Gestionar Aprobaciones (beta)

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

La función Aprobaciones permite a los usuarios solicitar la aprobación formal de documentos en Drive o asignar documentos a revisores que los aprueben. Los revisores pueden dejar comentarios sobre los documentos que requieren aprobación, o bien aprobarlos o rechazarlos, directamente desde Drive, Gmail, Documentos y otros programas de edición de G Suite. Este proceso se puede emplear en contextos formales, como la aprobación del contrato de un nuevo empleado, o bien para aprobar los cambios de un conjunto de documentos que se tienen que publicar.

Después de enviar un documento a revisión, Aprobaciones lo bloqueará. Los archivos bloqueados no se pueden editar hasta que estén desbloqueados o aprobados. De esta forma, los usuarios pueden enviar los documentos a revisión sin tener que preocuparse por que alguien los modifique antes de que concluya el proceso.

Nota: De momento, solo se pueden solicitar y revisar aprobaciones en la versión para ordenador; todavía no es posible en móviles.

Registrarse para usar Aprobaciones (beta)

Para registrarte, rellena este formulario.

Cómo enviar comentarios sobre la versión beta

Puedes enviar comentarios directamente desde el producto.

  1. Haz clic en Menú.
  2. Haz clic en Enviar comentarios.

Controlar las aprobaciones

Como administrador, encontrarás algunos controles adicionales para las aprobaciones en la consola de administración. Puedes habilitar o inhabilitar el proceso de aprobación de documentos y elegir qué documentos, pertenecientes o no a tu organización, pueden aprobarse.

Habilitar las aprobaciones
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Aprobaciones.
  4. Selecciona la unidad organizativa en la que quieres habilitar las aprobaciones mediante el menú de la izquierda.
  5. Haz clic en Activado en Autorizar las solicitudes de aprobación de archivos que pertenecen a tu organización.
  6. Haz clic en Activado en Permitir que los usuarios de tu organización soliciten aprobaciones de archivos.
Habilitar aprobaciones de documentos ajenos a la organización
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Aprobaciones.
  4. A la izquierda, selecciona la unidad organizativa para la que quieres habilitar las aprobaciones.
  5. Haz clic en Activado en Permitir que los usuarios de tu organización soliciten aprobaciones de archivos.

Usar las aprobaciones

Solicitar una aprobación

Para solicitar una aprobación en Drive:

  1. Abre Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en el documento cuya aprobación quieras solicitar.
  3. Selecciona Aprobaciones.
  4. En la ventana que se abrirá, haz clic en Nueva solicitud.
  5. En Añadir aprobadores, escribe el nombre de los revisores.
  6. Añade un mensaje en el campo Mensaje y haz clic en Añadir fecha de entrega para solicitar una fecha de aprobación.
  7. Haz clic en Enviar solicitud.

Para solicitar la aprobación de un documento:

  1. Haz clic en Archivo y luego Aprobaciones.
  2. En la ventana que se abrirá, haz clic en Nueva solicitud.
  3. Escribe el nombre de los revisores en el campo Añadir aprobadores.
  4. Añade un mensaje en el campo Mensaje y haz clic en Añadir fecha de entrega para solicitar una fecha de aprobación.
  5. Pulsa el botón Enviar solicitud.

Si solicitas la aprobación de un único revisor, el documento se aprobará o rechazará cuando el revisor tome su decisión. Si solicitas la aprobación de varios revisores, el documento se aprobará si todos lo aprueban y se rechazará si alguno de ellos lo rechaza.

Comprobar el estado de una aprobación

Para inspeccionar un documento en proceso de aprobación en Drive, consulta el panel de detalles de la derecha después de hacer clic en él. En el panel Aprobaciones encontrarás la siguiente información:

  • Quién es el solicitante del documento.
  • Quiénes son los revisores.
  • Si han aprobado o rechazado el documento.
  • La fecha de entrega.

Los administradores y el creador pueden cancelar la solicitud de aprobación en cualquier momento.

Cancelar una aprobación

Una vez que se haya enviado un documento para su aprobación, queda bloqueado. Cuando un archivo está bloqueado, no es posible cambiar su contenido, sus comentarios ni ningún otro aspecto de él (salvo el título y los metadatos).

Si es necesario actualizar un archivo, puedes desbloquear el documento. Para ello, sigue estos pasos en Drive:

  1. Selecciona el archivo.
  2. Haz clic en el panel Aprobaciones.
  3. Haz clic en Abrir.
  4. Haz clic en Más Más en la parte superior derecha de la página.
  5. Haz clic en Cancelar solicitud.
    • Puedes incluir un mensaje opcional para enviárselo al aprobador.
  6. Haz clic en Confirmar.

Una vez desbloqueado un archivo, se cancela el proceso de aprobación. Puedes editarlo y enviarlo de nuevo para que se apruebe.

Revisar un documento para su aprobación

Una vez que se haya enviado un documento para su aprobación, recibirás una alerta por correo electrónico o una notificación de Drive sobre la solicitud. El mensaje incluirá un enlace al archivo que se debe revisar. Haz clic en el enlace para acceder al documento que se va a revisar.

Una vez en el archivo, puedes dejar comentarios de revisión, o bien rechazar o aprobar el documento. Cuando lo hagas, se avisará a los editores del documento sobre los cambios de estado.

Problemas conocidos

  • De momento, solo se pueden solicitar y revisar aprobaciones en la versión para ordenador; todavía no es posible en móviles.
  • Los usuarios que no formen parte de la versión beta de Aprobaciones no podrán interactuar con el sistema de aprobación. Además, tampoco podrán ver ni desbloquear los archivos que hayan bloqueado los usuarios de la versión beta mediante el proceso de aprobación.
  • Las aplicaciones Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para Android e iOS® actuarán como si pudieran editar archivos de Microsoft® Office® bloqueados, pero no podrán guardarlos. En las próximas versiones de Aprobaciones, las aplicaciones correspondientes avisarán a los usuarios cuando abran esos archivos.
¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?