Abgelehnte Konferenzräume automatisch ersetzen

Wenn ein Raum eine Besprechung ablehnt, ersetzen Sie ihn durch einen ähnlichen Raum. Es kann sein, dass Räume Besprechungen ablehnen, weil die Räume bereits gebucht sind, aufgrund von Wartungsarbeiten entfernt wurden oder bei einer wiederkehrenden Besprechung ein Konflikt mit einem einmaligen Termin aufgetreten ist. Bei Räumen von bis zu 70 Personen versucht Google Kalender automatisch, einen geeigneten Ersatz zu finden:

• Im selben Gebäude
• Mit derselben Ausstattung
• Von einer angemessenen Größe, abhängig von der Anzahl der Teilnehmer. Der neue Raum muss für alle Teilnehmer passen, ohne unnötig groß zu sein.Wenn der neue Raum zu groß ist, wird er nicht als automatischer Raumersatz gebucht.

  Den automatischen Raumersatz verwenden

  Der automatische Raumersatz ist standardmäßig aktiviert, funktioniert jedoch nur, wenn diese beiden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Räume sind als strukturierte Ressourcen definiert und als Konferenzräume klassifiziert.
  • Nutzer haben ihren Arbeitsort festgelegt und die Räume sind in ihrem Gebäude als strukturierte Ressourcen definiert.

  Nur Nutzer mit einem festgelegten Arbeitsort und strukturierten Ressourcen im Gebäude sehen die Option für den automatischen Raumersatz.

  Räume in der Admin-Konsole als strukturierte Ressourcen festlegen

  Wählen Sie die richtige Kategorie für alle Räume aus. Wenn Sie die Ressourcen falsch zuordnen, etwa einen Gemeinschaftsraum als Konferenzraum einordnen, kann dies zu einem falschen Raumersatz führen. So ändern Sie eine Raumkategorie:

  1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in Google Admin-Konsole an.

     Wenn Sie kein Administratorkonto verwenden, können Sie nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.

  2. Klicken Sie auf das Dreistrich-Menü    Verzeichnis > Gebäude und Ressourcen > Übersicht.

     Hierfür ist die Administratorberechtigung Gebäude und Ressourcen erforderlich.

  3. Klicken Sie im Abschnitt "Ressourcenverwaltung" auf Öffnen.
  4. Klicken Sie unter Ressourcen auf den Namen des Raums.
  5. Klicken Sie auf Details.
  6. Wählen Sie die passende Kategorie aus:
     • Konferenzraum: Ressourcen, die für Besprechungen oder Konferenzen verwendet werden können und mindestens die Größe eines Telefonzimmers haben. 
     • Andere Ressource: Ressourcen, die nicht für Besprechungen verwendet werden, z. B. Fahrrad oder Firmenwagen.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

  Räume per API oder CSV-Datei als strukturierte Ressourcen definieren

  Eine Anleitung zum Definieren von Ressourcen mithilfe der API- oder CSV-Methode finden Sie unter Gebäude, Ausstattungen und Kalenderressourcen erstellen. Legen Sie als Ressourcenkategorie KONFERENZRAUM fest.

  Benachrichtigungen, die Sie erhalten

  Für Termine innerhalb der nächsten drei Monate:

  • Google Kalender sendet E-Mail-Benachrichtigungen an den Organisator und die Gäste und informiert sie über den neu gebuchten Raum.
  • Bei mehr als 20 Gästen erhalten nur der Organisator und der Ersteller diese Benachrichtigung.

  Außerdem gilt Folgendes, wenn ein Raum abgelehnt wird:

  • Eine Serie wiederkehrender Termine: Nur eine E-Mail wird gesendet.
  • In einer Serie wiederkehrender Termine (Ausnahme): In Google Kalender werden bis zu acht E-Mails gesendet, eine pro Ausnahme. Gibt es mehr als acht, wird die gesamte Serie abgelehnt.

  Automatisches Ersetzen von Räumen deaktivieren

  So deaktivieren Sie diese Funktion:

  1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in Google Admin-Konsole an.

     Wenn Sie kein Administratorkonto verwenden, können Sie nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.

  2. Klicken Sie auf das Dreistrich-Menü    Verzeichnis > Gebäude und Ressourcen > Übersicht.

     Hierfür ist die Administratorberechtigung Gebäude und Ressourcen erforderlich.

  3. Gehen Sie zu Globale Raumeinstellungen.
  4. Deaktivieren Sie Automatischen Raumersatz zulassen.