Configurer un standard automatique Google Voice

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Vous pouvez configurer un menu dans Google Voice pour diriger les appelants vers les personnes ou services appropriés dans votre organisation. Ce standard automatique diffuse des messages et permet aux appelants de sélectionner des options.

Par exemple, vous pouvez configurer un menu tel que : "Pour joindre l'assistance, appuyez sur 1. Pour joindre l'équipe commerciale, appuyez sur 2. Pour parler à un opérateur, appuyez sur 0."

Étape 1 : Créez un standard automatique

Dans la fenêtre principale, créez un standard automatique ou choisissez-en un à modifier.

1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

   Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

2. Dans la console d'administration, accédez à Menu  ApplicationsGoogle WorkspaceGoogle Voice.
3. Cliquez sur Standards automatiques.
   La console d'administration affiche la liste des standards automatiques de votre organisation.
4. En haut de l'écran, cliquez sur Créer.
5. Saisissez un nom pour le standard automatique, et ajoutez éventuellement une description.
6. Cliquez sur Créer.
7. Suivez la procédure ci-dessous pour configurer le standard automatique.

Étape 2 : Ajoutez un message d'accueil

Dans la section Message d'accueil initial, saisissez les tout premiers mots que les appelants entendront.

1. Sous Message de bienvenue, cliquez sur Ajouter un message de bienvenue ou Ajouter un autre message de bienvenue, puis choisissez une option :
   • Utiliser la synthèse vocale : saisissez un message de bienvenue, puis cliquez sur Par défaut pour choisir la langue, le type de voix et la vitesse du message. Cliquez sur OK.
   • Importer votre propre fichier audio : importez un message enregistré, sélectionnez la langue et, si nécessaire, modifiez le texte enregistré. Cliquez sur Enregistrer.
2. (Facultatif) Pour saisir une annonce que les utilisateurs ne peuvent pas ignorer, cliquez sur Ajouter une annonce spéciale et choisissez une option.
   Par exemple, vous pouvez saisir : "Nous observons actuellement des volumes d'appels supérieurs à la normale."
3. Cliquez sur OK.

Étape 3 : Configurez la gestion des appels

Dans la section Gestion des appels, sélectionnez les actions que le standard automatique doit effectuer une fois que les appelants ont entendu le message d'accueil.

Lire les invites du menu

Créez des options de menu pour les appelants.

1. Dans le champ Ajouter un message d'accueil (facultatif), saisissez un message d'explication sur le menu et ses options,

   tel que "Veuillez écouter attentivement ce qui suit et faire votre sélection parmi les options de menu suivantes."

2. (Facultatif) Pour utiliser une autre langue que le français de France, cliquez sur fr-FR et sélectionnez une langue dans la liste.
3. Dans le champ Ajoutez un message invitant à appuyer sur la touche n, saisissez un message indiquant aux appelants à quoi sert l'option. 

   Par exemple : "Pour obtenir une assistance technique, appuyez sur un".

4. (Facultatif) Pour modifier le numéro et la touche de l'invite, cliquez sur la flèche vers le bas  et sélectionnez une touche disponible.

5. À côté de Sélectionnez une action, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez ce qui se passe après la lecture du message concernant les touches :

Accéder à un sous-menu	Redirige les appelants vers un autre menu. Vous devez également configurer le sous-menu.
Répéter ce menu	Relance la lecture du message de présentation.
Lancer la lecture d'un message	Lit un message que vous avez saisi. Vous devez également sélectionner l'étape suivante : Répéter ce menu : permet de relancer la lecture du message de présentation. Déconnecter l'appelant : permet de déconnecter l'appelant après la lecture du message.
Envoyer vers la messagerie vocale	Lancez la lecture d'un message que vous avez saisi, puis envoyez l'appelant vers la messagerie vocale. Vous pouvez saisir jusqu'à 10 adresses e-mail où recevoir le message vocal.
Transférer l'appelant	Dans le champ Annonce facultative, saisissez le message à lire aux appelants avant le transfert. Par exemple, il peut s'agir du message "Veuillez patienter, nous transférons votre appel au service commercial". Pour utiliser une autre langue que le français de France, cliquez sur fr-FR et sélectionnez une langue dans la liste. Dans le champ Type de transfert, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez l'un des types de transfert suivants : Utilisateur : saisissez l'adresse e-mail de la personne de votre organisation vers laquelle vous souhaitez transférer les appelants.Si vous sélectionnez le nom d'un utilisateur qui ne possède pas de numéro de téléphone, un message d'erreur s'affiche. Standard automatique : cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez le standard automatique vers lequel transférer les appelants. Le standard automatique doit posséder un numéro de téléphone. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche. Numéro de téléphone : saisissez le numéro de téléphone vers lequel transférer les appelants. Si ce numéro n'est pas basé aux États-Unis, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez un pays ou une région dans la liste.

