通过配置群组来自定义服务设置

您可以为一组用户而非整个单位部门应用 Google Workspace 服务设置。这样,您不需要更改组织结构,即可针对特定用户自定义设置。
 

通过群组来配置设置适用于:

服务 管理员功能

 * 仅在某些版本的 Google Workspace 中提供

使用配置群组进行服务设置

借助配置群组,您可以为一组用户自定义服务设置。例如,您可以允许某组用户批准 YouTube 视频,或允许某个团队与您单位外部的用户共享云端硬盘文件。

配置群组可包含您帐号中任意单位部门的用户。您可以创建一个群组或使用帐号中的现有群组,例如 staff@example.com

通常情况下,您先将服务设置应用于您的单位部门,然后再为部分用户创建例外规则。例如,您可以对帐号中的所有人可以观看的 YouTube 内容进行限制,但允许一些群组观看所有视频或批准视频。

Configuration setting example for YouTube

配置群组的运作方式

  • 配置群组可包含您单位中的任意用户。此外,您还可以在其中添加群组(嵌套群组)。

  • 用户的群组设置一律会覆盖所在单位部门的设置。

  • 一个用户只能来自一个单位部门,但可以属于多个配置群组。您可以为配置群组设置优先级,用户所在的哪个群组具有最高优先级,系统就会为该用户应用哪个群组的设置。

使用要求

  • 须通过 Google 管理控制台、Google 网上论坛企业版、Google Cloud Directory Sync 或 Directory API 创建配置群组。

  • Google 网上论坛中创建的群组不能用作配置群组。

  • 带有安全标签的动态群组可以用作配置群组。您可以使用带有或不带有“安全”标签的邮寄名单群组。了解详情

    Shows that mailing, security, and dynamic groups  as configuration groups

  • 您只能在管理控制台中设置和应用配置群组(无法通过 API 执行这些操作)。

要开始设置,请转到本文中的“设置配置群组”部分

管理大量用户或政策

本部分中提供的信息和提示供管理大中型单位的管理员参考。有兴趣详细了解配置群组的其他人员也可以参考这些内容。

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配置群组的选项

通常情况下,在创建或应用配置群组之前,您需要为各个用户群组分别确定所需的设置。例如,以下用户群组对云端硬盘文件就需要拥有不同的共享权限。

  云端硬盘共享权限
用户群组 与所有
网域共享
与可信
网域共享
仅限
内部共享
销售主管    
销售团队    
销售运营    

 

接下来,您就可以使用基于用户群组和/或用户设置(具体视您单位的需要而定)创建的配置群组。

选项 1:使用基于用户群组创建的配置群组

将您的用户群组作为配置群组使用,然后为每个配置群组选择所需的设置。如果用户同时属于多个群组,您需要设置由哪个群组决定用户的设置(具体说明见下文中的优先级部分)。

例如,对于云端硬盘设置,您可以允许特定用户群组对外共享文件。

Image of applying setting to groups

在以下情况下,非常适合将设置直接应用于用户群组:

  • 单位的用户人数少于 50 人,或者设置数量较少。这种情况下您无需创建更多群组,为每个用户群组微调设置即可。
  • 测试服务设置。
  • 应用专供特定的一组用户使用。
  • 根据用户属性(例如位置或角色)自动管理群组成员资格的动态群组。

选项 2:基于用户设置创建配置群组

如果您管理的设置或用户较多,则可以针对不同级别的设置分别创建群组。

例如,您可以为每种级别的云端硬盘共享权限各创建一个配置群组。然后,将您的用户群组添加为该配置群组的成员。

Drive settings by configuration group

如果采用此选项,配置群组就是用作各项设置的容器。您需要管理和设置优先级(具体说明见下文)的配置群组通常也比较少。此外,您还可使用 Groups API 或 Directory Sync 来管理用户和群组成员资格。

为配置群组设置优先级

当一位用户同时属于多个配置群组时,您需要指定哪个配置群组优先决定该用户的设置。

在管理控制台中,群组是按照优先级从高到低排列的。系统会为用户应用他们所属优先级最高的群组的设置。

在“群组”列表中上下移动配置群组,即可修改它们的优先级。您只能在管理控制台中设置优先级顺序,而无法通过任何 API 修改。


Groups panel

 

优先级的运作方式

如果一个用户同时属于多个群组,系统会为该用户应用优先级最高的群组的设置。下例中的一位销售主管就同时属于 3 个用户群组,且每个群组的目录个人资料修改设置各不相同。

