Google アカウントを持たないユーザーとの共有を許可する

ビジターとの共有機能を使用すると、組織のユーザーは Google アカウントを持っていないユーザーをファイル共同編集のビジターとして招待し、PIN を使用してビジターの本人確認を行えます。この機能の使用を許可する場合、管理者は誰に組織のファイルやフォルダへのアクセス権があるのかを把握できます。

仕組み

ビジターとの共有を組織で有効にすると、ユーザーは Google ユーザーと共有するのと同じ方法で、ビジターとファイルやフォルダを共有できるようになります。ビジターには、共同編集するための招待メールが届きます。ビジターは初めてファイルを開くときに、自身の ID の本人確認を行えるよう PIN が記載されたメールを要求します。

ビジターは、PIN による ID 確認後 7 日間、ドキュメントの編集、コメント、閲覧ができます。7 日間を超えて共同編集する必要がある場合は、メールに記載された元のリンクを使用して再度本人確認を行うことができます。

ビジターとの共有が有効になっている場合

  • ビジターは、ウェブ上のマイドライブまたは共有ドライブ内にあるファイルやフォルダの閲覧、コメント、編集の提案、直接編集ができます。
  • 編集権限のあるビジターは、別の Google ユーザーとファイルを共有することはできますが、別のビジターと共有することはできません。
  • ビジターは、ファイルやフォルダを作成および所有したり、コンテンツをアップロードしたりすることはできません。
  • ビジターは、パソコン版 Google ドライブやバックアップと同期など、ダウンロードしたクライアント内のドキュメントにアクセスすることはできません。
  • ビジターは、自分のビジター セッションを削除できます。
  • 管理者は他の共同編集者と同様に、共有ファイル内でビジター セッションを表示し、アクセス権を変更または取り消すことができます。

ビジターとの共有を有効にする

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. [共有設定] 次に [共有オプション] をクリックします。
  4. 全ユーザーに設定を適用する場合は、最上位の組織部門を選択したままにします。それ以外の場合は、子組織部門または設定グループを選択します。
  5. 信頼できるドメインに対してのみビジターとの共有を許可するには:

    既知の問題: この設定を行うと [許可リスト登録済みドメインとの互換性がありません] という警告が表示されますが、組織のユーザーは信頼できるドメイン内のユーザーと問題なくファイルやフォルダを共有できます。

    1. Google Workspace 以外のアカウントを持つドメインを、組織の信頼できるドメインのリストに追加します(まだ存在しない場合)。詳しくは、信頼しているドメインとのみ外部共有を許可するをご覧ください。
    2. 共有先を特定のドメインに限定する手順で操作します。
      : [[組織名] のユーザーが、[組織名] 外の Google 以外のアカウントに招待状を送信することを許可する] チェックボックスをオンにします。
  6. ビジターがどのユーザーとも共有するのを許可するには:
    1. [オン] を選択します。
    2. (省略可)共有を行うユーザーに警告を表示するには、[[組織名] のユーザーが所有するファイルを [組織名] の外部と共有するときに警告する] チェックボックスをオンにします。
    3. [[組織名] のユーザーが、[組織名] 外の Google 以外のアカウントに招待状を送信することを許可する] チェックボックスをオンにします。
    4. [[組織名] の外部との共有が許可されている場合、[組織名] 内のユーザーは、リンクを知っているすべてのユーザーに対して、ファイルおよび公開済みのウェブ コンテンツを公開することができます] チェックボックスをオンにします。
  7. [アクセス チェッカー] で、[受信者のみ、候補の対象グループ、一般公開(Google アカウントは不要)のいずれか] を選択します。
  8. [保存] をクリックします。組織部門またはグループが作成済みの場合は、親組織部門の設定を継承またはオーバーライドしたり、グループの設定を解除したりできることがあります。

組織のユーザーが共有できるアイテム

Google アカウントを持っていないユーザーとの共有を管理者が許可した場合、組織のユーザーはマイドライブと共有ドライブにある次の形式のファイルを共有できます。

  • Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイト
  • 画像(JPEG ファイルなど)
  • PDF ファイルと Microsoft Office ファイル
  • 動画ファイル
  • フォルダ

ビジター セッションを Google Workspace アカウントにアップグレードする

管理者は、ビジター セッションと同じメールアドレスで Google Workspace アカウントを作成することで、ユーザーのビジター セッションを Google Workspace アカウントにアップグレードできます。Google Workspace アカウントにアップグレード後も、ドキュメントのコメントや編集などのビジター セッションの共同編集履歴は保持されます。

注: ビジター セッションから同じメールアドレスを持つ Google アカウントにアップグレードするには、ビジターはまずビジター セッションを削除してから Google アカウントを作成する必要があります。

既知の問題と制限事項

  • Google ログインを使用する一部のサイトでは、アカウントの切り替えツール内にビジターのアカウントが表示される場合があります。ただし、ビジターはログインしていても、アクセスできるのは Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、サイトに限られます。

  • 一定期間内にファイルやフォルダを共有できるビジターの数には上限があります。ビジターとの共有の上限に達すると、共有を再開できるタイミングに関する詳細情報を含む通知が届きます。

  • 共有ドライブ内のフォルダをビジター アカウントと共有する場合、そのビジターに付与できる最高の権限は投稿者のアクセス権です。ビジターは、共有ドライブのルートフォルダにはアクセスできません。

  • ビジターを Google グループ内のグループに追加したり、Google サイトの編集者にしたりすることはできません。ただし、サイトの公開済みアイテムの閲覧者にすることはできます。

  • 組織によっては、ビジターとの共有が有効になっていても個人の Google アカウントとの共有が許可されない場合があります。個人の Google アカウントと共有しようとすると、エラー メッセージが表示されます。詳しくは、組織の管理者にお問い合わせください。

関連トピック


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