Du kan konfigurera uppringningsgrupper så att personer i organisationen kan svara på samtal från samma Google Voice-nummer. Medlemmarna turas om att besvara samtal med hjälp av uppringningsgrupper, som även kallas svarsgrupper. Du kan till exempel skapa en uppringningsgrupp för säljteamet. Inkommande samtal kan ringa hos alla medlemmar i teamet tills någon svarar. Eller så kan du ringa en medlem i taget, i slumpmässig ordning.
Innan du börjar
Samtal till en uppringningsgrupp vidarebefordras inte till mobilnummer som är kopplade till en användares Google Voice-nummer.
Obs!
- Medlemmar som du lägger till i uppringningsgruppen måste ha en Voice-licens och ett nummer.
- Varje uppringningsgrupp måste lägga till ett eget telefonnummer.
Steg 1: Ge uppringningsgruppen ett namn och lägg till medlemmar
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
Från administratörskonsolen öppnar du menyn
Appar
Google Workspace
- Klicka på Uppringningsgrupper.
- Högst upp klickar du på Skapa.
- Under Detaljer anger du visningsnamnet och kan även lägga till en beskrivning om du vill.
- Under Medlemmar anger du gruppmedlemmarna en i taget i fältet Sök efter användare.
Du kan även lägga till upp till 50 medlemmar. - Klicka på Fortsätt.
Steg 2: Ställ in samtalshantering
I avsnittet Konfigurera samtalshantering anger du hur inkommande samtal till uppringningsgruppen ska hanteras.
Obs! Under ett samtal som ingår i en uppringningsgrupp får du aviseringar om inkommande samtal men inte aviseringar för missade samtal.
1. Ange uppringningsordning
Ange uppringningsordningen för inkommande samtal på menyn Mönster för samtalsdirigering:
- Slumpvis – ringer varje medlem i slumpmässig ordning tills någon svarar. Du kan ange hur lång tid varje medlem har innan samtalet omdirigeras till nästa medlem i gruppen. Du kan också ställa in maximal tid som ett samtal ringer innan det omdirigeras från gruppen.
- Samtidigt – ringer alla medlemmar samtidigt tills någon svarar. Du kan också ställa in hur länge samtalet ringer totalt, det vill säga hur lång tid gruppen har på sig att svara innan samtalet omdirigeras.
- Fast ordning – ringer varje medlem i ordning tills någon svarar. Du kan ange hur lång tid varje medlem har innan samtalet skickas till nästa medlem i gruppen. Du kan också ställa in maximal tid som ett samtal ringer innan det omdirigeras från gruppen.
2. Ring utgående samtal
Under Utgående ringande kan behöriga användare ringa utgående samtal med nummer som är tilldelade till uppringningsgruppen. Dessutom kan alla medlemmar i uppringningsgruppen ringa samtal.
- Om du vill att alla medlemmar i uppringningsgruppen ska kunna ringa utgående samtal markerar du Alla medlemmar i uppringningsgruppen kan ringa samtal.
Om du senare lägger till nya medlemmar i uppringningsgruppen tillåts de ringa utgående samtal. - Lägg till personer utanför uppringningsgruppen eller ange endast vissa personer som får ringa utgående samtal genom att klicka på Sök efter användare under Behöriga uppringare och ange användarna.
3. Ange alternativ för obesvarade samtal
- Fortsätt ringa – samtal fortsätter ringa användare i gruppen baserat på den ordning du har angett.
- Spela upp ett meddelande och koppla bort – uppringare hör ett meddelande och sedan kopplas samtalet bort.
- Lägg till ett meddelande – ange ett meddelande som uppringare hör innan samtalet kopplas bort. Du kan ha flera meddelanden på olika språk.
- Vidarekoppla uppringaren – samtal vidarekopplas till ett annat telefonnummer. I fältet Typ av vidarebefordran klickar du på nedåtpilen
och väljer typen av vidarebefordran:
- Användare – ange e-postadressen till en användare i organisationen som du vill vidarekoppla uppringare till. När du anger text öppnas en lista över användare med en Google Voice-licens. Om du väljer en användare som inte har ett telefonnummer visas ett felmeddelande.
- Virtuell receptionist – klicka på nedåtpilen
- Uppringningsgrupp – klicka på nedåtpilen
- Telefonnummer – ange telefonnumret som ringande ska vidarekopplas till. Om du vill använda ett telefonnummer som inte finns i USA klickar du på nedåtpil
- Skicka till röstbrevlåda – samtalet vidarekopplas till röstbrevlådan.
- Hälsningsmeddelande – ange det meddelande som ringande hör innan meddelandet går till röstbrevlådan. Du kan ha olika hälsningsmeddelanden på olika språk.
Klicka på Skapa uppringningsgruppen.
Steg 3: Tilldela nummer till uppringningsgruppen
När du har skapat en uppringningsgrupp tilldelar du ett eller flera nummer som uppringare använder för att nå uppringningsgruppen.
Obs! Om du inte vill få ett nytt nummer kan uppringningsgrupper återanvända valfritt nummer från kundens annonsutrymme. Mer information finns i Omtilldela ett Voice-nummer.
- Klicka på Tilldela ett nummer till vänster.
- I fältet Land/region klickar du på nedåtpilen
I fältet Adress för nödsamtal väljer du numrets adress för nödsamtal.
I listan visas dina Voice-platser. I fältet Google Voice-nummer visar Voice ett tillgängligt nummer. - Välj ett alternativ:
- Klicka på Tilldela om du vill behålla numret.
- Om du vill hitta ett annat nummer:
- Klicka på Ändra.
- Klicka på Välj bredvid ett nummer på listan.
- Klicka på Tilldela.
- Klicka på Slutför.
Ta emot flera samtal samtidigt
Uppringningsgrupper kan ta emot flera samtal samtidigt, beroende på typen av uppringningsgrupp.
- För en samtidig grupp rings användare som redan deltar i ett samtal inte upp förrän de har avböjt eller accepterat det första samtalet.
- För grupper med fasta och runda rundor hoppar uppringningsgruppen över den som fortfarande blir uppringd. Nästa person i kön svarar.
För utgående samtal spelar det ingen roll. Det kan finnas hur många som användarna vill ha.
Så här dirigeras samtal till en uppringningsgrupp
Inställningar för uppringningsgrupp hjälper dig att hantera inkommande samtalsflöden. Inställningarna visar andra Google Voice-tjänster som du har konfigurerat som källor för samtal till uppringningsgruppen. Du kan till exempel ställa in att en virtuell receptionist ska skicka samtal till gruppen.
Tillgänglighet för medlem i uppringningsgrupp
Medlemmar i uppringningsgruppen kan styra sin tillgänglighet för att ta emot samtal i uppringningsgruppen via närvaroinställningen i Google Voice. Mer information finns i Hantera samtalstillgänglighet i Google Voice.
Ansvariga för uppringningsgrupp
Workspace-administratörer kan tilldela funktioner för uppringningsgrupphantering till användare på domänen. Mer information finns i Göra en Voice-användare till ansvarig för en uppringningsgrupp.
