Gestire Approvals (beta)

Questa funzionalità è disponibile con le versioni G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite per il non profit. Confronta le versioni

Con Approvals, gli utenti possono impostare i documenti in Drive per l'approvazione formale e i richiedenti possono assegnare i documenti ai revisori per l'approvazione. I revisori possono approvare, rifiutare o lasciare feedback nei documenti che richiedono l'approvazione, il tutto direttamente in Drive, Gmail, Documenti e altri editor di G Suite. Il processo di approvazione può essere utilizzato per situazioni che richiedono l'approvazione formale, ad esempio di un contratto, di un'assunzione o delle modifiche di una serie di documenti da pubblicare.

Una volta che un documento viene inviato per la revisione, Approvals lo blocca. I file bloccati non possono essere modificati finché non vengono sbloccati o approvati. Attraverso questo processo, gli utenti possono impostare i documenti per la revisione e avere la certezza che nessuno potrà modificarli prima della loro approvazione.

Nota: la richiesta e la revisione delle approvazioni sono al momento supportate solo per i computer desktop, ma non ancora per i dispositivi mobili.

Registrarsi in Approvals (beta)

Per registrarti, compila questo modulo.

Come inviare un feedback per la versione beta

Puoi inviare un feedback direttamente all'interno del prodotto.

  1. Fai clic su Menu.
  2. Fai clic su Invia feedback.

Controllare Approvals

In qualità di amministratore, hai a disposizione alcuni controlli aggiuntivi per le approvazioni nella Console di amministrazione. Puoi abilitare o disabilitare la procedura di approvazione del documento e consentire che i documenti all'interno o all'esterno dell'organizzazione siano idonei per le approvazioni.

Attivare le approvazioni
  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazionipoiG SuitepoiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Approvals.
  4. Scegli l'unità organizzativa per cui attivare le approvazioni tramite il menu a sinistra.
  5. Fai clic su On per Consenti le richieste di approvazione sui file di proprietà dell'azienda.
  6. Fai clic su On per Consenti agli utenti della tua azienda di richiedere approvazioni sui file.
Attivare le approvazioni per i documenti al di fuori dell'organizzazione
  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad ApplicazionipoiG SuitepoiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Approvals.
  4. A sinistra, seleziona l'unità organizzativa in cui vuoi attivare le approvazioni.
  5. Fai clic su On per Consenti agli utenti della tua azienda di richiedere approvazioni sui file.

Utilizzare Approvals

Richiedere un'approvazione

Per richiedere un'approvazione in Drive:

  1. Apri Google Drive.
  2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul documento da approvare.
  3. Seleziona Approvals.
  4. Nella finestra visualizzata, fai clic su Nuova richiesta.
  5. In Aggiungi approvatori, scrivi il nome dei revisori.
  6. Aggiungi un messaggio nel campo Messaggio e fai clic su Aggiungi data di scadenza per richiedere una data di approvazione.
  7. Fai clic su Invia richiesta.

Per richiedere l'approvazione in un documento:

  1. Fai clic su File poi Approvals.
  2. Nella finestra visualizzata, fai clic su Nuova richiesta.
  3. Scrivi il nome dei revisori nel campo Aggiungi approvatori.
  4. Aggiungi un messaggio nel campo Messaggio e fai clic su Aggiungi data di scadenza per richiedere una data di approvazione.
  5. Premi il pulsante Invia richiesta.

Se richiedi l'approvazione di un solo revisore, il documento verrà approvato o rifiutato una volta che il revisore avrà fatto la sua scelta. Se richiedi l'approvazione di più revisori, il documento verrà approvato se tutti i revisori approvano il file o rifiutato se un singolo revisore rifiuta il file.

Controllare lo stato di un'approvazione

Per esaminare un documento durante la procedura di approvazione in Drive, fai clic sul documento e controlla il riquadro dei dettagli a destra. In questo caso, il riquadro Approvals includerà:

  • Il richiedente del documento.
  • I revisori.
  • La rispettiva decisione di approvazione o rifiuto.
  • La data di scadenza dell'approvazione.

Gli amministratori e l'autore possono annullare la richiesta di approvazione in qualsiasi momento.

Annullare un'approvazione

Una volta che un documento è inviato per l'approvazione, viene bloccato. Quando un file è bloccato, i relativi contenuti, i commenti e tutti gli aspetti del file (tranne il titolo e i metadati) non possono essere modificati.

In caso di necessità di aggiornamento, un editor del file può sbloccare il documento. A tal fine, procedi nel seguente modo in Drive:

  1. Seleziona il file.
  2. Fai clic sul pannello Approvazioni.
  3. Fai clic su Apri.
  4. Fai clic su Altro Altro nella parte superiore destra della pagina.
  5. Fai clic su Annulla richiesta.
    • È possibile includere un messaggio facoltativo da inviare all'approvatore.
  6. Fai clic su Conferma.

Una volta che il file è stato sbloccato, la procedura di approvazione viene annullata. Puoi modificare il file e inviarlo di nuovo per l'approvazione.

Rivedere un documento da approvare

Una volta che un documento è stato inviato per l'approvazione, riceverai un avviso via email o una notifica in Drive relativi alla richiesta. Il messaggio include un link al file da rivedere. Fai clic sul link per visualizzare per il documento in corso di revisione.

Una volta nel documento, puoi lasciare commenti di revisione, rifiutare o approvare il documento. In tal modo, gli editor riceveranno un avviso sullo stato aggiornato del documento.

Problemi noti

  • La richiesta e la revisione delle approvazioni sono al momento supportate solo per i computer desktop, ma non ancora per i dispositivi mobili.
  • Gli utenti che hanno accesso alla versione beta di Approvals non potranno interagire con il sistema di approvazione. Gli utenti non beta non potranno più visualizzare o sbloccare i file bloccati da utenti in possesso della versione beta durante il processo di approvazione.
  • Anche se le app Documenti, Fogli e Presentazioni Google per Android e iOS® sembrano in grado di modificare file di Microsoft® Office® bloccati, non riescono a salvarli. Nelle future versioni di Approvals, le applicazioni corrispondenti avviseranno gli utenti quando apriranno tali file.
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