Gestire le approvazioni


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Gli utenti possono inviare documenti su Google Drive mediante un processo di approvazione formale. I revisori possono approvare o rifiutare i documenti oppure lasciare un feedback al loro interno, il tutto direttamente da Drive, Documenti e altri editor di Google Workspace. Puoi utilizzare questo processo per ottenere l'approvazione per un contratto o una nuova assunzione, per approvare modifiche di un documento prima della pubblicazione o in altre situazioni in cui è necessaria un'approvazione formale.

Come funziona

Quando un utente invia un documento per richiederne l'approvazione, gli approvatori ricevono notifiche email o di Drive relative alla richiesta. Se l'utente imposta una data di scadenza, ai revisori verranno inviati promemoria via email per ricordare che è necessaria la loro approvazione o che la data di scadenza è trascorsa. Gli utenti possono scegliere se bloccare o meno il documento per determinare se gli editor possono modificarne i contenuti, lasciare commenti o esprimere suggerimenti. Per impostazione predefinita, i documenti sono sbloccati.

Gli approvatori seguono un link al documento in cui possono rivedere i contenuti, lasciare commenti e rifiutare o approvare il file. Se un utente richiede l'approvazione di più persone, il documento viene approvato quando tutti i revisori approvano il file. Se viene apportata una modifica, tutti i revisori devono riapprovare l'ultima versione del file. Basta però il rifiuto del file da parte di un solo revisore perché l'approvazione venga negata.  

Quando tutti i revisori approvano il documento, il file viene bloccato. I file bloccati non possono essere modificati finché non vengono sbloccati. Se un utente sblocca un file, la richiesta di approvazione corrente non verrà annullata.

Per maggiori dettagli, vedi Richiedere l'approvazione per i file su Google Drive.

Controllare le approvazioni

In qualità di amministratore, puoi controllare in che modo utenti e file partecipano al processo di approvazione.

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Fai clic su Approvazioni.
  4. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. In alternativa, puoi selezionare un'unità organizzativa secondaria o un gruppo di configurazione.
  5. Per consentire agli utenti esterni all'organizzazione di approvare documenti di proprietà dell'organizzazione, fai clic su On per Consenti le richieste di approvazione sui file di proprietà dell'azienda.
  6. Per consentire agli utenti di richiedere approvazioni su file esterni all'organizzazione, fai clic su On per Consenti agli utenti nella tua organizzazione di richiedere approvazioni sui file.
  7. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.
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