Bergantung pada edisi Google Workspace Anda, grup konfigurasi mungkin tidak tersedia untuk beberapa layanan atau setelan.
Anda dapat menerapkan setelan layanan untuk grup pengguna, bukan seluruh unit organisasi. Pendekatan ini memungkinkan Anda menyesuaikan setelan untuk pengguna tertentu tanpa mengubah struktur organisasi. Gunakan grup guna mengonfigurasi setelan untuk:
| Layanan | Fitur Administrator |
|---|---|
Catatan: Beberapa layanan memiliki opsi untuk mengaktifkan atau menonaktifkan Google Takeout bagi grup. Pelajari lebih lanjut |
|
|
* Hanya tersedia di edisi Google Workspace tertentu |
|
Menggunakan grup konfigurasi untuk setelan layanan
Dengan grup konfigurasi, Anda dapat menyesuaikan setelan layanan untuk sekelompok pengguna. Misalnya, Anda dapat mengizinkan grup menyetujui video YouTube atau tim untuk berbagi file Google Drive dengan orang di luar organisasi Anda.
Grup konfigurasi dapat menyertakan pengguna dari unit organisasi mana pun di akun Anda. Anda dapat membuat grup atau menggunakan grup yang sudah ada di organisasi, misalnya staff@example.com.
Biasanya, Anda menerapkan setelan layanan untuk unit organisasi, lalu membuat pengecualian untuk beberapa pengguna. Misalnya, Anda dapat membatasi konten YouTube untuk semua orang di akun Anda, tetapi mengizinkan beberapa grup melihat semua video atau menyetujui video.
Cara kerja grup konfigurasi
- Grup konfigurasi dapat berisi pengguna atau grup apa pun di organisasi Anda (grup bertingkat).
- Setelan grup pengguna selalu menggantikan setelan unit organisasi.
- Pengguna bisa berada di beberapa grup konfigurasi, tidak seperti unit organisasi. Anda dapat menetapkan prioritas grup konfigurasi, dan pengguna akan mendapatkan setelan grup prioritas tertinggi tempatnya berada.
Persyaratan
- Buat grup konfigurasi di konsol Google Admin, Google Cloud Directory Sync, atau Directory API. Pelajari lebih lanjut
- Grup dinamis memerlukan label keamanan agar dapat digunakan sebagai grup konfigurasi. Pelajari lebih lanjut
- Grup yang dibuat di Google Grup tidak dapat digunakan sebagai grup konfigurasi.
- Anda hanya dapat menyiapkan dan menerapkan grup konfigurasi di konsol Admin, bukan API.
Catatan: Bergantung pada edisi Google Workspace Anda, grup konfigurasi mungkin tidak tersedia untuk beberapa layanan.
Untuk memulai, langsung buka bagian Menyiapkan grup konfigurasi di bawah.
Mengelola banyak pengguna atau kebijakan
Informasi untuk admin yang mengelola organisasi berukuran sedang atau besar atau siapa pun yang ingin mempelajari grup konfigurasi.
Opsi untuk grup konfigurasiSebelum membuat atau menerapkan grup konfigurasi, Anda biasanya memetakan grup pengguna ke setelan mereka. Misalnya, grup pengguna ini memiliki izin berbeda untuk berbagi file Drive.
| Izin berbagi Drive | |||
|---|---|---|---|
| Grup pengguna | Bagikan dengan domain apa pun |
Bagikan dengan domain tepercaya |
Bagikan hanya secara internal |
| Manajer Penjualan | ✔ | ||
| Tim Penjualan | ✔ | ||
| Operasi Penjualan | ✔ | ||
Selanjutnya, Anda dapat menggunakan grup konfigurasi berdasarkan grup pengguna, setelan pengguna, atau kombinasi yang sesuai dengan organisasi Anda.
Opsi 1: Menggunakan grup konfigurasi berdasarkan grup pengguna
Gunakan grup pengguna sebagai grup konfigurasi. Kemudian, sesuaikan setelan untuk setiap grup konfigurasi. Jika pengguna berada di beberapa grup, Anda dapat menetapkan grup yang menentukan setelan pengguna (yang dijelaskan nanti di Penetapan prioritas).
Misalnya, dengan setelan Drive, Anda dapat mengizinkan grup pengguna tertentu untuk berbagi file secara eksternal.
