Definir configurações do serviço do G Suite com grupos

Você pode aplicar as configurações do serviço do G Suite a um grupo de usuários em vez de uma unidade organizacional inteira. Dessa forma, é possível personalizar as configurações para usuários específicos sem alterar a estrutura organizacional.

Atualmente, você pode usar grupos para definir configurações apenas nestes casos:

  • AppMaker
  • Edição do perfil do diretório
  • Drive (indisponível no G Suite Basic e na edição gratuita legada)
  • YouTube

Use unidades organizacionais para definir todas as outras configurações do serviço (como a POP/IMAP do Gmail).

Usar grupos para configurações do serviço

Com os grupos de configuração, é possível personalizar as configurações do serviço para um grupo de usuários. Por exemplo, você pode permitir que o grupo de um projeto aprove vídeos do YouTube ou que uma equipe compartilhe documentos com contas que não são do Google.

Os grupos de configuração podem incluir usuários de qualquer unidade organizacional na conta. É possível criar um grupo ou usar um já existente na organização, como staff@example.com.

Normalmente, você aplica configurações à sua organização ou a unidades organizacionais e abre exceções para alguns usuários. Por exemplo, é possível restringir o conteúdo do YouTube para todos na organização, mas permitir que alguns grupos vejam ou aprovem vídeos.

Configuration setting example for YouTube

Como os grupos de configuração funcionam

  • Os grupos de configuração podem conter qualquer usuário da organização. Também é possível adicionar grupos (aninhados).

  • As configurações de grupo de um usuário sempre modificam as da unidade organizacional.

  • Um usuário pode pertencer a vários grupos de configuração, mas as unidades organizacionais não podem. Você define a prioridade dos grupos de configuração, e o usuário recebe a configuração do grupo com a prioridade mais alta a que ele pertence.

Requisitos

  • Os grupos de configuração precisam ser criados no Admin Console, no Google Cloud Directory Sync ou na API Directory. Depois você pode editá-los nessas ferramentas ou no Grupos do Google para empresas.

  • É possível configurar e aplicar grupos de configuração somente no Admin Console (indisponível nas APIs G Suite).

Para começar, vá direto para a seção "Definir grupos de configuração" abaixo.

Trabalhar com um grande número de usuários ou políticas

Veja as informações e dicas para quem gerencia uma organização de médio a grande porte. Também há detalhes sobre os grupos de configuração.

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Opções para grupos de configuração

Antes de criar ou aplicar grupos de configuração, você precisa relacionar os grupos de usuários às configurações específicas. Por exemplo, certos grupos podem editar determinadas informações.

Estes grupos de usuários têm permissões diferentes para compartilhar arquivos do Drive.

  Permissões de compartilhamento do Drive
Grupo de usuários Compartilhar com
qualquer domínio
Compartilhar com
domínios de confiança
Compartilhar
apenas internamente
Gerentes de vendas    
Equipe de vendas    
Operações de vendas    

 

Em seguida, use os grupos de configuração com base nos grupos de usuários ou nas configurações de usuário ou em uma combinação adequada para a organização.

Opção 1: usar grupos de configuração com base em grupos de usuários

Use os grupos de usuários como grupos de configuração. Em seguida, escolha as configurações para cada grupo. Se um usuário pertencer a vários grupos, você define qual grupo terá prioridade (descrito abaixo).

Por exemplo, com as configurações de compartilhamento do Drive, é possível permitir que determinados grupos de usuários compartilhem arquivos externamente.

Image of applying setting to groups

Aplicar configurações diretamente aos grupos de usuários é uma boa opção nestes casos:

  • Organizações com menos de 50 usuários ou um pequeno número de configurações. Você não precisa criar mais grupos e pode ajustar as configurações para cada grupo de usuários.
  • Testar uma configuração do serviço.
  • Apps usados por um grupo específico. Por exemplo, se você tiver desenvolvedores do AppMaker, poderá definir a instância padrão do Cloud SQL para armazenar dados do aplicativo.

Opção 2: criar grupos de configuração com base nas configurações de usuário

Quem gerencia muitas configurações ou usuários pode criar grupos para vários níveis de configurações.

Por exemplo, crie um grupo de configuração para cada nível de permissão de compartilhamento do Drive. Em seguida, adicione os grupos de usuários como participantes do grupo.

Drive settings by configuration group

Com essa opção, um grupo de configuração funciona como um contêiner das configurações. Geralmente, há menos grupos de configuração para você gerenciar e priorizar, conforme descrito abaixo. Além disso, você pode usar a API Groups ou o Directory Sync para adicionar ou remover usuários ou grupos de um grupo de configuração.

Definir a prioridade dos grupos de configuração

Quando um usuário pertence a vários grupos de configuração, você define qual grupo de configuração tem prioridade para determinar a configuração do usuário.

