這項功能適用於 Voice 標準版和 Voice 進階版約期授權。瞭解詳情
您可以在 Google Voice 中設定選單，以便將來電者轉接至貴機構的相關人員或部門。這種自動化的總機系統 (也就是自動總機) 可以播放訊息，並讓來電者選擇所需選項。
舉例來說，您可以設定像這樣的選單：「如需支援服務，請按 1。如需諮詢銷售人員，請按 2。如需轉接專人，請按 0。」
步驟 1：建立自動總機
您可以在主視窗中建立自動總機，或是選擇現有的自動總機來修改設定。
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「應用程式」
「Google Workspace」
- 按一下 [自動總機]。
管理控制台會顯示貴機構的自動總機清單。 - 按一下畫面頂端的 [建立]。
- 輸入自動總機的名稱，並視需要輸入說明。
- 按一下 [建立]。
- 按照下列步驟設定自動總機。
步驟 2：新增問候語
在「初始問候語」部分中，輸入您想讓來電者聽到的第一句話。
- 在「歡迎訊息」下方，點選 [新增歡迎訊息] 或 [新增其他歡迎訊息]，然後選擇下列其中一個選項：
- 使用文字轉語音 (TTS) 功能：輸入歡迎訊息，接著點選 [預設] 來選擇語言、語音類型和訊息播放速度，然後按一下 [確定]。
- 上傳自己的音訊檔案：上傳語音訊息、選取語言，並視需要變更語音訊息內容，然後按一下 [儲存]。
- (選用) 如要輸入使用者無法略過的公告，請按一下 [新增特殊公告]，然後選擇所需選項。
比方說，您可以新增如下的訊息：「目前來電較多。」 - 按一下 [完成]。
步驟 3：設定來電處理方式
在「來電處理方式」部分，選擇自動總機在來電者聽到問候語後執行的動作。
播放選單提示
建立選單選項，供來電者選擇。
- 在 [新增選填簡介] 欄位中，輸入選單和選項的說明訊息。
例如：「請仔細聆聽以下選單，並選擇您需要的選項。」
- (選用) 如要使用英文 (美國) 以外的語言，請按一下 [en-US]，然後從清單中選擇您所需的語言。
- 在「新增『<電話按鍵>』鍵的提示」中，輸入給來電者的選項說明訊息。
例如：「如需技術支援，請按 1。」
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(選用) 如要變更提示的數字或按鍵，請按一下向下箭頭
，然後選擇可用的按鍵。
- 按一下 [選取動作] 旁邊的向下箭頭
| 繼續播放子選單 | 將來電者導向其他選單。如果選取這個選項，您也必須設定子選單。 |
| 再次播放這個選單 | 重播選單說明。 |
| 播放訊息 | 播放您輸入的訊息。如果選取這個選項，您也必須選擇下一個要執行的動作：
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| 轉到語音信箱 |
播放您輸入的訊息，然後將來電者轉到語音信箱。您最多可以輸入 10 個用來接收語音留言的電子郵件地址。 |
| 為來電者進行轉接 |
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- (選用) 如要新增更多選單選項，請按一下 [新增選項]。
- (選用) 如要變更選單選項的順序，請找到您要調整的按鍵，然後向上或向下拖曳旁邊的「移動」圖示
。
- 完成後，請按一下 [完成]。
為來電者進行轉接
設定要為來電者轉接的號碼。
- 在 [可選用的公告] 欄位中，輸入為來電者進行轉接之前播放的提示訊息，
例如：「請稍候，我們將為您轉接銷售部門」。
- (選用) 如要使用英文 (美國) 以外的語言，請按一下 [en-US]，然後從清單中選擇您所需的語言。
- 在 [轉接類型] 欄位中點選向下箭頭
- 使用者：輸入貴機構使用者的電子郵件地址，將來電者轉接給該使用者。如果您選擇的使用者沒有電話號碼，系統會顯示錯誤訊息。
