ドライブのメタデータを管理する(ベータ版)

この機能は、G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education、G Suite Essentials、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite for Nonprofits でご利用いただけます。各エディションの比較

ドライブのメタデータ(現在はベータ版)を使用すると、職場や学校全体で一貫した方法で、ドライブ内のファイルおよびフォルダにカスタムのラベルとフィールドを追加できます。メタデータを設定することで、組織にとって意味のある特定の用語を使用したコンテンツ検索が可能になります。

メタデータとは

メタデータはファイルに関する情報です。Google ドライブでは、メタデータはラベルに分類されます。ラベルは組織内でよく使用されるファイルの種類に対応しており、一般的なメタデータ用語の「スキーマ」に相当するものです。

各ラベルは、ファイルの特定のカテゴリに関連するフィールドを体系的にまとめたものです。

例:

  • 「契約」というラベルがあるとします。
  • 「契約」には、「種類」、「会社」、「ステータス」、「期限」というフィールドがあります。
  • 各フィールドには、データ型(数値、日付、人、テキスト、選択)を割り当てます。データ型が「選択」の場合は、選択肢を定義します。たとえば、「契約」の「ステータス」フィールドのデータ型を「選択」にして、選択肢を「ドラフト」、「署名待ち」、「非承認」、「署名済み」、「満了」にすることができます。

ラベルの使用方法

  • ファイルを組織内の全員に共通する概念で分類する
    管理者は、すべてのユーザーがファイルに適用できるラベルを作成できます。
     
  • チームのコンテンツに限定した関連ラベルを定義する
    管理者および管理者が許可したユーザーは、共有ドライブでのみ有効なラベルを作成することもできます。共有ドライブの管理者は、共有ドライブのメンバーが利用できるラベルを選択できます。
     
  • ファイルの管理と検索を高速化する
    エンドユーザーは、編集可能なファイルやフォルダにラベルを適用でき、フィールドの値を設定することも可能です。

    組織内のユーザーは、ラベルやフィールドに基づいてコンテンツを検索できます。たとえば、ドライブの検索オプションを使用して「署名待ちで期限が金曜日のすべての契約」を見つけることができます。

ドライブのメタデータのベータ版を申し込む

G Suite Business、G Suite Enterprise、G Suite Essentials、G Suite for Education、G Suite Enterprise for Education、G Suite for Nonprofits の各エディションの管理者は、メタデータのベータ版プログラムにお申し込みいただけます。

注: 組織内で G Suite Basic に加えて上位の G Suite エディションをご利用の場合、上位エディションのユーザーがファイルに追加したフィールドは、G Suite Basic のユーザーも表示、編集できます。

組織でラベルをオンまたはオフにする

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [ラベル] をクリックします。

    ヒント: 他の管理者権限がなくてもメタデータを管理できるようにするには、カスタムの管理者ロールを作成し、そのロールにラベルの管理権限のみを付与します。

  4. ラベルをオンまたはオフにします。

    [ラベルをオンにする] を選択すると、ユーザーは次のことができます。

    • 編集可能なファイルやフォルダに対して、ラベルを適用したり、フィールドを編集したりする。
    • 閲覧のみ可能なファイルに適用されているラベルを表示する(追加や編集は不可)。
    • ドライブの検索オプションを使用して、特定のラベルやフィールドが適用されたコンテンツを検索する。検索結果には、ユーザーがアクセス可能なファイルとフォルダのみが表示されます。

    [ラベルをオフにする] を選択すると、ラベルとフィールドは非表示になり、それらの作成、更新、ファイルへの適用、検索での使用はできなくなります。既存のメタデータはそのまま保持され、ラベルを再びオンにすると再表示されます。

  5. [保存] をクリックします。

ユーザーにラベルの作成を許可するかどうかを選択する

デフォルトでは、ユーザーは共有ドライブに対して新しいラベルを作成できます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有ドライブのラベル] をクリックします。

  4. 一部のユーザーにだけこの機能を有効にする場合は、左側で組織部門を選択します。選択しない場合は、全ユーザーに適用されます。

    ユーザーが共有ドライブを作成できる場合のみ、ユーザーに共有ドライブのラベルの作成を許可することをおすすめします。一部の組織部門で共有ドライブの作成をユーザーに許可していない場合は、それ以外の組織部門に共有ドライブのラベルを許可することをおすすめします。

  5. ユーザーに共有ドライブでのラベル作成を許可するかどうかを選択します。
  6. [保存] をクリックします。

ユーザーが新しいラベルを作成できなくても、組織の共有ドライブの管理者によってメンバーが使用できる共有ドライブのラベルを指定できます。共有ドライブのメンバーに表示するラベルをフィルタリングできるので、組織内に「プロジェクト計画」という名前のラベルが複数ある場合などに有用です。ラベル名は同じ「プロジェクト計画」でも、そのフィールドはチーム(エンジニアリング、マーケティング、トレーニング)ごとに異なる可能性があります。

