Gestionar metadatos de Drive (beta)

Esta función está disponible en Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Con los metadatos de Drive (ahora en versión beta), puedes añadir categorías y propiedades personalizadas a los archivos y carpetas de Drive de tu empresa o centro educativo para tenerlos clasificados de la misma forma. De este modo, tus usuarios pueden buscar contenido usando términos específicos que sean significativos en tu organización.

¿Qué son los metadatos?

Los metadatos son información sobre tus archivos. En Google Drive, los metadatos se organizan en categorías que se asignan a tipos de archivos habituales en tu organización. En terminología de metadatos, estas categorías equivalen a los "esquemas".

Las categorías son conjuntos de propiedades estructuradas que son pertinentes para una determinada categoría de archivos.

Por ejemplo:

  • Supongamos que tienes la categoría Contrato.
  • Esta categoría puede tener las propiedades Tipo, Empresa, Estado y Fecha de vencimiento.
  • A cada propiedad se le debe asignar un tipo de datos, que puede ser número, fecha, persona, texto o selección; en este último caso, también deben definirse los posibles valores. Por ejemplo, la propiedad Estado de la categoría Contrato puede ser una selección con los valores Borrador, Esperando firma, Rechazado, Firmado o Vencido.

Posibles usos de las categorías de metadatos

  • Proporcionar un sistema de clasificación de tipos de archivo habituales a nivel de organización
    Los administradores pueden crear categorías que todos tus usuarios pueden asignar a sus archivos.
     
  • Definir y acotar categorías importantes para el contenido de equipos concretos
    Si lo permites, los administradores y los usuarios también pueden crear categorías que se puedan utilizar solo en unidades compartidas. Los administradores de las unidades compartidas pueden seleccionar las categorías que pueden elegir los miembros de sus unidades.
     
  • Seleccionar y encontrar archivos más rápido
    Los usuarios finales pueden asignar categorías a los archivos y carpetas que pueden editar, así como definir los valores de las propiedades.

    De este modo, los usuarios de tu organización podrán buscar contenido a partir de esas categorías y propiedades. Por ejemplo, pueden usar las opciones de búsqueda de Drive para buscar todos los contratos pendientes de firma o los que vencen el próximo viernes.

Registrarse para participar en la versión beta de los metadatos de Drive

Los administradores de G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro pueden registrarse en la versión beta de los metadatos.

Nota: Los usuarios de G Suite Basic pueden ver o editar las propiedades que hayan sido añadidas a un archivo por usuarios de tu organización que tengan una edición superior.

Activar o desactivar categorías en una organización

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Propiedades personalizadas.

    Consejo: Si quieres que algunos usuarios puedan gestionar metadatos sin darles otros privilegios de administrador, crea una función de administrador personalizada que solo incluya el privilegio Gestionar las categorías de metadatos.

  4. Activa o desactiva las categorías.

    Si eliges Activar las categorías, los usuarios podrán hacer lo siguiente:

    • Asignar categorías a archivos y carpetas que puedan editar, así como modificar sus propiedades.
    • Consultar (no añadir ni modificar) las categorías de los archivos que pueden ver, pero no editar.
    • Buscar contenido con categorías o propiedades específicas mediante las opciones de búsqueda de Drive. Estas búsquedas solo devuelven archivos y carpetas a los que pueden acceder los usuarios.

    Si eliges Desactivar las categorías, se ocultarán las categorías y las propiedades, por lo que no se podrán crear, actualizar ni asignar a los archivos. Tampoco se podrán usar en las búsquedas. Como los metadatos no se eliminan, se mostrarán de nuevo si se vuelven a activar las categorías.

  5. Haz clic en Guardar.

Elegir si los usuarios pueden crear categorías

De forma predeterminada, los usuarios pueden crear categorías en las unidades compartidas.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Propiedades personalizadas de las unidades compartidas.

  4. Si quieres que solamente puedan utilizar esta función algunos usuarios, selecciona las unidades organizativas que quieras en la parte izquierda. Si no lo haces, la función se activará en toda tu organización.

    Te recomendamos que solo permitas crear categorías de unidades compartidas a los usuarios que pueden crear este tipo de unidades. Por tanto, si no permites que los usuarios de algunas unidades organizativas creen unidades compartidas, te sugerimos que des acceso a las propiedades personalizadas de unidades compartidas a todas las demás unidades organizativas.

  5. Elige si los usuarios pueden crear categorías de unidades compartidas.
  6. Haz clic en Guardar.

Aunque un administrador de una unidad compartida de tu organización no pueda crear categorías, sí podrá elegir las categorías de unidades compartidas que pueden utilizar sus miembros, lo que le ayudará a filtrar las categorías que pueden ver. Esto puede resultar útil si, por ejemplo, hay varias categorías "Plan de proyecto" en una organización, ya que es probable que los equipos de ingeniería, marketing o formación necesiten propiedades distintas en sus planes de proyecto.

Crear categorías en una organización

Si eres administrador y tienes el privilegio Gestionar las categorías de metadatos, puedes crear categorías que puedan usarse en toda la organización o en unidades compartidas.