在配置群组采用如下优先级顺序的情况下,销售主管可以在自己的目录个人资料中修改自己的姓名和工作地点。

Mapping of configuration groups to member

如果修改工作地点群组的优先级最高,则销售经理只能修改工作地点,而区域销售人员可以修改他们的姓名和工作地点。

Changing group priority

用户设置与多个群组的关系

当一个用户属于多个群组时,系统并不会将所有这些群组的设置都应用到该用户。在下例中,营销主管同时属于 3 个群组,但系统只会为其应用优先级最高的群组的设置。他们可以修改自己的姓名和工作地点,但不能修改自己的照片。

User belonging to multiple groups

为群组排序

对于云端硬盘设置,更改群组优先级或成员资格会影响文件的共享和访问权限。

例如,如果您将文件的所有权转移给其他配置群组中的用户,则该文件的共享权限会更改为新群组的共享权限。

为了便于追踪优先级与设置的应用范围:

  • 请考虑群组结构中的优先级,留意深层嵌套的群组,因为其中的设置关系可能较难厘清。
  • 在为配置群组排序时,您不妨为应用范围最小的群组设置最高优先级。


Configuration groups

规划和设计配置群组

相比其他步骤,规划配置群组结构时通常需要花费更多时间反复进行验证。

为各群组确定所需的服务设置

您可以通过查看各个单位部门,确定您想使用群组进行管理的设置。如果您已采用以角色或团队为基础的设置方法,也可通过同样的方式使用群组。

Policies with roles and teams

如果您的帐号订阅了多个版本的 Google Workspace

  • 配置群组设置仅适用于有权访问相应功能或服务的用户。
  • 根据您订阅的版本,某些云端硬盘设置会应用于整个单位。您可以使用配置群组,为其他用户自定义云端硬盘设置。

制定命名标准

为群组命名时最好遵循一定的标准,这样更便于搜索、设置优先级和审核。例如,可以遵循要求在名称中包含设置名称和优先级编号的标准。群组列表可显示群组名称中的最多 37 个字符。将光标指向群组即可查看全名。

YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict

如果您管理多种类型的群组,可以为其添加前缀。例如,添加“cf”来表示配置群组。此外,在添加配置群组时,您还可以使用小数位来避免修改现有群组的名称。

cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted
cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_ACCESS_external
cf_Drive_p3.0_SHARE_internal

创建群组

您必须使用在管理控制台、Directory API 或 Google Cloud Directory Sync 中创建的群组。在 Google 网上论坛中创建的群组不能作为配置群组(管理控制台不会显示群组是否是通过 Google 网上论坛创建的)。

您可以在任何工具中管理配置群组。您可能需要为以下操作设置严格的权限:添加或删除用户,在群组中发帖或禁止用户退出群组(只能通过 Groups API 做到)。

设置配置群组

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第 1 步:应用配置群组

要执行此步骤,您需要对群组、单位部门(顶级)和服务设置拥有管理员权限

前期准备:选择群组。您可以使用现有群组,也可以创建群组。 

只有通过管理控制台、Google 网上论坛企业版、Directory API 或 Google Cloud Directory Sync 创建的用户群组可以用作配置群组,而通过 Google 网上论坛创建的群组则不可用作配置群组。

  1. 在管理控制台中,转到相应应用的设置页面。
  2. 点击您要修改的设置。例如,以下是您的顶级单位的 YouTube 设置。 

    YouTube settings for organization
     
  3. 点击左侧的群组。系统会按照优先级顺序列出所有现有的配置群组。
  4. 点击搜索群组。搜索结果不包括无法用作配置群组的群组。
  5. 输入群组地址(而非群组名称),然后选择所需群组。
    • 添加配置群组时,请按照优先级从到低的顺序添加。这样一来,新添加的群组就会排在优先级最低的位置。
    • 如果您没有在列表中找到所需群组,则该群组可能是通过 Google 网上论坛创建的。您必须通过管理控制台、Directory API 或 Google Cloud Directory Sync 创建配置群组。该群组也可能是不带有“安全”标签的动态群组。了解操作方法
  6. 为您的配置群组选择设置。默认情况下,新群组会采用您的顶级单位部门的设置。  

