Remplacement automatique des salles de réunion refusées

Si une salle refuse une réunion, remplacez-la par une salle similaire. Les salles peuvent refuser des réunions si elles sont déjà réservées, si elles ont été retirées pour maintenance ou si une série de réunions récurrentes a subi un conflit de salle ponctuel. Pour les salles pouvant accueillir jusqu'à 70 personnes, Google Agenda tente automatiquement de rechercher et, si disponible, réserver une salle de remplacement appropriée :

• dans le même bâtiment ;
• avec le même équipement.
• d'une taille raisonnable, selon le nombre de participants. La nouvelle salle doit pouvoir accueillir tous les participants, sans être trop grande. Si la nouvelle salle est excessivement grande, elle ne sera pas réservée en tant que remplacement automatique.

  Utiliser le remplacement automatique de salles

  Le remplacement automatique de salles est activé par défaut, mais il ne remplace les salles que lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

  • Les salles sont définies comme des ressources structurées et classées comme des espaces de réunion.
  • Les lieux de travail des utilisateurs sont définis et les salles sont des ressources structurées dans leurs bâtiments.

  Seuls les utilisateurs disposant d'un lieu de travail et de ressources structurées dans leur bâtiment verront l'option "Remplacement automatique de salles".

  Définir les salles comme ressources structurées dans la console d'administration

  Sélectionnez la bonne catégorie pour chacune des salles. Une mauvaise catégorisation des ressources, par exemple un espace social défini comme un espace de réunion, peut conduire à une erreur lors du remplacement de salle. Pour modifier la catégorie d'une salle :

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

     Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans la console d'administration, accédez à Menu    Annuaire  Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
  4. Sous Ressources, cliquez sur le nom de la salle.
  5. Cliquez sur Détails.
  6. Sélectionnez la catégorie appropriée :
     • Espace de réunion : ressources utilisées pour des réunions ou des conférences (il peut s'agir de pièces à peine plus grandes que des cabines téléphoniques).
     • Autre ressource : ressources qui ne sont pas utilisées pour les réunions, par exemple un vélo ou une voiture de fonction. 
  7. Cliquez sur Enregistrer.

  Définir des salles en tant que ressources structurées à l'aide de l'API ou de la méthode CSV

  Accédez à Créer des bâtiments, des fonctionnalités et des ressources d'agenda pour savoir comment définir des ressources à l'aide de l'API ou de la méthode CSV. Configurez la catégorie de la ressource comme CONFERENCE_ROOM.

  Notifications à prévoir

  Pour les événements prévus dans les trois prochains mois :

  • Agenda envoie des notifications par e-mail à l'organisateur et aux invités pour les informer de la nouvelle réservation de salle.
  • S'il y a plus de 20 invités, Agenda n'informe que l'organisateur et le créateur.

  De plus, si une salle refuse :

  • une série d'événements périodiques, un seul e-mail est envoyé ;
  • un événement dans une série d'événements périodiques (exception), Agenda envoie jusqu'à huit e-mails, un pour chaque exception. S'il y a plus de huit exceptions, toute la série est refusée.

  Désactiver le remplacement automatique de salle

  Pour désactiver cette fonctionnalité, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

     Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Dans la console d'administration, accédez à Menu    Annuaire  Bâtiments et ressources.
  3. Accédez à Paramètres généraux relatifs aux salles.
  4. Désactivez Autoriser le remplacement automatique de salles.