承認を管理する(ベータ版)

この機能は G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education、Drive Enterprise、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite for Nonprofits の各エディションでご利用いただけます。各エディションの比較

承認機能を使用すると、ユーザーはドライブ内にあるドキュメントの正式な承認をリクエストし、レビュー担当者にドキュメントを割り当てることができます。レビュー担当者は承認が必要なドキュメントに対して、承認や却下をしたり、フィードバックをしたりすることができます。これらはすべて、ドライブ、Gmail、ドキュメントなどの G Suite エディタから直接行うことが可能です。承認プロセスは、契約の承認や新規採用、公開するドキュメントの変更の承認が必要な場合など、正式な承認を必要とする場合に使用できます。

ドキュメントの承認がリクエストされると、このドキュメントは承認機能によってロックされます。ロックされたファイルは、ロックが解除されるか承認されるまで編集できません。このプロセスでは、ユーザーがドキュメントの承認をリクエストしたら、ドキュメントが承認されるまではそのドキュメントは変更されません。

: 承認のリクエストとレビューは現在のところパソコンでのみ可能で、モバイルには未対応です。

承認機能(ベータ版)に登録する

登録をご希望の場合は、フォームにご入力ください。

ベータ版のフィードバックを送信する方法

フィードバックは、サービスの画面から直接行うことができます。

  1. メニュー アイコンをクリックします。
  2. [フィードバックを送信] をクリックします。

承認機能を管理する

管理コンソールに、承認機能に関するコントロールが追加されます。管理者は、ドキュメントの承認プロセスを有効または無効にすることができ、組織内だけでなく組織外のドキュメントも承認の対象とすることができます。

承認を有効にする
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [G Suite] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [承認] をクリックします。
  4. 左側のメニューで、承認を有効にする組織部門を選択します。
  5. [組織が所有するファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。
  6. [組織内のユーザーに対してファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。
組織外のドキュメントへの承認を有効にする
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [G Suite] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [承認] をクリックします。
  4. 左側で、承認を有効にする組織部門を選択します。
  5. [組織内のユーザーに対してファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。

承認機能を使用する

承認をリクエストする

ドライブで承認をリクエストするには:

  1. Google ドライブを開きます。
  2. 承認を求めるドキュメントを右クリックします。
  3. [承認] を選択します。
  4. 表示されたウィンドウで、[新しいリクエスト] をクリックします。
  5. [承認者を追加] で、レビュー担当者の名前を入力します。
  6. [メッセージ] 欄にメッセージを追加し、承認日をリクエストする場合は [期限を追加] をクリックします。
  7. [リクエストを送信] をクリックします。

ドキュメントで承認をリクエストするには:

  1. [ファイル] 次に [承認] をクリックします。
  2. 表示されたウィンドウで、[新しいリクエスト] をクリックします。
  3. [承認者を追加] で、レビュー担当者の名前を入力します。
  4. [メッセージ] 欄にメッセージを追加し、承認日をリクエストする場合は [期限を追加] をクリックします。
  5. [リクエストを送信] をクリックします。

レビュー担当者が 1 人の場合、その担当者の判断によってドキュメントが承認または却下されます。レビュー担当者が複数の場合、全員が承認するとドキュメントは承認され、1 人でも却下するとドキュメントは却下されます。

承認のステータスを確認する

ドキュメントをクリックすると、右側の詳細ウィンドウにドライブの承認プロセスが表示され、そのウィンドウ上でドキュメントを確認できます。承認ウィンドウには次の情報が表示されます。

  • ドキュメントの承認をリクエストしたユーザー
  • レビュー担当者
  • 承認済みまたは却下済みかどうか
  • 承認の期限

管理者と作成者はいつでも承認リクエストをキャンセルできます。

承認を取り消す

承認がリクエストされたドキュメントはロックされます。ファイルがロックされている間は、ファイルの内容、コメント、ファイルのあらゆる部分(タイトルとメタデータを除く)を変更できません。

ファイルの更新が必要な場合は、そのファイルに対応するエディタでドキュメントのロックを解除できます。ドライブでファイルのロックを解除する方法は次のとおりです。

  1. ファイルを選択します。
  2. [承認] ウィンドウをクリックします。
  3. [開く] をクリックします。
  4. ページの右上にあるその他アイコン その他 をクリックします。
  5. [リクエストをキャンセル] をクリックします。
    • (省略可)レビュー担当者に送信するメッセージを入力できます。
  6. [確認] をクリックします。

ファイルのロックが解除されると承認プロセスはキャンセルされ、ファイルを編集できるようになります。編集を終えたら、必要に応じて再度承認をリクエストします。

ドキュメントを審査する

ドキュメントの承認がリクエストされると、メールまたはドライブの通知でリクエストのアラートが届きます。メッセージに記載されているレビュー対象ファイルへのリンクをクリックすると、ドキュメントが表示されます。

ドキュメント内でレビュー コメントを残したり、却下または承認したりすることができます。いずれの場合も、承認をリクエストしたユーザーにドキュメントのステータス更新アラートが届きます。

既知の問題

  • 承認のリクエストとレビューは現在のところパソコンでのみ可能で、モバイルには未対応です。
  • 承認機能のベータ版に参加していないユーザーは、承認システムを操作できません。ベータ版に参加していないユーザーは、承認プロセスでベータ版ユーザーがロックしたファイルを表示したり、ロックを解除したりすることができません。
  • Android および iOS® の Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのアプリでは、ロックされた Microsoft® Office® ファイルを編集できるかのように動作しますが、保存しようとすると失敗します。承認機能の今後のバージョンでは、これらのアプリで Microsoft Office ファイルを開くときに警告が表示されるようになります。
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