従来のハングアウトから Chat への移行: 導入ガイド

従来のハングアウトから Google Chat への移行準備はお済みでしょうか。以下の手順を踏むことで、ユーザーの移行を円滑に進めることができます。

手順 1. 計画を策定する

最初に明確な計画を立てると、移行をスムーズに行えます。次に示すおすすめの手順を記載された順序で実施し、計画を策定してください。まず、移行日を決定します。組織の規模にもよりますが、遅くとも移行の数週間前までにはスケジュールを決めることをおすすめします。ユーザーに今後の変更を伝えるための十分な猶予を確保するためです。日付を選択するときは、すべての変更がすべてのユーザーに周知されるまでに最長で 24 時間かかる場合があることに留意します。

手順 2. サポートチームまたはヘルプデスクを用意する

予定されている移行日に備えて、社内のサポートチームまたはヘルプデスクを用意します。大量のサポート チケットに対応する準備が社内で整っている必要があります。最初の数週間、サポート関連の質問だけを受け付けるチャットルームを Chat で設定すると便利です。

手順 3. 既知の制限事項のリストを確認する

Chat に移行する前に、管理者と社内のサポートチームは Google Chat の既知の制限事項を読んで内容を理解しておくようにします。 

手順 4. 移行をテストする

テストドメインを用意してある場合は、移行日の前にテストドメインで移行の様子をプレビューできます。テスト アカウントを使用して、管理コンソールにログインしてください。Chat で、[Chat を優先] の設定をオンにします(手順 8)。Chat に関する知識を深めることで、その機能を組織内で実装するための最適な手順を理解することができます。

組織部門の一部のユーザーに対して [Chat を優先] をオンにすることもできますが、ネットワーク上で機能が分割されるのを避けるため、すべてのユーザーを同時に移行することをおすすめします。

手順 5. ユーザーに移行日を通知する

移行日が確定したら、移行の予定をすべてのユーザーに通知します。手順 6 と 7 での操作などのように、移行前にユーザーが行う必要がある操作を明確に説明します。以下のリソースを共有することをおすすめします。

移行の前後に、ユーザーからの質問に答えるための Q&A フォーラムを設定します。Chat でチャットルームを作成し、予定されている変更について話し合うと便利です。

移行日が近づいてきたら、ユーザーに再度通知します。ユーザーと頻繁にコミュニケーションを図ることが重要です。

手順 6. スタンドアロンの Chat アプリをインストールする

通知が届かない事態を最小限に抑えるため、移行日に先立って、Chrome 拡張機能のユーザーには Chat スタンドアロン アプリをダウンロードしてログインしておいてもらうことをおすすめします。または、管理者が Chrome ポリシーを設定してユーザーにこのアプリをデプロイすることも可能です。  詳しくは、Chat スタンドアロン アプリに関する記事をご確認ください。

サービス設定が [従来のハングアウトのみ] になっている場合は、移行日よりも前に余裕をもって [Chat と従来のハングアウト] に切り替えることをおすすめします。そうすることで、ユーザーは Chat アプリを設定して、移行に備えることができます。   

手順 7. 動画サービスと音声サービスを有効にする

  • ビデオ通話 - Google Meet との統合により、Chat から臨時のオンライン会議に参加できます。スマートフォンから会議に参加する場合は、Meet アプリ(Android 版、iOS 版)を自身のモバイル デバイスにダウンロードして、Google Workspace アカウントにログインする必要があります。Meet アプリは、カレンダーで予定されている会議に参加する場合にも使えます。組織内のユーザーに対して、管理コンソールで Meet を有効にします
  • 音声通話 - ユーザーが通話機能とテキスト メッセージを利用するには、Google Voice を使用します。Google Voice には、voice.google.com を開くか、アプリ ランチャーを使用するか、スマートフォンに Google Voice アプリ(Android 版、iOS 版)をダウンロードするかのいずれかの方法でアクセスします。管理コンソールで組織内のユーザーに対して Google Voice を有効にする必要があります。詳しくは、Google Voice に関する記事をご覧ください。

: Chat は Google Fi とは連携していません。デフォルトのテキスト メッセージ アプリとして従来のハングアウトを選択した Google Fi ユーザーは、引き続き Google Fi モバイル デバイスで従来のハングアウト アプリを使用してテキスト メッセージを送受信できます。

手順 8. 移行日に [Chat を優先] をオンにする

手順 1〜7 が済んだら、組織全体を Chat に移行する準備は完了です。この手順に入る前に、特に手順 3 を完了していることを確認してください。移行日には、次の操作を行います。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    特権管理者権限のあるアカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [Google Chat と従来のハングアウト] にアクセスします。
  3. [サービスのステータス] をクリックします。
    この設定は、組織全体に適用することも、選択した組織部門にのみ適用することもできます。ただし、ネットワーク上で機能が分割されないように、すべてのユーザーを同時に移行することをおすすめします。
  4. [Chat を優先] をオンにします。
  5. [保存] をクリックします。

従来のハングアウト アプリの無効化や新機能の有効化など、変更が反映されるまでに最長で 24 時間ほどかかることがあります。詳しくは、組織で使用するチャット サービスを選択するをご覧ください。

移行を元に戻したい場合の対処法

Chat への移行を元に戻すと中断が生じる可能性があるため、その他の選択肢を検討したうえで細心の注意を払って操作を行ってください。

Chat への組織の移行を元に戻すには:

  1. Google 管理コンソールログインします。

    特権管理者権限のあるアカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [Google Chat と従来のハングアウト] にアクセスします。
  3. [サービスのステータス] をクリックします。
    この設定は、組織全体に適用することも、選択した組織部門にのみ適用することもできます。
  4. [Chat と従来のハングアウト] または [従来のハングアウトのみ] をオンにします。

    注: [Chat と従来のハングアウト] のサービス オプションは、[Chat を優先] への自動移行を無効にした場合にのみ使用できます。 
     
  5. [保存] をクリックします。

この設定を 24 時間以内に複数回変更すると、ユーザー エクスペリエンスが不安定になる可能性があります。再び設定を変更する前に、新しい設定がすべてのユーザーに適用されることを確認してください。

変更を適用するため、ユーザーは次の操作を行う必要があります。

  • Gmail - Gmail に統合された Google Chat が従来のハングアウトに置き換わります。変更を適用するには、Gmail を再読み込みする必要があります。
  • Android と iOS - Google Workspace アカウントを使用して従来のハングアウト モバイルアプリにログインする必要があります。
  • 拡張機能 - 従来のハングアウトの拡張機能を再起動するには、chrome://extensions/ に移動し、拡張機能を一度オフにしてから再度オンにする必要があります。

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