Einstellungen von G Suite-Diensten mithilfe von Gruppen konfigurieren

Einstellungen von G Suite-Diensten lassen sich auch für einzelne Nutzergruppen festlegen, nicht nur für die gesamte Organisationseinheit. Auf diese Weise können Sie Einstellungen für bestimmte Nutzer individuell konfigurieren, ohne dafür die Organisationsstruktur verändern zu müssen.

Derzeit lassen sich nur die Einstellungen für folgende Dienste und Aktionen mithilfe von Gruppen konfigurieren:

  • Google App Maker
  • Speicherort für Daten (nicht verfügbar in G Suite Basic und der kostenlosen Vorgängerversion)
  • Bearbeitung von Verzeichnisprofilen
  • Google Drive (nicht verfügbar in G Suite Basic und der kostenlosen Vorgängerversion)
  • Hangouts Meet
  • Google Voice
  • YouTube

Alle anderen Diensteinstellungen, z. B. POP/IMAP-Einstellungen für Gmail, können nur für Organisationseinheiten festgelegt werden.

Konfigurationsgruppen für Diensteinstellungen verwenden

Mithilfe von Konfigurationsgruppen lassen sich Diensteinstellungen individuell für eine Gruppe von Nutzern vornehmen. Zum Beispiel kann eine Gruppe dann YouTube-Videos genehmigen oder ein Team gibt Dokumente für Konten frei, die nicht zu Google gehören.

Für Konfigurationsgruppen kommen dabei generell Nutzer aus allen Organisationseinheiten in Ihrem Konto infrage. Sie können eine Gruppe erstellen oder eine vorhandene Gruppe in Ihrem Konto verwenden, z. B. personal@example.com.

Normalerweise übernehmen Sie Diensteinstellungen auf Organisationseinheiten und legen dann Ausnahmen für einige Nutzer fest. Beispielsweise können Sie bestimmte YouTube-Inhalte für alle Nutzer in Ihrem Konto einschränken, aber einigen Gruppen erlauben, alle Videos anzusehen oder Videos zu genehmigen.

Configuration setting example for YouTube

So funktionieren Konfigurationsgruppen

  • Konfigurationsgruppen können beliebige Nutzer in Ihrer Organisation enthalten. Außerdem lassen sich Gruppen hinzufügen. Sie werden dann als verschachtelte Gruppen bezeichnet.

  • Die Gruppeneinstellungen, die für einen Nutzer gelten, überschreiben immer die Einstellungen der Organisationseinheit.

  • Ein Nutzer kann mehreren Konfigurationsgruppen angehören, jedoch nicht mehreren Organisationseinheiten. Die Priorität der Konfigurationsgruppen legen Sie fest und für Nutzer gilt die Einstellung der Gruppe mit der höchsten Priorität.

Anforderungen

  • Konfigurationsgruppen müssen in der Admin-Konsole, in Google Cloud Directory Sync oder mit der Directory API erstellt werden. Anschließend können Sie die Gruppen in diesen Tools oder in Google Groups bearbeiten.

  • Konfigurationsgruppen können nur in der Admin-Konsole eingerichtet und übernommen werden (nicht verfügbar für G Suite APIs).

Wenn Sie gleich loslegen möchten, überspringen Sie einfach den folgenden Abschnitt und machen Sie direkt bei "Konfigurationsgruppen einrichten" weiter.

Viele Nutzer oder Richtlinien verwalten

Informationen und Tipps für Administratoren, die eine mittelgroße bis große Organisation verwalten, oder für alle, die sich für Details zu Konfigurationsgruppen interessieren.

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Optionen für Konfigurationsgruppen

Bevor Sie Konfigurationsgruppen erstellen oder übernehmen, ordnen Sie den Nutzergruppen normalerweise ihre Einstellungen zu. Beispiel: Diese Nutzergruppen haben verschiedene Dateifreigabeberechtigungen in Google Drive.

  Freigabeberechtigungen für Google Drive
Nutzergruppe Mit beliebiger
Domain teilen
Mit vertrauenswürdiger
Domain teilen
Nur intern
teilen
Vertriebsmanager ?    
Vertriebsteam   ?  
Mitarbeiter im Bereich "Vertrieb"     ?

