Drive-labels beheren (bèta)

Belangrijk: Deze functie bevindt zich momenteel in de bètafase en is nog niet beschikbaar voor alle klanten. Beheerders van ondersteunde Workspace-versies kunnen zich aanmelden voor de bètaversie van Drive-labels.

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard en Plus, Enterprise, Education Standard en Plus, G Suite Business, Essentials. Versies vergelijken

Wat zijn labels?

Labels zijn metadata die u opgeeft zodat gebruikers items kunnen ordenen, kunnen vinden en er beleid op kunnen toepassen in Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Drive-labels zijn handig voor veel scenario's waarin bestanden moeten worden geordend, zoals recordbeheer, classificatie, gestructureerd zoeken, workflows, rapporten en controles.

U kunt labels maken, labelstructuren beheren en labels publiceren. Eindgebruikers kunnen labels toepassen op de bestanden die ze kunnen bewerken. Ze kunnen dan ook de veldwaarden instellen. U kunt maximaal 100 labels maken voor uw organisatie.

Gebruik labels voor het volgende:

  • Content classificeren voor een informatiebeheerstrategie
    U kunt een label maken dat wijst naar een classificatieschema dat consequent kan worden toegepast in uw hele organisatie om gevoelige content of content waarop speciale acties moeten worden uitgevoerd te herkennen.
  • Beleid toepassen op items
    Drive-labels kunnen worden gebruikt als voorwaarde of actie in regels voor gegevensverlies voorkomen (bèta) of Vault-bewaarregels (binnenkort beschikbaar) om te voldoen aan bepaalde nalevingsvereisten. 
    U kunt labels gebruiken in regels om te zorgen dat Drive-content gedurende de hele levenscyclus wordt beheerd en dat deze voldoet aan de bewaarprocedures van uw organisatie.
  • Bestanden sneller vinden en beheren
    U kunt labels maken zodat de kennis in uw bedrijf makkelijker te vinden is. Gebruikers die samenwerken aan bestanden kunnen labels die ze toepassen gebruiken als extra manier om content makkelijker te vinden en te ordenen.
    Mensen in uw organisatie kunnen dan content zoeken gebaseerd op labels en velden. Een voorbeeldscenario is dat iemand in uw organisatie Drive-zoekopties gebruikt om alle contracten te zoeken die moeten worden ondertekend vóór aanstaande vrijdag.

Labeltypen

In Google Drive zijn er 2 soorten labels: labels met badges en standaardlabels.

Labels met badges: Hiermee kunnen gebruikers een opvallende indicator toepassen om de aandacht te vestigen op de belangrijkste metadata. U kunt één label met badgeopties maken voor uw organisatie. Gebruiksvoorbeeld van een label met badge:

  • Maak een label met de naam Bestandsgevoeligheid. Dit label kan de volgende veldopties hebben: Topgeheim, Intern, Openbaar en Privé. Elke optie kan een unieke badgekleur hebben. Uw organisatie kan het label vervolgens gebruiken om het gevoeligheidsniveau van bestanden aan te geven, zodat er een visueel opvallende badge wordt weergegeven in Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties.

Standaardlabels: Maak een eenvoudig of complex label met beschrijvende metadata dat meerdere gestructureerde velden bevat. Voorbeeld van een eenvoudig standaardlabel:

  • Maak een label met de naam Project Alfa. Uw organisatie kan dit label toepassen op alle bestanden die zijn gekoppeld aan dit project, zodat u makkelijk alle bestanden voor het project kunt herkennen en ophalen.

Voorbeeld van een standaardlabel met gestructureerde velden:

  • Maak een label met de naam Contract. Het label Contract kan velden hebben als Type, Bedrijf, Status en Deadline.
  • U wijst aan elk veld een gegevenstype (Getal, Datum, Persoon, Tekst of Selectie) toe. Als u het type Selectie toewijst, geeft u de mogelijke waarden op. Het veld Status van Contract kan bijvoorbeeld een van de volgende opties zijn: Concept, In afwachting van handtekening, Afgewezen, Ondertekend of Verlopen. Met gestructureerde velden krijgt u gedetailleerde toegang tot specifieke bestanden.

