Einstellungen von G Suite-Diensten mithilfe von Gruppen konfigurieren

Einstellungen von G Suite-Diensten lassen sich nicht nur für die gesamte Organisationseinheit, sondern auch für einzelne Nutzergruppen festlegen. Auf diese Weise können Sie Einstellungen für bestimmte Nutzer individuell konfigurieren, ohne dafür die Organisationsstruktur verändern zu müssen.

Derzeit lassen sich mithilfe von Gruppen nur die Einstellungen für folgende Dienste und Aktionen konfigurieren:

  • Google App Maker
  • Speicherort für Daten (für G Suite Basic und die kostenlose Vorgängerversion nicht verfügbar)
  • Google Kalender
  • Bearbeitung von Verzeichnisprofilen
  • Google Drive (für G Suite Basic und die kostenlose Vorgängerversion nicht verfügbar)
  • Hangouts Meet
  • Google Voice
  • YouTube

Alle anderen Diensteinstellungen, z. B. POP/IMAP-Einstellungen für Gmail, können nur für Organisationseinheiten festgelegt werden.

Konfigurationsgruppen für Diensteinstellungen verwenden

Mit Konfigurationsgruppen können Sie Serviceeinstellungen für eine Gruppe von Nutzern anpassen. Die Gruppe darf dann z. B. YouTube-Videos zulassen oder ein Team darf Drive-Dateien für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben.

Für Konfigurationsgruppen kommen dabei generell Nutzer aus allen Organisationseinheiten in Ihrem Konto infrage. Sie können eine Gruppe erstellen oder eine vorhandene Gruppe in Ihrem Konto verwenden, z. B. personal@example.com.

Normalerweise übernehmen Sie Diensteinstellungen auf Organisationseinheiten und legen dann Ausnahmen für einige Nutzer fest. Beispielsweise können Sie bestimmte YouTube-Inhalte für alle Nutzer in Ihrem Konto einschränken, aber einigen Gruppen erlauben, alle Videos anzusehen oder Videos zu genehmigen.

Configuration setting example for YouTube

So funktionieren Konfigurationsgruppen

  • Konfigurationsgruppen können beliebige Nutzer in Ihrer Organisation enthalten. Außerdem lassen sich Gruppen hinzufügen. Sie werden dann als verschachtelte Gruppen bezeichnet.

  • Die Gruppeneinstellungen, die für einen Nutzer gelten, überschreiben immer die Einstellungen der Organisationseinheit.

  • Ein Nutzer kann mehreren Konfigurationsgruppen angehören, jedoch nicht mehreren Organisationseinheiten. Die Priorität der Konfigurationsgruppen legen Sie fest und für Nutzer gilt die Einstellung der Gruppe mit der höchsten Priorität.

Anforderungen

  • Konfigurationsgruppen müssen in der Admin-Konsole, in Google Cloud Directory Sync oder mit der Directory API erstellt werden. Anschließend können Sie die Gruppen in diesen Tools oder in Google Groups bearbeiten.

  • Konfigurationsgruppen können nur in der Admin-Konsole eingerichtet und übernommen werden (für G Suite APIs nicht verfügbar).

Wenn Sie gleich loslegen möchten, überspringen Sie einfach den folgenden Abschnitt und machen Sie direkt bei "Konfigurationsgruppen einrichten" weiter.

Viele Nutzer oder Richtlinien verwalten

Informationen und Tipps für Administratoren, die eine mittelgroße bis große Organisation verwalten, oder für alle, die sich für Details zu Konfigurationsgruppen interessieren.

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Optionen für Konfigurationsgruppen

Bevor Sie Konfigurationsgruppen erstellen oder übernehmen, ordnen Sie den Nutzergruppen normalerweise ihre Einstellungen zu. Beispiel: Diese Nutzergruppen haben verschiedene Dateifreigabeberechtigungen in Google Drive.

  Freigabeberechtigungen für Google Drive
Nutzergruppe Mit beliebiger
Domain teilen
Mit vertrauenswürdiger
Domain teilen
Nur intern
teilen
Vertriebsmanager    
Vertriebsteam    
Vertriebsmitarbeiter    

 

Nun können Sie Konfigurationsgruppen verwenden, die auf Ihren Nutzergruppen oder Nutzereinstellungen oder auf einer Kombination basieren, die zu Ihrer Organisation passt.

