Konfigurowanie automatycznej sekretarki w Google Voice

Ta funkcja jest dostępna w abonamentach Voice Standard i Voice Premier. Więcej informacji

W Google Voice możesz skonfigurować menu, aby przekierowywać rozmówców do odpowiednich osób lub działów w organizacji. Funkcja automatycznej sekretarki odtwarza wiadomości i umożliwia rozmówcom wybieranie opcji.

Możesz na przykład skonfigurować menu z taką informacją: „Aby skontaktować się z działem pomocy, naciśnij 1. Dział sprzedaży – naciśnij 2. Aby połączyć się z operatorem, naciśnij 0”.

Krok 1. Utwórz automatyczną sekretarkę

W oknie głównym możesz utworzyć nową automatyczną sekretarkę lub wybrać automatyczną sekretarkę, którą chcesz zmodyfikować.

1. Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.

   Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).

2. W konsoli administracyjnej otwórz Menu    Aplikacje  Google Workspace  Google Voice.
3. Kliknij Automatyczne sekretarki.
   W konsoli administracyjnej pojawi się lista automatycznych sekretarek w organizacji.
4. U góry kliknij Utwórz.
5. Wprowadź nazwę automatycznej sekretarki. Opcjonalnie możesz dodać opis.
6. Kliknij Utwórz.
7. Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby skonfigurować automatyczną sekretarkę.

Krok 2. Dodaj powitania

W sekcji Wstępne powitanie wpisz pierwsze wiadomości, które mają usłyszeć rozmówcy.

1. W sekcji Komunikat powitalny kliknij Dodaj wiadomość powitalną lub Dodaj kolejną wiadomość powitalną, a następnie wybierz opcję:
   • Użyj zamiany tekstu na mowę (TTS) – wpisz wiadomość powitalną i kliknij Domyślna, aby wybrać język, typ głosu i prędkość odtwarzania wiadomości. Kliknij OK.
   • Prześlij własny plik audio – prześlij nagraną wiadomość, wybierz język i w razie potrzeby zmień tekst komunikatu. Kliknij Zapisz.
2. (Opcjonalnie) Aby wpisać ogłoszenie, którego użytkownicy nie będą mogli pominąć, kliknij Dodaj ogłoszenie specjalne i wybierz opcję.
   Możesz na przykład dodać takie ogłoszenie: „Informujemy, że w związku z dużą liczbą połączeń czas oczekiwania może być wydłużony”.
3. Kliknij Gotowe.

Krok 3. Skonfiguruj obsługę połączeń

W sekcji Obsługa połączeń wybierz, co ma zrobić automatyczna sekretarka po tym, jak rozmówca wysłucha powitań.

Odtwórz komunikaty menu

Utwórz opcje menu, które mogą wybrać rozmówcy.

1. W polu Dodaj opcjonalne wyjaśnienie wpisz komunikat opisujący menu i jego opcje. 

   Na przykład „Prosimy o uważne wysłuchanie dostępnych opcji menu i wybranie jednej z nich”.

2. (Opcjonalnie) Aby użyć innego języka niż angielski (USA), kliknij en-US i wybierz język z listy.
3. W polu Dodaj komunikat przypisany do klawisza n wpisz wiadomość informującą rozmówców o tym, do czego służy dana opcja. 

   Na przykład „Aby uzyskać pomoc techniczną, naciśnij 1”.

4. (Opcjonalnie) Aby zmienić cyfrę i klawisz przypisany do polecenia, kliknij strzałkę w dół  i wybierz jeden dostępnych klawiszy.

5. Obok opcji Wybierz działanie kliknij strzałkę w dół  i wybierz, co się stanie po odtworzeniu komunikatu dotyczącego klawisza:

Przejdź do menu podrzędnego	Przekierowuje rozmówców do innego menu. Musisz też skonfigurować menu podrzędne.
Powtórz polecenia w tym menu	Ponownie odtwarza komunikat wprowadzający.
Odtwórz wiadomość	Odtwarza ustawioną przez Ciebie wiadomość. Musisz też wybrać kolejne działanie: Powtórz polecenia w tym menu – ponownie odtwarza komunikat wprowadzający. Rozłącz rozmówcę – po odtworzeniu komunikatu rozłącza rozmówcę.
Wyślij do poczty głosowej	Odtwarza wpisaną przez Ciebie wiadomość, a następnie przekierowuje rozmówcę do poczty głosowej. Możesz wpisać maksymalnie 10 adresów e-mail, które będą otrzymywać wiadomości z poczty głosowej.
Przełącz rozmowę	W polu Ogłoszenie opcjonalne wpisz wiadomość, którą usłyszą rozmówcy, zanim zostaną przekierowani. Na przykład „Proszę czekać na połączenie z naszym działem sprzedaży”. (Opcjonalnie) Aby użyć innego języka niż angielski (USA), kliknij przycisk en-US i wybierz język z listy. W polu Typ przekierowania kliknij strzałkę w dół i wybierz typ przekierowania: Użytkownik – wpisz adres e-mail osoby w Twojej organizacji, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Jeśli wybierzesz użytkownika, który nie ma numeru telefonu, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie. Automatyczna sekretarka – kliknij strzałkę w dół  i wybierz automatyczną sekretarkę, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Automatyczna sekretarka musi mieć przypisany numer telefonu. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie. Numer telefonu – wpisz numer telefonu, z którym będą łączeni rozmówcy. Aby użyć numeru telefonu spoza Stanów Zjednoczonych, kliknij strzałkę w dół  i wybierz z listy kraj lub region.

