これらの機能に対応しているエディション: Business Standard および Business Plus、Enterprise、Education Standard、Education Plus、G Suite Business、Essentials。 エディションの比較
ラベル
ラベルは管理者が定義するメタデータで、これによりユーザーは、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドでのアイテムの整理、検索、アイテムへのポリシーの適用がしやすくなります。ドライブのラベルは、記録管理、分類、構造化検索、ワークフロー、レポート、監査など、職場での一般的なファイル整理の場面で役立ちます。
管理者は、ラベルの作成、分類（ラベル構造）の定義、ラベルの公開を行うことができます。組織内のユーザーは、自分に編集権限のあるファイルにラベルを適用でき、項目の値を設定することもできます。組織のラベルは最大 150 個作成できます。
ラベルの用途
- 情報ガバナンス戦略に沿ってコンテンツを分類する
組織全体に一貫して適用できる分類スキーマにマッピングされるラベルを作成して、機密性の高いコンテンツや特別な扱いを必要とするコンテンツを識別できます。
- アイテムにポリシーを適用する
組織のコンプライアンス要件を満たすため、ドライブのラベルは、データ損失防止（DLP）ルールまたは Vault 保持ルール（近日提供予定）で条件またはアクションとして使用しできます。
こうしたルールでラベルを使用すると、ドライブのコンテンツは、そのライフサイクルを通じて管理され、組織における記録保持の慣行を遵守するようになります。ルールでラベルを使用すると、そのラベルは破壊的な編集からロックされ、無効にすることも削除することもできなくなります。
- ファイルのキュレートと検索を高速化する
管理者は、自社が保有する知識の検索可能性を高めるラベルを作成できます。共同作業環境でファイルを操作するユーザーは、ラベルを補足属性として適用して、コンテンツの検索と整理の効率を高めることができます。
こうすることで、組織内のユーザーはラベルとフィールドに基づいてコンテンツを検索できるようになります。たとえば、ドライブの検索オプションを使用して、「署名待ちで期限が金曜日のすべての契約書」を見つけるといったことが可能になります。
ラベルの種類
Google ドライブには、バッジと標準の 2 種類のラベルがあります。
バッジラベル - 特に重要なメタデータを目立たせるためのインジケーターとして使用できます。バッジのオプションを含むラベルは組織で 1 つ作成できます。バッジラベルの使用例を次に示します。
- 「ファイルの機密性」という名前のラベルを作成し、このラベルに「極秘」、「社内秘」、「公開」、「非公開」などの項目オプションを設定します。バッジのオプションにはそれぞれ異なる色を割り当てることができます。組織でラベルを使ってファイルの機密性レベルを指定すると、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドで視覚的に目立つバッジが表示されるようになります。
標準ラベル - 単純なラベルまたは複数の構造化項目を含む記述的なメタデータを備えた複雑なラベルを作成します。単純な標準ラベルの例を次に示します。
- 「プロジェクト Alpha」という名前のラベルを作成します。組織では、このプロジェクトに関連付けのあるすべてのファイルにこのラベルを適用できます。これにより、このプロジェクト用のすべてのファイルを識別および取得しやすくなります。
構造化項目を含む標準ラベルの例を次に示します。
- 「契約書」という名前のラベルを作成し、このラベルに「種類」、「会社」、「ステータス」、「期限」といった項目を設定します。
- 各項目には、データ型（数値、日付、ユーザー、テキスト、選択）を割り当てます。データ型が「選択」の場合は、選択肢を定義します。たとえば、「契約書」の「ステータス」項目のデータ型を「選択」にして、選択肢を「下書き」、「署名待ち」、「不承認」、「署名済み」、「期限切れ」とすることができます。構造化項目を使用することで、特定のファイルにアクセスするための条件をきめ細かく設定できます。
組織でラベルをオンまたはオフにする
-
-
管理コンソールで、メニュー アイコン
[アプリ]
[Google Workspace]
-
[ラベル] をクリックします。
ヒント: 他の管理者権限がなくてもメタデータを管理できるようにするには、カスタムの管理者ロールを作成し、そのロールにラベルの管理権限のみを付与します。
-
ラベルをオンまたはオフにします。
-
[保存] をクリックします。
