Personalizar ajustes de servicios con grupos de configuración

Puedes aplicar ajustes de servicios a grupos de usuarios en vez de a unidades organizativas completas. De este modo, puedes personalizar los ajustes de usuarios concretos sin cambiar tu estructura organizativa.
 

Utiliza los grupos para aplicar ajustes a:

SERVICIOS FUNCIONES PARA ADMINISTRADORES

 * Disponible solo en determinadas ediciones de Google Workspace

Personalizar ajustes de servicios mediante grupos de configuración

Con los grupos de configuración, puedes personalizar los ajustes de servicios de un grupo de usuarios y así, por ejemplo, permitir que un grupo apruebe vídeos de YouTube o que un equipo comparta archivos de Drive con personas ajenas a tu organización.

En los grupos de configuración puedes incluir usuarios de cualquier unidad organizativa de tu cuenta. Puedes crear un grupo o utilizar uno que ya tengas en tu cuenta; por ejemplo, personal@example.com.

Normalmente, los ajustes de los servicios se aplican a las unidades organizativas y después se hacen excepciones con algunos usuarios. Por ejemplo, puedes restringir el contenido de YouTube a todos los usuarios de tu cuenta, pero dejar que algunos grupos puedan ver todos los vídeos o aprobar vídeos.

Configuration setting example for YouTube

Cómo funcionan los grupos de configuración

  • Los grupos de configuración pueden incluir cualquier usuario de tu organización. También puedes usar grupos anidados. 

  • Los ajustes a nivel de grupo de los usuarios siempre tienen prioridad sobre los ajustes de su unidad organizativa.

  • A diferencia de lo que ocurre con las unidades organizativas, un mismo usuario puede pertenecer a varios grupos de configuración. Solo se aplicarán los ajustes del grupo de configuración de mayor prioridad, por lo que, antes de nada, debes determinar la prioridad de esos grupos.

Requisitos

  • Los grupos de configuración deben crearse en la consola de administración de Google, mediante Google Cloud Directory Sync o la API Directory. Para usar un grupo dinámico como grupo de configuración, añade la etiqueta de seguridad al grupo. Más información

  • Los grupos creados en Grupos de Google no se pueden utilizar como grupos de configuración. 

  • Te recomendamos que añadas la etiqueta de seguridad a tus grupos de configuración. Más información 

  • Los grupos de configuración solo se pueden gestionar y aplicar desde la consola de administración, no desde las APIs.

Para empezar, ve a la sección "Definir los ajustes de los grupos de configuración"

Gestionar una gran cantidad de usuarios o de políticas

A continuación, incluimos información y consejos para administradores que gestionan organizaciones de tamaño mediano y grande, así como información más detallada sobre los grupos de configuración.

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Opciones de los grupos de configuración

Por lo general, antes de crear o aplicar grupos de configuración, debes asociar los grupos de usuarios con su configuración. En el siguiente ejemplo, los grupos de usuarios tienen permisos diferentes para compartir archivos de Drive.

  Permisos para compartir archivos de Drive
Grupo de usuarios Compartir con
cualquier dominio
Compartir con
dominios de confianza
Compartir
solo de forma interna
Jefes de ventas    
Equipo de ventas    
Operaciones de ventas    

 

Después, puedes utilizar grupos de configuración basados en tus grupos de usuarios o en los ajustes de usuario, aunque, si lo prefieres, también puedes emplear una combinación de ambos elementos que se ajuste a tu organización.

Opción 1: Utilizar grupos de configuración basados en grupos de usuarios

Usa los grupos de usuarios que tengas como grupos de configuración. A continuación, selecciona los ajustes de cada grupo de configuración. Si un usuario pertenece a varios grupos, debes indicar cuál de ellos determina los ajustes que se le aplicarán, tal como se explica más adelante en la sección sobre prioridad.

Por ejemplo, puedes permitir que determinados grupos de usuarios compartan archivos de Drive con personas ajenas a la organización.

Image of applying setting to groups

Te recomendamos que apliques ajustes directamente a grupos de usuarios en los siguientes casos:

  • En organizaciones de menos de 50 usuarios o con un número reducido de ajustes. Así no hace falta que crees más grupos y puedes cambiar la configuración de cada grupo de usuarios.
  • Para probar un ajuste de un servicio.
  • En aplicaciones utilizadas por grupos de usuarios concretos.
  • En grupos dinámicos, donde se gestionan automáticamente los miembros a partir de los atributos de los usuarios, como su ubicación o su rol. 

