Configurar um atendente automático no Google Voice

Este recurso está disponível nas assinaturas do Voice Standard e Premier. Saiba mais

Você pode configurar um menu no Google Voice que direcione os autores das chamadas para os funcionários ou os departamentos corretos na sua organização. Esse atendente automático reproduz mensagens e permite que os autores das chamadas escolham opções.

Por exemplo, é possível configurar um menu como: "Para suporte, pressione 1. Para vendas, pressione 2. Para conversar com um atendente, pressione 0.”

Etapa 1: criar um atendente automático

Na janela principal, crie ou modifique um atendente automático.

1. Faça login no Google Admin Console.

   Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

2. No Admin Console, acesse Menu  AppsGoogle WorkspaceGoogle Voice.
3. Clique em Atendentes automáticos.
   O Admin Console mostra uma lista dos atendentes automáticos na sua organização.
4. Na parte superior, clique em Criar.
5. Digite um nome para o atendente automático e, se quiser, uma descrição.
6. Clique em Criar.
7. Siga as etapas abaixo para configurar o atendente automático.

Etapa 2: adicionar saudações

Em Saudação inicial, digite as primeiras mensagens que os autores das chamadas vão ouvir.

1. Em Mensagem de recepção, clique em Adicionar uma mensagem de recepção ou Adicionar outra mensagem de recepção e escolha uma opção:
   • Usar conversão de texto em voz (TTS, na sigla em inglês): digite uma mensagem de recepção e depois clique em Padrão para escolher o idioma, o tipo de voz e a velocidade da mensagem. Clique em OK.
   • Fazer upload de áudio: faça upload de uma mensagem gravada, selecione o idioma e altere o texto gravado se necessário. Clique em Salvar.
2. (Opcional) Para incluir um aviso que os usuários não possam pular, clique em Adicionar um aviso especial e escolha uma opção.
   Por exemplo, você pode adicionar "Informamos que estamos com um volume de chamadas maior do que o normal".
3. Clique em Concluído.

Etapa 3: configurar o gerenciamento de chamadas

Na seção Gerenciamento de chamadas, escolha o que o atendente automático fará após a reprodução das saudações.

Reproduzir as solicitações do menu

Crie opções de menu para os autores da chamada escolherem.

1. No campo Adicione uma introdução opcional, digite uma mensagem que explique o menu e as opções. 

   Por exemplo, "Ouça atentamente e escolha as seguintes opções do menu".

2. (Opcional) Para usar um idioma diferente de inglês dos EUA, clique em en-US e selecione outra opção na lista.
3. Em Adicionar um prompt para a chave n, digite uma mensagem informando ao autor da chamada para que serve a opção. 

   Por exemplo, "Para suporte técnico, pressione 1".

4. (Opcional) Para alterar o número e a tecla da opção, clique na seta para baixo  e escolha uma tecla disponível.

5. Ao lado de Selecionar uma ação, clique na seta para baixo  e escolha o que acontecerá depois que a mensagem da tecla for reproduzida:

Continuar em um submenu	Direciona o autor da chamada para outro menu. Você também precisa configurar o submenu.
Repetir este menu	Reproduz a mensagem de introdução novamente.
Reproduzir uma mensagem	Reproduz uma mensagem inserida por você. Você também precisa escolher o que fazer em seguida: Repetir este menu: repete a mensagem de instruções. Desconectar o autor da chamada: desconecta o autor da chamada após reproduzir a mensagem.
Enviar para o correio de voz	Reproduza uma mensagem que você digitou e depois direcione o autor da chamada para o correio de voz. Você pode digitar até 10 endereços de e-mail para receber o correio de voz.
Transferir o autor da chamada	No campo Anúncio opcional, digite a mensagem que o autor da chamada ouvirá antes da transferência. Por exemplo: "Aguarde enquanto transferimos você para o departamento de vendas". Para usar um idioma diferente de inglês dos EUA, clique em en-US e escolha outra opção na lista. No campo Tipo de transferência, clique na seta para baixo  e escolha o tipo de transferência: Usuário: digite o endereço de e-mail da pessoa na sua organização para quem os autores de chamadas serão transferidos. Se você escolher um usuário sem um número de telefone, receberá uma mensagem de erro. Atendente automático: clique na seta para baixo  e escolha o atendente automático para transferir os autores das chamadas. Se o atendente automático não tiver um número de telefone, você receberá uma mensagem de erro. Telefone: os autores das chamadas serão transferidos para o número de telefone que você digitar aqui. Para usar um número de telefone fora dos EUA, clique na seta para baixo  e escolha um país ou uma região na lista.

6. (Opcional) Para adicionar outras opções ao menu, clique em Adicionar opção.
7. (Opcional) Para alterar a ordem das opções do menu, ao lado de uma tecla, arraste Mover  para cima ou para baixo.
8. Quando terminar, clique em Concluído.

Transferir o autor da chamada

Defina para onde transferir os autores das chamadas.

1. No campo Anúncio opcional, digite a mensagem que o autor da chamada ouvirá antes da transferência.

   Por exemplo: "Aguarde enquanto transferimos você para o departamento de vendas".

2. Para usar um idioma diferente de inglês dos EUA, clique em en-US e escolha outra opção na lista.
3. No campo Tipo de transferência, clique na seta para baixo  e escolha o tipo de transferência:
   • Usuário: digite o endereço de e-mail da pessoa na sua organização para quem os autores de chamadas serão transferidos. Se você escolher um usuário sem um número de telefone, receberá uma mensagem de erro.
   • Atendente automático: clique na seta para baixo  e escolha o atendente automático para transferir os autores das chamadas. Se o atendente automático não tiver um número de telefone, você receberá uma mensagem de erro.
   • Telefone: os autores das chamadas serão transferidos para o número de telefone que você digitar aqui. Para usar um número de telefone fora dos EUA, clique na seta para baixo  e escolha um país ou uma região na lista.