No Admin Console, os grupos são listados da prioridade mais alta para a mais baixa. O usuário recebe as configurações do grupo com prioridade mais alta a que ele pertence.

Para alterar a prioridade do grupo de configuração, mova o grupo para cima ou para baixo na lista “Grupos”. É possível definir a ordem de prioridade apenas no Admin Console (não nas APIs).


 

Como funciona a prioridade

Quando um usuário pertence a vários grupos, ele recebe as configurações do grupo com prioridade mais alta. Neste exemplo, um gerente de vendas pertence a três grupos de usuários, cada um com configurações diferentes para a edição do perfil do diretório. 

Com os grupos de configuração nessa ordem de prioridade, os gerentes de vendas podem editar o nome e o local nos perfis do diretório.

Mapping of configuration groups to member

Se o grupo Editar local tiver a prioridade mais alta, os gerentes de vendas poderão editar apenas o local, e o setor de vendas regionais poderá editar o nome e o local deles.

Changing group priority

Configurações de usuário e vários grupos

As configurações não são adicionadas aos grupos de um usuário. Neste exemplo, um gerente de marketing pertence a três grupos, mas recebe somente as configurações do grupo com prioridade mais alta. Ele pode editar o nome e local, mas não a foto dele.

User belonging to multiple groups

Ordenar grupos

No caso das configurações do Drive, a alteração das prioridades ou associação do grupo pode afetar o compartilhamento e o acesso a arquivos. Por exemplo, se você transferir a propriedade de um arquivo para um usuário em outro grupo, as permissões de compartilhamento passarão a ser as do novo grupo.

Para acompanhar a prioridade e as configurações:

  • Considere a prioridade na estrutura de grupo e observe grupos aninhados profundamente, o que pode dificultar o controle das configurações. 
  • Ao ordenar os grupos de configuração, dê a prioridade mais alta ao grupo que inclui o menor número de pessoas. 


Planejamento e elaboração de grupos de configuração

O planejamento da estrutura de grupos de configuração provavelmente é a etapa mais demorada. 

Mapear as configurações do serviço

Verifique quais configurações das unidades organizacionais você quer gerenciar com grupos. Se você já usa uma abordagem baseada em funções ou em equipes para as configurações, pode usar os grupos da mesma forma.

Policies with roles and teams

Para quem tem vários produtos do G Suite: com algumas edições do G Suite, é possível aplicar configurações somente a toda a organização. Por exemplo, no G Suite Basic, não é possível definir as permissões do Drive para unidades organizacionais ou grupos.

As configurações do grupo valem apenas para os participantes que têm acesso aos recursos ou configurações. Outros participantes com uma licença do G Suite Basic, por exemplo, terão a configuração padrão da organização. 

Definir padrões de nomenclatura

Escolha um padrão de nomenclatura de grupo para facilitar a pesquisa, a priorização e a auditoria. Por exemplo, use um padrão que inclua o nome da configuração e o número da prioridade. A lista Grupos mostra no máximo 37 caracteres do nome de um grupo. Passe o cursor do mouse sobre um grupo para ver o nome completo.

Profile_1_all_settings
Profile_2_name
Profile_3_location

Quem gerencia vários tipos de grupos pode adicionar um prefixo como cf para indicar um grupo de configuração. Use também uma casa decimal para não alterar os nomes de grupos anteriores ao adicionar um grupo de configuração novo.

cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted
cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_ACCESS_external
cf_Drive_p3.0_SHARE_internal

Criar grupos

É preciso usar os grupos criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync. Não é possível usar grupos criados no Grupos para empresas como grupos de configuração. O Admin Console não mostra se um grupo foi criado no Grupos para empresas.

Você pode gerenciar o grupo de configuração em qualquer ferramenta. É possível definir permissões restritas para adicionar/excluir usuários, desativar postagens no grupo ou impedir que os usuários saiam do grupo (disponível apenas na API Groups). 

Definir grupos de configuração

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Etapa 1: aplicar o grupo de configuração

Nesta etapa, você precisa de privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.

  1. No Admin Console, acesse a página de configurações do app. Os grupos de configuração estão disponíveis para o AppMaker, o diretório (edição de perfil), o Drive e o YouTube
     
  2. Clique nas configurações que você quer editar. Por exemplo, veja as configurações do YouTube da sua organização de nível superior. 

    YouTube settings for organization
     
  3. Clique em Grupos à esquerda. Todos os grupos de configuração são listados em ordem de prioridade.

  4. Clique em Pesquisar um grupo. Os resultados incluem todos os grupos, não apenas os grupos de configuração.
     
  5. Insira o endereço de um grupo (em vez do nome) e selecione o grupo.
     
    • Se você não encontrar o grupo, talvez ele tenha sido criado no Grupos para empresas. Somente os grupos criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync podem definir configurações.
       