ラベルをオンにすると、以下のロールで以下のアクションを実行できます。
| ロール | ファイルへのアクセス権限 | ユーザーができること | |
| 管理者 | すべての権限 | 新規ラベルを作成する、ラベル分類を管理する | |
| ユーザー | 編集権限 | 公開済みのラベルを編集、適用する、公開済みラベルの項目を編集する | |
| ユーザー | 表示権限 | 表示可能なファイルに適用されているラベルを表示する（追加または編集は不可） | |
| ユーザー | 表示権限または編集権限 | ドライブの検索オプションを使用して、特定のラベルまたは項目が適用されたコンテンツを検索する |
ラベルがオフの場合は、次のようになります。
- ラベルとそれに対応する項目は非表示になり、それらの作成、更新、ファイルへの適用、検索での使用はできなくなります。
- 以前に作成したラベルはすべて残ります。ラベルを再度オンにすると、以前に作成したラベルも再び使用できるようになります。
ラベルを設定、構成する
組織でラベルを使用する方法について、以下のセクションで説明します。
新しいラベルを作成する新しいラベルを作成する手順は、ラベルの種類によって異なります。
組織で新しいバッジラベルを作成する
組織でラベルが有効になっている場合は、組織内のユーザーが使用するバッジラベルを最大 1 つ作成できます。
- パソコンからラベル マネージャー（https://drive.google.com/labels）にアクセスします。
- [新しいラベル] をクリックします。
- バッジラベルを選択します。
- サンプルを利用するか、最初から始めるかを選択します。
- タイトルを更新します。
- 省略可: ラベルの説明またはラベルに関する組織の内部資料を参照する詳細 URL を追加します。
- エンドユーザーにラベルの入力を求めるかどうかを選択します。
- オプションをカスタマイズして、色を割り当てます。
- [公開] をクリックします。
組織で新しい標準ラベルを作成する
組織でラベルが有効になっている場合は、組織内のユーザーが使用する標準ラベルを最大 150 個作成できます。
- パソコンからラベル マネージャー（https://drive.google.com/labels）にアクセスします。
- [新しいラベル] をクリックします。
- 標準ラベルを選択します。[新規作成] を使用するか、いずれかのラベル テンプレート（「契約書を使用」など）使用します。
- タイトルを更新します。
- （省略可）説明を追加します。
- ラベルには項目を最大 10 個含めることができます。詳しくは、後述のラベルの項目を操作するをご覧ください。
- [公開] をクリックします。
ラベルの公開
新しいラベルは「下書き」の状態で作成されます。公開する前に、下書きの変更がエンドユーザーにどのように表示されるかを確認できます。[公開] をクリックすると、[権限] で指定されたユーザーがラベルを利用できるようになります。
ラベルの公開後に項目の種類と複数選択の許可を変更することはできません。ラベルを公開することで、下書きの変更がエンドユーザーに表示されるようになります。公開後に変更を行うたびに、新しい下書きが作成されます。エンドユーザーにその更新内容を表示するには、新しい下書きを公開する必要があります。
ラベルの管理権限を持つ管理者は、組織全体のラベルを作成、管理できます。パソコンからラベル マネージャー（https://drive.google.com/labels）にアクセスして、そのページで以下の操作を行うことができます。
組織内のすべてのラベルを表示する
- ラベル マネージャーには、管理者が操作できるすべてのラベルのリストが表示されます。
- 必要に応じて、次の操作を行うこともできます。
- [ラベル名で検索] ボックスにラベル名を入力してリストをフィルタする
- ラベル名、最終更新日、ステータスでリストを並べ替える
既存のラベルを編集する
- ラベル マネージャーで、編集するラベルをクリックします。
- ラベルに変更を加えます。
- [公開] をクリックします。
ラベルを無効にする
- ラベル マネージャーで、削除したいラベルを見つけて、その他アイコン
をクリックします。
- [無効にする] を選択します。 Google Vault の保持ルール、データ分類ルール、データ損失防止（DLP）ルールでラベルを使用している場合、このアクションは使用できません。
- ラベルが無効になることを示すダイアログが表示されます。[無効にして表示] をクリックして確定します。
無効にしたラベルは、ユーザーが適用することはできなくなりますが、すでに適用されている場所と検索結果には引き続き表示されます。