6. (Facultatif) Pour ajouter d'autres options de menu, appuyez sur Ajouter une option.
7. (Facultatif) Pour modifier l'ordre des options du menu, faites glisser le bouton Déplacer , situé à côté de la touche, vers le haut ou vers le bas.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé.

Transférer l'appelant

Configurez la destination vers laquelle transférer les appelants.

1. Dans le champ Annonce facultative, saisissez le message à lire aux appelants avant le transfert.

   Par exemple, il peut s'agir du message "Veuillez patienter, nous transférons votre appel au service commercial".

2. Pour utiliser une autre langue que le français de France, cliquez sur fr-FR et sélectionnez une langue dans la liste.
3. Dans le champ Type de transfert, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez l'un des types de transfert suivants :
   • Utilisateur : saisissez l'adresse e-mail de la personne de votre organisation vers laquelle vous souhaitez transférer les appelants.Si vous sélectionnez le nom d'un utilisateur qui ne possède pas de numéro de téléphone, un message d'erreur s'affiche.
   • Standard automatique : cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez le standard automatique vers lequel transférer les appelants. Le standard automatique doit posséder un numéro de téléphone. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche.
   • Numéro de téléphone : saisissez le numéro de téléphone vers lequel transférer les appelants. Si ce numéro n'est pas basé aux États-Unis, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez un pays ou une région dans la liste.

Envoyer vers la messagerie vocale

Configurez la messagerie vocale pour les appelants.

Lancez la lecture d'un message que vous avez saisi, puis envoyez l'appelant vers la messagerie vocale. Vous pouvez saisir jusqu'à 10 adresses e-mail où recevoir le message vocal.

Les destinataires des messages vocaux reçoivent un e-mail contenant la transcription et le fichier MP3 du message.

Déconnecter l'appelant

Le standard automatique déconnecte les appelants une fois le message d'accueil passé.

Étape 4 : Personnalisez les heures de travail

Lorsque vous recevez des appels en dehors de vos heures de travail, le standard automatique peut diffuser un message d'accueil différent et gérer les appels d'une autre manière. Vous pouvez également configurer des options s'appliquant aux jours fériés, lorsque le bureau est fermé.

Définir les horaires d'ouverture

1. Sur la gauche, cliquez sur Modifier les horaires d'ouverture.
2. Sélectionnez les horaires d'ouverture de votre organisation dans la section Horaires d'ouverture :
   • 24 heures par jour (option par défaut) : le standard automatique utilise toujours les options standard que vous avez configurées. Les options s'appliquant aux horaires de fermeture ne sont pas activées.
   • Horaires personnalisés : sélectionnez les horaires de travail de votre organisation. Pour les appels passés en dehors de ces horaires, les options s'appliquant aux horaires de fermeture sont activées.
3. Une fois que vous avez défini les horaires, cliquez sur Terminé.

Définir des jours fériés

1. Dans le champ Jours fériés, cliquez sur Ajouter , puis sélectionnez le jour pendant lequel le message lié aux horaires de fermeture doit également être communiqué aux appelants. 
2. (Facultatif) Pour ajouter d'autres dates, répétez l'étape précédente.
3. Lorsque vous avez fini, cliquez sur Terminé.

Définir une action durant la fermeture

1. Dans le champ Action durant la fermeture, saisissez l'annonce que les appelants entendront en dehors des horaires habituels d'ouverture ou pendant les jours fériés,

   par exemple "Notre bureau est ouvert de 9h à 17h, veuillez rappeler ultérieurement".