Opción 2: Crear grupos de configuración basados en ajustes de usuario

Si gestionas un gran número de ajustes o de usuarios, puedes crear grupos para cubrir diferentes niveles de configuración.

En este ejemplo, puedes crear un grupo de configuración por cada nivel de permisos para compartir archivos de Drive. A continuación, añade tus grupos de usuarios como miembros del grupo de configuración.

Drive settings by configuration group

El grupo de configuración actúa como contenedor de ajustes. Por lo general, tendrás menos grupos que gestionar y a los que asignar prioridades, tal como se describe más abajo. Además, puedes gestionar usuarios y añadirlos o quitarlos de grupos mediante la API Groups o Directory Sync. 

Configurar la prioridad de grupos de configuración

Si hay usuarios que pertenecen a varios grupos de configuración, debes seleccionar cuál de esos grupos tiene prioridad a la hora de determinar los ajustes de dichos usuarios.

En la consola de administración, los grupos se muestran en orden de prioridad descendente. A cada usuario se le aplican los ajustes del grupo de mayor prioridad al que pertenece.

Para cambiar la prioridad de un grupo de configuración, muévelo hacia arriba o hacia abajo en la lista de Grupos. El orden de prioridad solo se puede ajustar desde la consola de administración; no puedes cambiarlo con las APIs.


Groups panel

 

Cómo funciona la prioridad

Si un usuario pertenece a varios grupos, se le aplican los ajustes del grupo con mayor prioridad. En el siguiente ejemplo, un jefe de ventas forma parte de tres grupos de usuarios distintos, cada uno con una configuración diferente para editar los perfiles del Directorio. 

Si los grupos de configuración están en el orden de prioridad que se muestra a continuación, los miembros del grupo Jefes de ventas podrán editar su nombre y su ubicación en los perfiles de Directorio.

Mapping of configuration groups to member

Si el grupo Editar ubicación tiene la máxima prioridad, los miembros del grupo Jefes de ventas solo podrán editar la ubicación, mientras que los del grupo Ventas regionales podrán editar tanto el nombre como la ubicación.

Changing group priority

Ajustes de usuario y varios grupos

A los usuarios no se les aplican los ajustes de todos los grupos a los que pertenecen. En el ejemplo siguiente, un jefe de marketing forma parte de tres grupos, pero solo se le aplica la configuración del grupo que tiene la mayor prioridad. Por tanto, puede editar su nombre y su ubicación, pero no la foto.

User belonging to multiple groups

Ordenar grupos

Si cambias las prioridades de los grupos, o añades o quitas miembros de un grupo, es posible que cambien los permisos para compartir y acceder a archivos de Drive.

Por ejemplo, si transfieres la propiedad de un archivo a un usuario de otro grupo de configuración, los permisos para compartir el archivo pasarán a ser los del nuevo grupo.

A la hora de controlar la prioridad y los ajustes:

  • Ten en cuenta la prioridad de tu estructura de grupos y presta atención a los grupos anidados, ya que su configuración puede ser difícil de controlar. 
  • Al ordenar tus grupos de configuración, quizá te interese dar la mayor prioridad al grupo que se aplique al menor número de personas. 


Configuration groups

Planificación y diseño de los grupos de configuración

Por lo general, la planificación de la estructura de los grupos de configuración es el paso que más tiempo y atención requiere. 

Asignar los ajustes de los servicios

Quizás te convenga revisar las unidades organizativas para determinar si prefieres gestionar ciertos ajustes mediante grupos. Si ya utilizas un criterio basado en roles o equipos a la hora de aplicar los ajustes, puedes usar los grupos de la misma forma.

Policies with roles and teams

Si utilizas varias ediciones en tu cuenta, ten presente lo siguiente:

  • Los ajustes de los grupos de configuración solo se aplican a los usuarios que tienen acceso a la función o al servicio concretos. 
  • Dependiendo de la edición que tengas, algunos ajustes de Drive se aplicarán a toda la organización. Puedes utilizar grupos de configuración para personalizar los ajustes de Drive de otros usuarios. 

Utilizar un criterio de nomenclatura uniforme

Elige un criterio de nomenclatura uniforme para que sea más fácil buscar grupos, asignarles prioridad y supervisarlos. Por ejemplo, utiliza un criterio que incluya el nombre del ajuste y el número de prioridad. En la lista "Grupos" se muestran, como máximo, 37 caracteres del nombre de cada grupo; si quieres ver el nombre completo, coloca el cursor sobre el grupo.