ラベルを削除する
ラベルを削除するには、最初にそれを無効にする必要があります。上述の手順に沿ってラベルを無効にします。
- 無効にしたら、そのラベルのその他アイコン
- [削除] を選択します。Google Vault の保持ルール、データ分類ルール、データ損失防止（DLP）ルールでラベルを使用している場合、このアクションは使用できません。
- ラベルが完全に削除されることを示すダイアログが表示されます。[完全に削除] をクリックして確定します。
注: ラベルを削除すると、そのラベルが適用されていたすべてのインスタンス（ユーザーが入力した、対応する項目値を含む）が完全に削除され、ファイルから消去されます。
| 項目 | ユーザーができること | 形式に関する考慮事項と制限 |
|---|---|---|
| オプション リスト | リストからオプションを選択する（複数可） | オプションの設定: [複数選択できるようにする] チェックボックス サポートされるオプションの最大数は 200 個です 1 つの項目での最大選択数は 10 個です |
| 数値 | 数値を入力する | 整数のみ入力できます |
| 日付 | カレンダーの日付を選択する | オプションの設定: [日付形式] は [長い形式: Month DD, YYYY] または [短い形式: MM/DD/YY] に設定できます |
| テキスト | テキスト ボックスにテキストを入力する | 入力できる最大文字数は 100 文字です |
| ユーザー | Workspace の連絡先からユーザーを選択する | オプションの設定: [複数選択できるようにする] チェックボックス |
項目を追加する
- 編集モードでラベルを開き、[項目を追加] をクリックします。
- 項目の種類を選択します（複数可）。
- 新しい項目のオプションを設定します。
- [項目を追加]、[公開] の順にクリックします。
注:
- ラベルには最大 10 個の項目を追加できます。
- 新しい項目を追加する際は、各項目の種類が正しいことを公開前に確認してください。ラベルをいったん公開すると、項目の種類は変更できなくなります。また、公開後は、オプション リストまたはユーザーの項目について複数の値を選択できるようにするかどうかも変更できなくなります。詳しくは、ラベルの公開についての説明をご覧ください。
ユーザーに対して項目を必須にする
- 編集モードでラベルを開き、目的の項目を開きます。
- [項目の選択を必須にする] チェックボックスをオンにします。
注: 必須項目のあるラベルはユーザーによる入力を促すため視覚的に強調されますが、未完了の状態でもドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドは使用できるので、完全な強制にはなりません。ユーザーがオプションを選択していない場合は、バナー メッセージが表示され、その項目がハイライト表示されます。
項目を無効にする
- 編集モードでラベルを開き、目的の項目を見つけます。
- その他アイコン
- [無効にする] を選択します。
- [変更を公開] をクリックします。
注: 項目を無効にすると、ユーザーはその項目に値を適用できなくなります。ただし、値がすでに適用されている場所と検索結果には、項目は引き続き表示されます。
項目を削除する
- 項目を削除するには、最初にそれを無効にする必要があります。上述の項目を無効にする手順をご覧ください。
- 編集モードでラベルを開き、目的の項目を見つけて、その他アイコン
- [削除] を選択します。
- [変更を公開] をクリックします。
項目のオプションを無効にする
- 編集モードでラベルを開き、目的の親項目を開きます。
- 無効にする項目オプションを見つけて、その他アイコン
- [表示されるが選択できない] または [非表示にして無効にする] を選択します。
- ユーザーに対して項目オプションを表示するけれども、選択できないようにする場合は、[表示されるが選択できない] を選択します。
- 項目を完全に非表示にする場合は、[非表示にして無効にする] を選択します。
- [変更を公開] をクリックします。
項目のオプションを削除する
- 項目のオプションを削除するには、最初にそれを無効にする必要があります。上述の項目のオプションを無効にする手順をご覧ください。
- 編集モードでラベルを開き、目的の親項目を開きます。
- 削除する項目オプションを見つけて、その他アイコン
- [削除] を選択します。
- [変更を公開] をクリックします。
ラベルの権限を使用すると、どのユーザーが、項目の値の表示、適用、編集、特定のラベルの検索を行えるかを詳細に制御できます。