 

Nun können Sie Konfigurationsgruppen verwenden, die auf Ihren Nutzergruppen oder Nutzereinstellungen oder auf einer Kombination basieren, die zu Ihrer Organisation passt.

Option 1: Konfigurationsgruppen auf Grundlage von Nutzergruppen erstellen

Verwenden Sie Ihre Nutzergruppen als Konfigurationsgruppen. Wählen Sie dann die Einstellungen für jede Konfigurationsgruppe aus. Wenn ein Nutzer mehreren Gruppen angehört, legen Sie fest, welche Gruppe die Nutzereinstellungen bestimmt. Dies wird weiter unten im Abschnitt Priorität näher beschrieben.

Beispiel: Über die Freigabeeinstellungen in Google Drive können Sie bestimmten Nutzergruppen erlauben, Dateien extern freizugeben.

Image of applying setting to groups

In folgenden Fällen sollten Sie Einstellungen direkt vornehmen:

  • Organisationen mit weniger als 50 Nutzern oder insgesamt nur wenigen Einstellungen: Sie müssen keine weiteren Gruppen erstellen und können Einstellungen für jede Nutzergruppe genau abstimmen.
  • Sie möchten eine Diensteinstellung testen.
  • Apps, die von einer bestimmten Nutzergruppe verwendet werden. Für App Maker-Entwickler lässt sich beispielsweise eine standardmäßige Cloud SQL-Instanz für App Maker einrichten, um App-Daten zu speichern.

Option 2: Konfigurationsgruppen auf Grundlage von Nutzerrichtlinien erstellen

Wenn Sie viele Einstellungen oder Nutzer verwalten müssen, können Sie Gruppen für verschiedene Einstellungsebenen erstellen.

Beispiel: Sie erstellen eine Konfigurationsgruppe für jede Ebene der Freigabeberechtigungen für Google Drive. Dann fügen Sie Ihre Nutzergruppen als Mitglieder der Konfigurationsgruppe hinzu.

Drive settings by configuration group

Bei dieser Option fungiert die Konfigurationsgruppe als Container für Einstellungen. Normalerweise müssen Sie weniger Konfigurationsgruppen verwalten und priorisieren (siehe unten). Nutzer oder Gruppen lassen sich auch mithilfe der Groups API oder über Directory Sync zu Konfigurationsgruppen hinzufügen oder daraus entfernen.

Priorität für Konfigurationsgruppen festlegen

Wenn ein Nutzer Mitglied in mehreren Konfigurationsgruppen ist, legen Sie fest, welche Einstellungen Priorität haben.

In der Admin-Konsole werden seine Gruppen absteigend nach Priorität aufgelistet. Für den Nutzer gelten die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität.

Sie können die Priorität einer Konfigurationsgruppe ändern, indem Sie sie in der Gruppenliste nach oben oder unten verschieben. Diese Möglichkeit haben Sie nur in der Admin-Konsole, nicht bei den APIs.


 

Funktionsweise der Priorität

Wenn ein Nutzer Mitglied in mehreren Gruppen ist, gelten für ihn die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität. In diesem Beispiel gehört ein Vertriebsmanager zu drei Nutzergruppen, die jeweils unterschiedliche Einstellungen für die Bearbeitung von Verzeichnisprofilen haben.

Wenn die Konfigurationsgruppen in dieser Prioritätsreihenfolge angeordnet sind, können Vertriebsmanager ihren Namen und ihren Standort in ihrem Verzeichnisprofil bearbeiten.

Mapping of configuration groups to member

Wenn die Gruppe Edit location (Standort bearbeiten) die höchste Priorität hat, können Vertriebsmanager nur ihren Standort bearbeiten und die Gruppe Regional sales (Mitarbeiter für den regionalen Vertrieb) kann sowohl ihren Namen als auch ihren Standort bearbeiten.

Changing group priority

Nutzereinstellungen und mehrere Gruppen

Einstellungen gelten nicht für alle Gruppen eines Nutzers. In diesem Beispiel gehört ein Marketingmanager zwar zu drei Gruppen, für ihn sind jedoch nur die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität wirksam. Er kann also nur seinen Namen und seinen Standort bearbeiten, nicht jedoch sein Foto.

