Configurer les paramètres des services G Suite à l'aide de groupes

Vous pouvez appliquer les paramètres des services G Suite à un groupe d'utilisateurs plutôt qu'à une unité organisationnelle entière. Vous pouvez ainsi personnaliser les paramètres d'utilisateurs spécifiques sans modifier votre structure organisationnelle.

Actuellement, les groupes vous permettent de configurer les paramètres uniquement pour les éléments suivants :

  • App Maker
  • Emplacements des données (non disponibles dans G Suite Basic et l'ancienne édition gratuite)
  • Modification du profil de l'annuaire
  • Drive (non disponible dans G Suite Basic et l'ancienne édition gratuite)
  • Hangouts Meet
  • Voice
  • YouTube

Les unités organisationnelles permettent de configurer tous les autres paramètres des services tels que les paramètres POP/IMAP pour Gmail.

Personnaliser les paramètres des services à l'aide de groupes de configuration

Les groupes de configuration vous permettent de personnaliser les paramètres des services pour un groupe d'utilisateurs. Vous pouvez par exemple autoriser un groupe à approuver des vidéos YouTube, ou permettre à une équipe de partager des documents avec des comptes autres que Google.

Les groupes de configuration peuvent inclure des utilisateurs appartenant à n'importe quelle unité organisationnelle de votre compte. Vous pouvez créer un groupe ou en utiliser un existant de votre compte, par exemple personnel@example.com.

En règle générale, vous appliquez des paramètres de services à vos unités organisationnelles et créez des exceptions pour certains utilisateurs. Vous pouvez par exemple restreindre le contenu YouTube pour tous les membres de votre compte, mais autoriser certains groupes à consulter toutes les vidéos ou à en valider.

Configuration setting example for YouTube

Fonctionnement des groupes de configuration

  • Les groupes de configuration peuvent contenir tous les utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez également ajouter vos groupes (groupes imbriqués).

  • Les paramètres de groupe d'un utilisateur prévalent toujours sur les paramètres de son unité organisationnelle.

  • Contrairement aux unités organisationnelles, un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes de configuration. Vous définissez la priorité de ces groupes, et l'utilisateur bénéficie ainsi des paramètres du groupe (dont il fait partie) ayant la priorité la plus haute.

Conditions requises

  • Vous devez créer des groupes de configuration dans la console d'administration, dans Google Cloud Directory Sync ou dans l'API Directory. Vous pouvez ensuite modifier ces groupes à l'aide de ces outils ou de Google Groupes.

  • Vous pouvez configurer et appliquer des groupes de configuration uniquement dans la console d'administration (non disponible dans les API G Suite).

Pour commencer, passez à la section "Configurer des groupes de configuration" ci-dessous.

Gérer un grand nombre d'utilisateurs ou de règles

Ces informations et conseils sont destinés aux administrateurs gérant des organisations de moyenne ou grande taille ou aux utilisateurs souhaitant en savoir plus sur les groupes de configuration.

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Options pour les groupes de configuration

Avant de créer ou d'appliquer des groupes de configuration, vous devez généralement faire correspondre vos groupes d'utilisateurs à leurs paramètres. Ils peuvent disposer d'autorisations différentes pour partager des fichiers Drive.

  Autorisations de partage Drive
Groupe d'utilisateurs Partager avec
n'importe quel domaine
Partager avec
des domaines de confiance
Partager
uniquement en interne
Responsables commerciaux ?    
Équipe commerciale   ?  
Activités commerciales     ?

 

Vous pouvez ensuite utiliser des groupes de configuration basés sur vos groupes d'utilisateurs ou vos paramètres utilisateur, ou sur une combinaison adaptée à votre organisation.

Option 1 : Utiliser des groupes de configuration basés sur des groupes d'utilisateurs

Utilisez vos groupes d'utilisateurs comme groupes de configuration. Choisissez ensuite les paramètres de chaque groupe de configuration. Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, vous devez définir le groupe déterminant ses paramètres (décrits ultérieurement dans la section Définir la priorité des groupes de configuration).

À l'aide des paramètres de partage Drive, vous pouvez par exemple autoriser certains groupes d'utilisateurs à partager des fichiers en externe.

Image of applying setting to groups

Appliquer des paramètres directement aux groupes d'utilisateurs constitue une bonne solution dans les cas suivants :

  • Organisations comptant moins de 50 utilisateurs ou disposant d'un nombre limité de paramètres. Il n'est pas utile de créer d'autres groupes, et vous pouvez régler les paramètres pour chaque groupe d'utilisateurs.
  • Test d'un paramètre de service
  • Applications utilisées par un groupe d'utilisateurs spécifique. Par exemple, si votre organisation comporte des développeurs App Maker, vous pouvez définir l'instance Cloud SQL par défaut dans laquelle ils stockent les données des applications.

