Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard en Business Plus; Enterprise Standard en Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Versies vergelijken
Gebruikers kunnen in Google Drive documenten sturen via een formeel goedkeuringsproces. Goedkeurders kunnen deze documenten goedkeuren, afwijzen of er feedback op geven, allemaal rechtstreeks vanuit Drive, Documenten en andere Google Workspace-bewerkingstools. Je kunt dit proces gebruiken om goedkeuring te krijgen voor een contract of een nieuwe werknemer, voor wijzigingen in een document voordat het wordt gepubliceerd en in andere situaties waarin formele goedkeuring is vereist.
Hoe het werkt
Als een gebruiker een document ter goedkeuring verstuurt, krijgen goedkeurders een e-mail of Drive-meldingen over het verzoek. Als de gebruiker een deadline instelt, krijgen goedkeurders e-mailherinneringen dat hun goedkeuring is vereist of dat de deadline inmiddels voorbij is. Gebruikers bepalen of bewerkers de content kunnen bewerken, reacties kunnen plaatsen of suggesties kunnen doen in het document door het document wel of niet te vergrendelen. Documenten worden standaard niet vergrendeld.
Goedkeurders volgen een link naar het document en kunnen het vervolgens beoordelen, er reacties in plaatsen en het uiteindelijk afwijzen of goedkeuren. Als een gebruiker aan meerdere mensen goedkeuring vraagt, wordt het document goedgekeurd als alle betrokkenen hun goedkeuring hebben gegeven. Als een gebruiker iets bewerkt, moeten alle goedkeurders de nieuwste versie van het bestand opnieuw goedkeuren. Het bestand wordt afgewezen als één goedkeurder het afwijst.
Als alle goedkeurders het document hebben goedgekeurd, wordt het bestand vergrendeld. Vergrendelde bestanden kunnen pas worden bewerkt nadat ze zijn ontgrendeld. Als u het bestand ontgrendelt, wordt het huidige goedkeuringsverzoek niet geannuleerd.
Zie Goedkeuring krijgen voor bestanden in Google Drive voor meer informatie.
Goedkeuringen beheren
Als beheerder kun je bepalen wat de rol van gebruikers en bestanden is in het goedkeuringsproces.
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
-
Klik op Goedkeuringen.
-
Laat de organisatie-eenheid op het hoogste niveau geselecteerd als u wilt dat de instelling voor iedereen geldt. Selecteer anders een onderliggende organisatie-eenheid of een configuratiegroep.
-
Als je wilt dat gebruikers van buiten de organisatie documenten kunnen goedkeuren die eigendom zijn van de organisatie, klik je onder Verzoeken om goedkeuring toestaan voor bestanden waarvan uw organisatie de eigenaar is op Aan.
-
Als je wilt dat gebruikers goedkeuring kunnen vragen voor bestanden van buiten de organisatie, klik je onder Gebruikers in uw organisatie toestaan goedkeuring te vragen voor bestanden op Aan.
-
Klik op Opslaan. Als je een organisatie-eenheid of groep hebt ingesteld, kun je de instelling mogelijk laten overnemen of overschrijven van een bovenliggende organisatie-eenheid of instellen op Niet ingesteld voor een groep.
