Een automatische assistent instellen voor Google Voice

Deze functie is beschikbaar in de abonnementen Voice Standard en Premier. Meer informatie

U kunt een menu instellen in Google Voice waardoor bellers worden doorverbonden met de juiste mensen of afdelingen in uw organisatie. Deze automatische assistent speelt berichten af en zorgt dat bellers opties kunnen kiezen.

U kunt bijvoorbeeld een menu instellen waarbij bellers te horen krijgen: 'Voor support, toets 1. Voor verkoop, toets 2. Toets 0 om een medewerker aan de lijn te krijgen.

Stap 1: Een automatische assistent maken

In het hoofdvenster kunt u een automatische assistent maken of een bestaande automatische assistent selecteren die u wilt aanpassen.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu  AppsGoogle WorkspaceGoogle Voice.
3. Klik op Automatische assistenten.
   In de Beheerdersconsole wordt een lijst met de automatische assistenten in uw organisatie weergegeven.
4. Klik bovenaan op Maken.
5. Voer een naam in voor de automatische assistent en voeg eventueel een beschrijving toe.
6. Klik op Maken.
7. Volg de stappen hieronder om de automatische assistent in te stellen.

Stap 2: Begroetingen toevoegen

Vul in het gedeelte Eerste begroeting de eerste berichten in die bellers moeten horen.

1. Klik onder Welkomstbericht op Een welkomstbericht toevoegen of Nog een welkomstbericht toevoegen en kies een optie:
   • Tekst-naar-spraak gebruiken: Vul een welkomstbericht in. Klik vervolgens op Standaard om de taal, het stemtype en de berichtsnelheid te kiezen. Klik op OK.
   • Uw eigen audio uploaden: Upload een opgenomen bericht, selecteer de taal en wijzig indien nodig de opgenomen tekst. Klik op Opslaan.
2. (Optioneel) Als u een mededeling wilt laten afspelen die gebruikers niet kunnen overslaan, klikt u op Een speciale mededeling toevoegen en kiest u een optie.
   U kunt bijvoorbeeld toevoegen 'Het is momenteel drukker dan normaal'.
3. Klik op Gereed.

Stap 3: De verwerking van gesprekken instellen

Kies in het gedeelte Gedrag bij oproep de acties die de automatische assistent moet uitvoeren nadat bellers de begroetingen hebben beluisterd.

Menuprompts afspelen

Maak menuopties waaruit bellers kunnen kiezen.

1. Voer in het veld Voeg eventueel een introductie toe een bericht in waarin het menu en de opties worden uitgelegd. 

   Bijvoorbeeld: 'Er volgt nu een keuzemenu. Kies uit de volgende mogelijkheden.'

2. Als u een andere taal dan Amerikaans Engels wilt gebruiken, klikt u op en-US en selecteert u een taal in de lijst.
3. Voer bij Voeg een prompt toe voor de toets n een bericht in waardoor bellers weten wat deze optie doet. 

   Bijvoorbeeld: 'Voor technische support, toets 1.'

4. (Optioneel) Als u het promptnummer en de toets wilt wijzigen, klikt u op de pijl-omlaag  en kiest u een beschikbare toets.

5. Klik naast Selecteer een actie op de pijl-omlaag  en kies wat er moet gebeuren nadat het bericht voor de toets is afgespeeld:

Doorgaan naar een submenu	Stuur bellers door naar een ander menu. U moet het submenu ook instellen.
Dit menu herhalen	Speel het introductiebericht opnieuw af.
Een bericht afspelen	Speel een bericht af dat u invoert. U moet ook kiezen wat er vervolgens gebeurt: Dit menu herhalen: Het introductiebericht opnieuw afspelen. Ophangen: De verbinding verbreken nadat het bericht is afgespeeld.
Naar voicemail sturen	Speel een bericht af dat u invoert en stuur de beller vervolgens naar de voicemail. U kunt maximaal 10 e-mailadressen invullen van mensen die de voicemail moeten ontvangen.
Het gesprek doorverbinden	Voer in het veld Optionele mededeling een bericht in dat bellers horen voordat ze worden doorverbonden. Bijvoorbeeld: 'Een ogenblik geduld. U wordt doorverbonden met de verkoopafdeling.' Als u een andere taal dan Amerikaans Engels wilt gebruiken, klikt u op en-US en selecteert u een taal in de lijst. Klik bij het veld Overdrachtstype op de pijl-omlaag  en kies het overdrachtstype voor doorverbinden: Gebruiker: Voer het e-mailadres in van de persoon in uw organisatie met wie u bellers wilt doorverbinden. Als u een gebruiker kiest die geen telefoonnummer heeft, ziet u een foutmelding. Automatische assistent: Klik op de pijl-omlaag  en kies de automatische assistent waarnaar bellers moeten worden doorverbonden. Als de automatische assistent geen telefoonnummer heeft, ziet u een foutmelding. Telefoonnummer: Voer het telefoonnummer in waarmee bellers moeten worden doorverbonden. Als u een telefoonnummer buiten de VS wilt gebruiken, klikt u op de pijl-omlaag  en kiest u een land of regio in de lijst.

