Drive-metadata beheren (bèta)

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard en Plus, Enterprise, Education Standard en Plus, G Suite Business, Essentials. Versies vergelijken

Met Drive-metadata (nu beschikbaar als bètaversie) kunt u voor uw hele bedrijf of school aangepaste labels en velden toevoegen aan bestanden en mappen in Drive. Gebruikers kunnen vervolgens content zoeken met specifieke termen die relevant zijn voor uw organisatie.

Wat zijn metadata?

Metadata zijn gegevens over uw bestanden. In Google Drive worden metadata geordend met labels die worden toegewezen aan veelvoorkomende bestandstypen in uw organisatie. (Een label staat gelijk aan een 'schema' in de metadata-terminologie.)

Elk label bestaat uit een reeks gestructureerde velden die relevant zijn voor een bepaalde categorie bestanden.

Voorbeeld:

  • Stel dat u een label heeft met de naam Contract.
  • Contract kan velden hebben als Type, Bedrijf, Status en Deadline.
  • U wijst aan elk veld een gegevenstype (Getal, Datum, Persoon, Tekst of Selectie) toe. Als u het type Selectie toewijst, geeft u de mogelijke waarden op. Het veld Status van Contract kan bijvoorbeeld een van de volgende opties zijn: Concept, In afwachting van handtekening, Afgewezen, Ondertekend of Verlopen.

Gebruik labels voor het volgende:

  • Veelgebruikte bestandstypen categoriseren voor iedereen in uw organisatie
    Beheerders kunnen labels maken die alle gebruikers kunnen toepassen op hun bestanden.
  • Relevante labels maken voor teamcontent
    Beheerders en gebruikers (als u dit toestaat) kunnen ook labels maken die alleen kunnen worden gebruikt in gedeelde Drives. Beheerders van gedeelde Drives kunnen selecteren welke labels de leden van de gedeelde Drive kunnen kiezen.
  • Bestanden sneller vinden en beheren
    Eindgebruikers kunnen labels toewijzen aan de bestanden en mappen die ze mogen bewerken. Ze kunnen ook de veldwaarden instellen.
    Mensen in uw organisatie kunnen vervolgens content zoeken gebaseerd op labels en velden. Ze kunnen bijvoorbeeld de zoekopties in Drive gebruiken om alle contracten te vinden die vóór vrijdag moeten worden ondertekend.

Aanmelden voor de bètaversie van Drive-metadata

Beheerders van de versies die hierboven staan, kunnen zich aanmelden voor het bètaprogramma voor metadata.

Opmerking: Gebruikers met de Business Starter- of G Suite Basic-versie kunnen velden bekijken of bewerken die zijn toegevoegd aan een bestand door iemand in uw organisatie die een licentie heeft voor een hogere versie.

Labels in- of uitschakelen voor uw organisatie

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenDrive en Documenten.
  3. Klik op Labels.

    Tip: Als u bepaalde gebruikers metadata wilt laten beheren zonder ze andere beheerdersrechten te geven, kunt u een aangepaste beheerdersrol maken met alleen het recht Labels beheren.

  4. Schakel labels in of uit.

    Als u Labels inschakelen kiest, kunnen gebruikers het volgende:

    • Labels toepassen op en de velden bewerken van bestanden en mappen die ze mogen bewerken.
    • Labels bekijken (maar niet toevoegen of bewerken) die zijn toegepast op bestanden die ze mogen bekijken, maar niet bewerken.
    • De zoekopties in Drive gebruiken om content te vinden met specifieke labels of velden. In de resultaten zijn alleen de bestanden en mappen te zien waar de gebruikers toegang toe hebben.

    Als u Labels uitschakelen kiest, worden labels en velden verborgen en kunnen ze niet worden gemaakt, geüpdatet, toegepast op bestanden of worden gebruikt in zoekopdrachten. Bestaande metadata blijven bewaard. U ziet deze dus weer als u labels opnieuw inschakelt.

  5. Klik op Opslaan.

Kiezen of gebruikers labels kunnen maken

Standaard kunnen gebruikers nieuwe labels maken voor gedeelde Drives.

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenDrive en Documenten.
  3. Klik op Labels voor gedeelde Drives.

  4. Als u deze functie voor slechts een deel van de gebruikers wilt inschakelen, selecteert u links een organisatie-eenheid. Anders wordt de functie ingeschakeld voor iedereen.

    We raden u aan gebruikers alleen toe te staan labels voor gedeelde Drives te maken als ze ook gedeelde Drives kunnen maken. Als u heeft ingesteld dat gebruikers in bepaalde organisatie-eenheden geen gedeelde Drives kunnen maken, raden we u aan labels voor gedeelde Drives toe te staan voor alle andere organisatie-eenheden.

  5. Kies of gebruikers nieuwe labels voor gedeelde Drives kunnen maken.
  6. Klik op Opslaan.

Zelfs als beheerders van gedeelde Drives in uw organisatie geen nieuwe labels kunnen maken, kunnen ze wel kiezen welke labels voor de gedeelde Drive de leden ervan mogen gebruiken. Zo kunnen ze bepalen welke labels een lid van een gedeelde Drive kan zien. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als een organisatie meerdere labels met de naam Projectplan heeft. De velden van een projectplan zijn waarschijnlijk anders voor de engineering-, marketing- of trainingsteams.

Labels maken voor uw organisatie

Als u beheerder bent met het recht Labels beheren kunt u labels maken voor uw hele organisatie of voor gedeelde Drives.