組織のラベルを作成する

ラベルの管理権限を持つ管理者は、組織全体または共有ドライブ単位のラベルを作成できます。

エンドユーザーも共有ドライブのラベルを作成できるため、ラベルの作成方法についてはエンドユーザー向けヘルプセンターをご覧ください。また、https://drive.google.com/labels にアクセスすると、ラベルエディタを使ってみることができます。

管理者がラベルを作成する場合は、[公開設定] を [共有ドライブ] または [すべてのファイルと場所] に設定できます(ユーザーがラベルを作成する場合の [公開設定] は、常に [共有ドライブ] です)。

公開設定でラベルの表示範囲が決まります。

  • 共有ドライブの管理者が共有ドライブのラベルを選択する際は、組織内で公開されているすべてのラベルが表示されます。
  • 共有ドライブのメンバーがファイルにラベルを適用する際は、共有ドライブの管理者が作成または選択した共有ドライブのラベルのみが表示されます。[すべてのファイルと場所] に設定されたラベルも表示されます。
  • ユーザーがマイドライブ内のファイルにラベルを適用する場合は、管理者が作成して [すべてのファイルと場所] に設定されたラベルが表示されます。公開設定が [共有ドライブ] のラベルは表示されません。

注: 組織外のユーザーには(ドライブ ファイルの編集権限を持つ場合でも)、ドライブ ファイルのメタデータが表示されません。また、外部ユーザーはファイル検索にラベルやフィールドを使用することもできません。

メタデータに関するおすすめの方法

メタデータを使いこなすためのヒントをご紹介します。

  • 1 つのカテゴリに作成するプロパティは 4 つまでにしましょう。メタデータは非常に強力ですが、その力を発揮するには広範に一貫して使用されていることが前提です。操作が手軽であれば、ユーザーがカテゴリを適用したりプロパティを編集したりする頻度は高まります。 
     
  • カテゴリを作成する前に、使えるカテゴリがすでにないか確認しましょう。似たカテゴリは少ないほうが、迷わず選択できます。
     
  • 共有ドライブに対してカテゴリを作成、選択することで、端的な選択肢をチームメンバーに示しましょう。
     
  • カテゴリ名や選択肢に機密情報を使用しないでください。公開されたカテゴリは、組織内の管理者と共有ドライブ管理者全員の目に触れることになります。 
     
  • 新しいカテゴリを公開する前に、各プロパティの型を確認しましょう。カテゴリの公開後は、プロパティの型を変更できません。また、選択型のプロパティに対して複数の値を選択できるかどうかも変更できません。 
     
  • 公開されたカテゴリを他の方法で変更する場合も注意が必要です。変更は、そのカテゴリが適用されたすべてのファイルに影響します。知らないファイルに適用されていることもあり得ます。たとえば、そのカテゴリが適用されたファイルのオーナーが変更されていたり、他の複数の共有ドライブに追加されていたりすることがあります。

ユーザーのトレーニング

以下の操作方法については、エンドユーザー向けヘルプをご覧ください。

  • 共有ドライブのラベルを作成、選択する方法
  • ファイルにラベルを適用し、フィールドを設定する方法
  • ドライブの検索オプションを使用して、ラベルやフィールドに基づいたコンテンツ検索を行う方法

ユーザーには上のリンクを必ずご案内ください。ベータ版に関するエンドユーザー向けのヘルプ記事は検索結果には表示されず、ユーザー向けのドライブ ヘルプセンターにも掲載されていないためです。

既知の問題

  • 現在のところ、共有ドライブの管理者によるラベルへのアクセスを制限することはできません。すべての共有ドライブの管理者は、他の管理者が作成したものも含め、公開されているすべてのラベルから選択できます。
  • 現在のところ、設定できるラベルはお客様あたり 100 個までです。この制限については、柔軟性と使いやすさを両立できるように、ユーザーからのフィードバックを基に見直す予定です。
  • 現在のところ、異なるラベル間でフィールドを共有することはできません。

よくある質問

他のシステムからラベルやフィールドを読み込むことはできますか?

現時点ではできません。他のシステムからの移行については、AppBridge やサードパーティ ベンダーと連携して取り組んでいます。

特定のラベルやフィールドへのアクセスを制限できますか?

ラベルへのアクセスには常にファイルの権限が継承されます。

親フォルダのラベルはファイルに継承されますか?

現在のところ継承されませんが、この方法を検討すべき使用事例があればぜひご紹介ください。

ラベルやフィールドを必須にすることはできますか?

現在のところできませんが、ユーザーの作業の妨げにならずに実現する方法を調査中です。この領域に関する皆様のご要望をお聞かせください。

フィードバックのお願い

ドライブのメタデータを有意義なものにするために、ユーザーの皆さまのご意見をお待ちしています。フィードバックを drive-labels-feedback@google.com までお寄せください。

この情報は役に立ちましたか?
改善できる点がありましたらお聞かせください。

さらにサポートが必要な場合

問題を迅速に解決できるよう、ログインして追加のサポート オプションをご利用ください。