6. (Optioneel) Klik op Optie toevoegen om meer menuopties toe te voegen.
7. Als u de volgorde van de menuopties wilt wijzigen, sleept u Verplaatsen  naast een toets naar boven of beneden.
8. Klik als u klaar bent op Gereed.

Bellers doorverbinden

Stel in waarnaar u bellers wilt doorverbinden.

1. Voer in het veld Optionele mededeling een bericht in dat bellers horen voordat ze worden doorverbonden.

   Bijvoorbeeld: 'Een ogenblik geduld. U wordt doorverbonden met de verkoopafdeling.'

2. Als u een andere taal dan Amerikaans Engels wilt gebruiken, klikt u op en-US en selecteert u een taal in de lijst.
3. Klik bij het veld Overdrachtstype op de pijl-omlaag  en kies het overdrachtstype voor doorverbinden:
   • Gebruiker: Voer het e-mailadres in van de persoon in uw organisatie met wie u bellers wilt doorverbinden. Als u een gebruiker kiest die geen telefoonnummer heeft, ziet u een foutmelding.
   • Automatische assistent: Klik op de pijl-omlaag  en kies de automatische assistent waarnaar bellers moeten worden doorverbonden. Als de automatische assistent geen telefoonnummer heeft, ziet u een foutmelding.
   • Telefoonnummer: Voer het telefoonnummer in waarmee bellers moeten worden doorverbonden. Als u een telefoonnummer buiten de VS wilt gebruiken, klikt u op de pijl-omlaag  en kiest u een land of regio in de lijst.

Naar voicemail sturen

Stel de voicemail in voor bellers.

Speel een bericht af dat u invoert en stuur de beller vervolgens naar de voicemail. U kunt maximaal 10 e-mailadressen invullen van mensen die de voicemail moeten ontvangen.

Voicemailontvangers krijgen een e-mail met een transcript en een mp3-bestand van het bericht.

Ophangen

De automatische assistent verbreekt de verbinding nadat de begroeting is afgespeeld.

Stap 4: Uw werktijden aanpassen

De automatische assistent kan bij oproepen buiten uw werktijden een andere begroeting afspelen en een andere actie uitvoeren op de oproep dan normaal. U kunt ook opties opgeven voor feestdagen waarop het kantoor gesloten is.

Openingstijden instellen

1. Klik links op Openingstijden bewerken.
2. Selecteer bij Openingstijden de openingstijden van uw organisatie:
   • 24 uur per dag (standaard): De automatische assistent gebruikt altijd de standaardopties die u heeft ingesteld. De opties voor buiten openingstijden worden niet gebruikt.
   • Aangepaste uren: Kies de openingstijden van uw organisatie. Bij oproepen buiten deze tijden horen de bellers de opties voor buiten openingstijden die u invoert.
3. Klik als u de tijden heeft ingesteld op Gereed.

Sluitingen tijdens feestdagen instellen

1. Klik in het veld Sluitingen tijdens feestdagen op Toevoegen  en kies de dag waarop bellers het bericht voor buiten openingstijden moeten horen.
2. (Optioneel) Herhaal stap 1 om meer datums toe te voegen.
3. Klik als u klaar bent op Gereed.

Actie buiten openingstijden instellen

1. Voer in het veld Actie buiten openingstijden het bericht in dat bellers horen als ze bellen buiten uw openingstijden of als het bedrijf dicht is vanwege een feestdag.

   Bijvoorbeeld: 'Onze openingstijden zijn van 9 tot 5. Belt u later alstublieft terug.'