Option 1: Konfigurationsgruppen auf Grundlage von Nutzergruppen erstellen

Verwenden Sie Ihre Nutzergruppen als Konfigurationsgruppen. Wählen Sie dann die Einstellungen für jede Konfigurationsgruppe aus. Wenn ein Nutzer mehreren Gruppen angehört, legen Sie fest, welche Gruppe die Nutzereinstellungen bestimmt. Dies wird weiter unten im Abschnitt Priorität näher beschrieben.

Mit den Drive-Einstellungen können Sie z. B. festlegen, dass bestimmte Nutzergruppen Dateien extern freigeben dürfen.

Image of applying setting to groups

In folgenden Fällen sollten Sie Einstellungen direkt vornehmen:

  • Organisationen mit weniger als 50 Nutzern oder insgesamt nur wenigen Einstellungen: Sie müssen keine weiteren Gruppen erstellen und können Einstellungen für jede Nutzergruppe genau abstimmen.
  • Sie möchten eine Diensteinstellung testen.
  • Apps, die von einer bestimmten Nutzergruppe verwendet werden. Für App Maker-Entwickler lässt sich beispielsweise eine standardmäßige Cloud SQL-Instanz für App Maker einrichten, um App-Daten zu speichern.

Option 2: Konfigurationsgruppen auf Grundlage von Nutzerrichtlinien erstellen

Wenn Sie viele Einstellungen oder Nutzer verwalten müssen, können Sie Gruppen für verschiedene Einstellungsebenen einrichten.

Beispiel: Sie erstellen eine Konfigurationsgruppe für jede Ebene der Freigabeberechtigungen für Google Drive. Dann fügen Sie Ihre Nutzergruppen als Mitglieder der Konfigurationsgruppe hinzu.

Drive settings by configuration group

Bei dieser Option fungiert die Konfigurationsgruppe als Container für Einstellungen. Normalerweise haben Sie – wie unten beschrieben – weniger Konfigurationsgruppen zu verwalten und zu priorisieren. Sie können auch die Google Groups API oder die Verzeichnissynchronisierung zur Verwaltung von Nutzer- und Gruppenmitgliedschaften verwenden. 

Priorität für Konfigurationsgruppen festlegen

Wenn ein Nutzer Mitglied in mehreren Konfigurationsgruppen ist, legen Sie fest, welche Einstellungen Priorität haben.

In der Admin-Konsole werden seine Gruppen absteigend nach Priorität aufgelistet. Für den Nutzer gelten die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität.

Sie können die Priorität einer Konfigurationsgruppe ändern, indem Sie sie in der Gruppenliste nach oben oder unten verschieben. Diese Möglichkeit haben Sie nur in der Admin-Konsole, nicht bei den APIs.


 

Funktionsweise der Priorität

Wenn ein Nutzer Mitglied in mehreren Gruppen ist, gelten für ihn die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität. In diesem Beispiel gehört ein Vertriebsmanager zu drei Nutzergruppen, die jeweils unterschiedliche Einstellungen für die Bearbeitung von Verzeichnisprofilen haben. 

Wenn die Konfigurationsgruppen in dieser Prioritätsreihenfolge angeordnet sind, können Vertriebsmanager ihren Namen und ihren Standort in ihrem Verzeichnisprofil bearbeiten.

Mapping of configuration groups to member

Wenn die Gruppe Standort bearbeiten die höchste Priorität hat, können Vertriebsmanager nur ihren Standort bearbeiten und die Gruppe Mitarbeiter für den regionalen Vertrieb kann sowohl ihren Namen als auch ihren Standort bearbeiten.

Changing group priority

Nutzereinstellungen und mehrere Gruppen

Einstellungen gelten nicht für alle Gruppen eines Nutzers. In diesem Beispiel gehört ein Marketingmanager zwar zu drei Gruppen, für ihn sind jedoch nur die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität wirksam. Er kann also nur seinen Namen und seinen Standort bearbeiten, nicht jedoch sein Foto.

User belonging to multiple groups

Gruppen sortieren

Werden Gruppenprioritäten oder Mitgliedschaften in den Google Drive-Einstellungen geändert, wirkt sich dies auf die Dateifreigabe und den Dateizugriff aus.

Wenn Sie beispielsweise die Eigentümerschaft einer Datei an einen Nutzer in einer anderen Konfigurationsgruppe übertragen, ändern sich die Freigabeberechtigungen der Datei entsprechend denen der neuen Gruppe.