Aanmelden voor de bètaversie van Drive-labels

Beheerders van de versies die hierboven staan, kunnen zich aanmelden voor het bètaprogramma voor metadata.

Opmerking: Gebruikers met een andere versie kunnen labelwaarden bekijken of bewerken die zijn toegevoegd aan een bestand dat eigendom is van een gebruiker in uw organisatie met een licentie voor een ondersteunde versie.

Labels aan- of uitzetten voor uw organisatie

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenDrive en Documenten.
  3. Klik op Labels.

    Tip: Als u bepaalde gebruikers metadata wilt laten beheren zonder ze andere beheerdersrechten te geven, kunt u een aangepaste beheerdersrol maken met alleen het recht Labels beheren.

  4. Zet labels aan of uit.

  5. Klik op Opslaan.

Als labels aanstaan, kunnen deze rollen de volgende acties uitvoeren:

Rol Bestandstoegang Actie die de gebruiker kan ondernemen  
Beheer Elk type toegang Nieuwe labels maken en de labeltaxonomie beheren  
Gebruiker Bewerkingsrechten Gepubliceerde labels bewerken en toepassen en de velden van die labels bewerken.  
Gebruiker Weergaverechten Labels bekijken (maar niet toevoegen of bewerken) die zijn toegepast op deze bestanden.  
Gebruiker Weergave- of bewerkingsrechten De zoekopties in Drive gebruiken om content te vinden met specifieke labels of velden.  


Als labels uitstaan, geldt het volgende:

  • Labels en de bijbehorende velden zijn verborgen en kunnen niet worden gemaakt, geüpdatet, toegepast op bestanden of worden gebruikt in zoekopdrachten.
  • Labels die eerder zijn gemaakt, blijven bewaard. Als u labels weer aanzet, kunt u eerder gemaakte labels opnieuw gebruiken.

Labels instellen en configureren

Alles openen  |  Alles sluiten

Bekijk de gedeelten hieronder voor richtlijnen voor het gebruik van labels in uw organisatie.

Nieuwe labels maken

Hoe u een nieuw label maakt, hangt af van het type label dat u wilt maken.

Een nieuw label met badge maken voor uw organisatie

Als labels aanstaan voor uw organisatie, kunt u maximaal 1 label met badge maken dat gebruikers in uw organisatie kunnen gebruiken.

  1. Ga op uw computer naar Labelbeheer via https://drive.google.com/labels.
  2. Klik op Nieuw label.
  3. Een label met badge kiezen
  4. Begin vanuit een template of maak een heel nieuw label.
  5. Vul de titel in.
  6. Optionele stap: Voeg een beschrijving of een URL voor meer informatie toe die verwijst naar de interne documentatie van uw organisatie over het label.
  7. Kies of het label moet worden ingevuld door eindgebruikers.
  8. Pas opties aan en kies een kleur.
  9. Klik op Publiceren.

Een nieuw standaardlabel maken voor uw organisatie

Als labels aanstaan voor uw organisatie, kunt u maximaal 100 standaardlabels maken die gebruikers in uw organisatie kunnen gebruiken.

  1. Ga op uw computer naar Labelbeheer via https://drive.google.com/labels.
  2. Klik op Nieuw label.
  3. Kies een standaardlabel. Klik op Nieuwe maken of gebruik een van de labeltemplates, zoals Contract gebruiken.
  4. Vul de titel in.
  5. Optionele stap: Voeg een beschrijving toe.
  6. Een label kan maximaal 10 velden bevatten. Zie Werken met velden in labels hieronder voor meer informatie.
  7. Klik op Publiceren.

Labels publiceren

Nieuwe labels worden gemaakt als concept. U kunt vóór de publicatie zien hoe uw wijzigingen aan het concept worden weergegeven voor eindgebruikers. Als u op Publiceren klikt, wordt het label beschikbaar gemaakt voor gebruikers met de juiste rechten.