User belonging to multiple groups

Gruppen sortieren

Werden in den Google Drive-Einstellungen Gruppenprioritäten oder Mitgliedschaften geändert, wirkt sich dies auf die Dateifreigabe und den Dateizugriff aus.

Wenn Sie beispielsweise die Eigentümerschaft einer Datei an einen Nutzer in einer anderen Gruppe übertragen, gelten für die Datei die Freigabeberechtigungen der neuen Gruppe.

So behalten Sie den Überblick über Priorität und Einstellungen:

  • Überprüfen Sie Ihre Gruppenstruktur auf stark verschachtelte Gruppen. Diese erschweren es nämlich, den Überblick darüber zu behalten, welche Einstellungen für wen gelten.
  • Beim Anordnen der Konfigurationsgruppen sollten Sie der Gruppe mit den wenigsten Mitgliedern die höchste Priorität einräumen.


Konfigurationsgruppen planen und entwerfen

Die Struktur Ihrer Konfigurationsgruppen zu planen, ist zeitaufwändig und muss gut durchdacht sein.

Diensteinstellungen zuordnen

Wenn Einstellungen in Ihren Organisationseinheiten bereits abhängig von Rollen oder Teams zugewiesen werden, können Sie Gruppen verwenden, um diese Einstellungen zu verwalten.

Policies with roles and teams

Sie haben mehrere G Suite-Produkte? Bei einigen G Suite-Versionen lassen sich Einstellungen nur auf die gesamte Organisation anwenden. In G Suite Basic können Sie Drive-Berechtigungen z. B. nicht für Organisationseinheiten oder Gruppen festlegen. Dasselbe gilt für Ausstattungselemente.

Die Gruppeneinstellungen gelten nur für Mitglieder, die Zugriff auf die Funktionen oder Einstellungen haben.Für andere Nutzer, z. B. mit einer G Suite Basic-Lizenz, wird die Standardeinstellung für Ihre Organisation verwendet. 

Namenskonventionen festlegen

Mit einer Namenskonvention lassen sich Gruppen leichter suchen, priorisieren und überwachen. Verwenden Sie beispielsweise einen Standard, der den Einstellungsnamen und die Prioritätszahl enthält. In der Liste in Google Groups sind maximal 37 Zeichen eines Gruppennamens zu sehen. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Gruppe bewegen, wird der vollständige Name angezeigt.

YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict

Falls Sie viele Gruppenarten verwalten, können Sie Konfigurationsgruppen z. B. mit einem Präfix wie konf kennzeichnen. Außerdem sollten Sie Dezimalstellen verwenden, damit Sie vorhandene Gruppennamen nicht umbenennen müssen, wenn Sie eine neue Konfigurationsgruppe einfügen.

cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_ACCESS_external cf_Drive_p3.0_SHARE_internal

Gruppen erstellen

Sie können nur Gruppen nutzen, die in der Admin-Konsole, mit der Directory API oder in Google Cloud Directory Sync erstellt wurden. In Google Groups erstellte Gruppen können nicht als Konfigurationsgruppen verwendet werden. In der Admin-Konsole ist nicht zu sehen, ob eine Gruppe in Google Groups erstellt wurde.

Konfigurationsgruppen lassen sich mit jedem beliebigen Tool verwalten. Sie können Berechtigungen für das Hinzufügen und Entfernen von Nutzern festlegen, das Veröffentlichen von Beiträgen in der Gruppe deaktivieren oder Mitglieder daran hindern, eine Gruppe zu verlassen. Das ist jedoch nur in der Groups API möglich.

Konfigurationsgruppen einrichten

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Schritt 1: Konfigurationsgruppe übernehmen

Für diesen Schritt benötigen Sie Administratorberechtigungen für Gruppen, Organisationseinheiten (oberste Ebene) und Diensteinstellungen.

Vorbereitung: Wählen Sie Ihre Gruppe aus. Sie können eine vorhandene Gruppe nutzen oder eine Gruppe erstellen.

Sie können keine in Google Groups erstellten Gruppen verwenden. Nur Nutzer aus Gruppen, die in der Admin-Konsole, der Directory API oder Google Cloud Directory Sync erstellt wurden, können Einstellungen konfigurieren.