So behalten Sie den Überblick über Priorität und Einstellungen:

  • Prüfen Sie Ihre Gruppenstruktur auf stark verschachtelte Gruppen. Diese erschweren es nämlich, den Überblick darüber zu behalten, welche Einstellungen für wen gelten. 
  • Beim Anordnen der Konfigurationsgruppen sollten Sie der Gruppe mit den wenigsten Mitgliedern die höchste Priorität einräumen. 


Konfigurationsgruppen planen und entwerfen

Die Struktur Ihrer Konfigurationsgruppen zu planen, ist zeitaufwendig und muss gut durchdacht sein. 

Diensteinstellungen zuordnen

Wenn Einstellungen in Ihren Organisationseinheiten bereits abhängig von Rollen oder Teams zugewiesen werden, können Sie diese Einstellungen mithilfe von Gruppen verwalten.

Policies with roles and teams

Wenn Ihr Konto mehrere G Suite-Versionen enthält (G Suite Basic, G Suite Business, G Suite Enterprise):

  • Die Einstellungen der Konfigurationsgruppe gelten nur für Nutzer, die Zugriff auf die Funktion oder den Dienst haben. Beispielsweise können nur Gruppenmitglieder, denen eine G Suite Enterprise-Lizenz zugewiesen ist, Videokonferenzen mit Meet aufzeichnen. 
  • In G Suite Basic gelten die Drive-Einstellungen für Ihre gesamte Organisation. Sie können die Google Drive-Einstellungen für Nutzer mit einer G Suite Business- oder G Suite Enterprise-Lizenz mithilfe von Konfigurationsgruppen anpassen. Gruppenmitgliedern mit G Suite Basic-Lizenz werden die Standard-Drive-Einstellung für Ihre Organisation zugewiesen.

Namenskonventionen festlegen

Mit einer Namenskonvention lassen sich Gruppen leichter suchen, priorisieren und prüfen.  Verwenden Sie beispielsweise einen Standard, der den Einstellungsnamen und die Prioritätszahl enthält. In der Liste in Google Groups sind maximal 37 Zeichen eines Gruppennamens zu sehen. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Gruppe bewegen, ist der vollständige Name zu sehen.

YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict

Falls Sie viele Gruppenarten verwalten, können Sie Konfigurationsgruppen z. B. mit einem Präfix wie konf kennzeichnen. Außerdem sollten Sie Dezimalstellen verwenden, damit Sie vorhandene Gruppennamen nicht umbenennen müssen, wenn Sie eine neue Konfigurationsgruppe einfügen.

cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_ACCESS_external cf_Drive_p3.0_SHARE_internal

Gruppen erstellen

Sie können nur Gruppen nutzen, die in der Admin-Konsole, mit der Directory API oder in Google Cloud Directory Sync erstellt wurden. In Google Groups erstellte Gruppen können nicht als Konfigurationsgruppen verwendet werden. In der Admin-Konsole ist nicht zu sehen, ob eine Gruppe in Google Groups erstellt wurde.

Konfigurationsgruppen lassen sich mit jedem beliebigen Tool verwalten. Sie können Berechtigungen für das Hinzufügen und Entfernen von Nutzern festlegen, das Veröffentlichen von Beiträgen in der Gruppe deaktivieren oder Mitglieder daran hindern, eine Gruppe zu verlassen. Das ist jedoch nur in der Groups API möglich. 

Konfigurationsgruppen einrichten

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Schritt 1: Konfigurationsgruppe übernehmen

Für diesen Schritt benötigen Sie Administratorberechtigungen für Gruppen, Organisationseinheiten (oberste Ebene) und Diensteinstellungen.

Vorbereitung: Wählen Sie Ihre Gruppe aus. Nutzen Sie dazu eine vorhandene Gruppe oder erstellen Sie eine Gruppe

Sie können keine Gruppen verwenden, die in Google Groups erstellt wurden. Nur Nutzer aus Gruppen, die in der Admin-Konsole, der Directory API oder in Google Cloud Directory Sync erstellt wurden, können Einstellungen konfigurieren.

  1. Rufen Sie in der Admin-Konsole die Seite mit den Einstellungen für die App auf. Konfigurationsgruppen sind für App Maker, Speicherort für Daten, Verzeichnis (Profilbearbeitung), Google Drive, Hangouts Meet, Google Voice und YouTube verfügbar. 
     
