Puoi configurare gruppi di risposta per consentire a più persone della tua organizzazione di rispondere alle chiamate dallo stesso numero di Google Voice. I membri rispondono alle chiamate a turno utilizzando i gruppi di risposta. Ad esempio, potresti impostare un gruppo di risposta per il team di vendita. È possibile fare arrivare le chiamate a tutti i membri del team finché qualcuno non risponde. In alternativa, puoi far arrivare le chiamate a un membro alla volta, in ordine casuale.
Prima di iniziare
Le chiamate per un gruppo di risposta non vengono inoltrate ai numeri di cellulare associati al numero di Google Voice degli utenti.
Nota:
- Nota: è necessario assegnare una licenza e un numero di Voice ai membri aggiunti al gruppo di risposta.
- Ogni gruppo di risposta deve aggiungere il proprio numero di telefono.
Passaggio 1: assegna un nome al gruppo di risposta e aggiungi i membri
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai al Menu
Applicazioni
Google Workspace
- Fai clic su Gruppi di risposta.
- Fai clic su Crea nella parte alta della pagina.
- In Dettagli, inserisci il nome visualizzato e, facoltativamente, aggiungi una descrizione.
- In Membri, nel campo Trova utenti, inserisci i membri del gruppo di risposta, uno alla volta.
Puoi aggiungere fino a 50 membri. - Fai clic su Continua.
Passaggio 2: configura la gestione delle chiamate
Nella sezione Configura gestione chiamate, imposta la modalità di gestione delle chiamate in arrivo per il gruppo di risposta.
Nota: durante una chiamata come parte di un gruppo di risposta, ricevi le notifiche per le chiamate in arrivo, ma non le notifiche per le chiamate senza risposta.
1. Imposta l'ordine in cui devono squillare i telefoni
Nel menu Sequenza di indirizzamento chiamate, imposta l'ordine in cui devono essere reindirizzate le chiamate in arrivo:
- Round robin: le chiamate fanno squillare i telefoni di ogni membro in ordine casuale finché qualcuno non risponde. Puoi impostare il tempo a disposizione di ogni membro prima che la chiamata venga reindirizzata al membro successivo del gruppo. Puoi anche impostare la durata massima della chiamata, ossia l'intervallo di tempo in cui squillerà prima di essere reindirizzata altrove.
- Simultanea: le chiamate fanno squillare contemporaneamente i telefoni di tutti i membri, finché qualcuno non risponde. Puoi anche impostare la durata totale della chiamata, ossia il tempo a disposizione del gruppo per rispondere a una chiamata prima che venga reindirizzata.
- Ordine fisso: le chiamate fanno squillare il telefono di ogni membro, l'uno dopo l'altro, finché qualcuno non risponde. Puoi impostare il tempo a disposizione di ogni membro prima che la chiamata venga reindirizzata al membro successivo. Puoi anche impostare la durata massima della chiamata, ossia l'intervallo di tempo in cui squillerà prima di essere reindirizzata altrove.
2. Effettua chiamate in uscita
In Chiamanti in uscita, gli utenti autorizzati possono effettuare chiamate in uscita utilizzando i numeri assegnati al gruppo di risposta. Inoltre, tutti i membri del gruppo di risposta possono essere autorizzati a effettuare chiamate.
- Se vuoi che tutti i membri del gruppo di risposta possano effettuare chiamate in uscita, seleziona la casella Tutti i membri del gruppo di risposta possono effettuare chiamate.
Successivamente, se aggiungi nuovi membri al gruppo di risposta, questi saranno automaticamente autorizzati a effettuare chiamate in uscita. - Se vuoi aggiungere persone esterne al gruppo di risposta o se vuoi consentire solo a determinate persone di effettuare chiamate in uscita, in Chiamanti autorizzati fai clic su Trova utenti e inserisci gli utenti.
3. Imposta l'opzione per le chiamate senza risposta
- Continua a squillare: le chiamate continuano ad arrivare al gruppo di risposta, in base all'ordine impostato.
