Configurer les paramètres de profil de l'annuaire à l'aide de groupes

Vous pouvez appliquer les paramètres de profil de l'annuaire à un groupe d'utilisateurs plutôt qu'à une unité organisationnelle entière. Des utilisateurs spécifiques peuvent ainsi modifier les paramètres de leur profil, tels que leur photo ou leur nom, sans modifier votre structure organisationnelle.

Actuellement, les groupes vous permettent de configurer les paramètres relatifs à la modification du profil de l'annuaire. Les unités organisationnelles, quant à elles, permettent de configurer les paramètres relatifs à la visibilité de l'annuaire, ainsi que tous les autres services, tels que les paramètres POP/IMAP pour Gmail.

 Au sommaire de cet article :

  • Appliquer les paramètres de profil de l'annuaire aux groupes
  • Fonctionnement des groupes de configuration
  • Concevoir vos stratégies de groupe
  • Configurer et modifier des groupes de configuration
  • Afficher les paramètres utilisateur
  • Examiner les modifications dans le journal d'audit

Appliquer les paramètres de profil de l'annuaire aux groupes

Dans la console d'administration, vous pouvez autoriser les utilisateurs à modifier les informations concernant leur profil, telles que leur nom, leur photo et leur zone géographique. Les groupes de configuration vous permettent d'appliquer des paramètres de profil à un ensemble d'utilisateurs au sein d'une ou plusieurs unités organisationnelles. Vous pouvez par exemple autoriser chaque adjoint administratif à modifier toutes les informations de son profil, ou autoriser les personnes qui voyagent fréquemment à modifier uniquement leur zone géographique.

Fonctionnement des groupes de configuration

  • Les paramètres de groupe d'un utilisateur annulent toujours les paramètres de son unité organisationnelle.
  • Les groupes de configuration peuvent contenir des comptes utilisateur provenant de n'importe quelle unité organisationnelle et d'autres groupes (groupes imbriqués).
  • Un compte utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes de configuration. Vous définissez la priorité de ces groupes, et les paramètres du groupe ayant la priorité la plus haute s'appliquent aux comptes qui en font partie.
  • Vous devez créer des groupes de configuration dans la console d'administration, dans Google Cloud Directory Sync ou dans l'API Directory. Vous pouvez ensuite modifier ces groupes à l'aide de ces outils ou de Google Groups for Business.

Concevoir vos groupes de configuration

Avant de créer des groupes de configuration, vous devez généralement mapper vos groupes d'utilisateurs sur leurs paramètres de profil. Ces utilisateurs doivent par exemple pouvoir modifier certaines informations de profil.

  Paramètre du profil
Groupes d'utilisateurs modifier
Nom
modifier
Photo
modifier
Zone géographique
Prospects commerciaux
Commerce de détail  
Équipe commerciale    

 

Vous pouvez ensuite créer des groupes de configuration en fonction de vos groupes d'utilisateurs ou de vos règles relatives aux utilisateurs, ou en fonction de vos besoins.

Option 1 : créer des groupes de configuration basés sur des groupes d'utilisateurs 

Utilisez vos groupes d'utilisateurs existants comme groupes de configuration. Choisissez ensuite les paramètres de modification de profil de chaque groupe de configuration.

 

 

Vous pouvez effectuer un réglage fin des paramètres de chaque groupe, mais la console d'administration comprend en général davantage de groupes de configuration à gérer.

Option 2 : créer des groupes de configuration en fonction des règles relatives aux utilisateurs

Créez des groupes de configuration pour différents niveaux de paramètres. Par exemple, créez-en un vous permettant de modifier les noms, et un autre vous permettant de modifier les noms et les zones géographiques. Ajoutez ensuite les groupes d'utilisateurs en tant que membres des groupes de configuration. 

 

 

Si vous choisissez cette option, un groupe de configuration fait office de conteneur pour les paramètres, et la console d'administration comprend en général moins de groupes de configuration à gérer. L'API Groups vous permet d'ajouter des groupes d'utilisateurs à un groupe de configuration.  

Définir la priorité des groupes de configuration

Lorsqu'un compte utilisateur appartient à plusieurs groupes de configuration, vous devez définir le groupe qui détermine son paramètre en priorité.

Dans la console d'administration, les groupes sont répertoriés de la priorité la plus haute à la priorité la plus basse. Les paramètres de la priorité la plus haute s'appliquent aux comptes utilisateur.