Option 2 : Créer des groupes de configuration en fonction des paramètres utilisateur

Si vous gérez de nombreux paramètres ou utilisateurs, vous pouvez créer des groupes pour différents niveaux de paramètres.

Créez par exemple un groupe de configuration pour chaque niveau d'autorisations de partage Drive. Ajoutez ensuite vos groupes d'utilisateurs en tant que membres du groupe de configuration.

Drive settings by configuration group

Si vous choisissez cette option, un groupe de configuration fait office de conteneur pour les paramètres. Vous avez en général moins de groupes de configuration à gérer et à hiérarchiser. Vous pouvez également ajouter des utilisateurs ou des groupes à un groupe de configuration ou les retirer de celui-ci à l'aide de l'API Groups ou de Directory Sync.

Définir la priorité des groupes de configuration

Lorsqu'un compte utilisateur appartient à plusieurs groupes de configuration, vous devez définir le groupe qui détermine son paramètre en priorité.

Dans la console d'administration, les groupes sont répertoriés de la priorité la plus haute à la priorité la plus basse. Les paramètres de la priorité la plus haute s'appliquent aux comptes utilisateur.

Vous pouvez modifier la priorité du groupe de configuration en le déplaçant vers le haut ou le bas dans la liste de groupes. Vous pouvez définir un ordre de priorité uniquement dans la console d'administration, et non dans les API.


 

Fonctionnement de la priorité

Lorsqu'un utilisateur appartient à plusieurs groupes, les paramètres de son groupe de priorité le plus élevé lui sont attribués. Dans cet exemple, un responsable commercial appartient à trois groupes d'utilisateurs, et chacun dispose d'un paramètre différent pour modifier leur profil dans l'annuaire.

Lorsque les groupes de configuration sont classés dans l'ordre de priorité ci-dessous, les responsables commerciaux peuvent modifier leur nom et la zone géographique indiqués dans leurs profils d'annuaire.

Mapping of configuration groups to member

Si le groupe Modifier la zone géographique a la priorité la plus haute, les responsables commerciaux peuvent modifier uniquement leur zone géographique, et les responsables des ventes régionales peuvent modifier leur nom et leur zone géographique.

Changing group priority

Paramètres utilisateur et groupes multiples

Les paramètres ne sont pas ajoutés d'un groupe utilisateur à l'autre. Dans cet exemple, un responsable marketing appartient à trois groupes, mais seuls les paramètres de son groupe de priorité la plus haute lui sont appliqués. Il peut modifier son nom et sa zone géographique, mais pas sa photo.

User belonging to multiple groups

Organiser les groupes

Si vous modifiez les affiliations ou priorités d'un groupe dans les paramètres Drive, cela peut affecter le partage et l'accès aux fichiers.

Par exemple, si vous transférez la propriété d'un fichier à un utilisateur d'un autre groupe, les autorisations de partage du fichier sont remplacées par celles du nouveau groupe.

Pour effectuer le suivi de la priorité et des paramètres, procédez comme suit :

  • Prenez en compte la priorité de votre structure de groupe et surveillez les groupes profondément imbriqués, qui peuvent compliquer le suivi des paramètres.
  • Lorsque vous définissez l'ordre de vos groupes de configuration, envisagez de donner la priorité la plus haute au groupe qui s'applique au moins de personnes.


Planifier et concevoir des groupes de configuration

Planifier la structure de vos groupes de configuration est probablement la tâche nécessitant le plus de temps et de vérifications.

Mettre en correspondance des paramètres de votre service

Vous pouvez examiner les paramètres des unités organisationnelles que vous souhaitez gérer à l'aide de groupes. Si vous configurez déjà les paramètres au niveau des rôles ou des équipes, vous pouvez utiliser les groupes de la même manière.

Policies with roles and teams

Si vous disposez de plusieurs produits G Suite : certaines éditions G Suite vous permettent d'appliquer des paramètres à l'ensemble de votre organisation uniquement. Par exemple, dans G Suite Basic, vous ne pouvez pas définir d'autorisations Drive pour les unités organisationnelles, les groupes ni les fonctionnalités.

Les paramètres des groupes s'appliquent uniquement aux membres qui ont accès aux fonctionnalités ou aux paramètres. Par exemple, le paramètre par défaut pour votre organisation est attribué aux autres membres disposant d'une licence G Suite Basic. 

