إدارة الموافقات

الإصدارات التي تتوفر بها هذه الميزة هي: Business Standard وBusiness Plus وEnterprise Standard وEnterprise Plus وEducation Plus وEssentials وEnterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus وG Suite Business.  مقارنة إصدارك

يمكن للمستخدمين إرسال المستندات في Google Drive خلال عملية موافقة رسمية. يمكن للمراجعين الموافقة على المستندات أو رفضها أو ترك ملاحظات عليها مباشرةً في Drive و"مستندات Google" وأدوات التحرير الأخرى في Google Workspace. يمكنك استخدام هذه العملية للحصول على موافقة على عقد أو عملية توظيف جديدة، أو لمنح الموافقة على إجراء تغييرات على مستند قبل النشر، أو لتنفيذ حالات الموافقة الرسمية الأخرى.

آلية العمل

عندما يرسل أحد المستخدمين مستندًا للموافقة عليه، يتلقّى المستخدمون المانِحون للموافقة إشعارات من خلال البريد الإلكتروني أو Drive بشأن الطلب. وإذا ضبط المستخدم تاريخ تسليم، يتلقّى المراجعون تذكيرات عبر البريد الإلكتروني تفيد بأن موافقتهم مطلوبة أو تجاوزت تاريخ استحقاقها. يقرِّر المستخدمون ما إذا كان بإمكان المحرِّرين تعديل المحتوى أو كتابة تعليقات أو تقديم اقتراحات بشأن المستند من خلال اختيار قفل المستند أو عدم قفله. وتكون المستندات مفتوحة بشكل تلقائي.

يمكن للمستخدمين المانِحين للموافقة اتباع رابط إلى المستند، حيث يمكنهم مراجعته أو إدخال تعليقات عليه ورفض المستند أو الموافقة عليه. وفي حال طلب أحد المستخدمين الحصول على موافقات من مراجعين متعددين، ستتم الموافقة على المستند بعد موافقة جميع المراجعين على الملف. وفي حال إجراء تعديل، على جميع المراجعين إعادة الموافقة على أحدث نسخة من الملف. يتم رفض الملف إذا رفض مُراجع واحد الملف.  

عندما يوافق جميع المراجعين على المستند، سيتم قفل الملف. ولا يمكن تعديل الملفات المُقفَلة إلا بعد فتح قفلها. ولا يؤدي فتح قفل الملف إلى إلغاء طلب الموافقة الحالي.

لمعرفة المزيد من التفاصيل، يُرجى الاطِّلاع على الحصول على الموافقات على الملفات في Google Drive.

التحكم في "الموافقات"

بصفتك مشرفًا، يمكنك التحكم في كيفية مشاركة المستخدمين والملفات في عملية الموافقة.

1. سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google.

   يُرجى تسجيل الدخول باستخدام حساب المشرف (لا ينتهي بالنطاق gmail.com@).

2. في وحدة تحكّم المشرف، انتقِل إلى رمز القائمة  التطبيقاتGoogle WorkspaceDrive و"مستندات Google".
3. انقر على الموافقات.
4. لتطبيق الإعداد على الجميع، يُرجى ترك الوحدة التنظيمية العليا مختارة. بخلاف ذلك، يمكنك اختيار وحدة تنظيمية فرعية أو مجموعة ضبط.
5. للسماح للمستخدمين من خارج المؤسسة بالموافقة على المستندات التي تمتلكها المؤسسة، ضمن السماح بطلبات الموافقة على الملفات التي تمتلكها مؤسستك، انقر على تفعيل.
6. للسماح للمستخدمين بطلب الموافقات على ملفات من خارج المؤسسة، ضمن السماح للمستخدمين في مؤسستك بطلب الموافقات على الملفات، انقر على تفعيل.
7. انقر على حفظ. في حال ضبط وحدة تنظيمية أو مجموعة، قد تتمكّن من اكتساب أو إلغاء وحدة تنظيمية رئيسية، أو إلغاء تحديد مجموعة.