Vous pouvez modifier la priorité du groupe de configuration en le déplaçant vers le haut ou le bas dans la liste de groupes. L'ordre de priorité est disponible uniquement dans la console d'administration, et non dans les API.



Par exemple, lorsque les groupes de configuration sont classés dans l'ordre de priorité ci-dessus, les responsables commerciaux peuvent modifier le nom et la zone géographique indiqués dans leur profil.

 

 

En cas de classement dans l'ordre ci-dessus, les responsables commerciaux peuvent modifier uniquement leur zone géographique, et les responsables des ventes régionales peuvent modifier leur nom et leur zone géographique.

 

 

De plus, les paramètres ne sont pas ajoutés d'un groupe à l'autre. Dans cet exemple, la responsable commerciale appartient à trois groupes, mais seuls les paramètres de son groupe de priorité la plus haute lui sont appliqués. Elle peut modifier son nom et sa photo, mais pas sa zone géographique.  

 

 

Lorsque vous préparez vos groupes, vous pouvez envisager de donner la priorité la plus haute au groupe qui s'applique au moins de personnes. 

 

 

Configurer des groupes de configuration

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Étape 1 : Créez un groupe de configuration
  1. Créez un groupe ou utilisez un groupe existant.
    Vous devez créer le groupe dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync. Les groupes créés dans Groups for Business ne peuvent pas être utilisés en tant que groupes d'accès. (La console d'administration n'indique pas si un groupe a été créé dans Groups for Business.)

    Conseils :
    • Créez un groupe dédié à la gestion des paramètres.

    • Utilisez une convention de dénomination afin de retrouver plus facilement votre groupe. Ajoutez par exemple un préfixe tel que "profil_".

  2. Ajoutez des utilisateurs ou d'autres groupes et définissez des autorisations de groupe dans la console d'administration, Groups for Business ou l'API Groups. Vous pouvez par exemple ne pas autoriser le groupe à recevoir des posts, lui ajouter un propriétaire ou empêcher les utilisateurs de le quitter (disponible uniquement dans l'API Groups).

Étape 2 : Appliquez le groupe de configuration

Pour cette étape, vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres des services".

  1. Connectez-vous à votre Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Menu Menu puis Annuaire puis Paramètres de l'annuaire.
  3. Cliquez sur Modification du profil.
  4. Cliquez sur Groupes à gauche. Tous les groupes de configuration sont répertoriés par ordre de priorité.


     
  5. Cliquez sur Rechercher un groupe. La liste de tous les groupes, y compris les groupes de configuration, s'affiche.
  6. Saisissez l'adresse du groupe (et non le nom de ce dernier), puis sélectionnez-le.
    Conseils :
    • Commencez par ajouter vos groupes de configuration en démarrant par la priorité la plus haute et en terminant par la plus basse. Lorsque vous ajoutez un groupe, il est associé à la priorité la plus basse.
    • Si vous ne trouvez pas votre groupe, celui-ci a peut-être été créé dans Groups for Business. Seuls les groupes créés dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync peuvent configurer les paramètres.
  7. Choisissez les paramètres de modification du profil de votre groupe de configuration. Par défaut, un nouveau groupe possède les paramètres de modification de profil de votre unité organisationnelle racine, ainsi que la priorité la plus basse. Après avoir enregistré votre groupe, vous pouvez modifier sa priorité.
  8. Activez le groupe de configuration.
    • Cliquez sur Enregistrer pour activer le groupe de configuration. Les paramètres de profil sont alors appliqués à ses membres, qu'il s'agisse d'utilisateurs ou de groupes. En haut à gauche, les informations du profil indiquent "Appliqués localement". En principe, la prise en compte des paramètres de groupe ne prend que quelques minutes, mais un délai de 24 heures est parfois nécessaire.
    • Si vous ne souhaitez pas appliquer le groupe de configuration, cliquez sur Supprimer Delete selected users à côté du nom du groupe dans le panneau "Groupes".
  9. Modifiez la priorité du groupe en le faisant glisser vers le haut ou vers le bas.
    • Pour attribuer une priorité 1 à un groupe : faites-le glisser jusqu'à la priorité 2, puis faites glisser la priorité actuelle 1 en dessous. Vous pouvez également saisir un chiffre dans la zone de priorité ou cliquer sur les flèches situées à côté.
    • Si vous possédez moins de quatre groupes : lorsque vous réorganisez des groupes de configuration contenant les mêmes comptes utilisateur, ces derniers obtiennent le paramètre de leur groupe de priorité la plus haute. L'alerte suivante s'affiche alors :   

            "Vous pouvez associer plusieurs règles aux mêmes utilisateurs…"

      Il s'agit d'une alerte générale qui apparaît également si vous ajoutez, supprimez ou modifiez la priorité de n'importe quel groupe de configuration, même si les groupes ne contiennent pas les mêmes comptes utilisateur.

