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Les utilisateurs peuvent envoyer des documents dans Google Drive via un processus d'approbation officiel. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter des documents, ou laisser des commentaires sur ces documents directement dans Drive, Docs et d'autres éditeurs Google Workspace. Vous pouvez suivre cette procédure pour obtenir l'approbation d'un contrat ou d'une nouvelle embauche, approuver les modifications apportées à un document avant sa publication, ou dans toute autre situation nécessitant une approbation officielle.
Fonctionnement
Lorsqu'un utilisateur envoie un document pour approbation, les approbateurs reçoivent des e-mails ou des notifications Drive les informant de la demande. Si l'utilisateur définit une date limite, les approbateurs reçoivent par e-mail des rappels indiquant que leur approbation est requise ou en retard. Les utilisateurs peuvent autoriser ou non les éditeurs à modifier le contenu du document, à y ajouter des commentaires ou à faire des suggestions selon qu'ils choisissent ou non de verrouiller le document. Par défaut, les documents sont déverrouillés.
Les approbateurs suivent un lien vers le document, où ils peuvent le consulter, laisser des commentaires, et le rejeter ou l'approuver. Si un utilisateur demande leur approbation à plusieurs personnes, le document est approuvé une fois qu'elles ont toutes approuvé le fichier. En cas de modification, tous les approbateurs doivent approuver de nouveau la dernière version du fichier. Il suffit du rejet d'un des approbateurs pour que le document soit rejeté.
Une fois que tous les approbateurs ont approuvé le document, il est verrouillé. Les fichiers verrouillés ne peuvent pas être modifiés tant qu'ils ne sont pas déverrouillés. Le déverrouillage du fichier n'annule pas la demande d'approbation actuelle.
Pour en savoir plus, consultez Faire approuver des fichiers dans Google Drive.
Contrôler les approbations
En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les utilisateurs et les fichiers pouvant être inclus dans un processus d'approbation.
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
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Dans la console d'administration, accédez à Menu
Applications
Google Workspace
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Cliquez sur Approbations.
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Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.
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Pour permettre aux utilisateurs externes d'approuver des documents appartenant à l'organisation, cliquez sur Activé sous Autoriser les demandes d'approbation pour les fichiers qui appartiennent à votre organisation.
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Pour permettre aux utilisateurs de demander des approbations sur des fichiers externes à l'organisation, cliquez sur Activé sous Autoriser les utilisateurs de votre organisation à demander des approbations sur les fichiers.
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Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez configuré une unité organisationnelle ou un groupe, vous pourrez peut-être utiliser les options Hériter ou Remplacer pour une unité organisationnelle parente ou Non défini pour un groupe.
