使用雙重傳送功能將電子郵件傳送至多個收件匣

將來信傳送到兩個以上的收件匣

如要將貴機構的電子郵件傳送到兩個以上的收件匣,請設定雙重傳送功能。這項功能會將郵件傳送到 Gmail 收件匣和非 Gmail 系統的舊信箱。舉例來說,除了 Gmail,您可能還需要將電子郵件傳送至 Microsoft Exchange 或封存伺服器。

收到的郵件會先傳送到主要郵件伺服器,也就是您在公開網域的 MX 記錄中指定的郵件伺服器。主要伺服器會將郵件逐一傳送到相關收件匣,再把所有郵件轉寄到次要郵件伺服器。最後,次要伺服器會將郵件傳送到次要伺服器收件匣。

Gmail 或舊郵件伺服器均可設為雙重傳送功能的主要伺服器。建議將 Gmail 設為主要伺服器。不過,您也可以在前測或遷移至 Gmail 期間,以舊伺服器做為主要伺服器。當前測結束,且您已準備好讓所有使用者改用 Gmail 後,請更新相關設定,讓系統只將電子郵件傳送至 Gmail。

事前準備:在管理控制台中新增舊伺服器

設定雙重傳送功能前,請先透過「新增路徑」設定新增非 Gmail 伺服器。如要將 Gmail 設為主要伺服器,則必須執行這個步驟。

儘管以舊伺服器為主要伺服器時,不一定要執行此步驟,但我們仍建議完成這項設定,滿足其他用途的需求。舉例來說,您需要主機才能運用規範規則,將郵件從 Google 伺服器轉送到舊伺服器。

設定雙重傳送方式

新增非 Gmail 伺服器後,即可使用下列任一選項設定雙重傳送功能:

選項 1:以 Gmail 做為主要伺服器 (建議)

選項 2:以舊伺服器做為主要伺服器

選項 1:以 Gmail 做為主要伺服器 (建議)

以下說明設定雙重傳送功能的基本必要步驟。您可以在轉送設定中選擇更多選項。如要進一步瞭解「轉送」設定支援的所有選項,請參閱「新增 Gmail 轉送設定」。

事前準備:如有需要,請參閱這篇文章,瞭解如何將設定套用至特定部門或群組。

  1. 請使用「管理員」帳戶登入 Google 管理控制台。

    非管理員帳戶無法存取管理控制台。

  2. (選用) 如果只要為部分使用者套用設定,請在側邊選取「組織單位」或「配置群組」,前者通常代表部門,後者為進階設定。操作示範

    群組設定會覆寫組織單位。瞭解詳情

  3. 在「轉送」分頁中,按一下「設定」或「新增其他規則」

  4. 在「新增設定」方塊中執行下列步驟:

    設定選項 建議行動
    轉送

    輸入地址對應的描述性名稱,如未輸入名稱,就無法儲存設定。

    受影響的電子郵件 選取「內送」、「內部 - 接收」,或同時選取這兩個選項:
    • 內送:來自外部寄件者的內送郵件會傳送至主要和次要伺服器。
    • 內部 - 接收:來自內部寄件者的郵件會傳送至主要和次要伺服器。來自內部寄件者的郵件會在「寄件者」欄位中,顯示貴機構的網域或子網域。

    如果網域是通過驗證的 Workspace 網域,或是已驗證 Workspace 網域的子網域或上層網域,則屬於內部網域。

    如果是上述的郵件類型,則執行下列動作

    按一下「選單」圖示 ,然後選取「修改郵件」

    修改郵件

    選取下列選項,為受影響的郵件設定雙重傳送功能:

    1. 捲動至「同時傳送給」部分,然後勾選「新增其他收件者」方塊。系統會顯示「收件者」表格。
    2. 在「收件者」表格下方,點選「新增」。系統會顯示「新增設定」方塊
    3. 點選「新增設定」方塊頂端的「選單」圖示 ,然後選取「進階」
    4. 在「路徑」下方勾選「變更路徑」 方塊。
    5. 按一下「變更路徑」下方的「選單」圖示 ,然後選取您在「步驟 1:在管理控制台中新增舊伺服器」中新增的伺服器。
    6. (選用) 勾選「垃圾郵件和傳送選項」下方的 2 個方塊:
      • 不要傳送垃圾郵件給這個收件者
      • 略過來自這個收件者的退信
    7. 在底部的「新增設定」方塊中,按一下「儲存」。新轉送路徑將顯示在「收件者」表格中。
    8. 在底部的「新增設定」方塊中點選「儲存」
  5. 按一下 [儲存]。 如果是 機構單位,您也可以按一下「覆寫」