    YouTube settings for a group
     

    对于拥有多种类型 Google Workspace 许可的单位:如果您单位拥有许可的某个 Google Workspace 版本未包含特定设置,则群组的设置旁边可能会显示一个旗标 Flag image for multiple licenses。不管该群组是否包含没有所需许可的用户,此旗标都会显示。

  7. 启用或停用配置群组。
     
    • 启用群组:点击保存
      相应设置会应用于配置群组的成员。要关闭该面板,请点击取消
    • 停用群组:在“群组”面板中点击取消设置或点击“移除”图标 ""(点击取消不会移除相应群组)。
  8. 向上或向下拖动群组,以调整其优先级。更改通常会在几分钟内生效,但最长可能需要 24 小时。
     
    • 如要将某一群组的优先级设为 1,请将该群组拖到优先级为 2 的位置,然后将当前优先级为 1 的群组向下拖动。您也可以在优先级框中输入数字,或点击优先级框旁边的箭头。
    • 如果您的群组少于 4 个:您对包含相同用户的群组重新排序,这些用户就会获得其优先级最高的群组的设置。您可能会收到以下提醒:

      “可能有多项政策与相同的用户关联…

      这是一则常规提醒,会在您添加、取消设置任何配置群组或更改配置群组优先级时显示,哪怕这些群组并未包含相同的用户。
第 2 步:检查用户的设置

要执行此步骤,您需要对群组、单位部门(顶级)和服务设置拥有管理员权限

  1. 在管理控制台中,转到相应应用的设置页面。
  2. 点击左上方的用户
  3. 点击选择用户,然后搜索用户的地址(而非名字)。
  4. 选择用户以查看其设置。在设置名称下方,您可以点击决定该用户设置的配置群组或单位部门。

    Profile information

注意:如果您选择了用户的单位部门,相应服务设置不会显示为已替换。这些已替换继承的设置依据的完全是单位部门的设置,而不是配置群组。

问题排查

我没有看到“群组”列表

  • 相应服务可能无法使用配置群组功能。查看列表
  • Google Workspace 基本版、G Suite 基本版和免费版(旧版)用户无法将配置群组用于云端硬盘和数据区域。

我在“群组”列表中未看到所需的配置群组

  • 该群组可能是通过 Google 网上论坛创建的。请尝试在管理控制台中创建群组。
  • 该群组可能是没有“安全”标签的动态群组。了解详情
  • 应搜索群组电子邮件地址而不是群组名称。
  • 检查您是否拥有对群组的管理员权限
  • 您可能使用的是群组别名而非群组名称。
  • 可以试试刷新设置页面。更改通常会在几分钟内生效,但最长可能需要 24 小时。
  • 应搜索群组电子邮件地址而不是群组名称。

有用户的服务设置有误

  • 查看用户的群组成员资格。群组设置更改后最多可能需要 24 小时才能生效。
  • 找出决定该用户设置的配置群组。如果该用户同时属于多个配置群组,您可能需要更改群组优先级或用户的群组成员资格。
  • 用户可能没有此功能的产品许可。部分功能仅在某些版本的 Google Workspace 中提供。
在审核日志中查看更改

当您应用配置群组或更改优先级顺序时,系统会在日志中记录应用设置群组优先级更改这一事件。该事件使用的是群组名称,而非群组地址。我们建议您使用相同的命名标准命名群组和地址。

例如,您可以将群组链接任何人应用到云端硬盘链接共享设置。

应用设置群组优先级更改
对于云端硬盘和文档,链接共享的群组替换优先级
改成了链接任何人

如果您更改群组的优先级,则事件会按新的优先级顺序从低到高显示群组。

应用设置群组优先级更改
对于云端硬盘和文档,链接共享的群组替换优先级
改成了无任何链接 < 链接用户 < 链接任何人

对于单位部门和配置群组,其他事件大多数都使用相似的格式。前缀 group_email 用于识别配置群组。

例如,使用单位部门替换设置

更改云端硬盘设置
云端硬盘的 PUBLISHING_TO_WEB 从 INHERIT_FROM_PARENT 改成了 PUBLIC
(org_unit_name:{市场营销})

使用配置群组应用设置

更改云端硬盘设置
云端硬盘的 PUBLISHING_TO_WEB 从 INHERIT_FROM_PARENT 改成了 PUBLIC 
(org_unit_name:{example.com}、group_email:{Drive_p02_share_external@example.com})

如果事件发生的对象是配置群组,则日志中的 org_unit_name 总是会显示为您的顶级单位部门。

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