承認を管理する(ベータ版)


この機能がサポートされるエディション: Business Standard、Business Plus、Enterprise、Education、Enterprise for Education、G Suite Business、Essentials。 各エディションの比較

承認機能を使用すると、ユーザーはドライブ内のドキュメントを正式な承認プロセスに通すことができます。レビュー担当者はドキュメントに対して、承認または却下したり、フィードバックしたりできます。これらはすべて、ドライブ、Gmail、ドキュメントなどの Google Workspace エディタから直接行うことが可能です。この機能は正式な承認(契約や新規採用の承認、公開するドキュメントの変更承認など)を必要とする場合に便利です。

機能の概要

ユーザーが承認を得るためにドキュメントを送信するとファイルがロックされ、リクエストに関するメールまたはドライブの通知が承認者に届きます。承認者はドキュメントへのリンクをクリックし、レビュー コメントを残したり、ドキュメントを却下または承認したりできます。ユーザーが複数のレビュー担当者に承認を求めた場合、ドキュメントはすべての担当者の承認をもって承認済みとなり、担当者が 1 人でも却下すると不承認となります。 

ユーザーは承認をリクエストするときに期限を指定できます。期限が近づくとレビュー担当者に承認のリマインダー メールが届き、期限が過ぎた場合にも同様にリマインダーが届きます。

ロックされたファイルは、ロック解除または承認されるまで編集できません。ユーザーがファイルのロックを解除すると、現在の承認リクエストはキャンセルされます。

承認機能(ベータ版)に登録する

登録をご希望の場合は、フォームにご入力ください。

承認機能を管理する

管理者はドキュメントの承認プロセスを有効 / 無効にでき、組織内だけでなく組織外のドキュメントも承認の対象とすることができます。

承認を有効にする
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [承認] をクリックします。
  4. 左側で、承認を有効にする組織部門を選択します。
  5. [組織が所有するファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。
  6. [組織内のユーザーに対してファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。
組織外のドキュメントの承認を有効にする
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [承認] をクリックします。
  4. 左側で、承認を有効にする組織部門を選択します。
  5. [組織内のユーザーに対してファイルへの承認リクエストを許可します] で [オン] をクリックします。

ユーザーのトレーニング

ドキュメントの承認機能とファイルのロック解除機能の使い方について、Google ドライブ内のファイルの承認を得るをユーザーに案内してください。

既知の問題

  • 承認機能(ベータ版)に参加していないユーザーは承認システムを操作できず、ベータ版ユーザーによってロックされたファイルを閲覧したり、ロック解除したりすることはできません。
  • Android および iOS の Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのアプリでは、ロックされた Microsoft Office ファイルを編集できるかのように動作しますが、ファイルはロックされているため編集内容を保存できません。承認機能の今後のバージョンでは、これらのアプリで開いた Microsoft Office ファイルがロックされている場合に警告が表示されるようになります。
  • 承認機能(ベータ版)では、Google データ エクスポートによる承認データのエクスポートには対応していません。

ベータ版のフィードバックを送信する

フィードバックは、サービスの画面から直接行うことができます。

  1. メニュー アイコンをクリックします。
  2. [フィードバックを送信] をクリックします。
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