Définir des conventions pour l'attribution des noms

Choisissez une convention pour nommer vos groupes. Les recherches, hiérarchisations et audits seront ainsi facilités. Vous pouvez par exemple utiliser une convention qui inclut le nom du paramètre et le numéro de priorité. Dans la liste des groupes, le nom d'un groupe affiche un maximum de 37 caractères. Son nom complet s'affiche lorsque vous placez le curseur dessus.

YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict

Si vous gérez de nombreux types de groupes, vous pouvez indiquer un groupe de configuration en ajoutant un préfixe tel que cf. Utiliser une décimale permettra également d'éviter de modifier les noms de groupes existants lors de l'ajout d'un groupe de configuration.

cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_ACCESS_external cf_Drive_p3.0_SHARE_internal

Créer des groupes

Vous devez utiliser les groupes créés dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync. Les groupes créés dans Google Groupes ne peuvent pas être utilisés en tant que groupes de configuration. (La console d'administration n'indique pas si un groupe a été créé dans Google Groupes.)

Vous pouvez gérer le groupe de configuration dans n'importe quel outil. Vous pouvez définir des autorisations strictes pour ajouter ou supprimer des comptes utilisateur, désactiver la publication dans le groupe ou empêcher les utilisateurs de le quitter (disponible uniquement dans l'API Groups).

Configurer des groupes de configuration

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Étape 2 : Appliquez le groupe de configuration

Pour cette étape, vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres du service".

Avant de commencer : choisissez le groupe souhaité. Vous pouvez utiliser un groupe existant ou créer un groupe

Vous ne pouvez pas utiliser les groupes créés dans Google Groupes. Seuls les groupes créés dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync peuvent configurer les paramètres.

  1. Dans la console d'administration, accédez à la page "Paramètres" de l'application. Les groupes de configuration sont utilisables avec App Maker, les emplacements de données, l'annuaire (modification du profil), Drive, Hangouts Meet, Voice et YouTube
     
  2. Cliquez sur les paramètres que vous souhaitez modifier. Voici par exemple les paramètres YouTube de votre organisation racine. 

    YouTube settings for organization
     
  3. Cliquez sur Groupes sur la gauche. Tous les groupes de configuration sont répertoriés par ordre de priorité.

  4. Cliquez sur Rechercher un groupe. Les résultats incluent tous vos groupes, et pas uniquement les groupes de configuration.
     
  5. Saisissez l'adresse d'un groupe (plutôt que son nom), puis sélectionnez le groupe souhaité.
     
    • Si vous ne trouvez pas votre groupe, celui-ci a peut-être été créé dans Google Groupes. Les groupes de configuration peuvent être créés dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync.
       
    • Commencez par ajouter vos groupes de configuration en démarrant par la priorité la plus haute et en terminant par la plus basse. Lorsque vous ajoutez un groupe, il est associé à la priorité la plus basse.
  6. Choisissez les paramètres de votre groupe de configuration. Par défaut, un nouveau groupe possède les paramètres de votre unité organisationnelle racine.  

    YouTube settings for a group
     

    Pour les organisations possédant plusieurs types de licences G Suite : si vous possédez des licences pour une édition G Suite qui n'inclut pas de paramètre spécifique, un indicateur Flag image for multiple licenses peut s'afficher à côté des paramètres d'un groupe. Cet indicateur s'affiche que le groupe contienne ou non des utilisateurs n'ayant pas la licence requise.

  7. Activez ou désactivez le groupe de configuration.
     
    • Pour activer le groupe : cliquez sur Enregistrer.
      Les paramètres sont appliqués aux membres du groupe de configuration. Pour fermer le panneau, cliquez sur Annuler
       
    • Pour désactiver le groupe : cliquez sur Non défini ou sur Supprimer Supprimer dans le panneau "Groupes" (vous ne pouvez pas supprimer le groupe en cliquant sur Annuler).
  8. Modifiez la priorité du groupe en le faisant glisser vers le haut ou vers le bas. En principe, les modifications prennent effet en quelques minutes, mais un délai maximal de 24 heures est parfois nécessaire.
     
    • Pour attribuer une priorité 1 à un groupe : faites-le glisser jusqu'à la priorité 2, puis faites glisser la priorité actuelle 1 en dessous. Vous pouvez également saisir un chiffre dans la zone de priorité, ou cliquer sur les flèches situées à côté.
       