- 自動總機：點選向下箭頭
- 電話號碼：輸入要為來電者轉接的電話號碼。如要使用不在美國境內的電話號碼，請點選向下箭頭
轉到語音信箱
為來電者設定語音信箱。
播放您輸入的訊息，然後將來電者轉到語音信箱。您最多可以輸入 10 個用來接收語音留言的電子郵件地址。
掛斷來電者的通話
自動總機會在播放問候語後將來電掛斷。
步驟 4：自訂工作時間
如果來電者是在非營業時間來電，自動總機可播放另一個問候語，並以其他方式處理來電。您也可以針對非營業日期的假日指定適用選項。
設定營業時間
- 在左側按一下 [編輯營業時間]。
- 在「營業時間」部分選擇貴機構的營業時間：
- 全天候：(預設選項) 自動總機會一律使用您設定的標準選項，不會使用非營業時間適用的選項。
- 自訂時間：選擇貴機構的營業時間。在非營業時間撥打電話的來電者會聽到非營業時間適用的選項。
- 設定完營業時間後，請按一下 [完成]。
設定假日非營業日期
- (選用) 在「假日非營業日期」欄位中，按一下「新增」圖示
，然後選擇要對來電者播放非營業時間訊息的日期。
- (選用) 如要新增更多日期，請重複執行步驟 1。
- 設定完成後，請按一下 [完成]。
設定非營業時間動作
- 在 [非營業時間動作] 欄位中，輸入要在非營業時間或假日非營業日期對來電者播放的公告內容。
例如：「我們的營業時間為台灣標準時間上午 9 點至下午 5 點，請在營業時間來電。」
- (選用) 如要使用英文 (美國) 以外的語言，請按一下 [en-US]，然後從清單中選擇您所需的語言。
- (選用) 如要新增其他語言的公告，請按一下「新增」圖示
- 按一下 [選取動作] 旁邊的向下箭頭
| 掛斷來電者的通話 | 自動總機會在播放公告後將來電掛斷。 |
| 轉到語音信箱 |
播放您輸入的訊息，然後將來電者轉到語音信箱。您最多可以輸入 10 個用來接收語音留言的電子郵件地址。 |
| 為來電者進行轉接 |
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設定完成後，按一下 [完成]。
步驟 5：測試自動總機
建立自動總機或修改設定後，您可以在正式使用前先預覽變更。
- 按一下右下方的 [預覽]。
- 提示出現時，請按一下 [撥號]。
系統會在瀏覽器的新分頁中開啟 Google Voice。右側面板會顯示及播放示範來電 (撥打至您所設定的自動總機號碼)，並會持續顯示 1 分鐘。
- 選擇下列其中一種做法：
- 如要測試自動總機，請按一下「撥號鍵盤」圖示
並選擇選項。
- 如要變更自動總機，請重新執行前述步驟。
- 如要測試自動總機，請按一下「撥號鍵盤」圖示
步驟 6：發布自動總機
測試完自動總機後即可正式發布，以替換舊版自動總機。
- 點選右下方的 [發布]。
- 如果系統顯示訊息，指出設定過程有誤或遺漏資訊，請執行下列操作：
- 按一下 [關閉]。
- 修正錯誤。
- 嘗試重新發布。
- 確認後，按一下 [發布]。
步驟 7：指派電話號碼
注意：如要將來電者轉接到自動總機，您必須將尚未指派給使用者的 Google Voice 號碼指派至總機。
- 在左側的「電話號碼」下方按一下 [指派號碼]，然後選擇下列其中一個選項：
- 指派新號碼：建立號碼
- 接管號碼：將特定自動總機號碼改用到其他地方
- 重新指派現有號碼：請參閱「重新指派 Voice 號碼」
- 按一下 [國家/地區] 欄位中的向下箭頭
如果您選擇的地點並非您的 Voice 地點，系統便會顯示錯誤訊息。詳情請參閱新增 Voice 地點。
- 在 [緊急救援地址] 欄位中，輸入貴機構的地址。
系統會顯示一組可用的 Voice 號碼。
- (選用) 如要查看其他號碼，請按一下 [變更]
- 按一下「指派」。
在您輸入資訊時，系統會自動儲存變更。