- Riproduci un messaggio e disconnetti: i chiamanti sentono un messaggio e quindi la chiamata si disconnette.
- Aggiungi un annuncio: inserisci l'annuncio che i chiamanti sentiranno prima della disconnessione della chiamata. Puoi avere più messaggi in lingue diverse.
- Inoltra il chiamante: le chiamate vengono inoltrate a un altro numero di telefono. Nel campo Tipo di inoltro, fai clic sulla Freccia giù
e seleziona il tipo di inoltro:
- Utente: inserisci l'indirizzo email dell'utente dell'organizzazione a cui andranno trasferiti i chiamanti. Durante l'inserimento del testo, viene aperto un elenco di utenti con una licenza Google Voice. Se selezioni un utente che non ha un numero di telefono, viene visualizzato un messaggio di errore.
- Operatore automatico: fai clic sulla Freccia giù
- Gruppo di risposta: fai clic sulla Freccia giù
- Numero di telefono: inserisci il numero di telefono a cui trasferire i chiamanti. Per utilizzare un numero di telefono che non è negli Stati Uniti, fai clic sulla Freccia giù
- Invia a segreteria: la chiamata viene deviata alla segreteria.
- Annuncio della segreteria: inserisci l'annuncio che i chiamanti sentiranno prima che la chiamata venga trasferita alla segreteria. Puoi avere annunci della segreteria in lingue diverse.
Fai clic su Crea questo gruppo di risposta.
Passaggio 3: assegna i numeri al gruppo di risposta
Dopo aver creato il gruppo di risposta, assegnagli uno o più numeri affinché i chiamanti possano raggiungerlo.
Nota: se non vuoi ricevere un nuovo numero, i gruppi di risposta possono riutilizzare qualsiasi numero dall'inventario dei clienti. Per maggiori dettagli, vedi Riassegnare un numero di Voice.
- A sinistra, fai clic su Assegna un numero.
- Nel campo Paese/Regione, fai clic sulla Freccia giù
Nel campo Indirizzo di emergenza, seleziona l'indirizzo di emergenza del numero.
Nell'elenco sono indicate le tue sedi per Voice. Nel campo Numero di Google Voice viene visualizzato un numero disponibile. - Scegli un'opzione:
- Per mantenere il numero, fai clic su Assegna.
- Per trovare un altro numero:
- Fai clic su Cambia.
- Fai clic su Seleziona accanto a un numero nell'elenco.
- Fai clic su Assegna.
- Fai clic su Fine.
Ricezione simultanea di più chiamate
I gruppi di risposta possono ricevere più chiamate contemporaneamente, a seconda del tipo di gruppo di risposta.
- Nel caso di un gruppo simultaneo, gli utenti che stanno già partecipando a una chiamata non verranno chiamati finché non avranno rifiutato o accettato la prima chiamata.
- Per i gruppi fissi e round robin, il gruppo di risposta salterà chiunque venga ancora chiamato. La persona in linea successiva risponderà alla chiamata.
Per le chiamate in uscita, questo aspetto non importa. Possono esserci tutti i chiamanti desiderati dagli utenti.
Come vengono indirizzate le chiamate a un gruppo di risposta
Le impostazioni del gruppo di risposta consentono di gestire i flussi di chiamate in arrivo. Le impostazioni mostrano altri servizi Google Voice che hai configurato come origini per le chiamate al gruppo di risposta. Ad esempio, puoi impostare un operatore automatico per inviare chiamate al gruppo.
Disponibilità dei membri del gruppo di risposta
I membri del gruppo di risposta possono controllare la loro disponibilità per ricevere chiamate nel gruppo di risposta tramite l'impostazione della presenza di Google Voice. Per informazioni dettagliate, consulta l'articolo Gestisci la disponibilità delle chiamate in Google Voice.
Gestori dei gruppi di risposta
Gli amministratori di Workspace possono assegnare la funzionalità di gestione dei gruppi di risposta agli utenti nel proprio dominio. Per maggiori dettagli, vedi Impostare un utente di Voice come gestore dei gruppi di risposta.