2. (Facultatif) Pour utiliser une autre langue que le français de France, cliquez sur fr-FR et sélectionnez une langue dans la liste.
3. (Facultatif) Pour ajouter une annonce dans une autre langue, cliquez sur Ajouter .
4. À côté de Sélectionnez une action, cliquez sur la flèche vers le bas , puis choisissez une action à effectuer après la lecture de l'annonce :

Déconnecter l'appelant	Le standard automatique déconnecte les appelants une fois qu'ils ont entendu l'annonce.
Envoyer vers la messagerie vocale	Lancez la lecture d'un message que vous avez saisi, puis envoyez l'appelant vers la messagerie vocale. Vous pouvez saisir jusqu'à 10 adresses e-mail où recevoir le message vocal.
Transférer l'appelant	Dans le champ Annonce facultative, saisissez le message à lire aux appelants avant le transfert. Par exemple, il peut s'agir du message "Veuillez patienter, nous transférons votre appel au service commercial". Pour utiliser une autre langue que le français de France, cliquez sur fr-FR et sélectionnez une langue dans la liste. Dans le champ Type de transfert, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez l'un des types de transfert suivants : Utilisateur : saisissez l'adresse e-mail de la personne de votre organisation vers laquelle vous souhaitez transférer les appelants.Si vous sélectionnez le nom d'un utilisateur qui ne possède pas de numéro de téléphone, un message d'erreur s'affiche. Standard automatique : cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez le standard automatique vers lequel transférer les appelants. Le standard automatique doit posséder un numéro de téléphone. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche. Numéro de téléphone : saisissez le numéro de téléphone vers lequel transférer les appelants. Si ce numéro n'est pas basé aux États-Unis, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez un pays ou une région dans la liste.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé.

Étape 5 : Testez le standard automatique

Une fois que vous avez créé ou modifié un standard automatique, vous pouvez prévisualiser les modifications avant de l'activer.

1. En bas à droite, cliquez sur Aperçu.
2. Dans l'invite, cliquez sur Appeler.

   Google Voice s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Dans le panneau de droite, vous pouvez voir et entendre un exemple d'appel vers le numéro du standard automatique que vous avez configuré. Ce panneau s'affiche pendant une minute.

3. Sélectionnez une option :
   • Pour tester le standard automatique, cliquez sur Composer , puis sélectionnez des options.
   • Pour modifier le standard automatique, revenez aux étapes précédentes.

Étape 6 : Publiez le standard automatique

Après avoir testé le standard automatique, publiez-le pour remplacer la version précédente.

1. En bas à droite, cliquez sur Publier.
2. Si vous recevez un message indiquant des erreurs ou des informations manquantes dans la configuration :
   1. Cliquez sur Fermer.
   2. Corrigez les erreurs.
   3. Relancez la publication.
3. Pour confirmer, cliquez sur Publier.

Étape 7 : Attribuez des numéros de téléphone

Remarque : Pour appeler le standard automatique, vous devez attribuer à celui-ci un numéro Voice qui n'est pas encore attribué à un utilisateur.

1. Sur la gauche, sous Numéros de téléphone, cliquez sur Attribuer un numéro, puis choisissez une option :
   • Attribuer un nouveau numéro : permet de créer un numéro
   • Réattribuer un numéro : permet de réutiliser l'un de vos numéros de standard automatique
   • Réattribuer un numéro existant : consultez Réattribuer un numéro Voice.
2. Dans le champ Pays/Région, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez un pays ou une région dans la liste.

   Si vous sélectionnez un lieu qui ne figure pas dans vos adresses Voice, un message d'erreur s'affiche. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des adresses Voice.

3. Dans le champ Adresse à communiquer aux services d'urgence, saisissez l'adresse de votre organisation.

   Un numéro Voice disponible s'affiche.

4. (Facultatif) Pour choisir un autre numéro, cliquez sur Modifier , puis sur l'option Sélectionner située à côté d'un numéro dans la liste.
5. Cliquez sur Attribuer.

Le système enregistre les informations au fur et à mesure que vous les saisissez.