Na de publicatie kunt u het veldtype niet meer wijzigen en kunt u niet meerdere selecties toestaan. Wijzigingen aan een concept worden beschikbaar gemaakt voor eindgebruikers als u het label publiceert. Als u na de publicatie wijzigingen aanbrengt, wordt er een nieuw concept gemaakt dat u moet publiceren voordat eindgebruikers de updates zien.

Labels voor uw organisatie beheren

Als u beheerder bent met het recht Labels beheren kunt u labels maken en beheren voor uw hele organisatie. Ga op uw computer naar Labelbeheer via https://drive.google.com/labels om aan de slag te gaan. Hier kunt u het volgende doen:

Alle labels in uw organisatie bekijken

  1. In Labelbeheer ziet u een lijst met alle labels waartoe u toegang heeft.
  2. U kunt ook het volgende doen:
    1. De lijst filteren door een label te typen in het vak Zoeken naar labelnaam
    2. De lijst sorteren op labelnaam, datum laatst gewijzigd of status

Bestaande labels bewerken

  1. Klik in Labelbeheer op het label dat u wilt bewerken.
  2. Breng wijzigingen aan in het label.
  3. Klik op Publiceren.

Een label deactiveren

  1. Zoek in Labelbeheer het label dat u wilt deactiveren en klik op Meer "".
  2. Kies Uitzetten.
  3. Er wordt een dialoogvenster weergegeven waarin staat dat het label wordt gedeactiveerd. Klik om te bevestigen op Uitzetten en weergeven.

Gebruikers kunnen dit label niet meer toepassen, maar het label wordt nog wel weergegeven in zoekresultaten en waar het al is toegepast.

Een label verwijderen

Als u een label wilt verwijderen, moet u het eerst deactiveren. Volg de instructies hierboven om een label te deactiveren.

  1. Nadat u het label heeft gedeactiveerd, zoekt u in Labelbeheer het label dat u wilt verwijderen en klikt u op Meer ""
  2. Kies Verwijderen.
  3. Er wordt een dialoogvenster weergegeven waarin staat dat het label definitief wordt verwijderd. Klik om te bevestigen op Definitief verwijderen.

Opmerking: Als u een label verwijdert, worden alle situaties waarin dat label eerder werd toegepast, inclusief bijbehorende veldwaarden die door gebruikers zijn ingevuld, definitief verwijderd, ook voor bestanden.

Werken met velden in labels
Veld Wat gebruikers kunnen doen Overwegingen en limieten voor indelingen
Lijst met opties Een of meer opties kiezen uit een lijst Optionele configuratie: Vakje Meerdere gedeelten toestaan
Het maximale aantal ondersteunde opties is 200
Het maximale aantal selecties voor een veld is 10
Getal Een numerieke waarde invullen Alleen gehele getallen worden ondersteund
Datum Een kalenderdatum kiezen Optionele configuratie: Datumnotatie kan worden ingesteld op Lang: maand DD, JJJJ of Kort: MM/DD/JJ
Tekst Tekst invullen in een tekstvak Het maximale aantal tekens dat wordt ondersteund is 100
Persoon Iemand kiezen uit hun Workspace-contacten Optionele configuratie: Vakje Meerdere gedeelten toestaan

Een veld toevoegen

  1. Open een label in de bewerkingsmodus en klik op Velden toevoegen.
  2. Kies een of meer veldtypen.
  3. Stel de opties in voor de nieuwe velden.
  4. Klik op Velden toevoegen en daarna op Publiceren.

Opmerkingen:

  • U kunt maximaal 10 velden toevoegen aan een label.
  • Als u nieuwe velden toevoegt, moet u zorgen dat elk veldtype correct is voordat u het label publiceert. Nadat een label is gepubliceerd, kunnen veldtypen niet meer worden gewijzigd. U kunt na de publicatie ook niet meer wijzigen of gebruikers meerdere waarden kunnen kiezen voor een selectie of het veld Persoon. Meer informatie over labels publiceren.

Een veld markeren als vereist voor gebruikers

  1. Open een label in de bewerkingsmodus en vouw het gewenste veld uit.
  2. Vink het vakje aan naast Vereisen dat gebruikers een optie kiezen.