  2. Klicken Sie auf die Einstellungen, die Sie bearbeiten möchten. Als Beispiel sehen Sie unten die YouTube-Einstellungen für die Organisation der obersten Ebene. 

    YouTube settings for organization
     
  3. Klicken Sie links auf Gruppen. Alle Konfigurationsgruppen werden in der Reihenfolge ihrer Priorität aufgeführt.

  4. Klicken Sie auf Nach einer Gruppe suchen. Die Ergebnisse enthalten alle Ihre Gruppen, nicht nur Konfigurationsgruppen.
     
  5. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe ein (nicht den Gruppennamen) und wählen Sie die Gruppe aus.
     
    • Wenn Sie Ihre Gruppe nicht finden, wurde sie möglicherweise in Google Groups erstellt. Konfigurationsgruppen müssen in der Admin-Konsole, der Directory API oder in Google Cloud Directory Sync erstellt werden.
       
    • Fügen Sie zuerst die Konfigurationsgruppen nach absteigender Priorität hinzu. Neue Gruppen erhalten standardmäßig die niedrigste Priorität.
  6. Wählen Sie die Einstellungen für Ihre Konfigurationsgruppe aus. Eine neue Gruppe übernimmt standardmäßig die Einstellungen der obersten Organisationseinheit.  

    YouTube settings for a group
     

    Organisationen mit mehreren Arten von G Suite-Lizenzen: Wenn Sie Lizenzen für eine G Suite-Version haben, die keine bestimmte Einstellung enthält, ist unter Umständen neben den Einstellungen für eine Gruppe eine Flagge Flag image for multiple licenses zu sehen, und zwar unabhängig davon, ob die Gruppe Nutzer enthält, die nicht die erforderliche Lizenz haben.

  7. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Konfigurationsgruppe.
     
    • Gruppe aktivieren: Klicken Sie auf Speichern.
      Dadurch werden die Einstellungen auf die Mitglieder der Konfigurationsgruppe angewendet. Klicken Sie zum Schließen auf Abbrechen
       
    • Gruppe deaktivieren: Klicken Sie im Gruppenbereich auf Aufheben oder auf "Entfernen" Entfernen. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird die Gruppe nicht entfernt. 
  8. Passen Sie die Priorität der Gruppe an, indem Sie sie nach oben oder unten ziehen. Änderungen werden normalerweise innerhalb weniger Minuten wirksam, es kann jedoch auch bis zu 24 Stunden dauern.
     
    • Priorität 1 festlegen: Ziehen Sie die gewünschte Gruppe nach oben auf Priorität 2 und ziehen Sie dann die aktuelle Gruppe mit Priorität 1 nach unten. Sie können auch eine Zahl in das Prioritätsfeld eingeben oder auf die Pfeile daneben klicken.
       
    • Bei weniger als vier Gruppen: Wenn Sie Konfigurationsgruppen, die dieselben Nutzer enthalten, neu sortieren, gelten für diese Nutzer die Einstellungen der Gruppe mit der höchsten Priorität. Unter Umständen sehen Sie diese Warnung:

      "Möglicherweise sind mehrere Richtlinien mit denselben Nutzern verknüpft…"

      Dies ist ein allgemeiner Hinweis. Er wird immer angezeigt, wenn Sie eine beliebige Konfigurationsgruppe hinzufügen, aufheben oder ihre Priorität ändern, selbst wenn Gruppen nicht dieselben Nutzer enthalten.
       
Schritt 2: Einstellungen für einen Nutzer überprüfen

Für diesen Schritt benötigen Sie Administratorberechtigungen für Gruppen, Organisationseinheiten (oberste Ebene) und Diensteinstellungen.

  1. Rufen Sie in der Admin-Konsole die Seite mit den Einstellungen für die App auf. 
  2. Klicken Sie links oben auf Nutzer.
  3. Klicken Sie auf Nutzer auswählen und suchen Sie nach der E-Mail-Adresse des Nutzers, nicht nach seinem Namen.
  4. Wählen Sie den Nutzer aus, damit seine Einstellungen angezeigt werden. Unter dem Namen der Einstellung können Sie auf die Konfigurationsgruppe oder die Organisationseinheit klicken, die die Einstellungen des Nutzers bestimmt.

