Gestionar metadatos de Drive (beta)

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Con los metadatos de Drive (ahora en programa beta), puedes añadir etiquetas y campos personalizados a los archivos y carpetas de Drive de tu empresa o centro educativo para tenerlos clasificados de la misma forma. De este modo, tus usuarios pueden buscar contenido usando términos específicos que sean significativos en tu organización.

¿Qué son los metadatos?

Los metadatos son información sobre tus archivos. En Google Drive, los metadatos se organizan por etiquetas, que corresponden a tipos de archivos habituales en tu organización. En términos de metadatos, digamos que estas etiquetas son "esquemas".

Las etiquetas son conjuntos de campos estructurados que son pertinentes para una determinada categoría de archivos.

Por ejemplo:

  • Supongamos que tienes la etiqueta Contrato.
  • Esta etiqueta puede tener los campos Tipo, Empresa, Estado y Fecha de vencimiento.
  • A cada campo se le debe asignar un tipo de datos, que puede ser "número", "fecha", "persona", "texto" o "selección". Si el tipo es "selección", se tienen que definir las posibles opciones. Por ejemplo, el campo Estado de la etiqueta Contrato puede ser de tipo "selección" y ofrecer las opciones Borrador, Esperando firma, Rechazado, Firmado o Vencido.

Utiliza etiquetas para hacer lo siguiente:

  • Implantar un sistema de clasificación de tipos de archivo habituales a nivel de organización
    Los administradores pueden crear etiquetas que todos tus usuarios pueden asignar a sus archivos.
     
  • Definir y acotar etiquetas para el contenido de equipos concretos
    Si lo permites, los administradores y los usuarios también pueden crear etiquetas que se puedan utilizar solo en unidades compartidas. Los administradores de las unidades compartidas pueden seleccionar las etiquetas que pueden elegir los miembros de sus unidades.
     
  • Conservar archivos y encontrarlos más rápido
    Los usuarios finales pueden asignar etiquetas a los archivos y carpetas que pueden editar. También pueden definir los valores de los campos.

    Por lo tanto, los usuarios de tu organización pueden buscar contenido por etiquetas y campos. Por ejemplo, pueden usar las opciones de búsqueda de Drive para dar con todos los contratos pendientes de firma o los que vencen un día concreto.

Registrarse para participar en el programa beta de metadatos de Drive

Los administradores de las ediciones G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Essentials, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro pueden registrarse en el programa beta de metadatos.

Nota: Los usuarios de G Suite Basic pueden ver o editar los campos que hayan sido añadidos a un archivo por usuarios de tu organización que tengan una edición superior.

Activar o desactivar etiquetas en tu organización

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Etiquetas.

    Consejo: Si quieres que algunos usuarios puedan gestionar metadatos sin darles otros privilegios de administrador, crea una función de administrador personalizada que solo incluya el privilegio Gestionar etiquetas.

  4. Activa o desactiva las etiquetas.

    Si eliges Activar etiquetas, los usuarios pueden:

    • Asignar etiquetas a archivos y carpetas que puedan editar, así como modificar sus campos.
    • Consultar (no añadir ni modificar) las etiquetas de los archivos que pueden ver, pero no editar.
    • Utilizar las opciones de búsqueda de Drive para encontrar contenido con etiquetas o campos concretos. Estas búsquedas solo devuelven archivos y carpetas a los que pueden acceder los usuarios.

    Si eliges Desactivar etiquetas, se ocultarán las etiquetas y los campos, por lo que no se podrán crear, actualizar ni asignar a los archivos. Tampoco se podrán usar en las búsquedas. Como los metadatos no se eliminan, se mostrarán de nuevo si se vuelven a activar las etiquetas.

  5. Haz clic en Guardar.

Elegir si los usuarios pueden crear etiquetas

De forma predeterminada, los usuarios pueden crear etiquetas en las unidades compartidas.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Etiquetas en unidades compartidas.

  4. Si quieres que solamente puedan utilizar esta función algunos usuarios, selecciona las unidades organizativas que quieras en la parte izquierda. Si no lo haces, la función se activará en toda tu organización.

    Te recomendamos que solo permitas crear etiquetas de unidades compartidas a los usuarios que pueden crear este tipo de unidades. Por tanto, si no permites que los usuarios de algunas unidades organizativas creen unidades compartidas, te sugerimos que des acceso a las etiquetas de unidades compartidas a todas las demás unidades organizativas.

  5. Elige si los usuarios pueden crear etiquetas de unidades compartidas.
  6. Haz clic en Guardar.

Aunque no puedan crear etiquetas, los administradores de unidades compartidas de tu organización podrán elegir las etiquetas de unidades compartidas que pueden utilizar sus miembros. De ese modo, pueden filtrar las etiquetas que puede ver un miembro de una unidad compartida. Esto puede resultar útil, por ejemplo, si hay varias etiquetas "Plan de proyecto" en una organización. Es posible que los campos de un plan de proyecto sean diferentes en los equipos de ingeniería, marketing y formación.

Crear etiquetas en tu organización

Si eres administrador y tienes el privilegio Gestionar etiquetas, puedes crear etiquetas que puedan usarse en toda la organización o en unidades compartidas.