Opmerking: Bij labels met vereiste velden is duidelijk te zien dat het gewenst is dat gebruikers ze invullen. Ze zorgen echter niet dat de gebruiker Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties niet meer kunnen gebruiken. Gebruikers zijn dus niet verplicht om deze velden in te vullen. Als gebruikers geen optie selecteren, zien ze een bannermelding en wordt het vereiste veld gemarkeerd.

Een veld deactiveren

  1. Open een label in de bewerkingsmodus en zoek het gewenste veld.
  2. Klik op Meer "".
  3. Kies Uitzetten.
  4. Klik op Wijzigingen publiceren.

Opmerking: Als een veld is gedeactiveerd, kunnen gebruikers er geen waarden meer op toepassen. Het veld wordt echter nog wel weergegeven in zoekresultaten en waar het al is toegepast.

Een veld verwijderen

  1. Als u een veld wilt verwijderen, moet u het eerst deactiveren. Volg de instructies hierboven om een veld te deactiveren.
  2. Open een label in de bewerkingsmodus. Zoek het gewenste veld en klik op Meer "".
  3. Kies Verwijderen.
  4. Klik op Wijzigingen publiceren.

Een veldoptie deactiveren

  1. Open een label in de bewerkingsmodus en vouw het gewenste bovenliggende veld uit.
  2. Zoek de veldoptie die u wilt deactiveren en klik op Meer "".
  3. Kies 'Gedeelte weergeven, maar niet toestaan' of 'Verbergen en uitzetten'.
    1. Kies 'Gedeelte weergeven, maar niet toestaan' als u wilt dat gebruikers de veldoptie kunnen zien, maar deze niet kunnen selecteren.
    2. Kies 'Verbergen en uitzetten' als u het veld helemaal wilt verbergen.
  4. Klik op Wijzigingen publiceren.

Een veldoptie verwijderen

  1. Als u een veldoptie wilt verwijderen, moet u deze eerst deactiveren. Volg de instructies hierboven om een veldoptie te deactiveren.
  2. Open een label in de bewerkingsmodus en vouw het gewenste bovenliggende veld uit.
  3. Zoek de veldoptie die u wilt verwijderen en klik op Meer "".
  4. Kies Verwijderen.
  5. Klik op Wijzigingen publiceren.
Rechten voor labels beheren

Met rechten voor labels kunt u gedetailleerd beheren welke gebruikers in uw organisatie veldwaarden kunnen bekijken, toepassen en bewerken, en specifieke labels kunnen zoeken.

Opmerking: Bestandsrechten blijven gelden. Als een gebruiker een specifiek label kan toepassen, maar alleen weergeven-rechten heeft voor een specifiek document, heeft deze alleen weergaverechten voor labels die zijn toegepast op dat document.

Rechten voor labels openen

  1. Ga op uw computer naar Labelbeheer via https://drive.google.com/labels.
  2. Zoek naar het label waarvoor u de rechten wilt beheren en klik erop.
  3. Klik in de bewerkingsmodus op de knop Rechten in de koptekst.
  4. Kies in het dropdownmenu in het dialoogvenster 'Rechten voor labels' het juiste rechtenniveau voor uw organisatie.
  5. Als u de toegang wilt beperken tot specifieke mensen of groepen (bijvoorbeeld om een nieuw label te testen of voor labels die mogelijk vertrouwelijke informatie bevatten), kunt u dit doen door naast de naam van uw organisatie Beperkte toegang te kiezen. U kunt dan individuele gebruikers of groepen en de bijbehorende rechtenniveaus opgeven.

Opmerking: Als u rechten heeft gewijzigd, hoeft u het label niet opnieuw te publiceren.

Rechtenniveaus

Recht Wat gebruikers kunnen doen
Mag dit label bekijken Het label bekijken en naar het label zoeken in bestanden die ze kunnen bekijken of waarop ze kunnen reageren.
 
Mag labels toepassen en waarden instellen Het label toepassen, er waarden voor instellen en ernaar zoeken in bestanden die ze kunnen bewerken.
 