Menerapkan setelan secara langsung ke grup pengguna adalah opsi yang baik untuk:
- Organisasi yang memiliki pengguna kurang dari 50 atau sedikit setelan
(Anda tidak perlu membuat grup lainnya dan Anda dapat menyesuaikan setelan untuk setiap grup pengguna.) - Menguji setelan layanan
- Aplikasi yang digunakan oleh grup pengguna tertentu
- Grup dinamis, yang secara otomatis mengelola keanggotaan grup berdasarkan atribut pengguna, seperti lokasi atau peran
Opsi 2: Membuat grup konfigurasi berdasarkan setelan pengguna
Jika mengelola banyak setelan atau pengguna, Anda mungkin perlu membuat grup untuk tingkat setelan yang berbeda.
Misalnya, buat grup konfigurasi untuk setiap tingkat izin berbagi Drive. Kemudian, tambahkan grup pengguna Anda sebagai anggota grup konfigurasi.
Grup konfigurasi bertindak sebagai penampung bagi setelan. Anda biasanya memiliki lebih sedikit grup konfigurasi untuk dikelola dan diprioritaskan (yang dijelaskan di bawah). Selain itu, Anda dapat menggunakan Groups API atau Directory Sync untuk mengelola keanggotaan grup dan pengguna.
Jika pengguna berada di beberapa grup konfigurasi, Anda dapat menetapkan grup konfigurasi yang memiliki prioritas dalam menentukan setelan pengguna.
Di konsol Admin, grup dicantumkan dari prioritas tertinggi hingga terendah. Pengguna akan mendapatkan setelan dari grup dengan prioritas tertinggi tempatnya berada.
Anda dapat mengubah prioritas grup konfigurasi dengan menaikkan atau menurunkan grup di daftar Grup. Penetapan urutan prioritas hanya tersedia di konsol Admin, bukan di API apa pun.
Cara kerja prioritas
Jika pengguna berada di beberapa grup, dia akan mendapatkan setelan dari grup prioritas tertinggi. Dalam contoh ini, manajer penjualan berada di 3 grup pengguna. Setiap grup memiliki setelan yang berbeda untuk pengeditan Profil Direktori.
Dengan grup konfigurasi menurut urutan prioritas ini, Manajer penjualan dapat mengedit nama dan lokasi di profil Direktori mereka.
Jika grup Edit lokasi menempati prioritas tertinggi, manajer penjualan hanya dapat mengedit lokasi mereka, sedangkan Penjualan regional dapat mengedit nama dan lokasi.
Setelan pengguna dan beberapa grup
Setelan tidak ditambahkan ke seluruh grup pengguna. Dalam contoh ini, manajer pemasaran berada di 3 grup, tetapi hanya mendapatkan setelan dari grup prioritas tertinggi. Dia dapat mengedit nama dan lokasi, tetapi tidak dapat mengedit fotonya.
Mengurutkan grup
Untuk setelan Drive, mengubah prioritas grup atau keanggotaan dapat memengaruhi akses dan berbagi file.
Misalnya, jika Anda mentransfer kepemilikan file ke pengguna di grup konfigurasi lain, izin berbagi file akan berubah menjadi izin grup yang baru.
Untuk memantau prioritas dan setelan:
- Pertimbangkan prioritas di struktur grup Anda dan perhatikan grup bertingkat banyak, yang mungkin sulit dilacak setelannya.
- Saat Anda mengurutkan grup konfigurasi, pertimbangkan untuk menempatkan grup yang berlaku bagi jumlah orang paling sedikit sebagai prioritas tertinggi.
Merencanakan struktur grup konfigurasi mungkin adalah langkah yang menghabiskan paling banyak waktu dan evaluasi.
Memetakan setelan layanan
Anda dapat meninjau unit organisasi untuk setelan yang ingin dikelola dengan grup. Jika sudah menggunakan pendekatan berbasis peran atau tim pada setelan, Anda dapat menggunakan grup dengan cara yang sama.
Jika akun Anda memiliki beberapa edisi Google Workspace:
- Setelan grup konfigurasi hanya berlaku untuk pengguna yang memiliki akses ke fitur atau layanan tersebut.
- Bergantung pada edisi Anda, beberapa setelan Drive berlaku untuk seluruh organisasi. Anda dapat menggunakan grup konfigurasi untuk menyesuaikan setelan Drive bagi pengguna lainnya.