    Profile information

Hinweis: Wenn Sie sich die Organisationseinheit des Nutzers ansehen, wird die Diensteinstellung nicht als Überschrieben angezeigt. Diese Einstellungen, gleich ob überschrieben oder übernommen, werden von den Einstellungen der Organisationseinheit bestimmt, nicht von denen der Konfigurationsgruppen.

Fehlerbehebung

Ich sehe die Gruppenauswahlliste nicht

  • Die Funktion "Konfigurationsgruppen" ist für App Maker, Speicherort für Daten, Bearbeitung von Verzeichnisprofilen, Google Drive, Hangouts (Meet-Einstellungen), Google Voice und YouTube verfügbar. Konfigurationsgruppen für Google Drive und Speicherort für Daten sind für G Suite Basic und die kostenlosen Vorgängerversion von G Suite Basic nicht verfügbar.

Ich sehe die Konfigurationsgruppe nicht in der Gruppenliste

  • Die Gruppe wurde möglicherweise in Google Groups for Business erstellt. Richten Sie eine Gruppe über die Admin-Konsole ein.
  • Suchen Sie nach der E-Mail-Adresse der Gruppe, nicht nach ihrem Namen.
  • Aktualisieren Sie die Seite "Einstellungen". Änderungen werden normalerweise innerhalb weniger Minuten wirksam, es kann jedoch auch bis zu 24 Stunden dauern.
  • Prüfen Sie, ob Sie Administratorberechtigungen für Google Groups haben.

Ein Nutzer hat nicht die richtigen Diensteinstellungen

  • Überprüfen Sie die Gruppenmitgliedschaften des Nutzers. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen an den Gruppeneinstellungen wirksam werden.
  • Suchen Sie die Konfigurationsgruppe, die die Einstellungen des Nutzers bestimmt. Wenn der Nutzer mehreren Konfigurationsgruppen angehört, müssen Sie unter Umständen dessen Gruppenpriorität oder -mitgliedschaft ändern.
  • Möglicherweise hat der Nutzer keine Produktlizenz für die Funktion. Manche Funktionen, z. B. geteilte Ablagen, sind nicht in allen G Suite-Versionen verfügbar.
Änderungen im Audit-Log ansehen

Das Ereignis Gruppenprioritäten in den Anwendungseinstellungen geändert wird protokolliert, wenn Sie eine Konfigurationsgruppe anwenden oder die Priorität von Gruppen ändern. Das Ereignis verwendet den Gruppennamen und nicht die Gruppenadresse. Daher ist es sinnvoll, für Namen und E-Mail-Adressen von Gruppen eine ähnliche Namenskonvention zu anzuwenden.

Beispiel: Sie nutzen für die Gruppe Link für alle die Einstellung für die Linkfreigabe in Drive. 

Anwendungseinstellung "Änderung von Gruppenprioritäten"
Für Google Drive und Google Docs wurden die Prioritäten für die Linkfreigabe auf Link für alle geändert.

Wenn Sie die Priorität von Gruppen ändern, listet das Ereignis die Gruppen in ihrer neuen Reihenfolge auf, von der niedrigsten zur höchsten Priorität.

Anwendungseinstellung "Änderung von Gruppenprioritäten"
Für Google Drive und Google Docs wurden die Prioritäten für die Linkfreigabe auf Keine Links < Link für Nutzer < Link für alle geändert.

Bei den meisten anderen Ereignissen wird ein ähnliches Prinzip sowohl für Organisationseinheiten als auch für Konfigurationsgruppen genutzt. Konfigurationsgruppen erkennen Sie am vorangestellten Hinweis Gruppen-E-Mail(s).

Beispiel: Einstellungen mit einer Organisationseinheit überschreiben

Änderung der Drive-Einstellung
PUBLISHING_TO_WEB für Google Drive wurde von INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC geändert (Name der Organisationseinheit: {Marketing})

Beispiel: Einstellungen mit einer Konfigurationsgruppe übernehmen

Änderung der Drive-Einstellung
PUBLISHING_TO_WEB für Drive wurde von INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC geändert (Name der Organisationseinheit: {example.com}, Gruppen-E-Mail-Adresse(n): {Drive_p02_share_external@example.com})

Bei Veranstaltungen mit Konfigurationsgruppen wird Ihre oberste Organisationseinheit immer als Name der Organisationseinheit aufgeführt.

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