2. Als u een andere taal dan Amerikaans Engels wilt gebruiken, klikt u op en-US en selecteert u een taal in de lijst.
3. (Optioneel) Als u nog een mededeling wilt toevoegen in een andere taal, klikt u op Toevoegen .
4. Klik naast Een actie selecteren op de pijl-omlaag  en kies welke actie moet worden uitgevoerd nadat de mededeling is afgespeeld:

Ophangen	De automatische assistent verbreekt de verbinding nadat de mededeling is afgespeeld.
Naar voicemail sturen	Speel een bericht af dat u invoert en stuur de beller vervolgens naar de voicemail. U kunt maximaal 10 e-mailadressen invullen van mensen die de voicemail moeten ontvangen.
Het gesprek doorverbinden	Voer in het veld Optionele mededeling een bericht in dat bellers horen voordat ze worden doorverbonden. Bijvoorbeeld: 'Een ogenblik geduld. U wordt doorverbonden met de verkoopafdeling.' Als u een andere taal dan Amerikaans Engels wilt gebruiken, klikt u op en-US en selecteert u een taal in de lijst. Klik bij het veld Overdrachtstype op de pijl-omlaag  en kies het overdrachtstype voor doorverbinden: Gebruiker: Voer het e-mailadres in van de persoon in uw organisatie met wie u bellers wilt doorverbinden. Als u een gebruiker kiest die geen telefoonnummer heeft, ziet u een foutmelding. Automatische assistent: Klik op de pijl-omlaag  en kies de automatische assistent waarnaar bellers moeten worden doorverbonden. Als de automatische assistent geen telefoonnummer heeft, ziet u een foutmelding. Telefoonnummer: Voer het telefoonnummer in waarmee bellers moeten worden doorverbonden. Als u een telefoonnummer buiten de VS wilt gebruiken, klikt u op de pijl-omlaag  en kiest u een land of regio in de lijst.

5. Klik als u klaar bent op Gereed.

Stap 5: De automatische assistent testen

Als u een automatische assistent heeft gemaakt of bewerkt, kunt u een voorbeeld van de wijzigingen bekijken en beluisteren voordat u de assistent activeert.

1. Klik rechtsonder op Voorbeeld.
2. Klik bij de prompt op Bellen.

   Google Voice wordt geopend in een nieuw tabblad van de browser. In het rechtervenster kunt u een voorbeeldoproep bekijken en horen naar het nummer van de automatische assistent dat u heeft ingesteld. Het rechtervenster wordt één minuut weergegeven.

3. Kies een optie:
   • Als u de automatische assistent wilt testen, klikt u op Bellen en kiest u opties.
   • Als u de automatische assistent wilt aanpassen, gaat u terug naar de vorige stappen.

Stap 6: De automatische assistent publiceren

Nadat u de automatische assistent heeft getest, publiceert u deze om de vorige versie van de automatische assistent te vervangen.

1. Klik rechtsonder op Publiceren.
2. Doe het volgende als u de melding ziet dat de installatie fouten bevat of dat er gegevens ontbreken:
   1. Klik op Sluiten.
   2. Los de fouten op.
   3. Publiceer de automatische assistent opnieuw.
3. Klik in het bevestigingsvenster op Publiceren.

Stap 7: Telefoonnummers toewijzen

Opmerking: Als u wilt dat bellers de automatische assistent horen, moet u een Voice-nummer toewijzen aan de assistent dat nog niet is toegewezen aan een gebruiker.

1. Klik links, onder Telefoonnummers op Een nummer toewijzen en kies een optie:
   • Een nieuw nummer toewijzen: Een nummer maken.
   • Een nummer overnemen: Een van uw nummers voor automatische assistenten opnieuw gebruiken.
   • Een bestaand nummer opnieuw toewijzen: Check Een Voice-nummer opnieuw toewijzen.
2. Klik in het veld Land/regio op de pijl-omlaag  en kies een land of regio in de lijst.

   Als u een andere locatie kiest dan uw Voice-locaties, ziet u een foutmelding. Zie Voice-locaties toevoegen voor meer informatie.

3. Voer in het veld Adres voor noodhulpdiensten het adres van uw organisatie in.

   Er wordt een beschikbaar Voice-nummer weergegeven.

4. Als u een ander nummer wilt zoeken, klikt u naast een nummer in de lijst op WijzigenSelecteren.
5. Klik op Toewijzen.

De gegevens worden automatisch opgeslagen terwijl u deze invult.