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Nutzer können Dokumente in Google Drive durch ein formelles Genehmigungsverfahren laufen lassen. Bei der Überprüfung lassen sich alle Dokumente dann direkt in Google Drive, Google Docs und anderen Google Workspace-Editoren genehmigen oder ablehnen. Außerdem können Genehmiger Feedback zu Dokumenten geben. Dies eignet sich beispielsweise für die Genehmigung von Verträgen oder eine Neueinstellung, das Akzeptieren von Änderungen in einem Dokument vor dessen Veröffentlichung oder andere Szenarien, die eine Genehmigung erfordern.
Funktionsweise
Wenn ein Nutzer ein Dokument zur Genehmigung sendet, erhalten die Genehmiger eine E-Mail- oder Google Drive-Benachrichtigung über die Anfrage. Wenn der Nutzer ein Fälligkeitsdatum festlegt, werden die Genehmiger per E-Mail daran erinnert, dass die Zustimmung erforderlich oder überfällig ist. Die Nutzer entscheiden, ob die Bearbeiter den Inhalt bearbeiten, Kommentare hinterlassen oder Vorschläge machen können. Hierzu sperren oder entsperren sie das Dokument. Dokumente sind standardmäßig entsperrt.
Genehmiger bekommen einen Link zum Dokument, das sie ansehen, kommentieren und dann ablehnen oder genehmigen können. Wenn ein Nutzer Genehmigungen von mehreren Personen anfordert, gilt das Dokument erst als genehmigt, nachdem alle Prüfer die Datei genehmigt haben. Wenn eine Änderung vorgenommen wird, müssen alle Prüfer die aktuelle Version der Datei noch einmal genehmigen. Die Datei wird abgelehnt, sobald einer der Prüfer die Datei ablehnt.
Wenn alle Prüfer das Dokument genehmigt haben, wird die Datei gesperrt. Gesperrte Dateien können erst wieder bearbeitet werden, nachdem sie entsperrt wurden. Durch das Entsperren der Datei wird die aktuelle Genehmigungsanfrage nicht abgebrochen.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Genehmigungen für Dateien in Google Drive erhalten.
Genehmigungen verwalten
Als Administrator können Sie steuern, wie Nutzer und Dateien im Genehmigungsprozess teilnehmen bzw. behandelt werden.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
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Klicken Sie auf Genehmigungen.
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Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
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Damit externe Nutzer Dokumente genehmigen können, die der Organisation gehören, klicken Sie unter Genehmigungsanfragen für Dateien meiner Organisation erlauben auf Ein.
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Klicken Sie bei Nutzer in Ihrer Organisation erlauben, Genehmigungen für Dateien anzufordern auf Ein.
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Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.