YouTube_1_aprobadores
YouTube_2_acceso_sin_restricciones
YouTube_3_acceso_moderado
YouTube_4_acceso_estricto

Si tienes que gestionar muchos tipos de grupos, puedes añadir un prefijo, como "gc", para identificar los grupos de configuración. Asimismo, te recomendamos que uses decimales para no cambiar los nombres de los demás grupos cuando añadas grupos de configuración.

cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted
cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_access_external
cf_Drive_p3.0_SHARE_internal

Crear grupos

Solo puedes usar grupos creados en la consola de administración, mediante la API Directory o con Google Cloud Directory Sync. Los grupos creados en Grupos de Google no se pueden utilizar como grupos de configuración. En la consola de administración no se indica si un grupo se ha creado con este servicio.

Puedes gestionar los grupos de configuración con cualquier herramienta. Puedes configurar permisos estrictos para añadir o eliminar usuarios, publicar contenido en el grupo o impedir que los usuarios salgan de los grupos (solo disponible en la API Groups). 

Definir los ajustes de los grupos de configuración

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Paso 1: Aplica el grupo de configuración en una aplicación

Para completar este paso, necesitas los privilegios de administrador de Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.

Antes de empezar: elige un grupo que hayas creado en la consola de administración, mediante la API Directory o con Google Cloud Directory Sync. Para usar un grupo dinámico, añade la etiqueta de seguridad al grupo. Más información

  1. En la consola de administración, ve a la página de configuración de una aplicación.
  2. Haz clic en el ajuste que quieras editar. En el siguiente ejemplo, se muestran los ajustes de YouTube del nivel organizativo superior. 

    YouTube settings for organization
     
  3. En la parte izquierda, haz clic en Grupos. Los grupos de configuración aparecen ordenados según su prioridad.
  4. Haz clic en Buscar un grupo. En los resultados no se muestran los grupos que no se pueden usar como grupos de configuración. 
  5. Escribe la dirección de un grupo (en vez del nombre) y, a continuación, selecciona el grupo.
    • Para empezar, añade los grupos de configuración de mayor a menor prioridad. A los grupos nuevos se les asigna la prioridad más baja.
    • Si un grupo no aparece en la lista, es posible que se haya creado en Grupos de Google. Los grupos de configuración se deben crear en la consola de administración, mediante la API Directory o con Google Cloud Directory Sync. También puede ser que se trate de un grupo dinámico al que le falte la etiqueta de seguridad. Más información 
  6. Elige los ajustes de tu grupo de configuración. De manera predeterminada, los grupos nuevos tienen los ajustes del nivel organizativo superior.  

    YouTube settings for a group
     

    Organizaciones con varios tipos de licencias: si tienes licencias de alguna edición donde no esté disponible un ajuste concreto, se mostrará la marca Flag image for multiple licenses junto a la configuración de un grupo. Esta marca aparecerá independientemente de si el grupo incluye o no usuarios que no tengan la licencia necesaria.

  7. Activa o desactiva el grupo de configuración.
     
    • Para activar un grupo, haz clic en Guardar.
      De este modo, se aplicarán los ajustes a los miembros de ese grupo de configuración. Haz clic en Cancelar para cerrar el panel. 
    • Para desactivar un grupo, en el panel de Grupos, haz clic en Sin definir o en Quitar "". Si haces clic en Cancelar, el grupo no se eliminará.  
  8. Ajusta la prioridad del grupo arrastrándolo hacia arriba o hacia abajo. Aunque los cambios suelen aplicarse en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas.
     
    • Para asignar a un grupo la prioridad 1, arrástralo hasta la prioridad 2 y, a continuación, coloca el de prioridad 1 debajo de él. También puedes escribir el número de prioridad en el cuadro correspondiente o hacer clic en las flechas situadas junto al cuadro.
    • Si tienes menos de cuatro grupos y cambias el orden de grupos que contienen los mismos usuarios, a esos usuarios se les aplicarán los ajustes del de mayor prioridad. Puede que aparezca esta alerta:

      Un mismo usuario puede estar vinculado a varias políticas.