Menetapkan standar penamaan
Pilih standar penamaan grup untuk mempermudah pengelolaan dan pengauditan. Misalnya, gunakan standar yang menyertakan nama setelan dan nomor prioritas. Daftar Grup akan menampilkan maksimal 37 karakter nama grup. Mengarahkan kursor ke grup akan menampilkan nama lengkap.
YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict
Jika mengelola berbagai jenis grup, Anda dapat menambahkan awalan seperti "cf" untuk menunjukkan grup konfigurasi. Selain itu, gunakan titik dan angka desimal untuk menghindari pengeditan nama grup yang sudah ada saat menambahkan grup konfigurasi.
cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted
cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_access_external
cf_Drive_p3.0_SHARE_internal
Membuat grup
Gunakan grup yang dibuat di konsol Admin, Directory API, atau Google Cloud Directory Sync. Grup yang dibuat di Google Grup tidak dapat digunakan sebagai grup konfigurasi. (Konsol Admin tidak menunjukkan apakah grup dibuat di Google Grup.)
Anda dapat mengelola grup konfigurasi di alat mana pun. Anda dapat menyetel izin yang ketat untuk menambahkan atau menghapus pengguna, memposting ke grup, atau mencegah pengguna keluar dari grup (hanya tersedia di Groups API).
Menyiapkan grup konfigurasi
Langkah 1. Terapkan grup konfigurasiUntuk langkah ini, Anda memerlukan hak istimewa admin untuk Grup, Unit Organisasi (tingkat teratas), dan Setelan Layanan.
Sebelum memulai: Pilih grup. Anda dapat menggunakan grup yang sudah ada atau membuat grup.
Hanya grup pengguna yang dibuat di konsol Admin, Google Grup untuk Bisnis, Directory API, atau Google Cloud Directory Sync yang dapat digunakan sebagai grup konfigurasi. Anda tidak dapat menggunakan grup yang dibuat di Google Grup.
- Di konsol Admin, buka halaman setelan untuk aplikasi tersebut.
- Klik setelan yang ingin diedit.
Misalnya, berikut adalah setelan YouTube untuk organisasi tingkat teratas Anda:
- Di sebelah kiri, klik Grup.
Grup konfigurasi yang sudah ada tercantum dalam urutan prioritas. - Klik Telusuri grup. Masukkan alamat grup (bukan nama grup), lalu pilih grup.
- Mulai dengan menambahkan grup konfigurasi dari prioritas tertinggi hingga terendah. Saat Anda menambahkan grup baru, tempatkan grup tersebut di prioritas terendah.
- Jika tidak ditemukan, grup tersebut mungkin telah dibuat di Google Grup atau berupa grup dinamis yang tidak memiliki label keamanan.
- Pilih setelan untuk grup konfigurasi.
Secara default, grup baru memiliki setelan unit organisasi tingkat teratas.
Untuk organisasi yang memiliki beberapa jenis lisensi: Jika Anda memiliki lisensi untuk edisi yang tidak menyertakan setelan tertentu, Tanda
akan muncul di samping setelan untuk grup. Tanda ini menunjukkan apakah grup memiliki pengguna yang tidak memiliki lisensi yang diperlukan atau tidak.
- Aktifkan atau nonaktifkan grup konfigurasi.
- Aktif—Klik Simpan.
Setelan ini berlaku untuk anggota grup konfigurasi. Untuk menutup panel, klik Batal. - Nonaktif—Di panel Grup, klik Tidak ditetapkan atau Hapus
(mengklik Batal tidak akan menghapus grup).
- Aktif—Klik Simpan.
- Sesuaikan prioritas grup dengan menarik grup ke atas atau ke bawah.
- Untuk menetapkan grup sebagai prioritas 1—Tarik grup yang diinginkan ke atas hingga prioritas 2, kemudian tarik grup yang berada di prioritas 1 ke bawah. Anda juga dapat memasukkan nomor di kotak prioritas atau mengklik tanda panah di samping kotak prioritas.
- Jika memiliki kurang dari 4 grup—Apabila Anda mengurutkan ulang grup yang berisi pengguna yang sama, pengguna tersebut akan mendapatkan setelan dari grup prioritas tertinggi mereka. Anda mungkin mendapatkan notifikasi ini:
“Lebih dari satu kebijakan dapat ditautkan ke pengguna yang sama..."