En principe, les modifications prennent effet en quelques minutes, mais un délai de 24 heures est parfois nécessaire.  

Étape 3 : Vérifiez les paramètres de modification du profil d'un utilisateur

Pour cette étape, vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres des services".

  1. Connectez-vous à votre Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Menu Menu puis Annuaire puis Paramètres de l'annuaire.
  3. Cliquez sur Modification du profil.
  4. En haut à gauche, cliquez sur Utilisateurs.
  5. Cliquez sur Rechercher un groupe et saisissez l'adresse de l'utilisateur, et non pas son nom.
    Sous Informations du profil, vous trouverez le groupe de configuration ou l'unité organisationnelle ayant déterminé les paramètres de l'utilisateur. Cliquez sur le nom du groupe ou de l'unité organisationnelle pour afficher son ordre de priorité et modifier les paramètres.

Profile information

Remarque : Si les informations du profil de l'organisation de l'utilisateur s'affichent comme Remplacées, cela se base uniquement sur le paramètre d'une organisation, et non pas sur le groupe de configuration. 

Dépannage

Le groupe de configuration ne s'affiche pas dans la liste des groupes

  • Le groupe a peut-être été créé dans Groups for Business. Vous ne pouvez utiliser que les groupes de configuration créés dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync.
  • Recherchez le nom du groupe plutôt que son adresse. 
  • Essayez d'actualiser la page "Paramètres". En principe, les modifications prennent effet en quelques minutes, mais un délai de 24 heures est parfois nécessaire.
  • Vérifiez que vous disposez du droit d'administrateur "Groupes".

Un utilisateur ne possède pas les bons paramètres de service

  • Vérifiez les abonnements de l'utilisateur à des groupes. Un délai maximal de 24 heures peut être nécessaire pour que les paramètres du groupe d'accès s'appliquent à l'utilisateur.
  • L'utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes de configuration. Dans ce cas, il se peut que vous deviez ajuster la priorité du groupe ou l'abonnement de l'utilisateur. Consultez la section "Vérifiez les paramètres de modification du profil d'un utilisateur" pour afficher le groupe de configuration qui détermine les paramètres de l'utilisateur.
Examiner les modifications dans les journaux d'audit

Le journal d'audit de l'administrateur enregistre les modifications apportées aux groupes de modification du profil de l'annuaire : 

Nom de l'événement Action dans la console d'administration
Création de paramètre d'application Groupe de configuration appliqué
Suppression de paramètre d'application Groupe de configuration supprimé
Modification de paramètre d'application Paramètres de modification du profil de l'annuaire modifiés pour un groupe de configuration  
Modification de la priorité du groupe de paramètre d'application
Ordre des groupes de configuration modifié

 

Par exemple, si vous avez appliqué le groupe nom-de-profil@solarmora.com, le journal indique l'événement suivant : 

Création de paramètre d'application
Pour les paramètres de l'annuaire, la modification du profil permet aux utilisateurs de modifier leurs informations. Champs de profil modifiables créés avec la valeur [type_de_champ: NOM], [type_de_champ: ZONE GÉOGRAPHIQUE] (Nom d'unité organisationnelle : {Organisation racine}, Adresse e-mail du ou des groupes : {nom-de-profil@solarmora.com})

Type_de_champ est le paramètre de service, et Adresse e-mail du ou des groupes est le nom du groupe de configuration. 

Si vous modifiez la priorité des groupes, le journal affiche ces derniers dans leur nouvel ordre, de la priorité la plus basse à la plus haute :

Modification des priorités relatives aux groupes de paramètres d'application
Pour les paramètres d'annuaire, les priorités de remplacement des groupes associées au paramètre de modification du profil ont été définies sur Profile_Name  
> Profile_Name_Location > Profile_All_Settings (Nom du profil > Zone géographique du nom du profil > Tous les paramètres du profil). 

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