    • Si vous possédez moins de quatre groupes : lorsque vous réorganisez des groupes contenant les mêmes comptes utilisateur, ces derniers obtiennent les paramètres de leur groupe de priorité la plus haute. Il est possible que l'alerte suivante s'affiche :

      Vous pouvez associer plusieurs règles aux mêmes utilisateurs…

      Il s'agit d'une alerte générale qui apparaît si vous ajoutez, supprimez ou modifiez la priorité de n'importe quel groupe de configuration, même si les groupes ne contiennent pas les mêmes comptes utilisateur.
       
Étape 2 : Vérifiez les paramètres d'un utilisateur

Pour cette étape, vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres des services".

  1. Dans la console d'administration, accédez à la page "Paramètres" de l'application.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Utilisateurs.
  3. Cliquez sur Sélectionner un utilisateur, puis recherchez son adresse, et non son nom.
  4. Sélectionnez-le pour afficher ses paramètres. Sous le nom du paramètre, vous pouvez cliquer sur le groupe de configuration ou l'unité organisationnelle ayant déterminé les paramètres de l'utilisateur.

    Profile information

Remarque : Lorsque vous vérifiez l'unité organisationnelle de l'utilisateur, le paramètre de service ne s'affiche pas comme Remplacé. Les paramètres Remplacé et Hérité correspondent uniquement aux paramètres d'une unité organisationnelle, et non à ceux des groupes de configuration.

Dépannage

La liste des groupes ne s'affiche pas

  • La fonctionnalité des groupes de configuration est utilisable avec App Maker, les emplacements de données, la modification du profil de l'annuaire, Drive, Hangouts (paramètres Meet) et YouTube. De plus, les groupes de configuration pour Drive et les emplacements de données ne sont pas disponibles dans G Suite Basic, ni dans l'ancienne édition gratuite.

Le groupe de configuration ne s'affiche pas dans la liste des groupes

  • Le groupe a peut-être été créé dans Groups for Business. Essayez de créer un groupe dans la console d'administration.
  • Recherchez l'adresse e-mail du groupe plutôt que son nom.
  • Essayez d'actualiser la page "Paramètres". En principe, les modifications prennent effet en quelques minutes, mais un délai maximal de 24 heures est parfois nécessaire.
  • Vérifiez que vous disposez bien des droits d'administrateur pour Groupes.

Un utilisateur ne possède pas les bons paramètres de service

  • Vérifiez l'affiliation de l'utilisateur au groupe. Un délai de 24 heures peut être nécessaire pour que les paramètres du groupe s'appliquent.
  • Recherchez le groupe de configuration qui détermine les paramètres utilisateur. Si l'utilisateur appartient à plusieurs groupes de configuration, vous devrez peut-être modifier la priorité du groupe ou les affiliations de l'utilisateur.
  • Il se peut que l'utilisateur ne dispose pas de la licence produit pour cette fonctionnalité. Certaines fonctionnalités telles que les Drive partagés sont disponibles uniquement dans certaines éditions G Suite.
Examiner les modifications dans le journal d'audit

L'événement Modification des priorités relatives aux groupes de paramètres d'application est répertorié lorsque vous appliquez le groupe de configuration ou modifiez l'ordre de priorité pour la première fois.

Modification des priorités relatives aux groupes de paramètres d'application
Pour Drive et Docs, les priorités de remplacement des groupes Partage de lien ont été définies sur Aucun lien < Associer les utilisateurs < Associer tout le monde

Si vous modifiez la priorité des groupes, la liste d'événements affiche ces derniers dans leur nouvel ordre, de la priorité la plus basse à la plus haute. L'événement utilise également le nom du groupe plutôt que son adresse. Vous pouvez utiliser une convention similaire pour attribuer un nom et des adresses à votre groupe.

La plupart des autres événements utilisent un format similaire pour les unités organisationnelles et les groupes de configuration. Le préfixe de l'Adresse(s) e-mail du groupe identifie un groupe de configuration.

Par exemple, si vous remplacez des paramètres par une unité organisationnelle :

Modification d'un paramètre Drive
La valeur INHERIT_FROM_PARENT du paramètre PUBLISHING_TO_WEB pour Drive a été remplacée par PUBLIC  (Nom d'unité organisationnelle : {Marketing})

Application des paramètres à un groupe de configuration :

Modification d'un paramètre Drive
La valeur INHERIT_FROM_PARENT du paramètre PUBLISHING_TO_WEB pour Drive a été remplacée par PUBLIC  (Nom d'unité organisationnelle : {example.com}, Adresse(s) e-mail du groupe : Drive_p02_share_external@example.com})

Pour les événements associés à des groupes de configuration, votre unité organisationnelle racine est toujours répertoriée en tant que Nom d'unité organisationnelle.

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