デフォルトでは、組織内のすべてのユーザーがラベルを表示して適用できます。また、組織外のユーザーや組織外のユーザーを含むグループにラベルの権限を付与することもできます。
注: ファイルの権限は引き続き適用されます。たとえば、特定のラベルを適用する権限を持ち、特定のドキュメントについて表示専用の権限を持つユーザーの場合、そのドキュメントに適用されているラベルについては表示権限のみ持つことになります。
ラベルの権限を開く
- パソコンからラベル マネージャー（https://drive.google.com/labels）にアクセスします
- 権限を管理するラベルを見つけてクリックします。
- 編集モードの状態で、ヘッダーの [権限] ボタンをクリックします。
- [ラベルの権限] ダイアログで、組織に適した権限レベルをプルダウン メニューから選択します。
- 特定のユーザーまたはグループにアクセスを制限する場合は（新しいラベルをテストする場合や、機密情報を含む可能性があるラベルを扱う場合など）、組織名の横にある [制限付きアクセス] を選択します。その後、個々のユーザーまたはグループと、それぞれに対応する権限レベルを指定できます。
権限を変更する場合、ラベルを公開する必要はありません。
注: Google アカウントを持っているユーザーに、ラベルを表示または適用する権限を付与できます。ただし、ラベルを適用できるのは、共有ドライブにあるアイテムと、ラベルにアクセスできる Workspace エディションのユーザーが所有するアイテムに限られます。
権限のレベル
| 権限 | ユーザーができること |
|---|---|
| このラベルの表示が可能 | 表示またはコメントの権限を持つファイルでラベルの表示、検索を行う。 |
| ラベルの適用と値の設定が可能 | 編集権限を持つファイルでラベルの適用、値設定、検索を行う。 |
データ保護ルール
データ損失防止（DLP）にも対応している Google Workspace エディションのデータ保護ルールでは、公開済みのラベルを使用できます。管理者は、ドライブ内のファイルにラベルを適用する操作を、データ保護ルールのアクションとして作成できます。また、ラベルをルールの条件として使用することで、そのラベルまたは対応する項目を使用しているドキュメントにのみ適用される特別なルールを定義できます。
たとえば、ドキュメント内のクレジット カード番号やマイナンバーをスキャンするデータ保護ルールを作成できます。一致するファイルが見つかった場合は、「機密ファイル」などのラベルが適用され、項目の値は「機密」に設定されます。
DLP ルールでラベルを使用すると、そのラベルは無効にすることも削除することもできなくなります。ラベル マネージャーは、管理コンソールの [ラベル] の表にある [ルール] 列で、そのラベルがルールで使用されているかどうかを確認できます。ただし、必要な管理者権限がないと、ラベルを使用しているルールの詳細を確認することはできません。
データ保護ルールで使用できるのは、種類が「オプション リスト」の項目を含むバッジラベルと標準ラベルのみです。現在のところ、データ保護ルールで他の種類のラベル項目を参照することはできません。詳しくは、ドライブの DLP ルールとカスタム コンテンツ検出項目を作成するおよび DLP ルールで自動分類を適用するをご覧ください。
組織でラベルを最大限に活用するためのヒントを以下にご紹介します。
- ラベルのユースケースを考慮し、組織のニーズに最適なラベルの種類を選びます。
- ラベルに追加する項目の数を入念に評価することをおすすめします。ラベルの効果が発揮されるのは、組織内で幅広く、一貫性のある方法で使用される場合に限られます。操作が手軽であれば、ユーザーがラベルを適用したり、項目の値を編集したりする頻度は高まります。
- ラベルを作成する前に、既存のラベルで利用できるものがないかどうかを確認します。似たラベルは少ないほうが、ユーザーも迷わず選択できます。
- ラベル名、項目名、選択オプションに機密情報を含めないでください。ラベルの管理権限を持つ組織内の管理者は全員がラベルを編集できます。ラベルの権限の設定によっては、組織内のすべてのユーザーにラベルが表示される可能性があります。
- 新しいラベルを公開する前に、各項目の種類を確認します。ラベルをいったん公開すると、項目の種類は変更できなくなります。また、オプション リストまたはユーザーの項目について複数の値を選択できるようにするかどうかも変更できなくなります。
- 公開済みのラベルを他の方法で変更する場合は注意が必要です。変更すると、そのラベルが適用されているすべてのファイルに影響します。
