Hantera godkännanden (beta)

Den här funktionen är tillgänglig i utgåvorna G Suite Enterprise, Enterprise for Education, Drive Enterprise, Business, Education och Nonprofits. Jämför utgåvor

Med Godkännanden kan användarna konfigurera dokument i Drive för formellt godkännande. Dessutom kan personen som behöver få ett godkännande tilldela dokumentet till granskare för godkännande. Granskare kan godkänna, avvisa eller ge feedback på dokument som ska godkännas, direkt i Drive, Gmail, Dokument och andra redigeringsprogram i G Suite. Godkännandeprocessen kan användas vid formella situationer där godkännande krävs, till exempel för ett avtal, en nyanställning eller ändringar i ett dokument som ska publiceras.

När ett dokument har skickats för granskning låses det av godkännandefunktionen. Låsta filer kan inte redigeras förrän de låses upp eller godkänns. Tack vare denna process kan användare konfigurera dokument för granskning utan att behöva oroa sig för att de ska ändras förrän efter att dokumentet har godkänts.

Obs! Funktionerna för att begära och granska godkännande stöds för närvarande bara på dator, inte på mobila enheter.

Registrera dig för Godkännanden (beta)

Du registrerar dig genom att fylla i detta formulär.

Så skickar du betafeedback

Du kan ge feedback direkt i produkten.

  1. Klicka på menyn.
  2. Klicka på Skicka feedback.

Styra godkännanden

Som administratör har du några ytterligare kontroller för godkännanden i administratörskonsolen. Du kan aktivera eller inaktivera godkännandeprocessen för dokument och du kan tillåta godkännanden för organisationens interna eller externa dokument.

Aktivera godkännanden
  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Drive och dokument på startsidan för administratörskonsolen.
  3. Klicka på Godkännanden.
  4. Välj den organisationsenhet för vilken du vill aktivera godkännanden i menyn till vänster.
  5. Klicka för Tillåt godkännandeförfrågningar för filer som ägs av organisationen.
  6. Klicka för Allow users in your organization to request approvals on file (Tillåt att användare i din organisation skickar godkännandeförfrågningar för filer).
Aktivera godkännande för dokument utanför organisationen
  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Drive och dokument på startsidan för administratörskonsolen.
  3. Klicka på Godkännanden.
  4. Välj den organisationsenhet för vilken du vill aktivera godkännanden till vänster.
  5. Klicka för Allow users in your organization to request approvals on file (Tillåt att användare i din organisation skickar godkännandeförfrågningar för filer).

Använda godkännanden

Begära godkännande

Begära ett godkännande i Drive:

  1. Öppna Google Drive.
  2. Högerklicka på dokumentet som ska godkännas.
  3. Välj Godkännanden.
  4. Klicka på Ny begäran i fönstret som öppnas.
  5. Skriv granskarnas namn i Lägg till godkännare.
  6. Lägg till ett meddelande i meddelandefältet och klicka på Lägg till slutdatum för att begära ett godkännandedatum.
  7. Klicka på Skicka begäran.

Begära godkännande i Dokument:

  1. Klicka på Fil följt av Godkännanden.
  2. Klicka på Ny begäran i fönstret som öppnas.
  3. Skriv granskarnas namn i fältet Lägg till godkännare.
  4. Lägg till ett meddelande i meddelandefältet och klicka på Lägg till slutdatum för att begära ett godkännandedatum.
  5. Tryck på knappen Skicka begäran.

Om du begär godkännande från en enskild granskare godkänns eller avvisas dokumentet när granskaren har gjort sitt val. Om du begär godkännande från flera granskare godkänns dokumentet om alla granskare godkänner filen och avvisas om en granskare avvisar filen.

Kontrollera godkännandestatus

Du kan inspektera ett dokument i godkännandeprocessen i Drive i detaljrutan till höger när du klickar på ett dokument. När du gör det visas följande på godkännandepanelen:

  • Vem som har begärt godkännande av dokumentet.
  • Vilka granskarna är.
  • Om de har godkänt eller avvisat dokumentet.
  • Godkännandets slutdatum.

Administratören och innehållsskaparen kan när som helst avbryta en godkännandebegäran.

Avbryta ett godkännande

När ett dokument har skickats för godkännande låses det. När en fil är låst kan innehåll, kommentarer och andra aspekter (utom titel och metadata) inte ändras.

Om en fil behöver uppdateras kan en av filens redigerare låsa upp dokumentet. Så här gör du i Drive:

  1. Markera filen.
  2. Klicka på panelen Godkännanden.
  3. Klicka på Öppna.
  4. Klicka på Mer Mer uppe till höger på sidan.
  5. Klicka på Avbryt begäran.
    • Du kan välja att lägga till ett meddelande som skickas till godkännaren.
  6. Klicka på Bekräfta.

När en fil har låsts upp avbryts godkännandeprocessen. Du kan redigera filen och skicka den för godkännande på nytt.

Granska ett dokument som ska godkännas

När ett dokument har skickats för godkännande blir du meddelad per e-post eller genom en Drive-avisering. I meddelandet finns en länk till filen som ska granskas. Klicka på länken, så kommer du till dokumentet som ska granskas.

När du har öppnat dokumentet kan du lämna kommentarer, avvisa eller godkänna dokumentet. När du gör det meddelas dokumentets redigerare om den uppdaterade statusen.

Kända problem

  • Funktionerna för att begära och granska godkännande stöds för närvarande bara på dator, inte på mobila enheter.
  • Användare som inte deltar i betatestet av godkännanden kan inte interagera med godkännandesystemet. Icke-betaanvändare kan inte visa eller låsa upp filer som låsts av betaanvändare med godkännandeprocessen.
  • Apparna Google Dokument, Kalkylark och Presentationer för Android och iOS® beter sig som om de kan redigera låsta Microsoft® Office®-filer, men kan inte spara dem. I framtida versioner av Godkännanden kommer motsvarande appar att varna användare när de öppnar sådana filer.
Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?