Labelregels

Regels voor gegevensbescherming (bèta)

U kunt gepubliceerde labels gebruiken in regels voor gegevensbescherming met Workspace-versies waarin gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) ook wordt ondersteund. In een regel voor gegevensbescherming kunt u een actie maken waarmee een label wordt toegepast op bestanden in Drive. Daarnaast kunt u labels gebruiken als regelvoorwaarden om gespecialiseerde regels op te geven die alleen gelden voor documenten waarvoor dat label of het bijbehorende veld wordt gebruikt. Meer informatie

U kunt bijvoorbeeld een regel voor gegevensbescherming maken die in documenten zoekt naar creditcardnummers en burgerservicenummers. Als er een overeenkomst wordt gevonden, kan het label 'Gevoeligheid van het bestand' worden toegepast en de veldwaarde worden ingesteld op Vertrouwelijk.

Opmerking: In regels voor gegevensbescherming worden alleen labels met badges en standaardlabels met het veldtype 'Lijst met opties' ondersteund. Momenteel kunt u geen andere veldtypen voor labels toevoegen aan regels voor gegevensbescherming.
Zie Bèta: Geautomatiseerde classificatie gebruiken met DLP voor Drive voor meer informatie.

Praktische tips voor labels

Hier ziet u enkele tips om het maximale te halen uit labels voor uw organisatie:

  • Denk na over waarvoor u labels wilt gebruiken en welk type label het best aansluit bij de behoeften van uw organisatie.
  • We raden u aan zorgvuldig te kijken hoeveel velden u toevoegt aan een label. Labels kunnen krachtig werken, maar alleen als ze consequent en door veel mensen worden gebruikt. Gebruikers zullen eerder labels toepassen en veldwaarden bewerken als dit snel en makkelijk is.
  • Controleer voordat u een label maakt of er al een label is dat u kunt gebruiken. Hoe minder labels gebruikers zien, hoe groter de kans dat ze de beste keuze maken.
  • Voeg geen vertrouwelijke informatie toe aan labelnamen, veldnamen en selectieopties. Elke beheerder in uw organisatie met het recht Labels beheren kan labels bewerken. Afhankelijk van hoe de rechten van een label zijn ingesteld, kunnen labels zichtbaar zijn voor iedereen in uw organisatie.
  • Check het type van elk veld voordat u een nieuw label publiceert. Nadat een label is gepubliceerd, kunnen veldtypen niet meer worden gewijzigd. U kunt ook niet meer wijzigen of gebruikers meerdere waarden kunnen kiezen voor een selectie of het veld Persoon.
  • Wees voorzichtig als u een gepubliceerd label op een andere manier wijzigt. Wijzigingen gelden voor alle bestanden waarop het label al is toegepast.
Bekende beperkingen
  • Er geldt momenteel een limiet van 100 labels per klant. Aan de hand van de feedback die we van gebruikers krijgen, zullen we deze limiet evalueren om de beste balans te vinden tussen flexibiliteit en gebruiksgemak.
  • Labels kunnen momenteel niet worden toegepast op mappen of gedeelde Drives. We zoeken actief naar veranderingen waardoor labels beter aansluiten op de verwachtingen en behoeften van klanten op dit gebied.
  • U kunt niet dezelfde velden toevoegen aan verschillende labels.
  • Veldtypen en de optie om meerdere selecties toe te staan, kunnen na publicatie niet meer worden gewijzigd.
  • Labels die eigendom zijn van een organisatie kunnen alleen worden toegepast op bestanden die eigendom zijn van die organisatie.
  • Labels worden niet ondersteund in Google Workspace Domain Transfer.

Veelgestelde vragen

Alles openen  |  Alles sluiten

In welke Google Workspace-versies kunnen labels worden gebruikt?

Als u een van de volgende versies gebruikt, kunt u labels aanzetten voor uw organisatie: Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Nonprofits.

Als u een van de volgende versies gebruikt, kunt u labels gebruiken in regels voor gegevensbescherming: Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus.

Is er een limiet aan het aantal labels dat een organisatie kan maken?