6. (Opcjonalnie) Aby dodać więcej opcji menu, kliknij Dodaj opcję.
7. (Opcjonalnie) Aby zmienić kolejność opcji w menu, przeciągnij przycisk przesuwania  obok klawisza.
8. Po zakończeniu kliknij Gotowe.

Przekaż połączenie

Określ, gdzie chcesz przekierowywać rozmówców.

1. W polu Ogłoszenie opcjonalne wpisz wiadomość, którą usłyszą rozmówcy, zanim zostaną przekierowani.

   Na przykład „Proszę czekać na połączenie z naszym działem sprzedaży”.

2. (Opcjonalnie) Aby użyć innego języka niż angielski (USA), kliknij przycisk en-US i wybierz język z listy.
3. W polu Typ przekierowania kliknij strzałkę w dół i wybierz typ przekierowania:
   • Użytkownik – wpisz adres e-mail osoby w Twojej organizacji, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Jeśli wybierzesz użytkownika, który nie ma numeru telefonu, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.
   • Automatyczna sekretarka – kliknij strzałkę w dół  i wybierz automatyczną sekretarkę, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Automatyczna sekretarka musi mieć przypisany numer telefonu. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie.
   • Numer telefonu – wpisz numer telefonu, z którym będą łączeni rozmówcy. Aby użyć numeru telefonu spoza Stanów Zjednoczonych, kliknij strzałkę w dół  i wybierz z listy kraj lub region.

Wyślij do poczty głosowej

Skonfiguruj pocztę głosową dla rozmówców.

Odtwarza wpisaną przez Ciebie wiadomość, a następnie przekierowuje rozmówcę do poczty głosowej. Możesz wpisać maksymalnie 10 adresów e-mail, które będą otrzymywać wiadomości z poczty głosowej.

Adresaci poczty głosowej otrzymają e-maila z Twoją wiadomością w postaci transkrypcji i pliku MP3.

Rozłącz rozmówcę

Automatyczna sekretarka zakończy połączenie z rozmówcą po odtworzeniu powitania.

Krok 4. Ustaw godziny pracy

Automatyczna sekretarka może odtwarzać inne powitanie i inaczej obsługiwać połączenia, jeśli są wykonywane poza Twoimi godzinami pracy. Możesz też określić opcje używane w dni świąteczne, gdy nie pracujesz.

Ustaw godziny pracy

1. Po lewej stronie kliknij Edytuj godziny pracy.
2. W sekcji Godziny pracy wybierz godziny pracy swojej organizacji:
   • Przez całą dobę (ustawienie domyślne) – automatyczna sekretarka zawsze używa standardowych ustawień. Opcje ustawione na czas po godzinach pracy nie są używane.
   • Niestandardowe godziny pracy – wybierz godziny pracy swojej organizacji. Podczas połączeń poza tymi godzinami będą odtwarzane opcje ustawione na czas po godzinach pracy.
3. Po zakończeniu ustawiania godzin kliknij Gotowe.

Ustaw dni wolne od pracy ze względu na święta

1. (Opcjonalnie) W polu Konfiguracja dni wolnych od pracy ze względu na święta kliknij Dodaj  i wybierz dzień, w którym rozmówcy usłyszą wiadomość ustawioną na czas po godzinach pracy. 
2. (Opcjonalnie) Aby dodać więcej dat, powtórz krok 1.
3. Po zakończeniu kliknij Gotowe.

Ustaw działanie po godzinach pracy

1. W polu Działanie po godzinach pracy wpisz ogłoszenie, które rozmówcy będą słyszeć poza Twoimi godzinami pracy lub w dni wolne od pracy ze względu na święta.

   Na przykład „Nasze biuro jest czynne od 9:00 do 17:00. Prosimy o kontakt w tych godzinach”.