    • Primeiro, adicione os grupos de configuração da prioridade mais alta para a mais baixa. Quando você adiciona um grupo novo, ele é colocado na prioridade mais baixa.
  6. Escolha as configurações do grupo.  Por padrão, um novo grupo recebe as configurações da unidade organizacional de nível superior.  

    YouTube settings for a group
     
  7. Ative ou desative o grupo de configuração.
    • Ativar o grupo: clique em Salvar. As configurações são aplicadas aos participantes do grupo. Para fechar o painel, clique em Cancelar
    • Desativar o grupo: clique em Cancelar configuração ou em Remover Remover no painel "Grupos". Clicar em Cancelar não remove o grupo. 
  8. Arraste o grupo para cima ou para baixo para definir a prioridade. Geralmente as alterações entram em vigor em alguns minutos, mas podem demorar até 24 horas.
    • Para definir um grupo como prioridade 1: arraste o grupo até a prioridade 2 e depois arraste a prioridade 1 atual para baixo. Você também pode digitar um número na caixa de prioridade ou clicar nas setas ao lado da caixa de prioridade.
    • Quando há menos de quatro grupos: reordene os grupos que contêm os mesmos usuários, e eles receberão a configuração do grupo com prioridade mais alta. Talvez você veja este alerta:

      “Mais de uma política pode ser vinculada aos mesmos usuários...”

      Esse alerta geral aparece quando você adiciona, cancela a configuração ou altera a prioridade de qualquer grupo de configuração, mesmo que eles não tenham os mesmos usuários.
       
Etapa 2: verificar as configurações de um usuário 

Nesta etapa, você precisa de privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.

  1. No Admin Console, acesse a página de configurações do app. 
  2. No canto superior esquerdo, clique em Usuários.
  3. Clique em Selecionar um usuário e pesquise o endereço do usuário (não o nome).
  4. Selecione o usuário para ver as configurações dele. Abaixo do nome da configuração, é possível clicar no grupo de configuração ou na unidade organizacional que determinou as configurações do usuário.

    Profile information

Observação: se você marcar a unidade organizacional do usuário, a configuração do serviço não será exibida como Substituída. As configurações Substituída e Herdada são baseadas somente na configuração de uma unidade organizacional, não em grupos de configuração.

Solução de problemas

A lista "Grupos" não está aparecendo

  • O recurso de grupos de configuração está disponível para o AppMaker, a edição do perfil do diretório, o Google Drive e o YouTube. Além disso, os grupos de configuração do Drive não estão disponíveis no G Suite Basic nem na edição gratuita legada.

O grupo de configuração não aparece na lista "Grupos"

  • Talvez o grupo tenha sido criado no Grupos para empresas. Tente criar um grupo no Admin Console.
  • Pesquise o endereço de e-mail do grupo em vez do nome.
  • Atualize a página de configuração. Geralmente as alterações entram em vigor em alguns minutos, mas podem demorar até 24 horas.
  • Verifique se você tem privilégios de administrador para o Grupos.

Um usuário não tem as configurações de serviço corretas

  • Verifique se o usuário é participante do grupo. Pode levar até 24 horas para que as configurações do grupo entrem em vigor.
  • Verifique as configurações do usuário para ver qual grupo de configuração é usado para ele. Quando o usuário pertence a mais de um grupo de configuração, talvez seja necessário alterar a prioridade ou a associação do usuário.
  • Talvez o usuário não tenha a licença de produto necessária para o recurso. Alguns recursos, como os drives compartilhados, estão disponíveis apenas em algumas edições do G Suite.
Conferir as alterações no Registro de auditoria

O evento Alteração das prioridades baseadas em grupo nas configurações do app registra quando um grupo de configuração é aplicado ou quando a ordem de prioridade é alterada.

Alteração das prioridades baseadas em grupo nas configurações do app
No caso do Drive e do Documentos, as prioridades de substituição de grupos para o Compartilhamento de link
são alteradas para Sem links < Usuários com link < Qualquer um com link

Se você alterar a prioridade dos grupos, o evento mostrará os grupos na nova ordem, da prioridade mais baixa para a mais alta. Além disso, o evento usa o nome do grupo em vez do endereço dele. Convém usar um padrão de nomenclatura semelhante para o nome e os endereços do grupo. 

A maioria dos outros eventos usa um formato semelhante para unidades organizacionais e grupos de configuração. O prefixo Group Emails (s) identifica um grupo de configuração.

Por exemplo, substituir configurações por uma unidade organizacional:

Alteração de configuração do Drive
PUBLISHING_TO_WEB do Drive foi alterado de INHERIT_FROM_PARENT para PUBLIC 
(Nome da unidade organizacional: { Marketing}

Aplicar configurações a um grupo de configuração:

Alteração de configuração do Drive
PUBLISHING_TO_WEB do Drive foi alterado de INHERIT_FROM_PARENT para PUBLIC 
(Nome da unidade organizacional: {example.com}, E-mails do grupo: Drive_p02_share_external@example.com})
 

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