承認機能を管理する


これらの機能に対応しているエディション: Business Standard および Business Plus、Enterprise、Education Plus、G Suite Business、Essentials。 エディションの比較

ユーザーは Google ドライブのドキュメントを正式な承認プロセスに通すことができます。確認担当者はドキュメントに対して、承認または却下したり、フィードバックしたりできます。これらはすべて、ドライブ、ドキュメントなどの Google Workspace エディタから直接行うことが可能です。この機能は正式な承認(契約や新規採用の承認、公開するドキュメントの変更承認など)を必要とする場合に便利です。

仕組み

ユーザーが承認を得るためにドキュメントを送信すると、リクエストに関するメールまたはドライブの通知が承認者に届きます。ユーザーが期限を設定すると、承認が必要であることや承認期限が過ぎていることを知らせるリマインダー メールが確認担当者に届きます。ユーザーはドキュメントをロックまたはロック解除することにより、編集者によるコンテンツ編集、コメントの追加、ドキュメントに対する提案の可否を指定できます。デフォルトでは、ドキュメントはロック解除されていません。

承認者はドキュメントへのリンクをクリックし、ドキュメントの内容の確認、コメントの追加、ドキュメントの却下または承認ができます。ユーザーが複数の確認担当者に承認を求めた場合、ドキュメントはすべての担当者の承認をもって承認済みとなり、編集が行われた場合、レビュー担当者はファイルの最新バージョンを再承認する必要があります。1 人でも却下するとドキュメントは却下されます。 

すべてのレビュー担当者がドキュメントを承認すると、そのファイルはロックされます。ロックされたファイルは、ロック解除されるまで編集できません。ファイルのロックを解除しても、現在の承認リクエストはキャンセルされません。

詳しくは、Google ドライブ内のファイルの承認を得るをご覧ください。

承認機能を管理する

管理者は、ユーザーが承認プロセスにどのように参加するか、ファイルがそのプロセスでどのように処理されるかを管理できます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [承認] をクリックします。
  4. 全ユーザーに設定を適用する場合は、最上位の組織部門を選択したままにします。それ以外の場合は、子組織部門または設定グループを選択します。
  5. 組織が所有するドキュメントを組織外のユーザーが承認できるようにするには、[組織が所有するファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。
  6. 組織外のファイルの承認をユーザーがリクエストできるようにするには、[組織内のユーザーに対してファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。
  7. [保存] をクリックします。組織部門またはグループが作成済みの場合は、親組織部門の設定を継承またはオーバーライドしたり、グループの設定を解除したりできることがあります。
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