  1. Rufen Sie in der Admin-Konsole die Seite mit den Einstellungen für die App auf. Konfigurationsgruppen sind für App Maker, Speicherort für Daten, Verzeichnis (Profilbearbeitung), Google Drive, Hangouts Meet, Google Voice und YouTube verfügbar. 
     
  2. Klicken Sie auf die Einstellungen, die Sie bearbeiten möchten. Als Beispiel sehen Sie unten die YouTube-Einstellungen für die Organisation der obersten Ebene. 

    YouTube settings for organization
     
  3. Klicken Sie links auf Gruppen. Jetzt werden alle Konfigurationsgruppen nach Priorität geordnet angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Nach einer Gruppe suchen. Die Ergebnisse enthalten alle Ihre Gruppen, nicht nur Konfigurationsgruppen.
     
  5. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe ein (nicht den Gruppennamen) und wählen Sie die Gruppe aus.
     
    • Wenn Sie Ihre Gruppe nicht finden, wurde sie möglicherweise in Google Groups erstellt. Konfigurationsgruppen müssen in der Admin-Konsole, der Directory API oder in Google Cloud Directory Sync erstellt werden.
    • Fügen Sie zuerst die Konfigurationsgruppen nach absteigender Priorität hinzu. Neue Gruppen erhalten standardmäßig die niedrigste Priorität.
  6. Wählen Sie die Einstellungen für Ihre Konfigurationsgruppe aus.Eine neue Gruppe übernimmt standardmäßig die Einstellungen der obersten Organisationseinheit.  

    YouTube settings for a group
     

    Organisationen mit mehreren Arten von G Suite-Lizenzen: Wenn Sie Lizenzen für eine G Suite-Version haben, die keine bestimmte Einstellung enthält, ist unter Umständen neben den Einstellungen für eine Gruppe eine Flagge Flag image for multiple licenses zu sehen. Die Flagge wird unabhängig davon angezeigt, ob die Gruppe Nutzer enthält, die nicht die erforderliche Lizenz haben.

  7. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Konfigurationsgruppe.
     
    • Gruppe aktivieren: Klicken Sie auf Speichern.
      Dadurch werden die Einstellungen auf die Mitglieder der Konfigurationsgruppe angewendet. Klicken Sie zum Schließen auf Abbrechen
       
    • Gruppe deaktivieren: Klicken Sie im Gruppenbereich auf Aufheben oder auf "Entfernen" Entfernen. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Gruppe nicht entfernt.
  8. Passen Sie die Priorität der Gruppe an, indem Sie sie nach oben oder unten ziehen.Änderungen werden normalerweise innerhalb weniger Minuten wirksam, es kann jedoch auch bis zu 24 Stunden dauern.
     
    • Priorität 1 festlegen: Ziehen Sie die gewünschte Gruppe nach oben auf Priorität 2 und ziehen Sie dann die aktuelle Gruppe mit Priorität 1 nach unten. Sie können auch eine Zahl in das Prioritätsfeld eingeben oder auf die Pfeile daneben klicken.
       
    • Bei weniger als vier Gruppen: Wenn Sie Konfigurationsgruppen, die dieselben Nutzer enthalten, neu sortieren, gelten für diese Nutzer die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität. Unter Umständen sehen Sie diese Warnung:

      "Möglicherweise sind mehrere Richtlinien mit denselben Nutzern verknüpft…"

      Dies ist ein allgemeiner Hinweis. Er wird immer angezeigt, wenn Sie eine beliebige Konfigurationsgruppe hinzufügen, aufheben oder ihre Priorität ändern, selbst wenn Gruppen nicht dieselben Nutzer enthalten.
       
Schritt 2: Einstellungen für einen Nutzer überprüfen

Für diesen Schritt benötigen Sie Administratorberechtigungen für Gruppen, Organisationseinheiten (oberste Ebene) und Diensteinstellungen.

  1. Rufen Sie in der Admin-Konsole die Seite mit den Einstellungen für die App auf.
  2. Klicken Sie links oben auf Nutzer.
  3. Klicken Sie auf Nutzer auswählen und suchen Sie nach der E-Mail-Adresse des Nutzers, nicht nach seinem Namen.
  4. Wählen Sie den Nutzer aus, damit seine Einstellungen angezeigt werden. Unter dem Namen der Einstellung können Sie auf die Konfigurationsgruppe oder die Organisationseinheit klicken, die die Einstellungen des Nutzers bestimmt.

