Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Porównanie wersji
Użytkownicy mogą wysyłać dokumenty z Dysku Google do formalnego zatwierdzenia. Recenzenci mogą zatwierdzać i odrzucać dokumenty, a także wystawiać opinię na ich temat. Wszystko to jest możliwe bezpośrednio na Dysku, w Dokumentach i w innych edytorach Google Workspace. Możesz skorzystać z tego procesu, aby na przykład uzyskać formalne zatwierdzenie umowy, zatrudnienia nowego pracownika czy zmian w dokumencie przed opublikowaniem.
Jak to działa
Gdy użytkownik wyśle dokument do zatwierdzenia, osoby zatwierdzające otrzymują powiadomienie o tej prośbie e-mailem lub na Dysku. Jeśli użytkownik ustawił termin, recenzenci otrzymują e-maile z przypomnieniem o konieczności zatwierdzenia pliku lub przekroczonym terminie. Użytkownik decyduje, czy zablokować możliwość edytowania treści, dodawania komentarzy lub dodawania sugestii na temat dokumentu. Domyślnie dokumenty są odblokowane.
Osoby zatwierdzające otrzymują link, po którego kliknięciu mogą sprawdzić dokument, zostawić w nim komentarze i odrzucić go lub zatwierdzić. Jeśli użytkownik poprosił o zatwierdzenie kilka osób, dokument zostaje zatwierdzony, kiedy wszyscy recenzenci zaakceptują plik. W razie wprowadzenia zmiany wszyscy recenzenci muszą ponownie zatwierdzić najnowszą wersję pliku. Jeśli chociaż jeden recenzent odrzuci plik, dokument zostaje odrzucony.
Gdy wszyscy recenzenci zaakceptują dokument, plik jest blokowany. Zablokowanych plików nie można edytować, dopóki nie zostaną odblokowane. Odblokowanie pliku nie powoduje anulowania bieżącej prośby o zatwierdzenie.
Więcej informacji znajdziesz w artykule Uzyskiwanie zatwierdzeń plików na Dysku Google.
Zarządzanie zatwierdzeniami
Jako administrator masz kontrolę nad ustawieniami dotyczącymi użytkowników i plików w procesie zatwierdzania.
-
Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.
Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).
-
W konsoli administracyjnej otwórz menu
Aplikacje
Google Workspace
-
Kliknij Zatwierdzanie.
-
Aby zastosować to ustawienie do wszystkich użytkowników, pozostaw wybraną jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu. W innym przypadku wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub grupę konfiguracji.
-
Aby zezwolić użytkownikom spoza organizacji na zatwierdzanie dokumentów należących do organizacji, w sekcji Zezwalaj na wysyłanie próśb o zatwierdzenie plików należących do Twojej organizacji kliknij Wł.
-
Aby zezwolić użytkownikom na wysyłanie próśb o zatwierdzenie plików spoza organizacji, w sekcji Zezwalaj użytkownikom w organizacji na wysyłanie próśb o zatwierdzanie plików kliknij Wł.
-
Kliknij Zapisz. Jeśli masz skonfigurowaną jednostkę organizacyjną lub grupę, może pojawić się opcja Odziedzicz lub Zastąp (w przypadku nadrzędnej jednostki administracyjnej) lub Cofnij ustawienie (w przypadku grupy).