2. (Opcjonalnie) Aby użyć innego języka niż angielski (USA), kliknij en-US i wybierz język z listy.
3. (Opcjonalnie) Aby dodać kolejne ogłoszenie w innym języku, kliknij Dodaj .
4. Kliknij strzałkę w dół  obok pozycji Wybierz działanie i wybierz czynność wykonywaną po odtworzeniu ogłoszenia:

Rozłącz rozmówcę	Automatyczna sekretarka zakończy połączenie z rozmówcą po odtworzeniu ogłoszenia.
Wyślij do poczty głosowej	Odtwarza wpisaną przez Ciebie wiadomość, a następnie przekierowuje rozmówcę do poczty głosowej. Możesz wpisać maksymalnie 10 adresów e-mail, które będą otrzymywać wiadomości z poczty głosowej.
Przełącz rozmowę	W polu Ogłoszenie opcjonalne wpisz wiadomość, którą usłyszą rozmówcy, zanim zostaną przekierowani. Na przykład „Proszę czekać na połączenie z naszym działem sprzedaży”. (Opcjonalnie) Aby użyć innego języka niż angielski (USA), kliknij przycisk en-US i wybierz język z listy. W polu Typ przekierowania kliknij strzałkę w dół i wybierz typ przekierowania: Użytkownik – wpisz adres e-mail osoby w Twojej organizacji, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Jeśli wybierzesz użytkownika, który nie ma numeru telefonu, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie. Automatyczna sekretarka – kliknij strzałkę w dół  i wybierz automatyczną sekretarkę, do której chcesz przekierowywać rozmówców. Automatyczna sekretarka musi mieć przypisany numer telefonu. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie. Numer telefonu – wpisz numer telefonu, z którym będą łączeni rozmówcy. Aby użyć numeru telefonu spoza Stanów Zjednoczonych, kliknij strzałkę w dół  i wybierz z listy kraj lub region.

5. Po zakończeniu kliknij Gotowe.

Krok 5. Sprawdź działanie automatycznej sekretarki

Po utworzeniu lub zmodyfikowaniu automatycznej sekretarki możesz odtworzyć podgląd wprowadzonych zmian.

1. W prawym dolnym rogu kliknij Podgląd.
2. W wyświetlonym okienku kliknij Zadzwoń.

   Google Voice otworzy się w nowej karcie przeglądarki. W panelu po prawej stronie możesz wyświetlić i odtworzyć przebieg przykładowego połączenia ze skonfigurowaną automatyczną sekretarką tego numeru. Prawy panel jest wyświetlany przez 1 minutę.

3. Wybierz opcję:
   • Aby przetestować automatyczną sekretarkę, kliknij Zadzwoń  i wybierz opcje.
   • Aby zmienić automatyczną sekretarkę, wróć do poprzednich kroków.

Krok 6. Opublikuj automatyczną sekretarkę

Po przetestowaniu automatycznej sekretarki opublikuj ją, aby zastąpić jej poprzednią wersję.

1. W prawym dolnym rogu kliknij Opublikuj.
2. Jeśli w konfiguracji pojawi się komunikat o błędach lub brakujących informacjach:
   1. Kliknij Zamknij.
   2. Popraw błędy.
   3. Opublikuj ponownie automatyczną sekretarkę.
3. W potwierdzeniu kliknij Opublikuj.

Krok 7. Przypisz numery telefonów

Uwaga: aby automatyczna sekretarka mogła odbierać połączenia, przypisz do niej numer Voice, który nie jest przypisany do żadnego użytkownika.

1. Po lewej stronie, pod pozycją Numery telefonów, kliknij Przypisz numer i wybierz opcję:
   • ​Przypisz nowy numer, aby utworzyć numer;
   • Przejmowanie numeru, aby ponownie wykorzystać jeden z numerów automatycznej sekretarki.
   • Ponowne przypisywanie istniejącego numeru – przeczytaj sekcję Ponowne przypisywanie numeru Voice
2. W polu Kraj/region kliknij strzałkę w dół  i wybierz kraj lub region z listy.

   Jeśli wybierzesz lokalizację, która nie pasuje do żadnej lokalizacji w Voice, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie. Więcej informacji znajdziesz w artykule Dodawanie lokalizacji Voice.

3. W polu Adres świadczenia usługi wpisz adres swojej organizacji.

   Pojawi się dostępny numer Voice.

4. (Opcjonalnie) Aby znaleźć inny numer, kliknij ZmieńWybierz obok numeru na liście.
5. Kliknij Przypisz.

System zapisuje zmiany podczas wpisywania informacji.