Transição do Hangouts clássico para o Chat: guia de implantação

Tudo pronto para fazer a transição dos seus usuários do Hangouts clássico para o Hangouts Chat? Se sua organização foi selecionada para participar do Programa de Transição Acelerada, siga estas instruções para que os usuários tenham uma ótima experiência.

Etapa 1: desenvolver um plano

As migrações mais bem-sucedidas começam com um plano claro. Use estas etapas recomendadas, nesta ordem, para definir seu plano. Para começar, agende uma data de migração. Dependendo do tamanho da sua organização, recomendamos que a migração seja programada com várias semanas de antecedência. Defina um tempo suficiente para comunicar as mudanças aos seus usuários. Ao escolher uma data, saiba que pode levar até 24 horas para que as alterações sejam propagadas para todos os usuários.

Etapa 2: preparar a equipe de suporte ou a central de informações

Prepare a equipe de suporte interno ou a central de informações para a migração. Os funcionários precisam estar prontos para lidar com um volume maior de tíquetes de suporte. Nas primeiras semanas, pode ser útil criar uma sala no Hangouts Chat dedicada a perguntas de suporte.

Etapa 3: analisar a lista de limitações conhecidas

Antes de migrar para o Hangouts Chat, você e as equipes de suporte internas devem ler e entender a lista completa de limitações conhecidas. A lista completa é longa, e talvez muitos dos itens não se apliquem ao seu caso. Estas são algumas limitações importantes:

  • As chamadas telefônicas e as mensagens de texto que usam o Google Voice não estão disponíveis no Chat. Os usuários podem acessar esses recursos no Google Voice em voice.google.com e no Acesso rápido aos apps ou fazer o download do app do produto (Android ou iOS).
  • Parte do histórico de mensagens diretas do Hangouts clássico aparecerá no Chat, mas as mensagens de grupo e o histórico delas não serão migrados. Os usuários ainda poderão participar dessas conversas em grupo em hangouts.google.com e ver o histórico de bate-papo no Gmail.
  • As mensagens em grupo e as salas iniciadas no Chat não enviarão mensagens para os usuários que ainda usam o Hangouts clássico e vice-versa. Saiba mais
  • Não será possível entrar em contato pelo Chat com organizações que usam o G Suite e ainda não ativaram o Chat. Os usuários só podem enviar mensagens para usuários externos nas organizações em que o Chat está ativado. Para esses bate-papos externos, os usuários ainda podem usar hangouts.google.com. O bot do Hangouts clássico notificará os usuários no Hangouts Chat sobre mensagens perdidas.
  • As salas de bate-papo são limitadas a 8.000 membros.

Veja a lista completa das limitações conhecidas.

Etapa 4: ativar o Hangouts clássico e o Hangouts Chat

No Admin Console, acesse sua organização de nível superior e as unidades organizacionais filhas para confirmar que o Hangouts clássico e o Hangouts Chat estão ativados. Essa etapa é importante porque assim os usuários podem conversar com o maior número de pessoas externas e acessar novos recursos, como o Hangouts Chat no Gmail.

  • Usuários com o Chat desativado não podem usar nenhum serviço do Chat, inclusive o Chat no Gmail, apps para dispositivos móveis ou app independente (PWA).
  • Usuários com o Hangouts clássico desativado têm estas limitações:
    • Não é possível usar hangouts.google.com.
    • Sem interoperabilidade de mensagens diretas com usuários externos. Por exemplo, um usuário externo no Hangouts clássico não pode enviar mensagens para alguém no Hangouts Chat.
    • O bot do Hangouts clássico não funciona.

Se você ainda não usou o Hangouts Chat, conheça os recursos do produto para saber qual é a melhor forma de implementá-los na sua organização. Defina as configurações de administrador, como o acesso ao bot.

Etapa 5 (opcional): testar a experiência de migração

Se você tem um domínio de teste, visualize a experiência de migração nele antes da data de migração. Faça login no Admin Console usando sua conta de teste. No Hangouts Chat, ative a Configuração preferencial do Chat, como mostrado na Etapa 9.

