Cómo administrar grupos

Buscar, filtrar y etiquetar contenido de grupos


Este artículo está dirigido a administradores. Para gestionar tus propios grupos, visita el Centro de Ayuda de Grupos de Google.Para usar esta función, debes activar Grupos de Google para empresas.

En Grupos de Google puedes buscar grupos y contenido, así como filtrar las conversaciones de un grupo por diferentes criterios, como el autor, el asunto o si son anteriores o posteriores a una fecha determinada. Para que sea más fácil buscar publicaciones, puedes asignarles etiquetas.

Buscar grupos y mensajes

Puedes buscar grupos, conversaciones dentro de grupos y mensajes concretos.

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Para buscar grupos, sigue estos pasos:
    1. En el panel izquierdo, haz clic en Mis grupos, en Grupos recientes o en Todos los grupos.
    2. Elige una opción de búsqueda:
      • Para buscar grupos de tu propiedad, grupos de tu organización o ajenos a ella, o grupos a los que te acabas de unir, haz clic en el campo de búsqueday luegoselecciona la opción que te interese. Estas opciones no están disponibles si has elegido Todos los grupos.
      • Si quieres buscar por otros criterios, en el campo de búsqueda, escribe los criterios de búsqueday luegopulsa Intro.
      • Para ver las opciones de búsqueda avanzada, en el campo de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo "". Introduce los criterios de búsqueday luegohaz clic en Buscar. Estas opciones no están disponibles si has elegido Todos los grupos.
  3. Para buscar conversaciones dentro de un grupo, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en el grupo.
    2. En el campo de búsqueda, escribe los criterios de búsqueday luegopulsa Intro.
    3. Para acceder a las opciones de búsqueda avanzada, en el campo de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo "", escribe los criterios de búsqueday luegohaz clic en Buscar.
  4. Para buscar mensajes en todos los grupos a la vez, sigue estos pasos:
    1. En el menú desplegable izquierdo de la barra de búsqueda, selecciona Todos los grupos y mensajes.
    2. En el campo de búsqueda, escribe los criterios de búsqueday luegopulsa Intro.
    3. Para ver las opciones de búsqueda avanzada, en el campo de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo "", escribe los criterios de búsqueday luegohaz clic en Buscar.
      Find a group
  5. Para modificar rápidamente la búsqueda, haz clic en una de las opciones situadas encima de los resultados. Por ejemplo:
    • Si has buscado en grupos, puedes acotar la búsqueda seleccionando el momento de incorporación. 
    • Si has hecho una búsqueda en todos los grupos y mensajes, acótala para buscar solo en grupos o en conversaciones.

Filtrar y buscar conversaciones

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en el nombre de un grupo.
  3. En la parte superior, en la barra de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo "".
  4. En el campo de búsqueda tienes las siguientes opciones para filtrar conversaciones:
    • Usuarios que han publicado mensajes en la conversación
    • Asunto de la conversación
    • Palabras incluidas en la conversación
    • Conversaciones publicadas entre una fecha de inicio y de finalización concretas
    • Conversaciones con archivos adjuntos
    • Conversaciones que se han marcado como duplicadas (solo en las bandejas de entrada colaborativas)
    • Conversaciones marcadas como completadas (solo en las bandejas de entrada colaborativas)
    • Conversaciones marcadas como No es necesaria ninguna acción (solo en las bandejas de entrada colaborativas)
    • Conversaciones que se te han asignado a ti o a otro usuario, o que están sin asignar (solo en las bandejas de entrada colaborativas)
    • Conversaciones resueltas o no
      Para que una conversación se considere resuelta, tiene que haberse marcado como duplicada, como finalizada o como No es necesaria ninguna acción (solo en las bandejas de entrada colaborativas).
    • Etiquetas
      Puedes introducir varias etiquetas separándolas con comas. En los resultados de búsqueda se incluirán las conversaciones que tengan todas las etiquetas que indiques.
  5. Haz clic en Buscar.

Crear y usar etiquetas

Si eres propietario o administrador de un grupo, puedes activar la opción de organizar sus publicaciones con etiquetas. Si está activada, podrás organizar las conversaciones etiquetándolas con palabras clave y actualizar las etiquetas de una conversación en cualquier momento. Después, podrás usar esas etiquetas para buscar y filtrar conversaciones.

A diferencia de las etiquetas que creas en Gmail, las etiquetas que asignas a una conversación en Grupos de Google las ve cualquier persona que pueda ver esa conversación.

Para utilizar etiquetas en Grupos, la función de etiquetas compartidas debe estar habilitada.

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. Haz clic en el nombre de un grupo.
  3. Para activar las etiquetas, sigue estos pasos:
    1. A la izquierda, haz clic en Configuración del grupo.
    2. En Etiquetas compartidas, marca la casilla Habilitar etiquetas compartidas para este grupo.
  4. Para crear etiquetas, sigue estos pasos:
    1. En el panel izquierdo, coloca el cursor sobre Etiquetasy luegohaz clic en Más ""y luegoAñadir etiqueta.
    2. Asigna un nombre a la etiquetay luegohaz clic en Añadir.
      En los nombres de etiquetas no puede haber espacios ni ninguno de los siguientes caracteres: ! ~ ` @ # $ % ^ & * ( ) + = { } [ ] | : ; ' " < > . ? / .
  5. Para asignar una etiqueta a una o varias conversaciones, o para quitársela, haz lo siguiente:
    1. Para asignarla a una sola conversación, haz clic en la conversación.
      Para asignarla a varias conversaciones, coloca el cursor sobre cada una de ellasy luegomarca la casilla situada junto al nombre del autor.
    2. En la parte superior derecha, haz clic en Etiqueta ".
    3. Empieza a escribir el nombre de la etiquetay luegomarca o desmarca la casilla situada junto al nombre de la etiqueta cuando aparezca.
      También puedes crear una etiqueta para asignarla a los mensajes seleccionados.

    Para quitar una etiqueta de una conversación, haz clic en la conversacióny luegoen la parte superior, selecciona el icono X que hay en el nombre de la etiqueta.

  6. Para eliminar etiquetas, sigue estos pasos:
    1. En el panel de la izquierda, a la derecha de Etiquetas, haz clic en Más ""y luegoEliminar etiqueta.
    2. Haz clic en Aceptar.
      La etiqueta desaparecerá de la lista de etiquetas. Sin embargo, las conversaciones con esa etiqueta se conservarán a menos que las elimines.
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