Genehmigungen verwalten (Beta)


Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Standard und Plus; Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen; Education Plus; G Suite Business; Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

Nutzer können Dokumente in Google Drive durch ein formelles Genehmigungsverfahren laufen lassen. Bei der Überprüfung lassen sich alle Dokumente dann direkt in Google Drive, Google Docs und anderen Google Workspace-Editoren genehmigen oder ablehnen. Außerdem können Genehmiger Feedback zu Dokumenten geben. Einsatzmöglichkeiten für diese Abläufe sind beispielsweise die Genehmigung für einen Vertrag oder eine Neueinstellung, das Akzeptieren von Änderungen in einem Dokument vor der Veröffentlichung oder andere formelle Genehmigungssituationen.

Funktionsweise

Wenn ein Nutzer ein Dokument zur Genehmigung sendet, erhalten Genehmiger E-Mail- oder Google Drive-Benachrichtigungen über die Anfrage. Wenn der Nutzer ein Fälligkeitsdatum festlegt, werden Genehmiger per E-Mail daran erinnert, dass die Zustimmung erforderlich oder überfällig ist. 

Dazu bekommen sie einen Link zum Dokument, das sie aufrufen, kommentieren und dann ablehnen oder genehmigen können. Wenn ein Nutzer Genehmigungen von mehreren Personen anfordert, gilt das Dokument erst als genehmigt, nachdem alle Prüfer die Datei freigegeben haben. Für eine Ablehnung reicht es aus, wenn ein einzelner Prüfer die Datei ablehnt.  

Nachdem jemand die Genehmigung erteilt hat, wird das Dokument gesperrt, damit alle Genehmiger dieselben Inhalte sehen. Gesperrte Dateien können erst bearbeitet werden, nachdem sie entsperrt oder genehmigt wurden. Wird die Datei entsperrt, so wird die aktuelle Genehmigungsanfrage abgebrochen.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Genehmigungen für Dateien in Google Drive

Für Genehmigungen registrieren (Beta)

Wenn Sie sich registrieren möchten, füllen Sie dieses Formular aus.

Genehmigungen verwalten

Als Administrator können Sie steuern, wie Nutzer und Dateien im Genehmigungsprozess teilnehmen bzw. behandelt werden.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGoogle Drive und Google Docs.
  3. Klicken Sie auf Genehmigungen.
  4. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
  5. Damit Nutzer außerhalb der Organisation Dokumente genehmigen können, die der Organisation gehören, klicken Sie unter Genehmigungsanfragen für Dateien meiner Organisation erlauben auf Ein.
  6. Klicken Sie bei Nutzer in Ihrer Organisation erlauben, Genehmigungen für Dateien anzufordern auf Ein.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.

Bekannte Probleme

  • Nutzer, die nicht für die Betaversion von „Genehmigungen“ registriert sind, können mit dem System nicht interagieren.
  • Der Export Ihrer Genehmigungsdaten über Google Datenexport wird in der Betaversion der Funktion „Genehmigungen“ nicht unterstützt.

Feedback zur Betaversion geben

Sie können direkt im Produkt Feedback geben.

  1. Klicken Sie auf Menü.
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