Gestionar aprobaciones

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; y G Suite Business.  Comparar ediciones

Los usuarios pueden enviar documentos de Google Drive para que pasen por un proceso de aprobación formal. Los revisores pueden aprobar los documentos, rechazarlos o hacer comentarios sobre ellos directamente desde Drive, Documentos y otros editores de Google Workspace. Este proceso se puede usar para obtener la aprobación a un contrato o a la incorporación de un nuevo empleado, recibir el visto bueno a los cambios hechos en un documento antes de que se publique o en otras situaciones en las que haga falta tener una aprobación formal.

Cómo funciona

Cuando un usuario envía un documento para que se apruebe, los responsables de aprobación reciben notificaciones sobre la solicitud por correo electrónico o en Drive. Si el usuario define una fecha de entrega, los revisores recibirán recordatorios por correo para avisarles de que tienen una aprobación pendiente o que la fecha de entrega ya ha pasado. Los usuarios deciden si los editores pueden modificar el contenido, dejar comentarios o hacer sugerencias en el documento seleccionando si quieren bloquearlo o no. De forma predeterminada, los documentos están desbloqueados.

Los responsables de aprobación hacen clic en un enlace que los lleva al documento, donde pueden revisarlo, dejar comentarios y rechazar o aprobar el archivo. Si el usuario solicita la aprobación de varios revisores, el documento se aprobará una vez que todos ellos lo hayan aprobado. Si se hace alguna modificación, todos los revisores tendrán que volver a aprobar la versión más reciente del archivo. El archivo se rechazará si alguno de los revisores lo rechaza.  

Cuando todos los revisores aprueban el documento, el archivo se bloquea. Los archivos bloqueados no se pueden modificar hasta que se desbloquean. Cuando un archivo se desbloquea, no se cancela la solicitud de aprobación en curso.

Para obtener más información, consulta el artículo Obtener aprobaciones de archivos en Google Drive.

Controlar las aprobaciones

Como administrador, puedes controlar qué usuarios y archivos forman parte del proceso de aprobación.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Aprobaciones.
4. Si quieres que el ajuste que elijas a continuación se aplique a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.
5. Para permitir que usuarios ajenos a la organización aprueben documentos de esta, en Autorizar las solicitudes de aprobación de archivos que pertenecen a tu organización, haz clic en Activado.
6. Para permitir que los usuarios soliciten aprobaciones de archivos que no pertenezcan a la organización, en Permitir que los usuarios de tu organización soliciten aprobaciones en archivos, haz clic en Activado.
7. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.