Como los usuarios finales también pueden crear categorías en unidades compartidas, te recomendamos que consultes cómo crear categorías en el Centro de Ayuda para usuarios finales. Para empezar, también puedes ir al editor de categorías, en https://drive.google.com/categories.

Cuando un administrador crea una categoría, puede hacer que sea visible en unidades compartidas o en Todos los archivos y las ubicaciones. En cambio, cuando son los usuarios los que crean una categoría, únicamente se mostrará en unidades compartidas.

El ajuste de visibilidad determina quién puede ver una categoría:

  • Cuando un administrador de una unidad compartida selecciona qué categorías pueden usarse en ella, ve todas las categorías publicadas de la organización.
  • Cuando un miembro de una unidad compartida asigna categorías a archivos, solo ve las categorías de unidades compartidas que el administrador de esa unidad ha creado o seleccionado, así como las categorías visibles en Todos los archivos y las ubicaciones.
  • Cuando los usuarios asignan una categoría a archivos de Mi unidad, ven las categorías creadas por un administrador que se incluyen en Todos los archivos y las ubicaciones. Es decir, no se mostrarán las categorías de unidades compartidas.

Nota: Los usuarios que no pertenezcan a tu organización nunca podrán ver tus metadatos de Drive, aunque se hayan asignado a archivos que pueden editar. Tampoco podrán utilizar tus categorías o propiedades para buscar archivos.

Prácticas recomendadas de metadatos

A continuación se sugieren algunas prácticas para optimizar tu experiencia con los metadatos:

  • Te recomendamos que, como máximo, crees cuatro propiedades por categoría. Los metadatos son muy útiles, pero solo si los utilizan muchos usuarios de forma sistemática. Es mucho más probable que los usuarios asignen categorías y editen propiedades si resulta rápido y fácil hacerlo. 
     
  • Antes de crear una categoría, comprueba si ya hay una que puedas utilizar. Cuantas menos categorías parecidas vean los usuarios, más probabilidades hay de que elijan la más adecuada.
     
  • Crea y selecciona las categorías que quieres que se usen en unidades compartidas. De este modo, los miembros del equipo tendrán menos opciones entre las que elegir, pero serán más útiles.
     
  • Procura no introducir información confidencial en los nombres de categorías ni en las opciones de selección. Todos los administradores de tu organización, incluidos los de las unidades compartidas, pueden ver y utilizar las categorías publicadas. 
     
  • Antes de publicar una nueva categoría, confirma que cada propiedad tenga el tipo adecuado. Los tipos de propiedad de las categorías publicadas no se pueden cambiar. Tampoco se puede cambiar si los usuarios pueden elegir varios valores en una propiedad de selección. 
     
  • Ten cuidado al cambiar una categoría publicada de otras formas. Los cambios afectan a todos los archivos a los que ya se haya asignado la categoría, lo que puede incluir algunos que quizá no conozcas. Por ejemplo, es posible que los archivos de una categoría tengan nuevos propietarios o se encuentren en otras unidades compartidas. 

Formar a los usuarios

Consulta el Centro de Ayuda para usuarios finales para saber cómo hacer lo siguiente:

  • Crear y seleccionar categorías en unidades compartidas.
  • Asignar categorías a archivos y definir las propiedades.
  • Buscar contenido a partir de categorías y propiedades mediante las opciones de búsqueda de Drive.

Envía el enlace anterior a tus usuarios, ya que mientras esta función esté en fase beta, tus usuarios no podrán encontrar el artículo buscándolo en el Centro de Ayuda de Drive.

Problemas conocidos

  • De momento, no se puede limitar el acceso a las categorías que tienen los administradores de unidades compartidas. Todos estos administradores pueden seleccionar cualquiera de las categorías publicadas, incluso las creadas por otros administradores.
  • Por el momento, cada cliente puede tener un máximo de 100 categorías. En función de los comentarios que recibamos de los usuarios, podemos cambiar este límite para encontrar el equilibrio entre flexibilidad y usabilidad.
  • En estos momentos, no se puede modificar el nombre de las categorías ni de las opciones de selección una vez publicadas.
  • De momento, no se pueden compartir propiedades entre distintas categorías.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar categorías y propiedades de otros sistemas?

De momento, no, pero estamos trabajando con AppBridge y otros proveedores externos para que se puedan transferir categorías y propiedades desde otros sistemas.

¿Puedo limitar el acceso a determinadas categorías o propiedades?

Las categorías siempre heredan los permisos de los archivos.

¿Los archivos heredan las categorías de las carpetas en las que están?

De momento, no, pero nos interesa mucho saber si tienes en mente alguna situación en la que resultaría útil.

¿Puedo hacer que sea obligatorio asignar categorías o propiedades?

De momento, no, pero estamos investigando cómo hacerlo sin que el proceso entorpezca los flujos de trabajo de los usuarios. Si te interesa tener esta función, no dudes en decírnoslo.

Enviar comentarios

Valoramos tus comentarios y agradecemos que nos ayudes a que los metadatos de Drive funcionen lo mejor posible. Envíanos tus comentarios a drive-categories-feedback@google.com.

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