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Como administrador, puedes crear etiquetas para aplicarlas a los archivos almacenados en Drive. Las etiquetas de Drive son metadatos que pueden ayudar a tu organización a organizar, encontrar y aplicar políticas a los archivos de Drive. Las etiquetas de tu organización se pueden aplicar a cualquier archivo de Drive que sea propiedad de tu organización, pero no a las carpetas, los accesos directos, las unidades compartidas ni a los archivos que pertenezcan a otra organización. Las etiquetas de Drive pueden ser sencillas, como una etiqueta. También pueden tener muchos campos de metadatos estructurados, como campos de selección, fechas, cifras o personas.
- Ejemplos de casos prácticos en los que se pueden usar etiquetas de Drive
- Tipos de etiquetas de Drive que aparecen y dónde aparecen
- Quién puede ver las etiquetas
- Ejemplos de etiquetas de Drive
- Límites de las etiquetas de Drive
- Formas de aplicar etiquetas a elementos de Drive
- Pasos siguientes
- Preguntas frecuentes
Ejemplos de casos prácticos en los que se pueden usar etiquetas de Drive
Las etiquetas de Drive permiten a las empresas satisfacer muchas de sus necesidades relacionadas con la gestión de registros, la clasificación, la búsqueda estructurada, el flujo de trabajo, los informes y las auditorías.
- Clasificación de contenido para seguir una estrategia de gobernanza de la información
Usa una etiqueta para identificar contenido sensible o que deba tratarse de un modo especial. Por ejemplo, con la etiqueta "Sensibilidad" puedes restringir el acceso a los archivos marcados como "Confidencial" o "Muy sensible". - Aplicar política a elementos
Utiliza una etiqueta como condición o acción en Reglas de Prevención de la pérdida de datos (DLP) o Reglas de conservación de Vault para satisfacer los requisitos de cumplimiento. Por ejemplo, si un archivo contiene información personal identificable, con DLP puedes aplicar automáticamente la etiqueta "Confidencial" y bloquear que se comparta de forma externa. Cuando se usa una etiqueta en una regla, la etiqueta se bloquea y no se puede inhabilitar ni eliminar. - Encuentra archivos más rápido
Los miembros de tu organización pueden encontrar contenido por etiquetas y campos. Por ejemplo, con los campos de etiqueta "Estado de contrato" y "Fecha de vencimiento" puedes buscar en Drive todos los contratos que aún no se han firmado y que vencen el viernes.
Tipos de etiquetas de Drive y dónde se muestran
| Etiqueta con insignia | |||
| Etiqueta estándar |
En Google Drive hay dos tipos de etiquetas: con insignia y estándar.
Las etiquetas con insignia se utilizan para los metadatos más importantes de la organización y se destacan visualmente en los archivos a los que se aplican. La etiqueta con insignia aparece junto al nombre del archivo cuando los usuarios abren un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google en la Web. En el caso de otros tipos de archivos, como los PDFs, la etiqueta con insignia aparece en el panel "Etiquetas" del archivo, junto con cualquier otra etiqueta.
Solo puedes crear una etiqueta con insignia para tu organización. La etiqueta con insignia debe tener al menos un campo de selección.
Las etiquetas estándar se usan con otros metadatos. Puedes crear 150 etiquetas estándar (o 149 si creas una etiqueta con insignia). Con las etiquetas estándar, puedes configurarlas como una etiqueta sencilla sin la intervención del usuario, o bien añadir campos estructurados para que los usuarios proporcionen más información.
Los usuarios pueden ver todas las etiquetas aplicadas en un archivo sin abrir en Mi unidad, donde aparecen enumeradas en el panel Detalles del archivo. La actividad de las etiquetas se muestra en el panel Actividad de los archivos. En el caso de los archivos abiertos, los usuarios pueden hacer clic en Archivos Etiquetas para abrir el panel de edición de etiquetas. Más información sobre cómo funcionan los usuarios con las etiquetas
Quién puede ver las etiquetas
Cuando creas una etiqueta, puedes configurar quién puede verla y usarla: toda tu organización (opción predeterminada) o solo determinados usuarios y grupos. Si un usuario no tiene permiso para aplicar o ver la etiqueta, no la verá en Drive.
Las etiquetas no se muestran en los siguientes casos:
- Archivos descargados desde Drive
- Archivos de la vista previa de Gmail, Calendar, Chat o Meet
Los superadministradores y los administradores con el privilegio Gestionar etiquetas pueden ver todas las etiquetas en el Gestor de etiquetas. Los administradores con el privilegio Informes pueden ver las etiquetas que se aplican a los archivos que aparecen en los informes y en las auditorías, aunque no tengan el privilegio Gestionar etiquetas.