Ja. Er geldt momenteel een limiet van 100 standaardlabels en 1 label met badge met opties per domein. Daarnaast kunnen gebruikers maximaal 5 labels toepassen per bestand en maximaal 20 labels in totaal, inclusief labels die worden toegepast door regels. Als u meer labels wilt kunnen toevoegen, stuurt u een e-mail met feedback en uitleg hierover naar drive-labels-feedback@google.com.

Op welke bestandstypen kunnen labels worden toegepast?

Labels kunnen worden toegepast op items in Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Labels kunnen niet worden toegepast op snelkoppelingen, mappen of bestanden die eigendom zijn van een andere organisatie.

Hoe kan ik labels toepassen op bestaande bestanden in het corpus van mijn organisatie?

Momenteel kunt u dit handmatig doen door labels met meerdere tegelijk toe te passen op bestanden. Selecteer in Drive op het web de bestanden waaraan u een label wilt toevoegen. Klik met de rechtermuisknop (secundaire contextklik) en gebruik het submenu Labels om labels toe te passen op alle geselecteerde bestanden. U kunt ook regels voor gegevensbescherming gebruiken om automatisch labels toe te passen op bestaande bestanden.

Wat zijn enkele voorbeelden van labeltaxonomieën die organisaties gebruiken?

Gevoeligheid: Rood, Oranje, Geel, Groen
Exportcontrole: EAR, ITAR, OFAC
Naleving: FINRA, HIPAA
Privacy: PII, SPII, Geen PII
Status: Concept, In beoordeling, Definitief
Contenttype: Contract, Ontwerpdocument, Mock-up
Contract: ondertekeningsdatum, vervaldatum
Medicijnstudie: experiment-ID, patiënt-ID
Afdeling: Marketing, Financieel, Human Resources

Kan ik labels en velden importeren uit andere systemen?

Momenteel niet. Workspace Migrate en leveranciers van andere systemen werken eraan om het in de toekomst mogelijk te maken labels en velden te importeren uit andere systemen. Meer informatie volgt.

Kan ik de toegang beperken tot bepaalde labels of velden?

U kunt de rechten voor elk label instellen (zie Labelrechten beheren). U kunt echter geen rechten op veldniveau instellen. Labels overschrijven ook geen bestandsrechten. Een kijker van een bestand kan de waarden van een label dus nooit wijzigen, zelfs niet als de labelrechten dit wel toestaan.

Kan ik labels toepassen op mappen in Drive?

U kunt momenteel geen labels toepassen op mappen. Klanten hebben ons laten weten dat ze labels willen toevoegen aan mappen zodat deze worden toegepast op bestanden in de mappen. We onderzoeken momenteel of we dit mogelijk kunnen maken.

Kan ik labels of velden verplicht maken?

Ja. U kunt velden markeren als vereist. Bij labels met vereiste velden is duidelijk te zien dat het gewenst is dat gebruikers ze invullen. Ze zorgen echter niet dat de gebruiker Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties niet meer kunnen gebruiken. Ze zijn dus niet echt verplicht om deze velden in te vullen. Als een vereist veld niet is ingevuld, zien gebruikers een bannermelding en is het vereiste veld visueel gemarkeerd in de gebruikersinterface. We onderzoeken momenteel andere opties waarmee u workflows kunt blokkeren voor toepassingen waarbij velden echt verplicht moeten worden ingevuld. Laat ons weten wat u nodig heeft op dit gebied.

Is het mogelijk om labels toe te passen via een API?

Er is een labels-API (bèta) die u kunt gebruiken om labels programmatisch te maken, te bewerken, toe te passen en te verwijderen. Stuur een e-mail naar drive-labels-feedback@google.com om toegang te vragen tot de bètaversie van de labels-API.

Bronnen

Feedback sturen

We waarderen uw input en stellen uw hulp om Drive-labels te verbeteren erg op prijs. Stuur uw feedback naar drive-labels-feedback@google.com.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen

Zoeken
Zoekopdracht verwijderen
Zoekfunctie sluiten
Google-apps
Hoofdmenu
Zoeken in het Helpcentrum
true
73010
false