Как работать с бета-версией Одобрений


Эта функция доступна в версиях Business Standard и Plus, Enterprise, Education Plus, G Suite Business, Essentials.  Сравнение версий

Пользователи могут отправлять файлы на Google Диске на формальную процедуру одобрения. Проверяющий может одобрить или отклонить документ, а также оставить комментарий к файлу прямо на Диске, в Документах и других редакторах Google Workspace. Эту функцию можно использовать в рамках формальных процедур, таких как согласование договоров или одобрение кандидатов на вакантные должности, а также для проверки документов перед публикацией.

Принцип работы

Когда пользователь отправляет документ на одобрение, проверяющие получают соответствующее уведомление по почте или на Диске. Если для этой работы установлен срок выполнения, ответственные лица получат по почте напоминание о необходимости обработать запрос на одобрение документа или о том, что он просрочен. 

Они могут открыть файл по ссылке, проверить его, добавить комментарии, а затем отклонить или одобрить документ. Если вы указали нескольких проверяющих, документ будет одобрен в случае, когда все они одобрят его, и отклонен, если хотя бы один из них отклонит файл.  

После того как кто-то из проверяющих выполнит подтверждение, документ заблокируется, а все остальные проверяющие будут работать с одним и тем же вариантом содержания. Заблокированные файлы нельзя редактировать до тех пор, пока они не будут одобрены или разблокированы. Если пользователь разблокирует файл, текущий запрос на одобрение будет отменен.

Подробнее о том, как получать одобрения для файлов на Google Диске

Как зарегистрироваться для работы с бета-версией функции одобрений

Чтобы зарегистрироваться, заполните эту форму.

Как управлять одобрениями

Если вы являетесь администратором, то можете контролировать процедуру одобрения документов.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемGoogle Диск и Документы.
  3. Нажмите Одобрения.
  4. Чтобы применить настройки ко всем пользователям, выберите организационное подразделение верхнего уровня. В обратном случае выберите дочернее подразделение или группу конфигурации.
  5. Чтобы предоставить право одобрения документов пользователям, которые не относятся к вашей организации, установите переключатель Разрешить запросы на одобрение для файлов, владельцем которых является ваша организация в положение Вкл.
  6. Чтобы разрешить пользователям запрашивать одобрение документов, которые не относятся к вашей организации, установите переключатель Разрешить пользователям организации запрашивать одобрения для файлов в положение Вкл.
  7. Нажмите Сохранить. Если вы задали настройки для организационного подразделения или группы, то можете нажать кнопку Наследовать или Переопределить для родительской организации или Сбросить настройки для группы.

Известные проблемы

  • Пользователи, не участвующие в тестировании бета-версии одобрений, не могут работать с этой функцией.
  • Бета-версия одобрений не поддерживает экспорт данных, относящихся к этой процедуре, через Google Архиватор.

Как предоставлять обратную связь о работе бета-версии сервиса

Вы можете отправлять отзывы прямо из сервиса.

  1. Нажмите Меню.
  2. Выберите Отправить отзыв.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.