Ejemplos de etiquetas de Drive
Ejemplo de etiqueta con insignia:
- La etiqueta "Archivo sensible" contiene las opciones "Alto secreto", "Interno", "Público" y "Privado", cada una de un color diferente. Cuando los usuarios aplican la etiqueta, seleccionan la sensibilidad del contenido. Si quieres que los usuarios registren un motivo por el que han elegido un nivel de sensibilidad, puedes añadir el campo de texto "Justificación".
Ejemplos de etiquetas estándar:
- La etiqueta "Proyecto Alfa" que los usuarios pueden aplicar a cualquier elemento relacionado con ese proyecto para encontrar fácilmente todos los archivos relevantes.
- La etiqueta "contrato" con los siguientes campos: tipo, empresa, estado y fecha de vencimiento. Al crear la etiqueta, debes asignar a cada campo un tipo de datos (número, fecha, persona, texto o selección) y definir los valores posibles para los campos de selección. Por ejemplo, puedes tener las opciones "Borrador", "Esperando firma", "Rechazado", "Firmado" o "Vencido". De este modo, los usuarios podrán buscar por los valores de los campos en Drive como, por ejemplo, por los contratos vencidos.
Taxonomías de etiquetas adicionales:
- Control de exportación: EAR, ITAR y OFAC
- Cumplimiento: FINRA, HIPAA
- Privacidad: información personal identificable (IPI), información personal identificable (IPI)
- Estado: borrador, en revisión, final
- Tipo de contenido: Contrato, Documento de diseño y Simulación
- Prueba de drogas: ID de experimento, ID de paciente
Límites de las etiquetas de Drive
- Puedes crear hasta 150 etiquetas en tu organización, incluida una etiqueta con insignia.
- Los archivos pueden tener hasta 5 etiquetas aplicadas por usuarios. Puedes aplicar hasta 20 etiquetas en total entre etiquetas aplicadas por usuarios y reglas aplicadas por reglas.
- Las etiquetas se pueden aplicar a cualquier archivo de Drive, pero no a las carpetas, los accesos directos, las unidades compartidas ni los archivos que pertenezcan a otra organización.
Formas de aplicar etiquetas a elementos de Drive
Tienes varias opciones y puedes usar más de una:
- Los usuarios con permiso para editar archivos pueden aplicar etiquetas a archivos de Google Drive.
- Puedes usar la API de etiquetas para crear, editar, asignar y quitar etiquetas de forma programática. Para obtener más información, consulta la documentación de la API de etiquetas de Google Drive.
- Puedes aplicar etiquetas de clasificación predeterminada automáticamente a los archivos cuando se creen o se transfieran a un nuevo propietario.
- Si tu edición de Google Workspace admite la función Prevención de la pérdida de datos (DLP) de Drive, puedes configurar reglas de DLP para aplicar etiquetas automáticamente al contenido. Las reglas de DLP aplican etiquetas tanto a los archivos nuevos como a los ya creados que cumplen las condiciones de la regla.
- Puedes configurar la clasificación de datos con IA (beta) para aplicar etiquetas tanto a archivos nuevos como a los ya creados.
Pasos siguientes
Activar las etiquetas de Drive en tu organización. Aunque puedes crear etiquetas mientras Drive está desactivado, tu organización no puede usarlas hasta que actives las etiquetas de Drive.
Preguntas frecuentes
¿A qué tipos de archivos se pueden aplicar etiquetas? ¿Las carpetas pueden tener etiquetas?Las etiquetas se pueden aplicar a cualquier archivo de Drive, incluidos los subidos, como PDFs, archivos de Microsoft Office, archivos de texto, etc.
No se pueden asignar etiquetas a carpetas, accesos directos, unidades compartidas ni archivos que pertenezcan a otra organización.
Puedes marcar campos como obligatorios. Sin embargo, a los usuarios no se les impedirá usar, compartir o editar archivos si no rellenan ninguna etiqueta.
Las etiquetas con campos obligatorios se destacan al usuario para fomentar que se completen. Se mostrará un banner cuando no rellenes un campo obligatorio.
No. Además, Google Workspace Domain Transfer no admite etiquetas.
Para crear etiquetas, debes tener al menos el privilegio Gestionar etiquetas.
Para ver las etiquetas:
- En Drive, los usuarios deben tener como mínimo permiso para ver la etiqueta y el archivo.
- En el Gestor de etiquetas, un administrador debe ser superadministrador o tener el privilegio Gestionar etiquetas.
- En las auditorías y los informes de Drive, los administradores deben tener el privilegio Informes, aunque no tengan el privilegio Gestionar etiquetas.
No. Los usuarios ven el texto tal y como lo ha introducido el creador de la etiqueta.
