Как работать с бета-версией Одобрений

Эта функция доступна в версиях G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education и G Suite for Nonprofits. Сравнить версии

Одобрения позволяют выполнять формальную процедуру одобрения файлов на Диске. Проверяющий может одобрить или отклонить документ, а также оставить комментарий к файлу, отправленному на одобрение, прямо на Диске, в Gmail, Документах и других редакторах G Suite. Эту функцию можно использовать для формальных процедур, таких как согласование договоров или кандидатов на вакантные должности, а также для проверки документов перед публикацией.

Как это работает

Когда пользователь отправляет документ на одобрение, файл блокируется, а проверяющие получают соответствующее уведомление по почте или на Диске. Они могут открыть документ по ссылке, добавить комментарии, а затем отклонить или одобрить документ. Если вы указали нескольких проверяющих, документ будет одобрен, когда все они одобрят его, и отклонен, если хотя бы один из них отклонит файл.  

При отправке запроса на одобрение пользователи могут указать срок выполнения. По мере приближения этой даты проверяющие получат напоминания по почте о необходимости обработать запрос на одобрение документа. Если запрос просрочен, проверяющие получат соответствующее уведомление.

Заблокированные файлы нельзя редактировать до тех пор, пока они не будут одобрены или разблокированы. Если пользователь разблокирует файл, текущий запрос на одобрение будет отменен.

Как зарегистрироваться для работы с бета-версией Одобрений

Чтобы зарегистрироваться, заполните эту форму.

Как управлять Одобрениями

Администратор может включить или отключить процедуру одобрения документов, а также указать, с какими файлами можно работать в Одобрениях – внутренними или внешними.

Как включить процедуру одобрения
  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Одобрения.
  4. Выберите организационное подразделение в левой части экрана.
  5. Установите переключатель Разрешить запросы на одобрение для файлов, владельцем которых является ваша организация в положение ВКЛ.
  6. Установите переключатель Разрешить пользователям организации запрашивать одобрения для файлов в положение ВКЛ.
Как включить одобрение для внешних документов
  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Google Диск и Документы.
  3. Нажмите Одобрения.
  4. Выберите организационное подразделение в левой части экрана.
  5. Установите переключатель Разрешить пользователям организации запрашивать одобрения для файлов в положение ВКЛ.

Обучите пользователей

Чтобы обучить пользователей, как работать с функцией одобрения документов и разблокировать файлы, отправьте им соответствующие инструкции.

Известные проблемы

  • Пользователи, не участвующие в тестировании бета-версии Одобрений, не могут работать с этой функцией, в том числе просматривать или разблокировать файлы, заблокированные пользователями бета-версии в рамках процесса одобрения.
  • В приложениях "Google Документы", "Таблицы" и "Презентации" для Android и iOS® доступны функции блокирования файлов Microsoft® Office®, однако при попытке сохранить их возникают ошибки. В последующих версиях Одобрений при открытии таких файлов в этих приложениях будут появляться предупреждения.

Как предоставлять обратную связь о работе бета-версии сервиса

Вы можете отправлять отзывы прямо из сервиса.

  1. Нажмите Меню.
  2. Нажмите Отправить отзыв.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?