- 現在のところ、設定できるラベルはお客様あたり 150 個までです。この制限については、柔軟性と使いやすさを両立できるように、ユーザーからのフィードバックを基に見直す予定です。
- 現時点では、フォルダと共有ドライブにラベルを適用することはできません。Google では、この分野におけるお客様のご期待やニーズにより合致した変更を積極的に検討しています。
- 異なるラベル間で項目を共有することはできません。
- ラベルの公開後、項目の種類と [複数選択できるようにする] オプションを変更することはできません。
- 組織が所有するラベルは、同じ組織が所有するファイルにのみ適用できます。
- ラベルは Google Workspace Domain Transfer ではサポートされていません。
よくある質問
Essentials、Business Standard、Business Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus、Nonprofits の各エディションで組織のラベルを有効にできます。
また、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus の各エディションでは、データ保護ルールでラベルを使用できます。
はい。現在のところ、1 つの組織で使用できるラベルは、すべての標準ラベルと 1 つのバッジラベルを含めて合計 150 個までです。また、ユーザーが適用できるラベルの数は 1 ファイルあたり 5 個まで、ラベルの合計数は 20 個までに制限されています（ルールによって適用されるものを含む）。この制限のために組織のニーズが満たされない場合は、drive-labels-feedback@google.com までメールでご連絡ください。また、制限についてご意見やご感想をお寄せください。
ラベルは、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのアイテムに適用できます。他の組織が所有するショートカット、フォルダ、ファイルにラベルを適用することはできません。
現在のところ、ラベルの一括適用を行うことで、そうしたファイルにラベルを手動で付けることができます。ウェブ版ドライブの場合は、ラベルを追加するファイルを選択して右クリックし（コンテキスト メニューを表示するためのクリック）、[ラベル] サブメニューを使用して、選択したすべてのファイルにラベルを適用します。別の方法として、データ保護ルールを使用して、既存のファイルにラベルを自動的に適用することもできます。
機密性: 赤、オレンジ、黄、緑
輸出規制: EAR、ITAR、OFAC
コンプライアンス: FINRA、HIPAA
プライバシー: 個人情報（PII）、SPII、PII なし
ステータス: 下書き、レビュー中、最終版
コンテンツ タイプ: 契約書、設計書、モックアップ
契約書: 署名日、有効期限
治験: 試験 ID、患者 ID
部門: マーケティング、財務、人事
現時点ではできません。Workspace Migrate とサードパーティ ベンダーでは、将来的に他のシステムからラベルと項目を読み込むことができるよう取り組みが行われています。詳細は今後お知らせする予定です。
ラベルごとに権限を設定できます（ラベルの権限を管理するをご覧ください）。ただし、項目レベルで権限を設定することはできません。また、ラベルの権限がファイルの権限に優先することはありません。そのため、ファイルの表示権限を持つユーザーは、ラベル権限で許可される場合であっても、ラベルの値を変更することはできません。
フォルダにラベルを付ける機能は現在サポートされていません。お客様からフォルダ内のアイテムに適用するためのフォルダラベルが欲しいというご要望が寄せられており、Google ではその実現方法を検討しています。
はい。項目は必須にすることができます。必須項目のあるラベルはユーザーによる入力を促すため視覚的に強調されますが、未完了の状態でもドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドは使用できるので、完全な強制にはなりません。必須項目が未完了のままになっていると、ユーザー インターフェースではバナー メッセージが表示され、その項目が強調表示されます。Google では現在、完全な強制の適用が必要なユースケースに備えて、ワークフローのブロックを含むその他のオプションを調査しています。この分野に関する皆さまのご要望をお聞かせください。
Labels API を使用すると、プログラムでラベルを作成、編集、適用、削除できます。詳しくは、Google Drive Labels API ドキュメントをご覧ください。