Eindgebruikers kunnen ook labels voor gedeelde Drives maken. Zij bekijken het Helpcentrum voor eindgebruikers voor meer informatie over het maken van labels. Ze kunnen ook naar de labeleditor op https://drive.google.com/labels gaan om aan de slag te gaan.

Als u een label maakt als beheerder, kunt u de zichtbaarheid instellen op Gedeelde Drives of Alle bestanden en locaties. (Als gebruikers labels maken, wordt de zichtbaarheid altijd ingesteld op gedeelde Drives.)

Met de instelling Zichtbaarheid bepaalt u wie een label kan zien:

  • Als de beheerder van een gedeelde Drive labels selecteert voor de gedeelde Drive, ziet deze alle gepubliceerde labels in de organisatie.
  • Als een lid van een gedeelde Drive labels toepast op bestanden, ziet deze alleen de labels voor de gedeelde Drive die de beheerder van de gedeelde Drive heeft gemaakt of geselecteerd. Het lid ziet ook de labels met de zichtbaarheidsinstelling Alle bestanden en locaties.
  • Als gebruikers een label toepassen op bestanden in Mijn Drive, zien ze de door de beheerder gemaakte labels met de zichtbaarheidsinstelling Alle bestanden en locaties. Ze zien geen labels met de zichtbaarheidsinstelling 'Gedeelde Drives'.

Opmerking: Mensen buiten uw organisatie kunnen uw Drive-metadata nooit zien, zelfs niet als metadata zijn toegepast op bestanden die ze mogen bewerken. Externen kunnen ook niet zoeken naar bestanden met uw labels of velden.

Praktische tips voor metadata

Hier volgen enkele suggesties om het gebruik van metadata te optimaliseren:

  • We raden u af meer dan vier eigenschappen per categorie te maken. Metadata is erg krachtig, maar alleen als het algemeen en consistent wordt gebruikt. Mensen zijn eerder geneigd categorieën toe te voegen en eigenschappen te bewerken als dit snel en makkelijk gaat. 
     
  • Controleer voordat u een categorie maakt of er al een categorie is die u kunt gebruiken. Hoe minder vergelijkbare categorieën gebruikers zien, hoe groter de kans dat ze de beste keuze maken.
     
  • Maak en selecteer categorieën voor gedeelde Drives zodat teamleden een kleinere, nuttigere reeks opties hebben waaruit ze kunnen kiezen. 
     
  • Voeg geen vertrouwelijke informatie toe aan de namen van categorieën en selectiemogelijkheden. Gepubliceerde categorieën zijn zichtbaar voor en kunnen worden gebruikt door alle IT-beheerders en beheerders van gedeelde Drives in uw organisatie. 
     
  • Controleer het type van elke eigenschap voordat u een nieuwe categorie publiceert. Zodra een categorie is gepubliceerd, kunnen eigenschaptypen niet meer worden gewijzigd. U kunt ook niet meer wijzigen of gebruikers meerdere waarden kunnen kiezen voor een selectie-eigenschap. 
     
  • Wees ook voorzichtig als u een gepubliceerde categorie op andere manieren wijzigt. Wijzigingen gelden voor alle bestanden waarop de categorie al is toegepast, inclusief bestanden waarvan u wellicht niet op de hoogte bent. Bestanden met deze categorie kunnen bijvoorbeeld een nieuwe eigenaar hebben gekregen of zich in andere gedeelde Drives bevinden. 

Uw gebruikers trainen

Bekijk de Help voor eindgebruikers voor meer informatie over het volgende:

  • Labels voor gedeelde Drives maken en selecteren
  • Labels toepassen op bestanden en de velden ervan instellen
  • Drive-zoekopties gebruiken om content te vinden op basis van labels en velden

Stuur de link hierboven naar uw gebruikers. Omdat Drive-metadata zich nog in de bètafase bevindt, kan dit Help-artikel voor eindgebruikers niet worden gevonden door te zoeken of browsen in het Helpcentrum voor Drive-gebruikers.

Bekende problemen

  • U kunt momenteel de toegang van beheerders van gedeelde Drives tot labels niet beperken. Alle beheerders van gedeelde Drives kunnen kiezen uit alle gepubliceerde labels, zelfs labels die zijn gemaakt door andere beheerders.
  • Er geldt momenteel een limiet van honderd labels per klant. Aan de hand van de feedback die we van gebruikers krijgen, zullen we deze limiet evalueren om de beste balans te vinden tussen flexibiliteit en gebruiksgemak.
  • U kunt momenteel niet dezelfde velden toevoegen aan verschillende labels.

Veelgestelde vragen

Kan ik labels en velden importeren uit andere systemen?

Momenteel niet. We werken samen met AppBridge en leveranciers van derden om migratie vanuit andere systemen mogelijk te maken.

Kan ik de toegang beperken tot bepaalde labels of velden?

Labels nemen altijd de bestandsrechten over.

Nemen bestanden labels over van bovenliggende mappen?

Momenteel niet. We horen graag uw feedback als u situaties heeft waarin dit wel nodig zou zijn.

Kan ik labels of velden verplicht maken?

Momenteel niet. We onderzoeken manieren om dit te doen zonder de gebruikersworkflow te hinderen. Laat ons weten wat u nodig heeft op dit gebied.

Stuur ons uw feedback

We waarderen uw input en stellen uw hulp om Drive-metadata te verbeteren zeer op prijs. Stuur uw feedback naar drive-labels-feedback@google.com.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen