總覽：選擇 Gmail 內容篩選和資料保護選項

如果您對法律、安全性和法規遵循等方面有所疑慮，需要相關操作說明和指南，請參閱 Google Workspace 法律和法規遵循。

Google Workspace 提供了許多選項，可協助機構因應法規遵循與監管需求並保護機密資料。

歡迎參考這篇文章找出最適合貴機構的政策。

法規遵循選項索引

• 頁尾和機密模式
• 郵件儲存空間政策
• 收件者政策和控制項
• 運用規則篩選內容
• 郵件傳輸與加密

頁尾和機密模式

為使用者的外寄郵件加上標準頁尾
為所有使用者寄出的郵件加上標準頁尾。 應用實例：遵守法規、宣傳品牌、提供資訊或宣傳/促銷。	瞭解詳情
使用機密模式保護 Gmail 郵件
決定是否允許使用者以「機密模式」收發郵件。只要啟用機密模式，使用者就能禁止收件者透過轉寄、列印等方式分享含有機密資訊的郵件。	瞭解詳情

郵件儲存空間政策

控管電子郵件和即時通訊儲存空間
管理機構使用者可以儲存多少的電子郵件和即時通訊訊息。 另可指定該如何封存或刪除超過保留期限的郵件。	瞭解詳情
設定全方位郵件儲存空間
確保使用者可以在 Gmail 信箱中保留自己傳送或接收的所有郵件副本。 適用於： 使用保管箱的機構 將郵件重新轉送至 Gmail 以外的電子郵件伺服器 使用 SMTP 轉發服務處理 Gmail 以外系統的郵件	瞭解詳情

收件者政策和控制項

設定外部收件者通知
如果使用者將電子郵件傳送給機構外部收件者，但對方不是經常通信的對象，或是未列於聯絡人清單中，系統就會提醒使用者。 應用實例：避免使用者不小心對外分享資訊。	瞭解詳情
只允許得到授權的地址或網域所傳送的電子郵件
使用者只能與得到您授權的電子郵件地址或網域通信。 應用實例：學校可能會開放學生與教職員以及其他學生通信，但禁止他們與校外人士通信。	瞭解詳情
禁止特定使用者或群組互相傳送電子郵件
禁止特定機構單位中的使用者互相傳送電子郵件。 應用實例：禁止學區內的高中生傳送電子郵件給小學生。	瞭解詳情
在 Google Workspace 中強制啟用「IP 鎖定」功能
限制使用者只能接收來自指定 IP 位址或位址範圍的郵件。一旦手動指定允許的 IP 範圍，就會同時允許接受指定網域的所有連入流量，並防範假冒從其他網域寄出的郵件。 應用實例：如果網域沒有寄件者政策架構 (SPF) 記錄，或者透過第三方應用程式代表網域傳送郵件，IP 鎖定功能即可派上用場。	瞭解詳情

運用規則篩選內容

設定進階電子郵件內容篩選規則
設定對於含有特定內容或運算式的郵件應如何處理的規則。       應用實例： 拒絕寄出含有「機密」一詞的郵件。 隔離從指定 IP 位址範圍之外的位置寄來的郵件。 將含有特定文字字串或格式的郵件轉送至法務部門。	瞭解詳情
設定不當內容規則
設定用來處理含有特定字詞郵件的規則，決定這類郵件應被拒絕、隔離或修改後再傳送。 應用實例： 拒絕寄出含有「機密」一詞的郵件。 隔離含有不當字詞的郵件。 在郵件內含不當字詞時通知他人。	操作說明
設定基本電子郵件內容篩選規則
設定對於郵件附件 (例如文件、影片、音效檔、圖片以及壓縮與封存檔) 的處理規則。 應用實例： 拒絕內含有害檔案的郵件。 將可能包含有害附件的郵件隔離以供審查。 偵測加密附件；當您需要將郵件附件的「未加密」副本傳送至封存伺服器時，就能藉由這種做法達到監管目的。	瞭解詳情
設定偵測有害附件的規則
讓 Gmail 在名為「安全沙箱」的虛擬環境中掃描或執行附件。如果系統判定附件具有威脅性，就會將其移至使用者的垃圾郵件資料夾，或是直接加以隔離。 用途：防範防毒軟體無法察覺的惡意軟體	瞭解詳情
使用光學字元辨識 (OCR) 功能讀取圖片
擷取圖片附件中的文字，再依內容規範規則或不當內容規則進行處理。系統可以擷取 IF、JPG、PNG 和 TIFF 圖片中的文字。 應用實例：設定針對含有信用卡號碼的郵件進行隔離的內容規範規則，然後開啟 OCR 以偵測並隔離含有信用卡號碼的帳單圖片 PNG 附件。	瞭解詳情
使用資料遺失防護規則掃描電子郵件流量
使用預先定義的內容偵測工具掃描內送或外寄電子郵件是否含有機密資料，然後根據郵件內容自動隔離、拒絕或修改郵件。 應用實例：預先定義的內容偵測工具可用於找出各種數值型資料，包括身分證字號、特定國家/地區的駕照或護照號碼，以及信用卡號碼等。	瞭解詳情

郵件傳輸與加密

要求透過符合傳輸層安全標準 (TLS) 的可靠連線傳送郵件
要求使用傳輸層安全標準 (TLS) 針對與特定網域或電子郵件地址之間傳送的郵件進行加密。TLS 是一種安全性通訊協定，可用於加密電子郵件，進而保護隱私。	瞭解詳情
設定要求使用 S/MIME 簽名與加密的規則
您可以設定法規遵循或轉送規則，要求外寄郵件必須經過 S/MIME 簽署與加密。 應用實例：使用者可以刻意關閉加密功能，但您可以設定優先於這項動作的規則。您也可以設定其他規則，確保系統會在偵測到特定模式 (例如信用卡號碼) 時將郵件加密。	瞭解詳情
使用 Google Workspace 安全傳輸 (TLS) 憑證
使用傳輸層安全標準 (TLS) 憑證為使用者的內送與外寄郵件加密，確保郵件安全傳送。	瞭解詳情
運用 MTA-STS 和傳輸層安全標準 (TLS) 報告提高電子郵件安全性
開啟 MTA 嚴格傳輸安全性 (MTA-STS) 功能，要求針對傳送至您網域的電子郵件進行驗證檢查與加密。 此外，您還可以使用傳輸層安全標準 (TLS) 報告來取得與外部伺服器的連線資訊。	瞭解詳情