Etapa 6: informar seus usuários

Comunique a transição aos usuários quando você confirmar a data de migração. Descreva claramente as ações que os usuários devem realizar antes da migração, como as etapas 7 e 8. Veja alguns itens para compartilhar:

Crie um fórum de perguntas e respostas para esclarecer as dúvidas dos usuários antes e depois da migração. Alguns dos nossos clientes optaram por criar uma sala no Chat para discutir a mudança.

Envie um lembrete para os usuários quando a data da migração estiver se aproximando. É importante manter uma comunicação frequente com os usuários.

Etapa 7: instalar os apps Hangouts Chat em todos os dispositivos

Veja o que fazer para diminuir a chance de notificações perdidas antes da data de migração:

  • Os usuários de dispositivos móveis devem fazer o download da versão mais recente do app Hangouts Chat no Google Play ou na App Store. Depois disso, eles precisarão fazer login nas contas do G Suite para concluir a migração na data certa. O Hangouts Chat requer o Android 5.0 ou posterior.
  • Os usuários da extensão do Chrome precisam fazer o download do novo app independente do Hangouts Chat e fazer login nele.

As versões clássicas da extensão do Google Chrome e dos apps para dispositivos móveis do Hangouts serão desativadas na data de migração programada.

Instale o Chat em todos os dispositivos usando o Gerenciamento de dispositivos móveis do Google, caso você o use.

Etapa 8: ativar os serviços de vídeo e voz

  • Videochamadas: os usuários do Hangouts Chat podem participar de reuniões on-line não programadas no Hangouts Meet. Quem quiser participar de reuniões em um smartphone precisará fazer o download do app Hangouts Meet (Android, iOS) e depois se conectar à conta do G Suite. Também é possível usar o app Hangouts Meet para participar de reuniões programadas na agenda. Ative o Meet no Admin Console para os usuários da sua organização.
  • Chamadas de voz: no momento, não é possível usar o Google Voice para fazer chamadas telefônicas e enviar mensagens de texto no Hangouts Chat. Os usuários podem acessar esses recursos no Google Voice em voice.google.com e no Acesso rápido aos apps ou fazer o download do app Google Voice (Android ou iOS). Ative o Google Voice no Admin Console para os usuários da sua organização.

Observação: o Hangouts Chat não é integrado ao Google Fi. Os usuários desse serviço que escolheram o Hangouts clássico como aplicativo padrão de mensagens de texto ainda podem enviar e receber mensagens de texto no app Hangouts clássico do dispositivo móvel Google Fi.

Etapa 9: selecionar o Chat como a opção preferencial no dia da migração

Após concluir as etapas de 1 a 8, você estará pronto para fazer a transição da sua organização para o Hangouts Chat. É importante fazer a Etapa 4 antes desta. No dia da migração:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e G Suite e Hangouts Chat.
  3. Clique em Clientes de bate-papo.
  4. Selecione Configuração preferencial do Chat.

Pode levar até 24 horas para que as alterações entrem em vigor, inclusive a desativação dos apps Hangouts clássico e a ativação dos novos recursos.

Como desfazer a migração caso eu mude de ideia?

Observação: desfazer a migração para o Hangouts Chat provavelmente será prejudicial. Portanto, considere outras opções antes disso.

Para desfazer a migração da organização para o Hangouts Chat:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e G Suite e Hangouts Chat.
  3. Clique em Clientes de bate-papo.
  4. Selecione O Hangouts clássico e o Chat.

As alterações no Admin Console podem levar mais de 24 horas para todos os usuários

Os usuários precisam fazer as ações a seguir para receber as alterações:

  • Gmail: o Hangouts clássico substitui o Hangouts Chat no Gmail. Os usuários precisam atualizar o Gmail para receber a alteração.
  • Android e iOS: os usuários precisam fazer login no app Hangouts clássico para dispositivos móveis usando a conta do G Suite.
  • Extensão: os usuários precisam reiniciar a extensão do Hangouts clássico. Para isso, devem acessar chrome://extensions, desativar a extensão e depois reativar.

Etapa 10: enviar feedback

Caso encontre bugs e problemas, entre em contato com o suporte do G Suite. Nossa equipe de suporte é treinada para identificar os problemas relacionados à migração.

Os usuários finais podem enviar feedback por meio de pesquisas no app. Se você concordou anteriormente em participar de estudos sobre a migração, talvez nós solicitemos sua opinião.

Também é possível entrar em contato com o gerente técnico de Contas do Google.

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