    Profile information

Hinweis: Wenn Sie sich die Organisationseinheit des Nutzers ansehen, wird die Diensteinstellung nicht als Überschrieben angezeigt. Diese Einstellungen, gleich ob überschrieben oder übernommen, werden von den Einstellungen der Organisationseinheit bestimmt, nicht von denen der Konfigurationsgruppen.

Fehlerbehebung

Ich sehe die Gruppenliste nicht

  • Die Funktion "Konfigurationsgruppen" ist für App Maker, Speicherort für Daten, Bearbeitung von Verzeichnisprofilen, Google Drive, Hangouts (Meet-Einstellungen) und YouTube verfügbar. Konfigurationsgruppen für Google Drive und Speicherort für Daten sind in G Suite Basic oder der kostenlosen Vorgängerversion von G Suite Basic verfügbar.

Ich sehe die Konfigurationsgruppe nicht in der Gruppenliste

  • Die Gruppe wurde möglicherweise in Google Groups for Business erstellt.Richten Sie eine Gruppe über die Admin-Konsole ein.
  • Suchen Sie nach der E-Mail-Adresse der Gruppe, nicht nach ihrem Namen.
  • Aktualisieren Sie die Seite "Einstellungen". Änderungen werden normalerweise innerhalb weniger Minuten wirksam, es kann jedoch auch bis zu 24 Stunden dauern.
  • Prüfen Sie, ob Sie Administratorberechtigungen für Google Groups haben.

Ein Nutzer hat nicht die richtigen Diensteinstellungen

  • Überprüfen Sie die Gruppenmitgliedschaften des Nutzers. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen an den Gruppeneinstellungen wirksam werden.
  • Suchen Sie die Konfigurationsgruppe, die die Einstellungen des Nutzers vorgibt.Wenn der Nutzer mehreren Konfigurationsgruppen angehört, müssen Sie möglicherweise die Gruppenpriorität oder die Gruppenmitgliedschaft des Nutzers ändern.
  • Möglicherweise hat der Nutzer keine Produktlizenz für die Funktion. Manche Funktionen, z. B. geteilte Ablagen, sind nicht in allen G Suite-Versionen verfügbar.
Änderungen im Audit-Log ansehen

Das Ereignis Gruppenprioritäten in den Anwendungseinstellungen geändert wird protokolliert, wenn Sie eine Konfigurationsgruppe zum ersten Mal anwenden oder die Priorität von Gruppen ändern.

Anwendungseinstellung "Änderung von Gruppenprioritäten"
Für Drive und Docs wurden die Prioritäten für die Linkfreigabe auf Keine Links > Link für Nutzer > Link für beliebig viele Personen geändert.

Wenn Sie die Priorität von Gruppen ändern, werden sie im Protokolleintrag in der neuen Reihenfolge aufgeführt: aufsteigend, von niedrigster zu höchster Priorität. Außerdem wird im Ereignis der Gruppenname, nicht die Gruppen-E-Mail-Adresse aufgeführt.Daher ist es sinnvoll, für Namen und E-Mail-Adressen von Gruppen eine ähnliche Namenskonvention zu verwenden.

Bei den meisten anderen Ereignissen wird ein ähnliches Prinzip sowohl für Organisationseinheiten als auch für Konfigurationsgruppen genutzt. Konfigurationsgruppen erkennen Sie am vorangestellten Hinweis Gruppen-E-Mail(s).

Beispiel: Einstellungen mit einer Organisationseinheit überschreiben

Änderung der Drive-Einstellung
PUBLISHING_TO_WEB für Google Drive wurde von INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC geändert (Name der Organisationseinheit: {Marketing})

Beispiel: Einstellungen mit einer Konfigurationsgruppe übernehmen

Änderung der Drive-Einstellung
PUBLISHING_TO_WEB für Drive wurde von INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC geändert (Name der Organisationseinheit: {example.com}, Gruppen-E-Mail-Adresse(n): {Drive_p02_share_external@example.com})

Bei Veranstaltungen mit Konfigurationsgruppen wird Ihre oberste Organisationseinheit immer als Name der Organisationseinheit aufgeführt.

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