Como los usuarios finales también pueden crear etiquetas en unidades compartidas, te recomendamos que consultes cómo crear etiquetas en el Centro de Ayuda para usuarios finales. Para empezar, también puedes ir al editor de etiquetas, en https://drive.google.com/labels.

Cuando un administrador crea una etiqueta, puede hacer que sea visible en unidades compartidas o en todos los archivos y las ubicaciones. En cambio, las etiquetas que crean los usuarios solo son visibles en unidades compartidas.

El ajuste de visibilidad determina quién puede ver una etiqueta:

  • Cuando un administrador de una unidad compartida selecciona qué etiquetas pueden usarse en ella, ve todas las etiquetas publicadas de la organización.
  • Cuando un miembro de una unidad compartida asigna etiquetas a archivos, solo ve las etiquetas de unidades compartidas que el administrador de esa unidad ha creado o seleccionado, así como las etiquetas que tienen la visibilidad Todos los archivos y las ubicaciones.
  • Cuando los usuarios asignan una etiqueta a archivos de Mi unidad, ven las etiquetas creadas por el administrador que tienen la visibilidad Todos los archivos y las ubicaciones. Es decir, no verán las etiquetas de unidades compartidas.

Nota: Los usuarios que no pertenezcan a tu organización no podrán ver tus metadatos de Drive, aunque se hayan asignado a archivos que pueden editar. Tampoco podrán utilizar tus etiquetas ni tus campos para buscar archivos.

Prácticas recomendadas al trabajar con metadatos

A continuación se sugieren algunas prácticas para optimizar tu experiencia con los metadatos:

  • Te recomendamos que, como máximo, crees cuatro propiedades por categoría. Los metadatos son muy útiles, pero solo si los utilizan muchos usuarios de forma sistemática. Es mucho más probable que los usuarios asignen categorías y editen propiedades si resulta rápido y fácil hacerlo. 
     
  • Antes de crear una categoría, comprueba si ya hay una que puedas utilizar. Cuantas menos categorías parecidas vean los usuarios, más probabilidades hay de que elijan la más adecuada.
     
  • Crea y selecciona las categorías que quieres que se usen en unidades compartidas. De este modo, los miembros del equipo tendrán menos opciones entre las que elegir, pero serán más útiles.
     
  • Procura no introducir información confidencial en los nombres de categorías ni en las opciones de selección. Todos los administradores de tu organización, incluidos los de las unidades compartidas, pueden ver y utilizar las categorías publicadas. 
     
  • Antes de publicar una nueva categoría, confirma que cada propiedad tenga el tipo adecuado. Los tipos de propiedad de las categorías publicadas no se pueden cambiar. Tampoco se puede cambiar si los usuarios pueden elegir varios valores en una propiedad de selección. 
     
  • Ten cuidado al cambiar una categoría publicada de otras formas. Los cambios afectan a todos los archivos a los que ya se haya asignado la categoría, lo que puede incluir algunos que quizá no conozcas. Por ejemplo, es posible que los archivos de una categoría tengan nuevos propietarios o se encuentren en otras unidades compartidas. 

Formar usuarios

Consulta el Centro de Ayuda para usuarios finales para saber cómo hacer lo siguiente:

  • Crear y seleccionar etiquetas de unidades compartidas.
  • Asignar etiquetas a archivos y definir los campos.
  • Buscar contenido a partir de etiquetas y campos mediante las opciones de búsqueda de Drive.

Envía el enlace anterior a tus usuarios, ya que mientras dure el programa beta, tus usuarios no podrán encontrar el artículo buscándolo en el Centro de Ayuda de Drive.

Problemas conocidos

  • De momento, no se puede limitar el acceso a las etiquetas que tienen los administradores de unidades compartidas. Todos estos administradores pueden seleccionar cualquiera de las etiquetas publicadas, incluso las creadas por otros administradores.
  • Por el momento, cada cliente puede tener un máximo de 100 etiquetas. En función de los comentarios que recibamos de los usuarios, podemos cambiar este límite para encontrar el equilibrio entre flexibilidad y usabilidad.
  • De momento, no se pueden usar los mismos campos en distintas etiquetas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar etiquetas y campos de otros sistemas?

De momento, no, pero estamos trabajando con AppBridge y otros proveedores externos para que se puedan transferir etiquetas y campos desde otros sistemas.

¿Puedo limitar el acceso a determinados campos o etiquetas?

Las etiquetas siempre heredan los permisos de los archivos.

¿Los archivos heredan las etiquetas de las carpetas en las que están?

De momento, no, pero nos interesa mucho saber si tienes en mente alguna situación en la que resultaría útil.

¿Puedo hacer que sea obligatorio asignar etiquetas o campos?

De momento, no. Estamos investigando formas de hacerlo sin entorpecer el trabajo de los usuarios. Si te interesa tener esta función, no dudes en decírnoslo.

Enviar comentarios

Valoramos tus comentarios y agradecemos que nos ayudes a que los metadatos de Drive funcionen lo mejor posible. Envíanos tus comentarios a drive-labels-feedback@google.com.

¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?