    如要日後還原沿用的值,請按一下「沿用」(如果是群組,請點選「取消設定」)。

    變更最多可能需要 24 小時才會生效,但通常不會這麼久。瞭解詳情 您可以在管理控制台稽核記錄中監控先前的變更。

選項 2:以舊伺服器做為主要伺服器

儘管我們建議以 Gmail 做為雙重傳送功能的主要伺服器,有時您仍可能會想將舊伺服器設為主要伺服器。舉例來說,在試用期內只對少數使用者進行 Gmail 前測。

將舊伺服器設為主要伺服器時,請注意以下事項:

  • 請勿將 MX 記錄更新為指向 Google。
  • 您必須登入網域供應商網站,才能設定伺服器轉寄功能。請確認您擁有使用者名稱和密碼,可以登入網域供應商網站。
  • Google 不會對第三方伺服器相關問題提供支援。如果您在為雙重傳送功能設定舊伺服器時需要協助,請查看伺服器的說明中心,或洽詢伺服器供應商。

如要將舊伺服器設為主要伺服器,請使用下列其中一種方法:

伺服器轉寄功能 (建議)

為舊伺服器設定伺服器層級的郵件轉寄功能。系統會先將電子郵件傳送至舊伺服器,再轉寄到 Gmail。

  1. 登入網域代管商的管理控制台,然後找到用於更新網域 MX 記錄的頁面。
  2. 確認 MX 記錄指向舊郵件伺服器。
  3. 設定舊伺服器,將所有電子郵件轉寄到 SMTP.GOOGLE.COM。
  4. 按照「設定內送郵件閘道」的步驟操作,將舊伺服器設為內送閘道:
    • 設定讓 Gmail 接收舊伺服器傳來的大量郵件。
    • 提高 SPF 檢查的準確度。系統會把內送郵件閘道收到的郵件視為內部郵件,而 SPF 檢查就是用來監控傳送郵件至舊伺服器的其他伺服器。
  5. 傳送測試郵件到每位使用者在舊伺服器上的電子郵件地址。
  6. 確認使用者能在他們的舊伺服器收件匣和一般 Gmail 收件匣收到測試郵件。

將郵件轉寄到測試網域別名

如果舊伺服器不支援伺服器轉寄功能,請使用這個選項。

將郵件設為轉寄至測試網域別名後,舊伺服器會將收到的郵件轉寄至每位使用者的測試網域別名。接著,系統會將郵件從測試網域別名傳送到使用者的主要 Gmail 帳戶。瞭解「網域別名」。

關於測試網域別名

您的 Google Workspace 帳戶附有測試網域別名,帳戶中的每個使用者都會自動獲派一個測試網域電子郵件地址:

  • 測試網域別名格式:<網域名稱>.test-google-a.com
  • 測試網域電子郵件地址格式:<使用者名稱@網域名稱>.test-google-a.com

舉例來說,如果您的網域是「solarmora.com」,則測試網域別名如下:

  • 測試網域別名:solarmora.com.test-google-a.com
  • 測試網域電子郵件地址:janedoe@solarmora.com.test-google-a.com

進一步瞭解測試專用的電子郵件地址

次要網域別名電子郵件

只有主網域可獲得網域別名和相應的電子郵件地址。如果使用者的電子郵件地址不屬於主網域,請另外建立一個次要網域。

您必須將次要網域的 MX 記錄更新為指向 Google。

設定將郵件轉寄至使用者的測試網域別名:

  1. 在舊伺服器上設定郵件轉寄功能,當舊電子郵件地址收到郵件時,系統會轉寄到對應的測試網域別名。一般來說,轉送規則是按使用者分別設定。
  2. 按照「設定內送郵件閘道」的步驟操作,將舊伺服器設為內送閘道:
    • 設定讓 Gmail 接收舊伺服器傳來的大量郵件。
    • 提高 SPF 檢查的準確度。系統會把內送郵件閘道收到的郵件視為內部郵件,而 SPF 檢查就是用來監控傳送郵件至舊伺服器的其他伺服器。
  3. 傳送測試郵件到每位使用者在舊電子郵件地址。
  4. 確認使用者能在他們的舊伺服器收件匣和一般 Gmail 收件匣收到測試郵件。

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