Enviar para correio de voz

Configure o correio de voz para os autores das chamadas.

Reproduza uma mensagem que você digitou e depois direcione o autor da chamada para o correio de voz. Você pode digitar até 10 endereços de e-mail para receber o correio de voz.

Os destinatários do correio de voz recebem um e-mail com uma transcrição e um arquivo MP3 da mensagem.

Desconectar o autor da chamada

O atendente automático desconecta os autores das chamadas depois que eles ouvem as saudações.

Etapa 4: personalizar seu horário de trabalho

Para chamadas fora do horário de trabalho, o atendente automático pode reproduzir uma saudação alternativa e processar chamadas de forma diferente. Você também pode especificar opções para datas em que o escritório estará fechado.

Definir o horário de funcionamento

1. À esquerda, clique em Editar horário de funcionamento.
2. Em Horário de funcionamento, escolha o horário comercial da sua organização:
   • 24 horas por dia (padrão): o atendente automático sempre usa as opções padrão que você configurou. As opções fora do horário comercial não são usadas.
   • Horário personalizado: escolha o horário de trabalho da sua organização. Os autores de chamadas fora desses horários ouvem as opções de mensagem sobre o horário de funcionamento.
3. Quando terminar de definir as horas, clique em Concluído.

Definir fechamentos para férias

1. No campo Fechamento para férias, clique em Adicionar  e escolha o dia em que os autores de chamadas precisam ouvir a mensagem sobre o horário de funcionamento. 
2. (Opcional) Para adicionar outras datas, repita a etapa 1.
3. Quando terminar, clique em Concluído.

Definir a ação após o horário de funcionamento

1. No campo Ação após o horário de funcionamento, digite o aviso que os autores das chamadas vão ouvir quando ligarem fora do horário de funcionamento normal ou durante o fechamento para férias.

   Por exemplo, "Nosso horário comercial é das 9h às 17h, horário de Brasília. Entre em contato nesse horário".

2. (Opcional) Para usar um idioma diferente de inglês dos EUA, clique em en-US e selecione outra opção na lista.
3. (Opcional) Para adicionar um aviso em outro idioma, clique em Adicionar .
4. Ao lado de Selecionar uma ação, clique na seta para baixo  e escolha o que acontecerá depois que o aviso for reproduzido:

Desconectar o autor da chamada	O atendente automático desconecta os autores da chamada depois que eles ouvem os anúncios.
Enviar para o correio de voz	Reproduza uma mensagem que você digitou e depois direcione o autor da chamada para o correio de voz. Você pode digitar até 10 endereços de e-mail para receber o correio de voz.
Transferir o autor da chamada	No campo Anúncio opcional, digite a mensagem que o autor da chamada ouvirá antes da transferência. Por exemplo: "Aguarde enquanto transferimos você para o departamento de vendas". Para usar um idioma diferente de inglês dos EUA, clique em en-US e escolha outra opção na lista. No campo Tipo de transferência, clique na seta para baixo  e escolha o tipo de transferência: Usuário: digite o endereço de e-mail da pessoa na sua organização para quem os autores de chamadas serão transferidos. Se você escolher um usuário sem um número de telefone, receberá uma mensagem de erro. Atendente automático: clique na seta para baixo  e escolha o atendente automático para transferir os autores das chamadas. Se o atendente automático não tiver um número de telefone, você receberá uma mensagem de erro. Telefone: os autores das chamadas serão transferidos para o número de telefone que você digitar aqui. Para usar um número de telefone fora dos EUA, clique na seta para baixo  e escolha um país ou uma região na lista.

5. Quando terminar, clique em Concluído.

Etapa 5: testar o atendente automático

Após criar ou modificar um atendente automático, você poderá visualizar as alterações antes de ativá-las.

1. No canto inferior direito, clique em Visualizar.
2. No prompt, clique em Ligar.

   O Google Voice é aberto em uma nova guia do navegador. No painel direito, você vê e ouve uma amostra de chamada para o número do atendente automático configurado. O painel direito é exibido por um minuto.

3. Escolha uma opção:
   • Para testar o atendente automático, clique em Discar  e escolha as opções.
   • Se você quiser alterar o atendente automático, volte para as etapas anteriores.

Etapa 6: publicar o atendente automático

Depois de testar o atendente automático, publique para substituir a versão anterior dele.

1. No canto inferior direito, clique em Publicar.
2. Caso você veja uma mensagem sobre erros ou informações ausentes na configuração:
   1. Clique em Fechar.
   2. Corrija os erros.
   3. Publique novamente.
3. Na confirmação, clique em Publicar.

Etapa 7: atribuir números de telefone

Observação: você precisa atribuir um número do Voice que não esteja atribuído a um usuário a cada atendente automático.

1. À esquerda, abaixo de Números de telefone, clique em Atribuir um número e escolha uma opção:
   • ​Atribuir um novo número: para criar um número
   • Transferir um número: para reutilizar um número de atendente automático
   • Reatribuir um número: acesse Reatribuir um número do Voice.
2. No campo País/região, clique na seta para baixo  e escolha um país ou uma região na lista.

   Se você escolher um local que não seja um dos seus locais no Voice, uma mensagem de erro será exibida. Veja mais detalhes em Adicionar locais ao Voice.

3. No campo Endereço do serviço, digite o endereço da sua organização.

   Um número do Voice disponível será exibido.

4. (Opcional) Para encontrar outro número, clique em AlterarSelecionar ao lado de um número na lista.
5. Clique em Atribuir.

O sistema salva suas alterações automaticamente conforme você digita as informações