Gestionar aprobaciones (beta)

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Con la función Aprobaciones, los usuarios pueden enviar documentos de Drive para que pasen por un proceso de aprobación formal. Los revisores pueden dejar comentarios sobre los documentos, aprobarlos o rechazarlos directamente desde Drive, Gmail, Documentos y otros programas de edición de G Suite. Este proceso puede resultar útil para que te aprueben un contrato o la contratación de un nuevo empleado, para que den el visto bueno a los cambios hechos en un documento antes de que se publique y para otras situaciones en las haga falta recibir una aprobación formal.

Funcionamiento

Cuando un usuario envía un documento para que se apruebe, el archivo se bloquea y se avisa por correo o en Drive a los aprobadores de que tienen una solicitud pendiente. A continuación, los aprobadores pueden hacer clic en un enlace que los lleva al documento, donde pueden dejar comentarios de revisión y rechazar o aprobar el documento. Si un usuario solicita a varias personas que aprueben un documento, el documento se aprobará si todos lo aprueban y se rechazará si alguno de ellos lo rechaza.  

Los usuarios pueden indicar una fecha límite al solicitar aprobaciones. De este modo, se enviarán notificaciones por correo electrónico a los revisores a medida que se acerque la fecha para recordarles que se necesita su aprobación. También se les avisa si pasa la fecha límite y todavía no han aprobado el documento.

Los archivos bloqueados no se pueden editar hasta que se desbloquean o aprueban. Al desbloquear un archivo, se cancela la solicitud de aprobación.

Registrarse para probar la versión beta de Aprobaciones

Para registrarte, rellena este formulario.

Controlar las aprobaciones

Como administrador, puedes habilitar o inhabilitar el proceso de aprobación de documentos, y puedes permitir que aprueben documentos de tu organización o ajenos a ella.
 

Habilitar las aprobaciones
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Aprobaciones.
  4. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa en la que quieres habilitar las aprobaciones.
  5. En Autorizar las solicitudes de aprobación de archivos que pertenecen a tu organización, haz clic en Activado.
  6. En Permitir que los usuarios de tu organización soliciten aprobaciones en archivos, haz clic en Activado.
Habilitar aprobaciones de documentos que no pertenecen a la organización
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Aprobaciones.
  4. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa en la que quieres habilitar las aprobaciones.
  5. En Permitir que los usuarios de tu organización soliciten aprobaciones en archivos, haz clic en Activado.

Formar a los usuarios

Para que tus usuarios aprendan a utilizar las aprobaciones de documentos o a desbloquear archivos, pídeles que consulten el artículo sobre cómo obtener aprobaciones en archivos de Google Drive

Problemas conocidos

  • Los usuarios que no participan en la versión beta de Aprobaciones no pueden interactuar con el sistema de aprobación, ni tampoco pueden ver ni desbloquear los archivos que han bloqueado los usuarios de la versión beta con el proceso de aprobación.
  • Al usar las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para Android y iOS®, parecerá que se pueden editar archivos de Microsoft® Office® bloqueados, pero no se podrán guardar los cambios. En las próximas versiones de Aprobaciones, las aplicaciones correspondientes avisarán a los usuarios cuando abran esos archivos.

Enviar comentarios sobre la versión beta

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