      Se trata de un mensaje general de alerta que aparece al añadir, eliminar o cambiar la prioridad de cualquier grupo de configuración, aunque no contenga los mismos usuarios.
Paso 2: Consulta los ajustes de usuarios concretos

Para seguir este paso, necesitas privilegios de administrador en Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.

  1. En la consola de administración, ve a la página de configuración de una aplicación. 
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Usuarios.
  3. Haz clic en Selecciona un usuario y busca su dirección (no su nombre).
  4. Selecciona el usuario para ver sus ajustes. Debajo del nombre del ajuste, puedes hacer clic en el grupo de configuración o en la unidad organizativa que determina sus ajustes.

    Profile information

Nota: Si consultas la unidad organizativa del usuario, el ajuste de un servicio no se mostrará como Anulado. Los ajustes Anulado y Heredado se basan solamente en los ajustes de las unidades organizativas, no tienen en cuenta los de los grupos de configuración.

Solución de problemas

No encuentro la lista Grupos

  • La función de grupos de configuración puede no estar disponible en algunos servicios. Consultar la lista
  • Los grupos de configuración no están disponibles en Drive ni en la función Regiones de datos de Google Workspace Basic, G Suite Basic y la edición gratuita antigua.

No encuentro mi grupo de configuración en la lista Grupos

  • Puede que el grupo se haya creado en Grupos de Google. Prueba a crearlo en la consola de administración
  • El grupo puede ser un grupo dinámico al que le falta la etiqueta de seguridad. Más información
  • Te recomendamos que busques el grupo por su dirección de correo electrónico, no por su nombre.
  • Comprueba si tienes privilegios de administrador de Grupos.
  • Puede que estés usando un alias de grupo en lugar del nombre de grupo. 
  • Prueba a actualizar la página de configuración. Aunque los cambios suelen aplicarse en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas.
  • Te recomendamos que busques el grupo por su dirección de correo electrónico, no por su nombre.

Un usuario no tiene la configuración de servicio correcta

  • Revisa los grupos a los que pertenece el usuario. La configuración de los grupos puede tardar hasta 24 horas en aplicarse. 
  • Busca el grupo de configuración que determina los ajustes del usuario. Si el usuario forma parte de varios grupos de configuración, quizá tengas que cambiar la prioridad de los grupos o quitar el usuario de alguno de ellos.
  • También es posible que el usuario no tenga la licencia del producto necesaria para utilizar la función. Algunas funciones solo están disponibles en determinadas ediciones.
Ver cambios en el registro de auditoría

Cuando se aplica un grupo de configuración o se cambia el orden de prioridad de los grupos, se registra el evento Cambio de las prioridades del grupo en la opción de configuración de la aplicación. En este evento se muestra el nombre del grupo y no su dirección, por lo que quizá te interese utilizar un criterio de nomenclatura uniforme en el nombre y la dirección de los grupos.

Por ejemplo, si aplicas el grupo Enlazar con cualquier usuario al ajuste Compartir mediante enlace de Drive, se registra este evento: 

Cambio en las prioridades del grupo de configuración de la aplicación
En Drive y Documentos, las prioridades de anulación de un grupo para Compartir mediante enlace
han cambiado a Enlazar con cualquier usuario

Al cambiar el orden de prioridad de los grupos, en el evento aparecen los grupos en el nuevo orden, de menor a mayor prioridad:

Cambio en las prioridades del grupo de configuración de la aplicación
En Drive y Documentos, las prioridades de anulación de un grupo de la opción Compartir mediante enlace
han cambiado a Sin enlaces < Enlazar con usuarios < Enlazar con cualquier usuario

En casi todos los demás eventos se usa un formato parecido tanto en las unidades organizativas como en los grupos de configuración. Los grupos de configuración se indican con el prefijo correo_grupo.

En el siguiente ejemplo, se anula un ajuste con una unidad organizativa:

Cambio de ajuste de Drive
El ajuste PUBLISHING_TO_WEB de Drive ha cambiado de INHERIT_FROM_PARENT a PUBLIC
(nombre_unidad_org: {Marketing})

En el siguiente ejemplo, se aplica un ajuste con un grupo de configuración:

Cambio de ajuste de Drive
El ajuste PUBLISHING_TO_WEB de Drive ha cambiado de INHERIT_FROM_PARENT a PUBLIC 
(nombre_unidad_org: {example.com}, correo_grupo: {Drive_p02_compartir_externo@example.com})

En los eventos de grupos de configuración, en nombre_unidad_org siempre aparece el nivel organizativo superior.

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