu'une salle de téléphone.
    • Autre ressource : ressources qui ne sont pas utilisées pour les réunions, par exemple, un vélo ou une voiture de fonction.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Définir des salles en tant que ressources structurées à l'aide de l'API ou de la méthode CSV

Pour savoir comment définir des ressources à l'aide de l'API ou de la méthode CSV, consultez Configurer des bâtiments, des fonctionnalités et des ressources Agenda. Définissez la catégorie de ressource sur CONFERENCE_ROOM.

Notifications attendues

Pour les événements prévus dans les trois prochains mois :

  • Agenda envoie des notifications par e-mail à l'organisateur et aux invités pour les informer de la nouvelle réservation de salle.
  • S'il y a plus de 20 invités, Agenda n'informe que l'organisateur et le créateur.

De plus, si une salle refuse :

  • une série d'événements périodiques, un seul e-mail est envoyé ;
  • un événement dans une série d'événements périodiques (exception), Agenda envoie jusqu'à cinq e-mails, un pour chaque exception. S'il y a plus de cinq exceptions, toute la série est refusée.

Désactiver le remplacement automatique de salles

Pour désactiver cette fonctionnalité, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Accédez à Paramètres généraux relatifs aux sallespuisRemplacement automatique de salles,
  4. Cliquez sur Autoriser le remplacement automatique de salles pour désactiver cette option.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
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