Notifikasi umum ini akan muncul jika Anda menambahkan, membatalkan setelan, atau mengubah prioritas grup konfigurasi mana pun, meskipun jika grup tersebut tidak berisi pengguna yang sama.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Sebelum memulai: Anda memerlukan hak istimewa admin untuk Grup, Unit Organisasi (tingkat teratas), dan Setelan Layanan.
- Di konsol Admin, buka halaman setelan untuk aplikasi tersebut.
- Di kiri atas, klik Pengguna.
- Klik Pilih pengguna, lalu telusuri alamat pengguna (bukan nama).
- Pilih pengguna untuk melihat setelannya. Di bawah nama setelan, Anda dapat mengklik grup konfigurasi atau unit organisasi yang menentukan setelan pengguna.
Catatan: Jika Anda memeriksa unit organisasi pengguna, setelan layanan tidak akan ditampilkan sebagai Diganti. Setelan Diganti dan Diwariskan didasarkan hanya pada setelan unit organisasi, bukan grup konfigurasi.
Saya tidak dapat menemukan daftar Grup
- Fitur grup konfigurasi mungkin tidak tersedia untuk suatu layanan. Periksa daftar dalam tabel di atas.
- Untuk setelan Drive dan Region data, edisi Google Workspace Anda mungkin tidak mendukung grup konfigurasi.
Saya tidak melihat grup konfigurasi di daftar Grup
- Grup mungkin telah dibuat di Google Grup. Coba buat grup di konsol Admin.
- Grup mungkin merupakan grup dinamis yang memerlukan label keamanan. Pelajari lebih lanjut
- Periksa apakah Anda memiliki hak istimewa admin untuk Grup.
- Anda mungkin menggunakan alias grup, bukan nama grup.
- Coba muat ulang halaman setelan. Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
- Telusuri alamat email grup, bukan nama grup.
Pengguna tidak memiliki setelan layanan yang benar
- Periksa keanggotaan grup pengguna. Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
- Temukan grup konfigurasi yang menentukan setelan pengguna. Jika pengguna berada di beberapa grup konfigurasi, Anda mungkin perlu mengubah prioritas grup atau keanggotaan grup pengguna.
- Pengguna mungkin tidak memiliki lisensi produk untuk fitur. Beberapa fitur hanya tersedia di edisi tertentu.
Peristiwa Perubahan Prioritas Grup Setelan Aplikasi akan dicatat saat Anda menerapkan grup konfigurasi atau mengubah urutan prioritas. Peristiwa tersebut menggunakan nama grup, bukan alamat grup. Sebaiknya gunakan standar penamaan serupa untuk nama dan alamat grup Anda.
Misalnya, Anda dapat menerapkan grup Tautkan semua orang ke setelan Berbagi Link Drive.
Perubahan Prioritas Grup Setelan Aplikasi
Untuk Drive dan Dokumen, prioritas penggantian grup untuk Berbagi Link
diubah menjadi Tautkan semua orang
Jika Anda mengubah prioritas grup, peristiwa akan mencantumkan grup dalam urutan barunya, dari prioritas terendah hingga tertinggi.
Perubahan Prioritas Grup Setelan Aplikasi
Untuk Drive dan Dokumen, prioritas penggantian grup untuk Berbagi Link
diubah menjadi Tidak Ada Link < Tautkan pengguna < Tautkan semua orang
Sebagian besar aktivitas lain menggunakan format serupa untuk unit organisasi dan grup konfigurasi. Awalan group_email mengidentifikasi grup konfigurasi.
Misalnya, mengganti setelan dengan unit organisasi:
Perubahan Setelan Drive
PUBLISHING_TO_WEB untuk Drive diubah dari INHERIT_FROM_PARENT menjadi PUBLIC
(org_unit_name: { Pemasaran}
Menerapkan setelan dengan grup konfigurasi:
Perubahan Setelan Drive
PUBLISHING_TO_WEB untuk Drive diubah dari INHERIT_FROM_PARENT menjadi PUBLIC
(org_unit_name: {example.com}, group_email: {Drive_p02_share_external@example.com})
Untuk peristiwa dengan grup konfigurasi, unit organisasi tingkat teratas selalu dicantumkan sebagai org_unit_name.
